Elektronikus aláírás HR-hez: munkaszerződések és dokumentumok

Milyen a munkajoggal kapcsolatos elektronikus aláírás jogi kerete?

A Munka Törvénykönyvének L1221-1. cikke a munkaszerződést az általános szerződési jog alá rendeli, és a felekre bízza a forma megválasztását: a Polgári Törvénykönyv 1366. és 1367. cikkével együtt lehetővé teszi, hogy elektronikus aláírással kössék meg. A szükséges aláírási szint a szerződés típusától függ: SES vagy AES a határozatlan/határozott idejű szerződések többségéhez, és megerősített bizonyító erő (AES) ajánlott a képviseleti meghatalmazásokhoz. A közös megegyezéses munkaviszony-megszüntetés űrlapját (TéléRC) viszont kézzel kell aláírni.

• CDI / CDD: AES aláírás ajánlott (OTP SMS/e-mail)
• Módosítás: az eredeti szerződéssel megegyező szint
• Közös megegyezéses munkaviszony-megszüntetés: kézzel aláírt TéléRC-űrlap
• Közvetítői szerződés: az alkalmazandó kollektív szerződések ellenőrzése

Mely HR dokumentumokat lehet elektronikusan aláírni?

Milyen egy tipikus HR munkafolyamat elektronikus aláírással?

1. 1

   Hozza létre szerződéssablonját

   Importálja Word vagy PDF modelljét. Határozza meg a kitöltendő mezőket (név, poszt, fizetés) és az aláírási zónákat.

2. 2

   Adja meg a jelölt adatait

   A jövőbeni alkalmazott neve, e-mail címe és telefonszáma. A Certyneo automatikusan elküldi az OTP hitelesítést.

3. 3

   Küldje el a szerződést

   Az alkalmazott egy biztonságos hivatkozást tartalmazó e-mailt kap. Megtekinti és aláírja bármely eszközről.

4. 4

   Automatikusan archiválja

   Az aláírt PDF az auditnapló-bejegyzéssel 10 évig archiválódik. Bármikor letölthető az irányítópultról.

Gyakori kérdések — Elektronikus aláírás és HR

Érvényes-e az elektronikusan aláírt munkaszerződés?

Igen. A francia Munka törvénykönyvének L.1221-1. cikke kifejezetten engedélyezi a munkaszerződés elektronikus úton történő megkötését. Az OTP-vel biztosított fejlett elektronikus aláírás (AES) az igazolási értéke miatt ajánlott.

Melyik eIDAS aláírási szint szükséges egy határozatlan szerződéshez?

A törvény nem határozza meg a minimális szintet, de a szakemberek és jogászok az AES-t (fejlett eIDAS aláírás) OTP SMS-sel ajánlják munkaszerződésekhez. A Certyneo az AES-t már az Személyes csomagban (9 €/hó) tartalmazza.

Az alkalmazottnak létre kell-e hoznia fiókot az aláíráshoz?

Nem. Az alkalmazott e-mailt kap, megtekinti a szerződést és néhány kattintásra aláírja, fiók létrehozása nélkül. A hitelesítést OTP végzi, amely az e-mail-hez vagy telefonhoz kerül elküldésre.

Hogyan archiválja az aláírt szerződéseket?

A Certyneo automatikusan 10 évig archiválja az aláírt szerződéseket az időbélyeggel ellátott auditnapló-bejegyzéssel. A PDF-ek az irányítópultról bármikor letölthetők, egyenként vagy tömegesen.

További információk az elektronikus aláírási munkaügyi területén