Benötigt man die Zustimmung des Arbeitnehmers, um seine Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren?

Nein — seit dem Macron-Gesetz (1. Januar 2017) kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers übermitteln, sofern er ihn mindestens einen Monat im Voraus auf beliebigem Wege (Post, E-Mail, Aushang) informiert. Der Arbeitnehmer kann sich jederzeit dagegen aussprechen und die Rückkehr zum Papierformat in kürzester Frist verlangen.

Wie lange müssen digitalisierte Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

50 Jahre ab dem Datum der Gehaltsabrechnung, ODER bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers (Artikel D3243-8 des französischen Arbeitsgesetzbuchs). Diese Frist deckt eine mögliche Karriererekonstruktion für die Rente ab. Certyneo archiviert jede Gehaltsabrechnung automatisch für diese Dauer in einem konformen digitalen Safe.

Wie greift der Arbeitnehmer auf seine Gehaltsabrechnungen zu?

Jeder Arbeitnehmer hat Zugriff auf einen persönlichen digitalen Safe, der über Benutzername + Passwort oder OTP SMS zugänglich ist. Er kann seine Gehaltsabrechnungen jederzeit einsehen, herunterladen und ausdrucken, auch nachdem er das Unternehmen verlassen hat. Der Safe ist mit dem zukünftigen Transfer zum persönlichen Aktivitätskonto (CPA) kompatibel.

Kann der Arbeitnehmer die Digitalisierung ablehnen?

Ja — jederzeit. Der Arbeitnehmer teilt seine Ablehnung dem Arbeitgeber mit (Post, E-Mail, einfacher Brief). Der Arbeitgeber muss dann "in kürzester Frist" zum Papierformat zurückkehren (Rechtsprechung: maximal 3 Monate). Kein Grund ist erforderlich und es dürfen keine Sanktionen verhängt werden.

Welche Pflichtangaben muss die Gehaltsabrechnung enthalten?

Identität des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, Abrechnungszeitraum, Arbeitsdauer, Grundgehalt, Zuschläge, Abzüge, detaillierte Sozialversicherungsbeiträge (seit vereinfachter Abrechnung 2018), steuerpflichtiges Netto, Nettobetrag zur Auszahlung, bezahlter Urlaub, Quellensteuer. Kein Unterschied zur Papierabrechnung — nur das Medium ändert sich.

Was passiert, wenn das Unternehmen schließt oder übernommen wird?

Der digitale Safe bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Liquidation des Unternehmens für den Arbeitnehmer zugänglich. Certyneo garantiert die Portabilität der Daten zu einem neuen Hosting-Anbieter im Falle eines Anbieterwechsels, gemäß Dekret 2016-1762.

Welche Signaturebene benötigt der Arbeitgeber?

Fortgeschrittene Signatur (AES) wird für den Arbeitgeber oder den Lohnabrechner empfohlen: Identitätsprüfung per OTP SMS, eindeutiges Zertifikat, qualifizierter Zeitstempel. Konform mit Artikel 26 der eIDAS-Verordnung und kompatibel mit den Integritätsanforderungen von Dekret 2016-1762.

Ist die digitalisierte Gehaltsabrechnung vor dem Arbeitsgericht gültig?

Ja — die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) verleiht der Gehaltsabrechnung die gleiche Beweiswirkung wie eine Papierabrechnung (Artikel 1366 BGB). Bei einem Rechtsstreit über die Existenz oder den Inhalt der Gehaltsabrechnung legt der Arbeitgeber den Audit-Trail von Certyneo vor, der das Datum der Bereitstellung, die Identität des empfangenden Arbeitnehmers und die Integrität des Dokuments nachweist.

Arbeitsgesetzbuch Art. L3243-2 · Macron-Gesetz · 50-Jahres-Tresor

Lohnabrechnung dematerialisieren und online unterzeichnen

Dematerialisierte Lohnabrechnung, die dem Arbeitnehmer mit vollständiger Rechtskraft ausgestellt wird. Konform mit Artikel L3243-2 des Arbeitsgesetzbuches (Macron-Gesetz vom 6. August 2015) und Dekret Nr. 2016-1762 — Aufbewahrung 50 Jahre (oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers), stillschweigend angenommene Zustimmung des Arbeitnehmers, ausdrückliches Widerspruchsrecht, digitales Tresor enthalten.

