Entreprise
Elektronický podpis pre HR: sprievodca
Zmluvy, dodatky, pracovné prísľuby, firemné dohody: ako HR industrializuje elektronické podpisy.
7 min
Ľudské zdroje
Elektronický podpis pre HR a personálne oddelenia
Digitalizujte pracovné zmluvy, dodatky, prísľuby zamestnania, dohody o ukončení pracovného pomeru a kolektívne zmluvy. Certyneo sa integruje s vaším HR systémom (Lucca, PayFit, Workday) a garantuje súlad s článkom L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce, nariadením eIDAS a GDPR. Archivácia 10 rokov v cene, automatický audit trail.
HR prípady použitia
Všetky podpisy životného cyklu zamestnanca, od prísľubu zamestnania po dohodu o ukončení, môžu byť digitalizované s Certyneo. Tu je sedem najčastejších prípadov u našich HR klientov.
Pracovná zmluva (na dobu neurčitú, na dobu určitú)
Zmluvy na dobu neurčitú, na dobu určitú, učňovské alebo profesijné zmluvy: odošlite zmluvu podpísanú zamestnávateľom kandidátovi, ktorý ju podpíše za 2 minúty zo svojho telefónu. V súlade s článkom L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce.
Dodatok k zmluve
Zmena pozície, zvýšenie mzdy, prechod na skrátený úväzok, práca z domu: digitalizujte celý cyklus dodatkov s podpisom zamestnanca a zamestnávateľa v sérii.
Prísľub zamestnania
Právne zabezpečte prísľub zamestnania (jednostranný alebo synalagmatický) pred podpisom zmluvy. Pokročilý elektronický podpis (AES) umožňuje formálnu identifikáciu kandidáta.
Dohoda o ukončení pracovného pomeru
Dohoda o ukončení podpísaná na diaľku oboma stranami, s dodržanou 15-dňovou lehotou na odvolanie a automatickým audit trail pre podanie na Dreets.
Kolektívna zmluva
Kolektívne zmluvy podpísané reprezentatívnymi odborovými organizáciami: odošlite, zbierajte podpisy paralelne alebo sériovo a archivujte 10 rokov.
NDA a dohoda o mlčanlivosti
Dohoda o nezverejňovaní informácií pre nových zamestnancov, stážistov, dodávateľov. Bezplatná šablóna dostupná v našej knižnici.
Dohoda o stáži
Trojstranná dohoda (podnik, inštitúcia, stážista): konfigurovateľné poradie podpisovania, automatické upomienky, DUE integrovaná na konci cyklu.
Prečo Certyneo pre HR
Šesť konkrétnych dôvodov, prečo si HR oddelenia vyberajú Certyneo pre svoje elektronické podpisy.
Onboarding za 24 h
Medzi ponukou zamestnania a podpisom zmluvy rátajte s niekoľkými hodinami namiesto niekoľkých dní poštovej výmeny. Kandidát podpisuje zo svojho telefónu, bez tlačiarne.
Súlad so Zákonníkom práce
Elektronický podpis pracovnej zmluvy je uznávaný od rozsudku francúzskeho Kasačného súdu zo 7. októbra 2015. Naše pokročilé podpisy (AES) rešpektujú eIDAS a článok 1367 francúzskeho Občianskeho zákonníka (Code civil).
Archivácia 10 rokov v cene
Všetky HR zmluvy sú archivované 10 rokov s audit trail s časovou pečiatkou integrovaným do PDF. Doba zodpovedá povinnostiam uchovávania sociálnych dokumentov (DSN, AT/MP).
Workflow pre viacerých signatárov
Zamestnávateľ, HR, manažér, zamestnanec: nakonfigurujte poradie podpisovania sériovo alebo paralelne. Automatické upomienky v D+1, D+3, D+7 nastaviteľné pre každé odoslanie.
Opakovane použiteľné šablóny
Vytvárajte šablóny zmlúv (na dobu neurčitú, na dobu určitú, stáž) s dynamickými poľami (meno, mzda, dátum) a generujte dokumenty hromadne z vášho HR exportu.
Starostlivá skúsenosť kandidáta
Cesta signatára v slovenčine, prístupná podľa WCAG AA, triezve e-maily bez invazívneho trackingu. Imidž zamestnávateľa je rešpektovaný.
Integrácie HR systémov
Certyneo sa pripája k vášmu HR systému cez REST API, webhooky a konektory Zapier/Make. Tri najžiadanejšie integrácie našimi HR klientmi sú uvedené nižšie — ďalšie sú dostupné na vyžiadanie.
Lucca
Vedúci francúzsky HR systém pre malé a stredné podniky: exportujte zmluvy cez Lucca API a potom spustite odoslanie z Certyneo, alebo použite náš konektor Zapier.
PayFit
Správa miezd a onboarding: synchronizácia cez našu REST API na posielanie podpísaných zmlúv priamo do profilu zamestnanca.
