Kostenlose elektronische Signatur: Der vollständige Leitfaden 2026
Kurz gesagt
Ja, Sie können ein Dokument kostenlos online unterschreiben lassen, rechtsgültig in der gesamten Europäischen Union. Der kostenlose Tarif von Certyneo, ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung, umfasst 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, mit einfacher elektronischer Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung: ein Dokument und bis zu 2 Unterzeichner pro Umschlag, mit zeitgestempeltem Prüfprotokoll. Die qualifizierte Signatur, die einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist, bleibt pro Vorgang für 14,90 € verfügbar. Die Dokumente werden in der Europäischen Union gehostet.
Die kostenlose elektronische Signatur ermöglicht es, Dokumente online ohne Gebühren zu unterzeichnen, mit demselben Rechtswert wie eine handschriftliche Unterschrift – vorausgesetzt, Sie wählen eine Lösung, die der europäischen eIDAS-Verordnung entspricht. Dieser Leitfaden vergleicht die besten verfügbaren kostenlosen Optionen im Jahr 2026 und hilft Ihnen, diejenige auszuwählen, die Ihrem Profil entspricht: Unternehmer, Verein, Kleinunternehmen oder KMU.
Was ist eine kostenlose elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur gilt als „kostenlos“, wenn Sie sie nutzen können, ohne für das Signieren oder Signierenlassen eines Dokuments zu bezahlen. 2026 gibt es drei Kategorien kostenloser Angebote, deren Auswirkungen völlig unterschiedlich sind: (1) zeitlich begrenzte Testversionen (7 Tage bei signNow, 14 Tage bei Signaturit), nach denen ein Abonnement nötig ist; (2) unbefristete kostenlose Pläne mit begrenztem Volumen, 2 bis 5 Versände pro Monat (Certyneo, Youtrust, Dropbox Sign, Zoho Sign), meist mit einfacher Signatur; (3) Angebote, die bestimmten Zielgruppen höhere Signaturstufen kostenlos bereitstellen, etwa Goodflag Community für Privatpersonen, Selbstständige und Vereine, über FranceConnect und France Identité.
Das Hauptrechtskriterium ist nicht die Kostenlosigkeit selbst, sondern die Einhaltung der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Die drei von eIDAS definierten Stufen — einfache (SES), fortgeschrittene (AES) und qualifizierte (QES) Signaturen — sind alle gerichtlich zulässig, aber ihr Beweiswert unterscheidet sich. Eine kostenlose SES mit vollständiger zeitgestempeltem Audit Trail hat einen Beweiswert, der dem einer handschriftlichen Signatur für die Mehrheit der Privatverträge (Angebote, NDA, Geschäftsvereinbarungen) gleichwertig ist. Für HR-Verträge, Immobilienmaklerunterlagen oder große Rechnungen wird die AES empfohlen, da sie eine Identitätsprüfung (OTP SMS oder E-Mail) hinzufügt.
Das zweite Kriterium ist die Datensouveränität. US-Anbieter (DocuSign, Adobe, PandaDoc, Dropbox) unterliegen dem Cloud Act, der es einem US-Gericht erlaubt, Zugriff auf Daten zu verlangen, selbst wenn sie in Europa gehostet werden. Europäische Anbieter (Certyneo, Youtrust, Goodflag, Universign) fallen nicht in diesen Anwendungsbereich. Für die berufliche Nutzung in der EU vereinfacht ein europäisches Hosting die DSGVO-Konformität: Genau darauf setzt der kostenlose Tarif von Certyneo, der weiter unten beschrieben wird.