Rechtlicher Rahmen: Art. L3243-2 — Macron-Gesetz
Signaturebene: AES eIDAS empfohlen
Gesetzliche Aufbewahrung: 50 Jahre oder 75 Jahre des Arbeitnehmers

Was ist eine dematerialisierte Lohnabrechnung?

Die dematerialisierte Lohnabrechnung ist die elektronische Version der Lohnabrechnung, die dem Arbeitnehmer in einem sicheren digitalen Tresor zur Verfügung gestellt wird. Seit dem Macron-Gesetz vom 6. August 2015 (Artikel 54) und dem Dekret vom 16. Dezember 2016 kann der Arbeitgeber die Abrechnung in elektronischer Form ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers bereitstellen, vorausgesetzt, er informiert diesen mindestens einen Monat im Voraus und beachtet die Aufbewahrungsbedingungen (50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers — Frist, die eine mögliche Karriereneukonstitution für die Rente abdeckt). Der Arbeitnehmer kann sich jederzeit dagegen aussprechen und eine Rückkehr zum Papierformat verlangen.

Warum sollten Lohnabrechnungen dematerialisiert werden?

Einsparung von Versandkosten

Kein Druck, Umschlag, Porto und persönliche Übergabe mehr. Bei 50 Abrechnungen/Monat liegt die typische Ersparnis bei 1.500-3.000 € pro Jahr für ein KMU — ohne Berücksichtigung der Zeit der Personalabteilung für die Papierarchivierung.

Digitales Tresor für 50 Jahre

Jeder Arbeitnehmer hat Zugriff auf sein persönliches digitales Tresor, das alle seine Lohnabrechnungen 50 Jahre lang (oder bis zum 75. Geburtstag) gemäß behördlichen Anforderungen aufbewahrt. Kompatibel mit dem zukünftigen Übergang zum Persönlichen Aktivitätskonto (CPA).

Stillschweigend angenommene Zustimmung — keine vorherige Zustimmung erforderlich

Seit 2017 braucht der Arbeitgeber keine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers, um zur elektronischen Abrechnung überzugehen. Eine schriftliche Information einen Monat im Voraus reicht aus. Der Arbeitnehmer kann sich jederzeit widersetzen und zum Papierformat zurückkehren.

Bindender Audit-Trail

Jede Abrechnung wird mit einem Beweis-PDF geliefert: Identität des Arbeitnehmers als Empfänger, Zeitstempel der Bereitstellung, SHA-256-Hash des Dokuments, Abfragenprotokoll. Bindend im Fall von arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten über das Bestehen oder den Inhalt der Abrechnung.

Lohnabrechnung in 4 Schritten dematerialisieren

Von der Erstellung der Abrechnung bis zur Bereitstellung im Tresor in weniger als 5 Minuten.

1. Arbeitnehmer informieren
Senden Sie ein Informationsschreiben oder eine E-Mail an die Arbeitnehmer mindestens 1 Monat vor der ersten elektronischen Bereitstellung. Geben Sie die Zugriffsbedingungen für das Tresor, die Aufbewahrungsdauer und das Widerspruchsrecht an. Vorlage in Certyneo verfügbar.
2. Abrechnungen importieren
Laden Sie den Stapel von Lohnabrechnungen (PDF) aus Ihrer Lohnsoftware hoch. Certyneo integriert sich mit den wichtigsten Lohn-SaaS (Silae, Sage, PayFit, etc.). Automatische Erkennung des Empfängerabnehmers.
3. Elektronisch unterzeichnen (Arbeitgeber)
Fortgeschrittene Signatur (AES) der Abrechnung durch den Arbeitgeber oder den Lohnvertreter. Qualifizierter Zeitstempel der Bereitstellung. Konform mit Artikel L3243-2 und Dekret 2016-1762.
4. Bereitstellung im Tresor
Jeder Arbeitnehmer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung + Zugriff auf seine Gehaltsabrechnung über seinen persönlichen digitalen Safe. Automatische Aufbewahrung 50 Jahre, PDF-Export jederzeit möglich.

