Entreprise
Elektronische Signatur für die Personalabteilung: der Leitfaden
Verträge, Änderungen, Anstellungsversprechen, Betriebsvereinbarungen: Wie HR die elektronische Signatur industrialisiert.
7 min
Personalwesen
Elektronische Signatur für HR- und Personalabteilungen
Digitalisieren Sie Arbeitsverträge, Änderungsurkunden, Einstellungszusagen, Ausgleichsquittungen und Betriebsvereinbarungen. Certyneo ist mit Ihrer HR-Software kompatibel (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) über Zapier, Make oder Webhooks und gewährleistet die Einhaltung von Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs, der eIDAS-Verordnung und der DSGVO. Archivierung für 10 Jahre inbegriffen, automatischer Audit Trail.
Welche sind die HR-Use-Cases für elektronische Signaturen?
Alle Signaturen im Mitarbeiter-Lebenszyklus, von der Einstellungszusage bis zum Aufhebungsvertrag, können mit Certyneo digitalisiert werden. Hier die sieben häufigsten Fälle unserer HR-Kunden.
Arbeitsvertrag (CDI, CDD)
Unbefristete Verträge, befristete Verträge, Ausbildungs- und Qualifizierungsverträge: Der Arbeitgeber unterzeichnet den Vertrag und sendet ihn an die Kandidatin oder den Kandidaten, die oder der in zwei Minuten vom Smartphone aus unterschreibt. Konform zu Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs.
Vertragszusatz
Stellenwechsel, Gehaltserhöhung, Wechsel in Teilzeit, mobiles Arbeiten: digitalisieren Sie den gesamten Zusatzzyklus mit sequenzieller Signatur durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Einstellungszusage
Rechtssichere Einstellungszusage (einseitig oder zweiseitig) vor Abschluss des Arbeitsvertrags. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) identifiziert die Bewerberin oder den Bewerber formell.
Aufhebungsvertrag
Einladung, Gesprächsprotokoll und ausführliche Vereinbarung aus der Ferne unterzeichnet, mit zeitgestempeltem Audit Trail. Das TéléRC-Formular wird weiterhin von Hand unterschrieben.
Tarif- und Betriebsvereinbarung
Kollektivvereinbarungen, die von repräsentativen Gewerkschaften unterzeichnet werden: senden, Signaturen parallel oder sequenziell einholen und zehn Jahre archivieren.
NDAs und Vertraulichkeitsvereinbarungen
Verschwiegenheitsvereinbarungen für neue Mitarbeitende, Praktikanten und externe Dienstleister. In unserer Bibliothek steht eine kostenlose Vorlage bereit.
Praktikumsvereinbarung
Dreiseitige Vereinbarung (Unternehmen, Bildungseinrichtung, Praktikant): konfigurierbare Signaturreihenfolge, automatische Erinnerungen und integrierte Vorab-Meldung am Zyklusende.
Warum Certyneo für HR-Teams wählen?
Sechs konkrete Gründe, warum Personalabteilungen Certyneo für ihre elektronischen Signaturen wählen.
Onboarding in 24 Stunden
Zwischen Einstellungszusage und unterzeichnetem Vertrag sind es Stunden statt Tage Postweg. Die Kandidatin oder der Kandidat unterschreibt vom Smartphone aus, ganz ohne Drucker.
Arbeitsrecht-Konformität
Die elektronische Signatur eines Arbeitsvertrags ist durch die Artikel 1366 und 1367 des französischen Zivilgesetzbuchs (Code civil) anerkannt, die der elektronischen Schriftform dieselbe Beweiskraft wie der Papierform verleihen. Unsere fortgeschrittenen Signaturen (AES) erfüllen eIDAS und Artikel 1367 des französischen Zivilgesetzbuchs (Code civil).
Zehnjährige Archivierung inklusive
Alle HR-Verträge werden zehn Jahre mit zeitgestempeltem Audit Trail im PDF archiviert. Der Zeitraum entspricht den Aufbewahrungspflichten für sozialversicherungsrechtliche Unterlagen (DSN, Arbeitsunfälle).
Workflows mit mehreren Unterzeichnern
Arbeitgeber, Personalwesen, Manager, Angestellter: Konfigurieren Sie die Signaturabfolge in Serie oder parallel. Automatische E-Mail-Erinnerungen in gewählten Intervallen für jeden Versand (standardmäßig alle 3 Tage).
Wiederverwendbare Vorlagen
Legen Sie Ihre Vertragsvorlagen (unbefristet, befristet, Praktikum) mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Datum) an und erzeugen Sie Dokumente im Batch aus dem Export Ihres HR-Systems.
