Elektronische Signatur für die Personalabteilung: Arbeitsverträge und Dokumente

Rechtlicher Rahmen: elektronische Signatur im Arbeitsrecht

Artikel L.1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs erlaubt den Abschluss eines Arbeitsvertrags auf elektronischem Weg. Die erforderliche Signatur hängt von der Vertragsart ab: SES oder AES für die meisten unbefristeten/befristeten Verträge, und ein erhöhter Beweiswert (AES) wird für einvernehmliche Aufhebungen und Bevollmächtigungsurkunden empfohlen.

• Unbefristeter/befristeter Vertrag: AES-Signatur empfohlen (OTP SMS/E-Mail)
• Zusatz: gleiches Niveau wie der ursprüngliche Vertrag
• Einvernehmliche Aufhebung: AES empfohlen mit OTP
• Leiharbeitsvertrag: anwendbare Tarifverträge überprüfen

HR-Dokumente, die elektronisch unterzeichnet werden können

Typischer HR-Workflow mit Certyneo

1. 1

   Erstellen Sie Ihre Vertragsvorlage

   Importieren Sie Ihr Word- oder PDF-Modell. Definieren Sie Felder zum Ausfüllen (Name, Position, Gehalt) und Unterschriftsbereiche.

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   Geben Sie die Kandidateninformationen ein

   Name, E-Mail und Telefonnummer des zukünftigen Arbeitnehmers. Certyneo sendet automatisch das Authentifizierungs-OTP.

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   Senden Sie den Vertrag

   Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link. Er kann den Vertrag einsehen und von jedem Gerät aus unterzeichnen.

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   Automatisches Archivieren

   Die signierte PDF mit Audit Trail wird 10 Jahre archiviert. Jederzeit von Ihrem Dashboard aus exportierbar.

Häufig gestellte Fragen — Elektronische Signatur und HR

Ist ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag gültig?

Ja. Artikel L.1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs erlaubt ausdrücklich den Abschluss eines Arbeitsvertrags auf elektronischem Weg. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) via OTP wird wegen ihres Beweiswertes empfohlen.

Welche eIDAS-Signaturstufe für einen unbefristeten Vertrag?

Das Gesetz legt keine Mindeststufe fest, aber Praktiker und Juristen empfehlen AES (Fortgeschrittene eIDAS-Signatur) mit OTP per SMS für Arbeitsverträge. Certyneo bietet AES bereits im Plan Personal (9 €/Monat) an.

Muss der Mitarbeiter ein Konto erstellen, um zu unterzeichnen?

Nein. Der Mitarbeiter erhält einen E-Mail-Link, sieht sich den Vertrag an und unterzeichnet in wenigen Klicks, ohne ein Konto zu erstellen. Die Authentifizierung erfolgt via OTP, das an seine E-Mail oder Telefonnummer gesendet wird.

Wie werden unterzeichnete Verträge archiviert?

Certyneo archiviert automatisch jeden unterzeichneten Vertrag 10 Jahre lang mit seinem zeitgestempelten Audit Trail. Die PDFs können jederzeit von Ihrem Dashboard aus einzeln oder in Massen heruntergeladen werden.