Vergleich kostenloser Pläne 2026
| Lösung | Kostenloser Plan | eIDAS-Konformität | Hosting | Cloud Act | Audit-Protokoll | Multi-Unterzeichner |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Certyneo | 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, zeitlich unbegrenzt | SES (QES pro Signatur bezahlt) | EU | Nicht betroffen | Horodatiert (RFC 3161), PDF/A | 2 Empfänger pro Umschlag |
| DocuSign | Kostenloses Unterzeichnerkonto; 3 Sendeanfragen über die App | SES (AES auf Angebot, QES als kostenpflichtige Option) | Nicht angegeben | Betroffen | Nicht angegeben | Je nach Tarif |
| Yousign | 2 Einladungen zum Signieren/Monat, unbegrenzte Selbstsignatur | SES (AES und QES in kostenpflichtigen Plänen) | Europa | Nicht betroffen | Vollständig | Bis zu 100 pro Einladung |
| PandaDoc | 60 Dokumente pro Jahr | Nicht angegeben | Nicht angegeben | Betroffen | Nicht angegeben | 2 Empfänger pro Dokument |
| Dropbox Sign | 3 Dokumente zum Signieren pro Monat | SES (AES und QES als kostenpflichtige Option, auf Anfrage) | Nicht angegeben | Betroffen | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
| Adobe Acrobat Sign | PDF-Signatur; 2 Signaturanfragen alle 30 Tage | Für das kostenlose Angebot nicht angegeben | Nicht angegeben | Exponiert | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
| SignNow | Nur 7 Tage Test | SES; QES über Partner-Anbieter | Nicht angegeben | Offengelegt | Nicht angegeben | Unbegrenzt während der Testphase |
| Eversign | 5 Dokumente pro Monat (Xodo Sign) | Nicht angegeben | Nicht angegeben | Nicht angegeben | Nicht angegeben | Nicht angegeben |
Certyneo: ein unbefristeter kostenloser Tarif mit Hosting in der EU
Der kostenlose Tarif von Certyneo läuft nicht ab: 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, mit eIDAS-konformer einfacher Signatur und zeitgestempeltem Audit Trail. Französischer Anbieter, Daten in der Europäischen Union gehostet, außerhalb des Anwendungsbereichs des Cloud Act. Die qualifizierte Signatur bleibt pro Vorgang ohne Abonnement verfügbar, und die fortgeschrittene Signatur per SMS ist ab dem Tarif Persönlich enthalten. Ideal für Selbstständige und Kleinstunternehmen, die ein oder zwei Dokumente pro Monat signieren lassen.
- 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat
- 1 Absender-Nutzer
- Einfache Signatur (SES) nach eIDAS
- Zeitgestempeltes Audit-Trail
- Qualifizierte Signatur pro Vorgang, ohne Abonnement
- Keine Kreditkarte
- Kein Ablauf
Welcher kostenlose Plan nach Ihrem Profil?
Kostenlose elektronische Signaturen erfüllen nicht die gleichen Anforderungen, je nachdem ob Sie Freiberufler, Verein oder KMU sind. Hier erfahren Sie, wie Sie wählen.
Freiberufler / Freelancer
Sie versenden monatlich einige Angebote und Verträge, hauptsächlich an regelmäßige Kunden. Ihre Herausforderungen: schnelle Unterzeichnung und professionelle Beweiskraft, ohne für Enterprise-Funktionen zu zahlen, die Sie nicht benötigen.
Empfehlung : Kostenloser Tarif von Certyneo (5 Umschläge während 14 Tagen, danach 2/Monat)
Verein / Genossenschaft
Sie unterzeichnen Protokolle von Generalversammlungen, Partnerschaftsvereinbarungen und Behördenformulare. Mehrere Unterzeichner (Präsident, Schatzmeister, Sekretär) müssen häufig dasselbe Dokument unterzeichnen, und die Nachverfolgbarkeit ist für Ihre Wirtschaftsprüfer unerlässlich.
Empfehlung : Certyneo-Tarif Persönlich für 9 €/Monat (bis zu 5 Unterzeichner pro Umschlag)
KMU / kleine Unternehmen (< 25 Verträge/Monat)
Sie verwalten Arbeitsverträge, Rechnungen und Angebote für 1 bis 10 Mitarbeiter. Das Volumen bleibt überschaubar, aber Sie benötigen AES für HR-Dokumente und EU-Hosting für Ihre Kundendaten.
Empfehlung : Tarif Persönlich für 9 €/Monat: 25 Umschläge, fortgeschrittene Signatur per SMS
Dokument kostenlos zur Unterzeichnung online versenden
Versand kostet Umschläge, Unterzeichnung kostet keine. Dies ist die einzige Regel, die Sie kennen müssen: Ihr Empfänger zahlt nichts, erstellt kein Konto und installiert nichts. Hier ist genau das, was der kostenlose Plan auf der Absenderseite abdeckt.