Ansprechende Candidate Experience
Signaturablauf in mehreren Sprachen verfügbar, WCAG-AA-konform, nüchterne E-Mails ohne invasives Tracking. Ihre Arbeitgebermarke bleibt gewahrt.
Welche HR-Software-Integrationen sind verfügbar?
Certyneo verbindet sich auf zwei Arten mit Ihrem SIRH. Lucca verfügt über einen nativen Konnektor im reinen Lesemodus: Ihre Arbeitnehmer werden als Unterzeichner vorgeschlagen und ihre Daten füllen Ihre Vorlagen vorab aus. Für andere SIRHs decken die REST-API, Webhooks und die Zapier-/Make-Konnektoren die folgenden Szenarien ab. Ein nativer Konnektor für Ihren SIRH? Kontaktieren Sie uns, um eine Partnerschaft zu prüfen.
Lucca, PayFit, Cegid
Häufige französische SIRHs auf dem KMU-Markt. Lucca verfügt über einen nativen Certyneo-Konnektor im reinen Lesemodus: Ihre Arbeitnehmer erscheinen in den Vorschlägen für Unterzeichner und ihre Daten füllen Ihre Vorlagen vorab aus. Für PayFit, Cegid und andere verbinden Sie Certyneo über Zapier oder Make (Auslöser "Umschlag signiert" und "Dokument versendet") oder über unsere REST-API für eine maßgeschneiderte Pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
HRIS für große Unternehmen: Integration über Make oder Zapier für komplexe Onboarding-Workflows (mehrere Signaturen, hierarchische Genehmigungen). Für einen nativen Connector kann unser Integrationsteam eine Partnerschaft je nach Ihrem Volumen prüfen.
Weitere HRIS & HR-Tools
HRIS-, ATS- und Gehaltsabrechnung-Tools (BambooHR, HubSpot, Personio usw.): Nutzen Sie unsere Echtzeit-Webhooks und unsere Zapier/Make-Connectoren, die die Mehrheit der Drittanwendungen abdecken. Dokumentierte REST-API auf /docs.
Ein nativer Konnektor existiert nun für Lucca: Lucca-Integration entdecken. Er schlägt Ihre Arbeitnehmer als Unterzeichner vor und füllt Ihre Vorlagen vorab aus, im reinen Lesemodus.
Sie benötigen eine maßgeschneiderte Integration? Kontaktieren Sie unser Team — die Certyneo-API ist öffentlich dokumentiert unter unsere API-Dokumentation.
Wie können wir das französische Arbeitsgesetzbuch, eIDAS und die DSGVO einhalten?
Die Digitalisierung von HR-Unterlagen unterliegt mehreren Vorschriften. Certyneo deckt den gesamten rechtlichen Rahmen auf französischer und europäischer Ebene ab.
Französisches Arbeitsgesetzbuch — Artikel L1221-1
Der Arbeitsvertrag wird in der Form abgeschlossen, die die Parteien wählen. Die elektronische Signatur ist daher uneingeschränkt zulässig, sofern sie die Identifikation der unterzeichnenden Person und die Integrität des Dokuments gewährleistet — Anforderungen, die die fortgeschrittene Signatur (AES) erfüllt.
Französisches Zivilgesetzbuch (Code civil) — Artikel 1367
Allgemeine Anerkennung der elektronischen Signatur als der handschriftlichen gleichwertig, sofern ein zuverlässiges Identifikationsverfahren verwendet wird, das die Verknüpfung mit dem Rechtsakt garantiert.
eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014
Die HR-Signaturen von Certyneo beruhen auf der fortgeschrittenen Stufe (AES): eindeutige Verknüpfung mit der unterzeichnenden Person, Identifizierung über einen per SMS gesendeten OTP-Code und Erkennung jeder späteren Änderung des Dokuments.
DSGVO und sozialrechtliche Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen nach den sozialrechtlichen Pflichten: 5 Jahre (Vertrag) oder 10 Jahre (Vorab-Meldung, Arbeitsunfälle, Personalregister). Standard-AVV bei der Registrierung verfügbar, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wird laufend aktuell gehalten.
