Excel 转 PDF：免费在线转换，无需上传

在线将 Excel 转换为 PDF：分步操作

将 Excel 文件转换为 PDF，是为了发送一份没人会误改、任何人都能打开的表格，无论对方有没有电子表格软件。使用 Certyneo Reader，工作簿在您的浏览器中、在您的设备上完成读取和排版：绝不会发送到服务器。下面是从工作簿到可直接发送的 PDF 的完整流程。

1. 在 Excel 中打开工作簿并保存。这一步比看上去更重要：转换打印的是 Excel 为每个公式保存的值，不会重新计算。
2. 确认需要显示的内容：隐藏用于演算的工作表、行或列；如果只想发送工作表的一部分，请设置打印区域。
3. 将 .xlsx 或 .xlsm 文件拖放到本页顶部的阅读器中，或从文件夹中选择，最大 150 MB。
4. PDF 在阅读器中打开。浏览一遍：每个工作表以其名称开头，页眉注明所属工作表，页脚显示页码。
5. 保存 PDF，或先进行加工：删除不需要的页面、添加水印、为文件设置密码保护。

如果结果不满意，请在 Excel 中修改工作簿、保存后重新转换：只需片刻，而且转换次数不受限制。

为什么要把 Excel 表格转换为 PDF

Excel 工作簿是工作工具：其中的公式、工作表标签和中间计算列往往只与您自己有关。PDF 则是它可以对外发布的版本。

• 固定数字：以 PDF 发送的预算、报价单或费用报表，不会再因一次误输入而被改动。
• 只展示结果：隐藏的工作表和列不会被打印，您的中间计算留在自己手中。
• 随处可读：收件人既不需要 Excel，也不需要电子表格软件，一部手机就能打开文件。
• 将表格附入申请材料：许多门户网站、招标和融资申请只接受 PDF。
• 存档某一日期的状态：库存清单、月度仪表板或签到表，保持发送时的原样。

如需反向操作，即把收到的 PDF 对账单或发票中的数字取回电子表格中，我们的指南介绍了如何将 PDF 转换为金额可直接计算的 Excel。

Excel 转 PDF 会保留哪些内容

该工具不是对工作表截屏：它会读取每个单元格的内容和格式，然后排出清晰易读的页面。以下是 PDF 中会出现和不会出现的内容。

PDF 中的文本是真正的文本：可以搜索、选择和复制。因此，收件人可以用 PDF 阅读器的搜索功能，在长表格中找到某个姓名或金额。

大型 Excel 表格如何分页

将 Excel 表格转换为 PDF 时，最大的难题是宽度。在屏幕上，工作表没有边界；在 A4 页面上却有。该工具采用了一套规则，确保每个数字都清晰可读。

• 使用 A4 纸张，窄表格采用纵向，表格一旦较宽就自动改为横向。
• 文字大小根据表格宽度调整，在放下所有列的同时不影响阅读。
• 超过 25 列时，工作表会被拆分为连续的多组列，依次打印，而不是缩小到无法辨认。
• 标题行在每页顶部重复：如果第一行是粗体，就用第一行；否则用位于数字上方的标签行。
• 一行数据绝不会被拆在两页上：包含多行文字的一行会整体移到下一页。
• 每个工作表以其名称开头；页眉注明所属工作表，页脚以“页码 / 总页数”的形式显示页码。

表格超过 25 列时怎么办

按列分组能保留全部内容，但读者需要在页面之间来回翻看才能看完一行。如果想避免这种情况，请减少要发送的列：隐藏中间计算列，或将打印区域限定在有用的列上。对于需要对方继续加工的超大表格，也可以考虑在 PDF 之外同时发送工作簿本身。

为了让标题行被正确识别并重复显示，请把第一行的列标签设为粗体。这个简单的习惯能让 PDF 从第二页起就好读得多。

日期、数字和公式：将 xlsx 转换为 PDF 前需要了解的事项

公式不会重新计算

Excel 文件会为每个公式保存上一次保存时计算出的值。转换打印的就是这个值，与打印效果完全一致。如果您修改了数据后没有再保存，PDF 显示的将是之前的结果，也就是上次保存时的结果。解决办法始终如一：在 Excel 中打开工作簿，等待计算完成，保存，然后再转换。

