Entreprise
Elektronický podpis pre HR: sprievodca
Zmluvy, dodatky, pracovné prísľuby, firemné dohody: ako HR industrializuje elektronické podpisy.
7 min
Ľudské zdroje
Elektronický podpis pre HR a personálne oddelenia
Dematerializujte pracovné zmluvy, dodatky, písomnosti o ponuke zamestnania, dohody o skončení zamestnania a dohody o firme. Certyneo je kompatibilný s vašim SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) cez Zapier, Make alebo webhooks a garantuje súlad s článkom L1221-1 Zákonníka práce, nariadením eIDAS a RGPD. Archivovanie 10 rokov vrátane, automatická audit trail.
Aké sú prípadové štúdie HR elektronického podpisu?
Všetky podpisy životného cyklu zamestnanca, od prísľubu zamestnania po dohodu o ukončení, môžu byť digitalizované s Certyneo. Tu je sedem najčastejších prípadov u našich HR klientov.
Pracovná zmluva (na dobu neurčitú, na dobu určitú)
Zmluvy na dobu neurčitú, na dobu určitú, učňovské alebo profesijné zmluvy: odošlite zmluvu podpísanú zamestnávateľom kandidátovi, ktorý ju podpíše za 2 minúty zo svojho telefónu. V súlade s článkom L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce.
Dodatok k zmluve
Zmena pozície, zvýšenie mzdy, prechod na skrátený úväzok, práca z domu: digitalizujte celý cyklus dodatkov s podpisom zamestnanca a zamestnávateľa v sérii.
Prísľub zamestnania
Právne zabezpečte prísľub zamestnania (jednostranný alebo synalagmatický) pred podpisom zmluvy. Pokročilý elektronický podpis (AES) umožňuje formálnu identifikáciu kandidáta.
Dohoda o ukončení pracovného pomeru
Dohoda o ukončení podpísaná na diaľku oboma stranami, s dodržanou 15-dňovou lehotou na odvolanie a automatickým audit trail pre podanie na Dreets.
Kolektívna zmluva
Kolektívne zmluvy podpísané reprezentatívnymi odborovými organizáciami: odošlite, zbierajte podpisy paralelne alebo sériovo a archivujte 10 rokov.
NDA a dohoda o mlčanlivosti
Dohoda o nezverejňovaní informácií pre nových zamestnancov, stážistov, dodávateľov. Bezplatná šablóna dostupná v našej knižnici.
Dohoda o stáži
Trojstranná dohoda (podnik, inštitúcia, stážista): konfigurovateľné poradie podpisovania, automatické upomienky, DUE integrovaná na konci cyklu.
Prečo si vybrať Certyneo pre HR tímy?
Šesť konkrétnych dôvodov, prečo si HR oddelenia vyberajú Certyneo pre svoje elektronické podpisy.
Onboarding za 24 h
Medzi ponukou zamestnania a podpisom zmluvy rátajte s niekoľkými hodinami namiesto niekoľkých dní poštovej výmeny. Kandidát podpisuje zo svojho telefónu, bez tlačiarne.
Súlad so Zákonníkom práce
Elektronický podpis pracovnej zmluvy je uznávaný od rozsudku francúzskeho Kasačného súdu zo 7. októbra 2015. Naše pokročilé podpisy (AES) rešpektujú eIDAS a článok 1367 francúzskeho Občianskeho zákonníka (Code civil).
Archivácia 10 rokov v cene
Všetky HR zmluvy sú archivované 10 rokov s audit trail s časovou pečiatkou integrovaným do PDF. Doba zodpovedá povinnostiam uchovávania sociálnych dokumentov (DSN, AT/MP).
Workflow pre viacerých signatárov
Zamestnávateľ, HR, manažér, zamestnanec: nakonfigurujte poradie podpisovania sériovo alebo paralelne. Automatické upomienky v D+1, D+3, D+7 nastaviteľné pre každé odoslanie.
Opakovane použiteľné šablóny
Vytvárajte šablóny zmlúv (na dobu neurčitú, na dobu určitú, stáž) s dynamickými poľami (meno, mzda, dátum) a generujte dokumenty hromadne z vášho HR exportu.
Starostlivá skúsenosť kandidáta
Cesta signatára v slovenčine, prístupná podľa WCAG AA, triezve e-maily bez invazívneho trackingu. Imidž zamestnávateľa je rešpektovaný.
Aké integrácie SIRH sú dostupné?
Certyneo sa pripája k vášmu SIRH cez REST API, webhooks a konektory Zapier/Make. Žiadny nativny konektor nie je ešte sertifikovaný — všetky scenáre nižšie fungujú cez Zapier, Make alebo naše webhooks. Nativny konektor na vašom SIRH? Kontaktujte nás na preskúmanie partnerstva.
Lucca, PayFit, Cegid
Bežné francuske SIRH na trhu pre malé a stredné podniky: pripojte Certyneo k vášmu SIRH cez Zapier alebo Make (spúšťače "obálka podpísaná" a "dokument odoslaný"), alebo cez naše REST API na vlastný pipeline. Žiadny nativny konektor nie je zatiaľ publikovaný.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH pre veľké klienty: integrácia cez Make alebo Zapier pre komplexné pracovné postupy onboardingu (viacnásobné podpisy, hierarchické schválenia). Na nativny konektor môže náš integračný tím preskúmať partnerstvo podľa vášho objemu.
Iné SIRH a HR nástroje
Nástroje HRIS, ATS a mzdy (BambooHR, HubSpot, Personio, atď.): použite naše webhooks v reálnom čase a konektory Zapier/Make, ktoré pokrývajú väčšinu aplikácií tretích strán. REST API zdokumentovaná na /docs.