Leitfaden elektronische Signatur·eIDAS-Leitfaden·Sicherheit bei Certyneo·Kostenlose Vertragsvorlagen·Leitfaden elektronische Signatur HR·Certyneo vs. DocuSign·Aufhebungsvereinbarung (rupture conventionnelle): was sich online unterzeichnen lässt·Einen Arbeitsvertrag online unterzeichnen·Eine unbefristete Vertragsänderung online unterzeichnen·Ein Einstellungsversprechen online unterzeichnen·Eine Lohnabrechnung online unterzeichnen·Ein Betriebsratsmandat online unterzeichnen·Eine Telearbeitscharta online unterzeichnen·Massenverschicken von Gehaltsabrechnungen
Häufige Fragen von HR-Teams
Ist ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag in Frankreich rechtskonform?
Ja, uneingeschränkt. Artikel L1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs lässt den Parteien die Form des Vertrags frei. Artikel 1366 des Code civil verleiht der elektronischen Schriftform dieselbe Beweiskraft wie der Papierform, und Artikel 1367 erkennt die elektronische Signatur an, die ihren Urheber identifiziert. Zur starken Identifizierung der Mitarbeitenden wird die fortgeschrittene Signatur (AES) empfohlen.
Welches Signaturniveau ist für einen Arbeitsvertrag zu wählen?
Die fortgeschrittene Signatur (AES) ist der empfohlene Standard. Sie umfasst die Identifizierung (OTP per SMS und E-Mail), eine eindeutige Verknüpfung mit dem unterzeichneten Dokument und die Erkennung jeder späteren Änderung. Die einfache Signatur genügt für interne Dokumente ohne Vertragscharakter (Dienstanweisung, Empfangsbestätigung).
Wie handhaben wir die Widerrufsfrist eines Aufhebungsvertrags?
Die Widerrufsfrist von 15 Kalendertagen läuft ab dem Tag nach der handschriftlichen Unterzeichnung des TéléRC-Formulars. Certyneo versieht die rund um diesen Schritt online unterzeichneten Dokumente (Einladung, Gesprächsprotokoll) mit einem Zeitstempel: So belegen Sie, dass das Gespräch vor der Unterzeichnung stattgefunden hat. Der Homologationsantrag wird nach Ablauf der Frist über TéléRC übermittelt.
Kann man Certyneo mit unserem HRIS integrieren (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Ja. Lucca hat einen nativen Certyneo-Konnektor im reinen Lesemodus: Ihre Arbeitnehmer werden als Unterzeichner vorgeschlagen und ihre Daten füllen Ihre Vorlagen vorab aus; nichts wird in Lucca geschrieben. Für PayFit, Workday, Cegid und andere gibt es noch keinen nativen Konnektor: Certyneo bietet eine vollständige REST-API, einen Webhook für jedes Ereignis (Umschlag signiert, abgelehnt, abgelaufen) und Zapier- sowie Make-Konnektoren, die über 4000 Drittanbieteranwendungen abdecken, darunter die meisten SIRHs auf dem Markt. Ein nativer Konnektor für Ihren SIRH? Kontaktieren Sie unser Integrationsteam, um eine Partnerschaft zu prüfen.
Wie lange werden unterzeichnete Verträge aufbewahrt?
Unsere Pläne beinhalten standardmäßig eine zehnjährige Archivierung und entsprechen damit den strengsten sozialrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Personalregister, Arbeitsunfallakten). Verträge bleiben jederzeit im Dashboard mit im PDF eingebettetem Audit Trail herunterladbar.
Müssen Bewerberinnen und Bewerber ein Certyneo-Konto anlegen, um zu unterschreiben?
Nein. Unterzeichnende erhalten einen sicheren Link per E-Mail und signieren direkt im Browser, ohne Installation oder Kontoanlage. Für fortgeschrittene Signaturen geben sie einen per SMS zugestellten OTP-Code ein, um ihre Identität zu bestätigen.
Ist die elektronische Signatur vor einem Arbeitsgericht durchsetzbar?
Ja. Der Beweiswert der fortgeschrittenen Signatur ist in der französischen und europäischen Rechtsprechung anerkannt. Im Streitfall legen Sie das unterzeichnete PDF zusammen mit dem Audit Trail (Zeitstempel, IP, grobe Geolokalisierung, OTP-Validierung) vor — ein solides Indizienbündel für das Arbeitsgericht.
Können wir mehrere Verträge in großer Stückzahl aus einem HR-System-Export signieren?
Ja. Mit der Funktion „Vorlagen“ erstellen Sie eine Vertragsvorlage mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Stelle, Eintrittsdatum). Anschließend importieren Sie eine CSV-Datei aus Ihrem HR-System, und Certyneo erzeugt und versendet alle Umschläge sekundenschnell im Stapel.