格式跟随阅读器的语言

日期、百分比、小数和千位分隔符都按阅读器界面语言书写，就像安装了该语言版本的 Excel 一样：例如在法语界面下，小数点写作逗号，千位之间用空格分隔，日期按日、月、年排列，逻辑值写作 VRAI 而不是 TRUE。如果您转换的表格是给英语读者看的，请在转换前将阅读器切换为英语。

CSV 文件呢？

.csv 文件既没有格式也没有工作表：它是用逗号或分号分隔的文本。它会被当作等宽文本转换，各列保持对齐。如果想得到真正的表格效果，包括重复的标题行和数字格式，请在 Excel 中打开并另存为 .xlsx 后再转换。

Excel 转 PDF 的局限，以及应对方法

该工具打印的是单元格。凡是不属于单元格，或依赖 Excel 特有显示计算的内容，都不会保留。发送文档前最好先了解这一点。

• 放在工作表上的图表和图片：PDF 中不会出现。请在 Excel 中将图表另存为图片，然后在转换后按下文所述把这张图片添加到 PDF 中。
• 条件格式：根据数值计算出的颜色，例如以红色显示的负数金额，不会显示。如果这些信息很重要，请添加一列明确说明，或使用固定的字体颜色。
• 细边框：不保留。隔行使用纯色填充是引导视线的好办法。
• 单元格批注和注释：不保留。请把有用的备注抄到专门的一列中。
• 旧版 .xls 格式：不被接受。请在 Excel 或其他电子表格软件中打开，并另存为 .xlsx。

要把图表加回来，请先转换工作簿，然后使用在 PDF 中插入页面的工具：它可直接接受 PNG 或 JPG 图片，放在第一页之前、您选定的页面之后或末尾。如果您想单独准备图片，也可以先将 JPG 或 PNG 图片转换为 PDF，再与其余部分合并。

如果文档必须与 Excel 的显示完全一致，包括图表和条件格式，请直接在 Excel 中依次选择“文件”、“另存为”，再将保存类型选为 PDF。

将 Excel 文件转换为 PDF：该选哪种方法

多条路径都能达到同样的结果。它们的区别在于工作簿在哪里处理、保留哪些内容，以及需要什么软件。

最明显的区别在于页面布局。从 Excel 导出时，如果没有设置纸张方向和打印标题，宽表格常常会被切分到好几页上。而在这里，横向和标题行重复都是自动的。

第二个区别在于保密性：在浏览器中转换的工资清单、资产负债表或客户文件不会经过任何服务器，从而消除了在服务商处泄露的风险。

转换之后：压缩、标记、保护、签署

PDF 会在免费在线 PDF 阅读器中打开，各种工具可以在同一份文档上接连使用。处理财务表格时，典型的流程如下。

1. 删除不需要发出的页面，例如假设条件工作表：输入页码即可删除 PDF 中不需要的页面。
2. 标记文档：对于内部表格或预算草案，在每页添加“机密”水印。
3. 将其并入更大的材料中：将多个 PDF 合并为一个文件，例如数据表、报告和附件。
4. 保护文档：在通过电子邮件发送之前，用密码锁定 PDF。
5. 请对方确认：对于报价单或需审批的报表，发送 PDF 进行电子签名。

在保存之前，每一步都可以用撤销按钮撤回。

关于 Excel 转 PDF 的更多问题

如何只把工作簿中的一个工作表转换为 PDF？

在 Excel 中隐藏其他工作表，保存，然后转换：隐藏的工作表会被排除。您也可以转换整个工作簿，之后再删除不需要的工作表所对应的页面。

可以在手机上将 Excel 文件转换为 PDF 吗？

可以。该工具可在 Android、iPhone 和 iPad 上的较新浏览器中使用。从您的文件或已保存的附件中选择 .xlsx 文件，然后保存生成的 PDF。不过，如需修改公式，仍需使用电子表格软件。

几千行的大型工作簿能转换吗？

能。大型工作表可以高效处理，每个文件最大 150 MB。生成的 PDF 只是会有所需的页数，每页都重复标题行。

如何将 Excel 表格和 Word 报告放进同一个 PDF？

先将 Word 文档转换为 PDF，再用插入页面工具把工作簿插入到所需位置，该工具同样接受 .xlsx 文件。这样就得到一个 PDF，可以直接添加页码并发送。