Potrebujete integráciu na mieru? Kontaktujte náš tím — Certyneo API je verejne zdokumentované na našej dokumentácie API.
Ako dodržať Zákonník práce, eIDAS a RGPD?
Digitalizácia HR dokumentov je upravená niekoľkými zákonnými textami. Certyneo pokrýva celý právny rámec, francúzsky aj európsky.
Zákonník práce — článok L1221-1
Pracovná zmluva sa uzatvára vo forme, ktorú si strany zvolia. Elektronický podpis je teda plne prípustný, pokiaľ garantuje identifikáciu signatára a integritu dokumentu — čo pokročilý podpis (AES) zabezpečuje.
Občiansky zákonník — článok 1367
Všeobecné uznanie elektronického podpisu ako ekvivalentného ručnému podpisu, pokiaľ používa spoľahlivý identifikačný postup garantujúci jeho väzbu na úkon.
Nariadenie eIDAS (EÚ) č. 910/2014
HR podpisy Certyneo sa opierajú o pokročilú úroveň (AES): jedinečná väzba so signatárom, identifikácia dvojkanálovým OTP (e-mail + SMS), detekcia akejkoľvek neskoršej úpravy dokumentu.
GDPR a sociálne uchovávanie
Doby uchovávania zosúladené so sociálnymi povinnosťami: 5 rokov (zmluva) alebo 10 rokov (DUE, AT/MP, personálne registre). Štandardné DPA dostupné pri registrácii, aktuálny register spracovateľských činností.
Sprievodca elektronickým podpisom·Sprievodca eIDAS·Bezpečnosť Certyneo·Bezplatné šablóny zmlúv·Sprievodca elektronickým podpisom pre ľudské zdroje·Certyneo vs. DocuSign·Podpísať zmluvné ukončenie online·Podpísanie pracovnej zmluvy online·Podpísať CDI online·Podpísanie online pracovného vyhlásenia·Podpísanie výplatného listu online·Podpísanie mandátu ESV online·Podpísanie internetovej zmluvy o práci na diaľku·Masové odoslanie platného listu
Často kladené otázky HR tímov
Je elektronický podpis pracovnej zmluvy zákonný vo Francúzsku?
Áno, bez obmedzenia. Článok L1221-1 francúzskeho Zákonníka práce ponecháva stranám voľnosť vo forme zmluvy. Kasačný súd potvrdil platnosť elektronického podpisu pre pracovné zmluvy (Cass. soc., 7. október 2015). Pokročilý podpis (AES) sa odporúča na zaručenie silnej identifikácie zamestnanca.
Akú úroveň podpisu zvoliť pre pracovnú zmluvu?
Pokročilý podpis (AES) je odporúčaným štandardom. Obsahuje identifikáciu signatára (OTP SMS + e-mail), jedinečnú väzbu s podpísaným dokumentom a detekciu akejkoľvek neskoršej úpravy. Jednoduchý podpis postačuje pre interné dokumenty bez zmluvného významu (služobná oznámenie, potvrdenie o prijatí).
Ako riadiť lehotu na odvolanie pri dohode o ukončení?
Certyneo presne opatruje časovou pečiatkou dátum podpisu dohody oboma stranami. 15-dňová kalendárna lehota na odvolanie plynie od tohto dátumu a môžete exportovať dôkaz s časovou pečiatkou pre podanie na Dreets. Nie je potrebná žiadna manuálna manipulácia.
Dá sa integrovať Certyneo do nášho SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Áno, cez Zapier, Make alebo naše webhooks — zatiaľ neexistuje žiadny publikovaný nativny konektor Certyneo na týchto SIRH. Certyneo poskytuje kompletné REST API, webhook na každú udalosť (obálka podpísaná, odmietnutá, vypršaná) a konektory Zapier a Make, ktoré pokrývajú viac ako 4000 aplikácií tretích strán, z toho väčšinu SIRH na trhu. Nativny konektor na vašom SIRH? Kontaktujte náš integračný tím na preskúmanie partnerstva.
Ako dlho sa uchovávajú podpísané zmluvy?
Naše plány zahŕňajú archiváciu 10 rokov štandardne, čo zodpovedá najprísnejším dobám uchovávania v sociálnej oblasti (personálne registre, dokumenty AT/MP). Zmluvy zostávajú kedykoľvek stiahnuteľné z vašej nástenky s audit trail integrovaným v PDF.
Musia kandidáti vytvoriť účet Certyneo, aby mohli podpisovať?
Nie. Signatár dostane zabezpečený odkaz e-mailom a podpisuje priamo zo svojho prehliadača, bez inštalácie alebo vytvorenia účtu. Pri pokročilých podpisoch zadá OTP kód prijatý cez SMS na potvrdenie svojej identity.
Je elektronický podpis použiteľný pri pracovnom spore?
Áno. Dôkazná hodnota pokročilého podpisu je uznávaná francúzskou a európskou judikatúrou. V prípade sporu predložíte podpísané PDF spolu s audit trail (časová pečiatka, IP, hrubá geolokácia, OTP validácia), čo predstavuje pevný zväzok dôkazov pre pracovnoprávny tribunál.
Môžeme podpisovať viacero zmlúv hromadne z HR exportu?
Áno. Funkcia „šablóny“ vám umožňuje vytvoriť šablónu zmluvy s dynamickými poľami (meno, mzda, pozícia, dátum nástupu). Potom importujete CSV z vášho HR systému a Certyneo vygeneruje a odošle všetky obálky hromadne za niekoľko sekúnd.