Entreprise
Elektronický podpis pre HR: sprievodca
Zmluvy, dodatky, pracovné prísľuby, firemné dohody: ako HR industrializuje elektronické podpisy.
7 min
Ľudské zdroje
Elektronický podpis pre HR a personálne oddelenia
Digitalizujte pracovné zmluvy, dodatky, prísľuby zamestnania, potvrdenia o konečnom vyúčtovaní a podnikové dohody. Certyneo je kompatibilný s vaším SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) cez Zapier, Make alebo webhooky a zaručuje súlad s článkom L1221-1 Zákonníka práce, nariadením eIDAS a GDPR. Archivácia na 10 rokov v cene, automatický audit trail.
Aké sú prípadové štúdie HR elektronického podpisu?
Všetky podpisy životného cyklu zamestnanca, od prísľubu zamestnania po dohodu o ukončení, môžu byť digitalizované s Certyneo. Tu je sedem najčastejších prípadov u našich HR klientov.
Pracovná zmluva (na dobu neurčitú, na dobu určitú)
Zmluvy na dobu neurčitú, na dobu určitú, učňovské alebo profesijné zmluvy: odošlite zmluvu podpísanú zamestnávateľom kandidátovi, ktorý ju podpíše za 2 minúty zo svojho telefónu. V súlade s článkom L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce.
Dodatok k zmluve
Zmena pozície, zvýšenie mzdy, prechod na skrátený úväzok, práca z domu: digitalizujte celý cyklus dodatkov s podpisom zamestnanca a zamestnávateľa v sérii.
Prísľub zamestnania
Právne zabezpečte prísľub zamestnania (jednostranný alebo synalagmatický) pred podpisom zmluvy. Pokročilý elektronický podpis (AES) umožňuje formálnu identifikáciu kandidáta.
Dohoda o ukončení pracovného pomeru
Pozvánka, zápisnica z rozhovoru a podrobná dohoda podpísané na diaľku, s audit trail s časovou pečiatkou. Formulár TéléRC sa naďalej podpisuje vlastnou rukou.
Kolektívna zmluva
Kolektívne zmluvy podpísané reprezentatívnymi odborovými organizáciami: odošlite, zbierajte podpisy paralelne alebo sériovo a archivujte 10 rokov.
NDA a dohoda o mlčanlivosti
Dohoda o nezverejňovaní informácií pre nových zamestnancov, stážistov, dodávateľov. Bezplatná šablóna dostupná v našej knižnici.
Dohoda o stáži
Trojstranná dohoda (podnik, inštitúcia, stážista): konfigurovateľné poradie podpisovania, automatické upomienky, DUE integrovaná na konci cyklu.
Prečo si vybrať Certyneo pre HR tímy?
Šesť konkrétnych dôvodov, prečo si HR oddelenia vyberajú Certyneo pre svoje elektronické podpisy.
Onboarding za 24 h
Medzi ponukou zamestnania a podpisom zmluvy rátajte s niekoľkými hodinami namiesto niekoľkých dní poštovej výmeny. Kandidát podpisuje zo svojho telefónu, bez tlačiarne.
Súlad so Zákonníkom práce
Elektronický podpis pracovnej zmluvy uznávajú články 1366 a 1367 francúzskeho Občianskeho zákonníka, ktoré priznávajú elektronickej písomnosti rovnakú dôkaznú silu ako papierovej. Naše pokročilé podpisy (AES) rešpektujú eIDAS a článok 1367 francúzskeho Občianskeho zákonníka (Code civil).
Archivácia 10 rokov v cene
Všetky HR zmluvy sú archivované 10 rokov s audit trail s časovou pečiatkou integrovaným do PDF. Doba zodpovedá povinnostiam uchovávania sociálnych dokumentov (DSN, AT/MP).
Workflow pre viacerých signatárov
Zamestnávateľ, HR, manažér, zamestnanec: nakonfigurujte poradie podpisovania v sérii alebo paralelne. Automatické pripomienky e-mailom v zvolenom intervale pre každé odoslanie (predvolene každých 3 dni).