Workday
HR systém pre veľké spoločnosti: integrácia cez Make alebo Zapier pre komplexné onboarding workflowy (viacnásobné podpisy, hierarchické schvaľovania).
Potrebujete integráciu na mieru? Kontaktujte náš tím — Certyneo API je verejne zdokumentované na našej dokumentácie API.
Súlad so Zákonníkom práce, eIDAS a GDPR
Digitalizácia HR dokumentov je upravená niekoľkými zákonnými textami. Certyneo pokrýva celý právny rámec, francúzsky aj európsky.
Zákonník práce — článok L1221-1
Pracovná zmluva sa uzatvára vo forme, ktorú si strany zvolia. Elektronický podpis je teda plne prípustný, pokiaľ garantuje identifikáciu signatára a integritu dokumentu — čo pokročilý podpis (AES) zabezpečuje.
Občiansky zákonník — článok 1367
Všeobecné uznanie elektronického podpisu ako ekvivalentného ručnému podpisu, pokiaľ používa spoľahlivý identifikačný postup garantujúci jeho väzbu na úkon.
Nariadenie eIDAS (EÚ) č. 910/2014
HR podpisy Certyneo sa opierajú o pokročilú úroveň (AES): jedinečná väzba so signatárom, identifikácia dvojkanálovým OTP (e-mail + SMS), detekcia akejkoľvek neskoršej úpravy dokumentu.
GDPR a sociálne uchovávanie
Doby uchovávania zosúladené so sociálnymi povinnosťami: 5 rokov (zmluva) alebo 10 rokov (DUE, AT/MP, personálne registre). Štandardné DPA dostupné pri registrácii, aktuálny register spracovateľských činností.
Často kladené otázky HR tímov
Je elektronický podpis pracovnej zmluvy zákonný vo Francúzsku?
Áno, bez obmedzenia. Článok L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce ponecháva stranám voľnosť vo forme zmluvy. Kasačný súd potvrdil platnosť elektronického podpisu pre pracovné zmluvy (Cass. soc., 7. október 2015). Pokročilý podpis (AES) sa odporúča na zaručenie silnej identifikácie zamestnanca.
Akú úroveň podpisu zvoliť pre pracovnú zmluvu?
Pokročilý podpis (AES) je odporúčaným štandardom. Obsahuje identifikáciu signatára (OTP SMS + e-mail), jedinečnú väzbu s podpísaným dokumentom a detekciu akejkoľvek neskoršej úpravy. Jednoduchý podpis postačuje pre interné dokumenty bez zmluvného významu (služobná oznámenie, potvrdenie o prijatí).
Ako riadiť lehotu na odvolanie pri dohode o ukončení?
Certyneo presne opatruje časovou pečiatkou dátum podpisu dohody oboma stranami. 15-dňová kalendárna lehota na odvolanie plynie od tohto dátumu a môžete exportovať dôkaz s časovou pečiatkou pre podanie na Dreets. Nie je potrebná žiadna manuálna manipulácia.
Môžeme Certyneo integrovať s naším HR systémom (Lucca, PayFit, Workday)?
Áno. Certyneo vystavuje kompletné REST API, webhook pre každú udalosť (obálka podpísaná, zamietnutá, expirovaná) a konektory Zapier a Make pokrývajúce viac ako 4 000 aplikácií tretích strán vrátane hlavných HR systémov. Integračný tím vás môže sprevádzať pri nasadení na mieru.
Ako dlho sa uchovávajú podpísané zmluvy?
Naše plány zahŕňajú archiváciu 10 rokov štandardne, čo zodpovedá najprísnejším dobám uchovávania v sociálnej oblasti (personálne registre, dokumenty AT/MP). Zmluvy zostávajú kedykoľvek stiahnuteľné z vašej nástenky s audit trail integrovaným v PDF.
Musia kandidáti vytvoriť účet Certyneo, aby mohli podpisovať?
Nie. Signatár dostane zabezpečený odkaz e-mailom a podpisuje priamo zo svojho prehliadača, bez inštalácie alebo vytvorenia účtu. Pri pokročilých podpisoch zadá OTP kód prijatý cez SMS na potvrdenie svojej identity.
Je elektronický podpis použiteľný pri pracovnom spore?
Áno. Dôkazná hodnota pokročilého podpisu je uznávaná francúzskou a európskou judikatúrou. V prípade sporu predložíte podpísané PDF spolu s audit trail (časová pečiatka, IP, hrubá geolokácia, OTP validácia), čo predstavuje pevný zväzok dôkazov pre pracovnoprávny tribunál.
Môžeme podpisovať viacero zmlúv hromadne z HR exportu?
Áno. Funkcia „šablóny“ vám umožňuje vytvoriť šablónu zmluvy s dynamickými poľami (meno, mzda, pozícia, dátum nástupu). Potom importujete CSV z vášho HR systému a Certyneo vygeneruje a odošle všetky obálky hromadne za niekoľko sekúnd.