Signature électronique Recrutement Canada (Québec)
Cabinets de recrutement et agences de placement au Québec : signature électronique des ententes de service et contrats de travail, conforme à la LCCJTI.
Certyneo permet aux agences de placement de personnel et aux cabinets de recrutement du Québec de faire signer ententes de service, contrats de travail et formulaires d'embauche à distance, avec une pleine valeur juridique. La signature s'appuie sur la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1, dite LCCJTI), qui reconnaît le document technologique signé au même titre que l'écrit papier. Hébergement en Allemagne (IONOS), piste d'audit et archivage probant compatibles avec les exigences de la Loi 25 sur les renseignements personnels des candidats. Aucune mention du règlement européen eIDAS : c'est le droit québécois qui s'applique.
- Juridiction
- Canada (Québec) (CA)
- Cadre eIDAS
- LCCJTI (Québec) + PIPEDA
- Hébergement
- IONOS Allemagne (UE)
Cas d'usage Recrutement en Canada (Québec)
Entente de service entre l'agence et l'entreprise cliente
Au Québec, l'entente commerciale liant une agence de placement à son entreprise cliente se forme par le seul échange de consentement (art. 1385 du Code civil du Québec), sans exigence de forme manuscrite. La signature Certyneo établit le lien entre le signataire et le document au sens de l'article 39 de la LCCJTI, avec horodatage et intégrité préservée. L'entreprise cliente, tenue de vérifier que l'agence détient un permis CNESST valide, peut joindre la preuve du permis au dossier signé pour documenter sa diligence.
Contrat de travail du salarié placé et formulaires d'embauche
Le contrat de travail encadré par la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1) n'exige pas la signature papier : un contrat technologique signé a la même valeur. Certyneo fait signer à distance le contrat, le formulaire TP-1015.3, la déclaration TD1 et les politiques internes, en regroupant tout le dossier d'embauche. L'audit trail (identité, IP, horodatage, courriel) sert de preuve du consentement libre et éclairé du salarié placé, souvent recruté en urgence.
Mandat de recrutement de travailleurs étrangers temporaires
Une agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires doit détenir un permis de la CNESST en vertu du Règlement en vigueur depuis le 1er janvier 2020. Certyneo fait signer à distance le mandat de recrutement, les ententes avec le travailleur à l'étranger et les engagements de l'employeur, avec une interface bilingue français/anglais. Chaque pièce signée conserve son intégrité au sens de la LCCJTI, ce qui facilite la reddition de comptes en cas de contrôle de la CNESST.
Cadre légal québécoise
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1)
La LCCJTI, en vigueur au Québec depuis le 1er novembre 2001, pose l'équivalence fonctionnelle entre le document papier et le document technologique. Son article 39 prévoit que la signature peut être apposée par tout procédé permettant de satisfaire aux exigences de l'article 2827 du Code civil du Québec, dès lors que l'intégrité du document est assurée et que le lien signature-document est maintenu. Certyneo répond à ces critères par le scellement et la piste d'audit, ce qui confère au document signé sa pleine valeur probante.
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25)
La Loi 25 (LQ 2021, c. 25), dont les dispositions se sont déployées de septembre 2022 à septembre 2024, modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et encadre la collecte des données des candidats. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et recueilli à des fins précises, sous le contrôle de la Commission d'accès à l'information (CAI). Les sanctions pénales peuvent atteindre 25 M$ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial. L'hébergement IONOS en Allemagne, la minimisation et l'archivage chiffré de Certyneo soutiennent cette conformité.
Questions fréquentes — Recrutement Canada (Québec)
Un contrat de travail signé électroniquement est-il valable au Québec pour un salarié placé ?
Oui. Le contrat de travail relève de la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1) et du Code civil du Québec, qui n'imposent pas la forme manuscrite. En vertu de la LCCJTI (art. 39) et de l'article 2827 du Code civil, une signature électronique établissant le lien entre le signataire et un document dont l'intégrité est assurée a la même valeur que la signature papier. La piste d'audit Certyneo documente le consentement du salarié.
La signature électronique nous aide-t-elle face aux exigences de permis de la CNESST ?
La signature ne remplace pas le permis : une agence de placement ou de recrutement de travailleurs étrangers temporaires doit détenir un permis de la CNESST en vertu du Règlement en vigueur depuis le 1er janvier 2020, valide deux ans. Certyneo facilite toutefois la reddition de comptes en horodatant et archivant chaque entente signée, et permet de joindre la preuve du permis au dossier client, ce qui aide à démontrer la diligence exigée tant de l'agence que de l'entreprise cliente.
Où sont hébergées les données des candidats et est-ce conforme à la Loi 25 ?
Les données sont hébergées chez IONOS en Allemagne, dans l'Union européenne. La Loi 25 et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exigent un consentement éclairé, la minimisation des renseignements collectés et un encadrement des communications hors Québec, sous la surveillance de la Commission d'accès à l'information (CAI). Certyneo applique chiffrement, contrôle d'accès et archivage probant, et fournit la piste d'audit utile en cas de demande d'accès ou d'enquête de la CAI.