Häufig gestellte Fragen

Benötigt man die Zustimmung des Arbeitnehmers, um seine Gehaltsabrechnungen zu digitalisieren?: Nein — seit dem Macron-Gesetz (1. Januar 2017) kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung in elektronischer Form ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers übermitteln, sofern er ihn mindestens einen Monat im Voraus auf beliebigem Wege (Post, E-Mail, Aushang) informiert. Der Arbeitnehmer kann sich jederzeit dagegen aussprechen und die Rückkehr zum Papierformat in kürzester Frist verlangen.
Wie lange müssen digitalisierte Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?: 50 Jahre ab dem Datum der Gehaltsabrechnung, ODER bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers (Artikel D3243-8 des französischen Arbeitsgesetzbuchs). Diese Frist deckt eine mögliche Karriererekonstruktion für die Rente ab. Certyneo archiviert jede Gehaltsabrechnung automatisch für diese Dauer in einem konformen digitalen Safe.
Wie greift der Arbeitnehmer auf seine Gehaltsabrechnungen zu?: Jeder Arbeitnehmer hat Zugriff auf einen persönlichen digitalen Safe, der über Benutzername + Passwort oder OTP SMS zugänglich ist. Er kann seine Gehaltsabrechnungen jederzeit einsehen, herunterladen und ausdrucken, auch nachdem er das Unternehmen verlassen hat. Der Safe ist mit dem zukünftigen Transfer zum persönlichen Aktivitätskonto (CPA) kompatibel.
Kann der Arbeitnehmer die Digitalisierung ablehnen?: Ja — jederzeit. Der Arbeitnehmer teilt seine Ablehnung dem Arbeitgeber mit (Post, E-Mail, einfacher Brief). Der Arbeitgeber muss dann "in kürzester Frist" zum Papierformat zurückkehren (Rechtsprechung: maximal 3 Monate). Kein Grund ist erforderlich und es dürfen keine Sanktionen verhängt werden.
Welche Pflichtangaben muss die Gehaltsabrechnung enthalten?: Identität des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, Abrechnungszeitraum, Arbeitsdauer, Grundgehalt, Zuschläge, Abzüge, detaillierte Sozialversicherungsbeiträge (seit vereinfachter Abrechnung 2018), steuerpflichtiges Netto, Nettobetrag zur Auszahlung, bezahlter Urlaub, Quellensteuer. Kein Unterschied zur Papierabrechnung — nur das Medium ändert sich.
Was passiert, wenn das Unternehmen schließt oder übernommen wird?: Der digitale Safe bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Liquidation des Unternehmens für den Arbeitnehmer zugänglich. Certyneo garantiert die Portabilität der Daten zu einem neuen Hosting-Anbieter im Falle eines Anbieterwechsels, gemäß Dekret 2016-1762.
Welche Signaturebene benötigt der Arbeitgeber?: Fortgeschrittene Signatur (AES) wird für den Arbeitgeber oder den Lohnabrechner empfohlen: Identitätsprüfung per OTP SMS, eindeutiges Zertifikat, qualifizierter Zeitstempel. Konform mit Artikel 26 der eIDAS-Verordnung und kompatibel mit den Integritätsanforderungen von Dekret 2016-1762.
Ist die digitalisierte Gehaltsabrechnung vor dem Arbeitsgericht gültig?: Ja — die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) verleiht der Gehaltsabrechnung die gleiche Beweiswirkung wie eine Papierabrechnung (Artikel 1366 BGB). Bei einem Rechtsstreit über die Existenz oder den Inhalt der Gehaltsabrechnung legt der Arbeitgeber den Audit-Trail von Certyneo vor, der das Datum der Bereitstellung, die Identität des empfangenden Arbeitnehmers und die Integrität des Dokuments nachweist.

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