Der Absender zahlt, nie der Unterzeichner
Das Kontingent wird vom Konto abgezogen, das sendet. Ihre Kunden, Kandidaten oder Lieferanten erhalten einen per E-Mail sicheren Link und unterzeichnen in ihrem Browser, auf Mobilgeräten wie auf dem Desktop, ohne Registrierung.
Was der kostenlose Plan zum Versenden ermöglicht
5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, mit eIDAS-konformer einfacher Signatur (SES) und ohne Kreditkarte. Jeder Umschlag enthält ein Dokument und bis zu zwei Empfänger: Ein Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Kunden verbraucht nur einen Umschlag.
Verfolgen und Nachfassen ohne zusätzliche Kosten
Jeder Versand zeigt seinen Status in Echtzeit — empfangen, geöffnet, unterzeichnet — und Sie können einen säumigen Unterzeichner nachfassen. Das unterzeichnete Dokument und seine zeitgestempelte Beweisdatei können nach der letzten Unterzeichnung heruntergeladen werden.
Wenn das Kostenlose nicht mehr ausreicht
Über das Kontingent hinaus, sobald Sie mehr als zwei Unterzeichner oder mehrere Dokumente pro Versand, SMS-Authentifizierung (AES), automatische Erinnerungen oder mehrere Vorlagen benötigen, startet der erste kostenpflichtige Tarif bei 9 €/Monat für 25 Umschläge. Zwischen beiden geht nichts verloren: dasselbe Konto, dieselben Dokumente.
Wie kostenlos mit Certyneo unterschreiben?
- 1
Konto erstellen
E-Mail-Registrierung in 30 Sekunden, keine Kreditkarte.
- 2
Dokument importieren
PDF, Word oder Bild — per Drag & Drop in die Oberfläche.
- 3
Unterzeichner hinzufügen
Deren E-Mail reicht. Sie erhalten einen sicheren Link.
- 4
Senden und unterschreiben
Der Unterzeichner klickt auf den Link und unterschreibt in 30 Sekunden, ohne Konto.
- 5
Unterschriebenes PDF herunterladen
Zeitgestempeltes PDF + Unterschriftsnachweis sofort verfügbar.
Wann reicht der kostenlose Plan nicht mehr aus?
Der kostenlose Certyneo-Plan umfasst 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, mit einem Dokument und bis zu 2 Unterzeichnern pro Umschlag. Wenn Ihr Bedarf dieses Volumen oder Format übersteigt, bietet der Tarif Persönlich für 9 €/Monat 25 Umschläge/Monat und bis zu 3 Dokumente und 5 Unterzeichner pro Umschlag. Für Teams oder hohe Volumina umfasst der Standard-Plan für 19 €/Monat 100 Umschläge/Monat, eine REST-API und Webhooks.
Fragen zur kostenlosen elektronischen Signatur
- Gibt es wirklich eine kostenlose, unbegrenzte elektronische Signatur?
- Ja. Certyneo bietet einen unbefristeten kostenlosen Tarif ohne Ablaufdatum, ebenso wie Youtrust (ehemals Yousign), Dropbox Sign, Zoho Sign oder Xodo Sign, mit 2 bis 5 Versänden pro Monat je nach Anbieter. DocuSign erlaubt kostenlos nur das Signieren und das Senden von bis zu 3 Anfragen über seine App; signNow und Signaturit bieten lediglich Testversionen von 7 bzw. 14 Tagen.
- Hat ein kostenlos unterzeichnetes Dokument Rechtsgültigkeit?
- Ja, wenn die Lösung eIDAS-konform ist. Certyneo generiert eIDAS-konforme zeitgestempelte Signaturbeweise auch im kostenlosen Plan. Der Audit Trail stellt einen vor Gericht anerkannten Beweis in der gesamten EU dar.
- Kann man kostenlos ohne Konto unterschreiben?