Opakovane použiteľné šablóny
Vytvárajte šablóny zmlúv (na dobu neurčitú, na dobu určitú, stáž) s dynamickými poľami (meno, mzda, dátum) a generujte dokumenty hromadne z vášho HR exportu.
Starostlivá skúsenosť kandidáta
Cesta signatára v slovenčine, prístupná podľa WCAG AA, triezve e-maily bez invazívneho trackingu. Imidž zamestnávateľa je rešpektovaný.
Aké integrácie SIRH sú dostupné?
Certyneo sa pripája k vášmu SIRH dvoma spôsobmi. Lucca má natívny konektor, iba na čítanie: vaši zamestnanci sú navrhnutí ako signatári a ich údaje vopred vyplňujú vaše šablóny. Pre ostatné SIRH pokrývajú scenáre uvedené nižšie REST API, webhooki a konektory Zapier/Make. Natívny konektor pre váš SIRH? Kontaktujte nás, aby sme preskúmali partnerstvo.
Lucca, PayFit, Cegid
Časté francúzske SIRH na trhu pre malé a stredné podniky. Lucca má natívny konektor Certyneo, iba na čítanie: vaši zamestnanci sa zobrazujú v návrhoch signatárov a ich údaje vopred vyplňujú vaše šablóny. Pre PayFit, Cegid a ostatné prepojte Certyneo cez Zapier alebo Make (spúšťače "obálka podpísaná" a "dokument odoslaný") alebo cez naše REST API na vlastný potok.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH pre veľké klienty: integrácia cez Make alebo Zapier pre komplexné pracovné postupy onboardingu (viacnásobné podpisy, hierarchické schválenia). Na nativny konektor môže náš integračný tím preskúmať partnerstvo podľa vášho objemu.
Iné SIRH a HR nástroje
Nástroje HRIS, ATS a mzdy (BambooHR, HubSpot, Personio, atď.): použite naše webhooks v reálnom čase a konektory Zapier/Make, ktoré pokrývajú väčšinu aplikácií tretích strán. REST API zdokumentovaná na /docs.
Natívny konektor teraz existuje pre Lucca: objaviť integráciu Lucca. Ponúka vašich zamestnancov ako signatárov a vopred vyplňuje vaše šablóny, iba na čítanie.
Potrebujete integráciu na mieru? Kontaktujte náš tím — Certyneo API je verejne zdokumentované na našej dokumentácie API.
Ako dodržať Zákonník práce, eIDAS a RGPD?
Digitalizácia HR dokumentov je upravená niekoľkými zákonnými textami. Certyneo pokrýva celý právny rámec, francúzsky aj európsky.
Zákonník práce — článok L1221-1
Pracovná zmluva sa uzatvára vo forme, ktorú si strany zvolia. Elektronický podpis je teda plne prípustný, pokiaľ garantuje identifikáciu signatára a integritu dokumentu — čo pokročilý podpis (AES) zabezpečuje.
Občiansky zákonník — článok 1367
Všeobecné uznanie elektronického podpisu ako ekvivalentného ručnému podpisu, pokiaľ používa spoľahlivý identifikačný postup garantujúci jeho väzbu na úkon.
Nariadenie eIDAS (EÚ) č. 910/2014
HR podpisy Certyneo sú založené na pokročilej úrovni (AES): jedinečné prepojenie s podpisovateľom, identifikácia kódom OTP zaslaným cez SMS, zistenie akejkoľvek neskoršej zmeny dokumentu.
GDPR a sociálne uchovávanie
Doby uchovávania zosúladené so sociálnymi povinnosťami: 5 rokov (zmluva) alebo 10 rokov (DUE, AT/MP, personálne registre). Štandardné DPA dostupné pri registrácii, aktuálny register spracovateľských činností.
