Elektronikus aláírás a HR-hez: az útmutató
Szerződések, módosítások, foglalkoztatási ígéretek, cégszerződések: hogyan iparosítja a HR az elektronikus aláírást.
Frissítve
Szerző — Certyneo · A Certyneoról
Miért tér át a HR az elektronikus aláírásra
Miért tér át a HR az elektronikus aláírásra
A HR osztályok havonta több tucat szerződéses dokumentumot kezelnek: határozatlan idejű szerződések, határozott idejű szerződések, módosítások, foglalkoztatási ígéretek, távmunka-megállapodások, hagyományos felmondások. Minden papírciklus 3-10 munkanapot vesz igénybe. Az elektronikus aláírásban ugyanez a ciklus néhány órára csökken.
- Az időmegtakarításon túl a HR a következőket fogja találni:
- kiváló nyomon követhetőség az URSSAF/munkaügyi ellenőrzések során
- korszerűsített pályázói tapasztalat (nincs otthon szkennelés/nyomtatás)
- korszerűsített pályázói tapasztalat (nincs otthon szkennelés/nyomtatás)
hibák csökkentése (a személyi fájlok központi aláírása) ⬥ H RIS-ben.
- Közösen aláírt HR dokumentumokMunkaszerződések
- CDI, CDD, munka-tanulmányi program
- CDI, CDD, munka-tanulmányi program
- Foglalkoztatási ígéretek
- Módosítások (bér, beosztás, munkaidő, távmunka ⥥ cég és fióki megállapodás)
- Hagyományos felmondások
- Ösztönző tervek, részvétel
- Ösztönző tervek, részvétel
Belső szabályzat (összefoglaló)
KöltségjelentésekAjánlott aláírási szint⬥Aláírás ⬥ES,⬥Aláírás ⬥ES,a szabvány. Kéttényezős azonosítást biztosít (e-mail + OTP SMS), amely bizonyítást biztosít munkaügyi bírósági perek esetén – lásd
jogi érvényesség ⬥⬥⬥.
Egyes kis téttel bíró belső dokumentumokhoz (tanúsítványok, beszedések) elegendő lehet az egyszerű aláírás.
- Mérhető előnyökMérhető előnyök
- A beszállási idő csökkentése ⬥⬥⬥: a délelőtt felvett jelölt délután aláírhatja a szerződésétCsökkentett meg nem jelenési arány ⬥⬥⬥: nincs több szerződés a konyhaasztalon elfeledett ⬥⬥⬥: 2-3 órával kevesebb fájlonként (emlékeztetők, szkennelések, osztályozás)
- Megfelelőség ⬥⬥⬥: vita esetén érvényesíthető ellenőrzési nyomvonalIntegráció a HRIS-el
- Integráció a HRIS-elIntegráció a HRIS-el ⬥⬥⬥, HRIS, munkanappal, LuRISccys⬥ egy modern platformmal, SuccessFactors) API vagy Zapier segítségével. A módosítások sablonból automatikusan generálhatók, elküldhetők a munkavállalónak, és az aláírt dokumentum automatikusan a személyi aktába kerül.
Kerülendő hibák
Az egyszerű aláírás kiválasztása a munkaszerződéshez: gyenge bizonyíték
Nem tartja be az ellenőrzési nyomvonalat 5 évvel a szerződés lejárta után
- Nem tartja be az ellenőrzési nyomvonalat 5 évvel a szerződés lejárta után
- Az előzetes tájékoztatáshoz való jog elfelejtése (kötelezően aláírandó dokumentumok⬥ ⬥ a szerződés aláírásakor) a bizonyító erej)
- Konkrét eset: gyorsított bevezetés
- Egy 80 alkalmazottat foglalkoztató KKV iparosította az elektronikus aláírással történő bevezetését. Új útvonal:
E-mailben elfogadva a jelentkező → CDI automatikus generálása a sablonból
E-mailben elfogadva a jelentkező → CDI automatikus generálása a sablonból
- Küldés AES-ben OTP SMS-sel → egy órán belül aláírva
- Automatikus besorolás a PayFit fájlban
- Üdvözlő dokumentumok küldése (IT csoportos alapszabály, belső szabályzat) ⬥ES Eredmény: a felvételi előkészítési idő elosztva 4-gyel, 0 szerződés elveszett, az URSSAF fájlok naprakészek. A Certyneo hogyan segít Önnek?
- A HR vezetők valós időben nyomon követhetik az egyes szerződések állapotát egy dedikált irányítópulton, és exportálhatják az ellenőrzési nyomvonalat az ellenőrzésekhez.
A HR vezetők valós időben nyomon követhetik az egyes szerződések állapotát egy dedikált irányítópulton, és exportálhatják az ellenőrzési nyomvonalat az ellenőrzésekhez.
Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást
GYIK
Aláírható a munkaszerződés a SES-ben?
Technikailag igen, de a bizonyítékok gyengék. Az AES minden munkaszerződéshez ajánlott.
Technikailag igen, de a bizonyítékok gyengék. Az AES minden munkaszerződéshez ajánlott.
Aláírható-e módosítás a helyiségen kívül?
Igen, ez még az egyik fő előnye.
Tartsuk meg a papíralapú változatot?
Nem. A PAdES aláírt PDF-nek ugyanaz az értéke. Ügyeljen az ellenőrzési nyomvonal megtartására.
Nem. A PAdES aláírt PDF-nek ugyanaz az értéke. Ügyeljen az ellenőrzési nyomvonal megtartására.
Konzultálni kell az IRP-vel?
Nem, az elektronikus aláírás a Munka Törvénykönyve értelmében nem kollektív intézkedés.
Nemzetközileg dolgozik?
Igen az EU-ban (kölcsönös elismerés). Az EU-n kívül ellenőrizze a helyi jogszabályokat.
Igen az EU-ban (kölcsönös elismerés). Az EU-n kívül ellenőrizze a helyi jogszabályokat.
Következtetés
Az elektronikus aláírást elfogadó HR-esek gyorsaságra, megfelelőségre és jelölt tapasztalatra tesznek szert. Ez a digitális átalakulás egyik legegyértelműbb ROI-ja az üzleti életben.
Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.
Próbálja ki ingyen a Certyneót
Küldje el első aláírási borítékát 5 perc alatt. 5 ingyenes boríték havonta, bankkártya nélkül.
Mélyebbre ásva a témában
Referenciacikkek ebben a témában.
Mélyebbre ásva a témában
Átfogó útmutatóink az elektronikus aláírás elsajátításához.
Olvasson tovább a(z) Vállalat témában
Mélyítse el ismereteit ezekkel a kapcsolódó cikkekkel.
eIDAS 1-ről eIDAS 2-re való áttérés: hatások az aláírásra 2025-ben
Az eIDAS 2 rendelet alapvetően átalakítja az elektronikus aláírás szabályait Európában. Ismerje meg a legfontosabb változásokat, a hatálybalépés ütemezését és a szükséges lépéseket.
Gegenseitige Anerkennung eIDAS: Gültigkeit in Europa 2026
Die eIDAS-Verordnung schreibt die gegenseitige Anerkennung qualifizierter elektronischer Signaturen zwischen allen EU-Mitgliedstaaten vor. Erfahren Sie, wie dieses Prinzip 2026 konkret funktioniert.
Horodatage qualifié eIDAS : la preuve de date certaine
Az eIDAS minősített időbélyegzés biztosítja az elektronikusan aláírt dokumentum biztos dátumát és joghatályos bizonyítékát. Működésének megértése elengedhetetlen minden olyan szervezet számára, amely szeretné biztosítani digitális bizonyítékait.