- Unterzeichner müssen nie ein Konto erstellen. Nur der Absender muss ein kostenloses Konto erstellen.
- Sind die Daten im kostenlosen Plan sicher?
- Ja. Bei Certyneo ist das Sicherheitsniveau (TLS 1.3, AES-256-Verschlüsselung, EU-Hosting) unabhängig vom Tarif identisch.
- Was ist die beste kostenlose elektronische Signatur 2026?
- Das hängt von der Nutzung ab. Um einige Dokumente pro Monat mit EU-Hosting und qualifizierter Signatur pro Vorgang signieren zu lassen: der kostenlose Tarif von Certyneo; für ein Dokument, das von vielen Personen unterzeichnet wird: der Free-Plan von Youtrust (bis zu 100 Unterzeichner pro Einladung); für eine Privatperson oder einen Verein, die eine fortgeschrittene Signatur benötigen: Goodflag Community. Ab mehr als 2 Versänden pro Monat bietet der Tarif Persönlich für 9 €/Monat 25 Umschläge und die fortgeschrittene Signatur per SMS.
- Hat eine kostenlose elektronische Signatur wirklich rechtliche Gültigkeit?
- Ja, sofern die Lösung der eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 entspricht. Eine einfache Signatur mit vollständigem, zeitgestempeltem Audit Trail ist in allen 27 EU-Mitgliedstaaten als Beweismittel zulässig und genügt für die meisten gängigen privaten Verträge. Für HR-Verträge, Immobilienmandate oder öffentliche Ausschreibungen wird eine fortgeschrittene Signatur mit Identitätsprüfung per SMS-Code empfohlen: Bei Certyneo ist sie ab dem Tarif Persönlich enthalten.
- Kann ich eine kostenlose elektronische Signatur für meine berufliche Tätigkeit verwenden?
- Ja, ohne Einschränkung der Nutzungsart. Der kostenlose Certyneo-Plan unterscheidet nicht zwischen privater und beruflicher Nutzung: Sie können Kundenangebote, Lieferantenverträge, Mandate, Geschäftsvereinbarungen, Gehaltszettel und Partnerschaftsvereinbarungen unterzeichnen. Die Grenzen des kostenlosen Plans betreffen das Volumen (5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat) und das Format: Jeder Umschlag enthält ein Dokument und bis zu 2 Unterzeichner. Das reicht für ein Angebot oder einen Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und deckt damit die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmen ab, die weniger als ein Dokument pro Woche unterzeichnen lassen; sobald Sie mehrere Dokumente oder mehr als zwei Unterzeichner pro Versand brauchen, übernimmt der Tarif Persönlich.
- Was ist der Unterschied zwischen kostenloser und bezahlter elektronischer Signatur?
- Der Unterschied liegt auf 4 Achsen: (1) Volumen und Format – kostenlos = 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat, jeweils mit einem Dokument und bis zu 2 Unterzeichnern, bezahlt = 25 bis mehrere hundert; (2) Anzahl der Absender-Benutzer – kostenlos = 1, bezahlt = Multi-User-Teams; (3) Enterprise-Funktionen – REST-API, Webhooks, SSO, CRM/HubSpot/Slack/Salesforce-Integrationen sind Paid-Plans vorbehalten; (4) Support – Standard-E-Mail beim kostenlosen Plan, prioritär oder dediziert bei Enterprise-Plans. Der rechtliche Wert und die Sicherheitsstufe sind jedoch identisch (TLS 1.3, AES-256, EU-Hosting) bei allen Certyneo-Plans.
- Muss der Empfänger ein Konto erstellen, um mein Dokument zu unterzeichnen?
- Nein. Er erhält einen per E-Mail sicheren Link, öffnet das Dokument in seinem Browser und unterzeichnet — ohne Registrierung, ohne App-Installation und ohne etwas zu zahlen. Nur der Absender benötigt ein Certyneo-Konto.
- Wie viele Dokumente kann ich kostenlos zur Unterzeichnung versenden?
- 5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat mit dem kostenlosen Tarif. Jeder Umschlag enthält ein Dokument und bis zu zwei Empfänger: Ein Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Kunden verbraucht nur einen Umschlag.