Sprievodca elektronickým podpisom·Sprievodca eIDAS·Bezpečnosť Certyneo·Bezplatné šablóny zmlúv·Sprievodca elektronickým podpisom pre ľudské zdroje·Certyneo vs. DocuSign·Dohoda o skončení pracovného pomeru: čo sa dá podpísať online·Podpísanie pracovnej zmluvy online·Podpísať CDI online·Podpísanie online pracovného vyhlásenia·Podpísanie výplatného listu online·Podpísanie mandátu ESV online·Podpísanie internetovej zmluvy o práci na diaľku·Masové odoslanie platného listu
Často kladené otázky HR tímov
Je elektronický podpis pracovnej zmluvy zákonný vo Francúzsku?
Áno, bez obmedzenia. Článok L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce ponecháva stranám voľnosť vo forme zmluvy. Článok 1366 Občianskeho zákonníka priznáva elektronickej písomnosti rovnakú dôkaznú silu ako papierovej a článok 1367 uznáva elektronický podpis, ktorý identifikuje svojho autora. Pokročilý podpis (AES) sa odporúča na zaručenie silnej identifikácie zamestnanca.
Akú úroveň podpisu zvoliť pre pracovnú zmluvu?
Pokročilý podpis (AES) je odporúčaným štandardom. Obsahuje identifikáciu signatára (OTP SMS + e-mail), jedinečnú väzbu s podpísaným dokumentom a detekciu akejkoľvek neskoršej úpravy. Jednoduchý podpis postačuje pre interné dokumenty bez zmluvného významu (služobná oznámenie, potvrdenie o prijatí).
Ako riadiť lehotu na odvolanie pri dohode o ukončení?
15-dňová kalendárna lehota na odstúpenie plynie odo dňa nasledujúceho po vlastnoručnom podpise formulára TéléRC. Certyneo opatrí časovou pečiatkou dokumenty podpísané online okolo tohto kroku (pozvánka, zápisnica z rozhovoru): preukážete tak, že rozhovor predchádzal podpisu. Žiadosť o schválenie sa po uplynutí lehoty odosiela cez TéléRC.
Dá sa integrovať Certyneo do nášho SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Áno. Lucca má natívny konektor Certyneo, iba na čítanie: vaši zamestnanci sú navrhnutí ako signatári a ich údaje vopred vyplňujú vaše šablóny; do Lucca sa nič nezapisuje. Pre PayFit, Workday, Cegid a ostatné zatiaľ neexistuje natívny konektor: Certyneo vystavuje kompletné REST API, webhook pre každú udalosť (obálka podpísaná, odmietnutá, vypršaná) a konektory Zapier a Make, ktoré pokrývajú viac ako 4000 aplikácií tretích strán, vrátane väčšiny SIRH na trhu. Natívny konektor pre váš SIRH? Kontaktujte náš integračný tím, aby sme preskúmali partnerstvo.
Ako dlho sa uchovávajú podpísané zmluvy?
Naše plány zahŕňajú archiváciu 10 rokov štandardne, čo zodpovedá najprísnejším dobám uchovávania v sociálnej oblasti (personálne registre, dokumenty AT/MP). Zmluvy zostávajú kedykoľvek stiahnuteľné z vašej nástenky s audit trail integrovaným v PDF.
Musia kandidáti vytvoriť účet Certyneo, aby mohli podpisovať?
Nie. Signatár dostane zabezpečený odkaz e-mailom a podpisuje priamo zo svojho prehliadača, bez inštalácie alebo vytvorenia účtu. Pri pokročilých podpisoch zadá OTP kód prijatý cez SMS na potvrdenie svojej identity.
Je elektronický podpis použiteľný pri pracovnom spore?
Áno. Dôkazná hodnota pokročilého podpisu je uznávaná francúzskou a európskou judikatúrou. V prípade sporu predložíte podpísané PDF spolu s audit trail (časová pečiatka, IP, hrubá geolokácia, OTP validácia), čo predstavuje pevný zväzok dôkazov pre pracovnoprávny tribunál.
Môžeme podpisovať viacero zmlúv hromadne z HR exportu?
Áno. Funkcia „šablóny“ vám umožňuje vytvoriť šablónu zmluvy s dynamickými poľami (meno, mzda, pozícia, dátum nástupu). Potom importujete CSV z vášho HR systému a Certyneo vygeneruje a odošle všetky obálky hromadne za niekoľko sekúnd.