Converter Excel em PDF online, grátis e sem carregar nada

Converter Excel em PDF online, passo a passo

Converter um ficheiro Excel em PDF serve para enviar uma tabela que ninguém poderá alterar por engano e que toda a gente poderá abrir, com ou sem folha de cálculo. Com o Certyneo Reader, o livro é lido e paginado no seu navegador, no seu dispositivo: nunca é enviado para um servidor. Eis o processo completo, do livro ao PDF pronto a enviar.

1. Abra o livro no Excel e guarde-o. Este passo conta mais do que parece: a conversão imprime os valores que o Excel guardou para cada fórmula, não os recalcula.
2. Verifique o que deve aparecer: oculte as folhas, as linhas ou as colunas de trabalho, e defina uma área de impressão se só quiser enviar uma parte de uma folha.
3. Largue o ficheiro .xlsx ou .xlsm no leitor no topo desta página, arrastando-o ou escolhendo-o nas suas pastas, até 150 MB.
4. O PDF abre-se no leitor. Percorra-o: cada folha começa pelo seu nome, o cabeçalho da página recorda a folha e o rodapé indica a numeração das páginas.
5. Guarde o PDF, ou retoque-o primeiro: retirar uma página inútil, adicionar uma marca de água, proteger o ficheiro com palavra-passe.

Se o resultado não lhe agradar, corrija o livro no Excel, guarde-o e volte a convertê-lo: a operação demora apenas alguns instantes, e não há limite para o número de conversões.

Porquê transformar uma tabela Excel em PDF

Um livro Excel é uma ferramenta de trabalho: as suas fórmulas, separadores e colunas de cálculo intermédio muitas vezes só lhe dizem respeito a si. O PDF é a sua versão publicável.

• Fixar os números: um orçamento, uma proposta com valores ou uma nota de despesas enviados em PDF já não podem ser alterados por uma introdução infeliz.
• Mostrar apenas o resultado: as folhas e colunas ocultas não são impressas, os seus cálculos intermédios ficam consigo.
• Ser lido em qualquer lado: o destinatário não precisa nem do Excel nem de uma folha de cálculo, basta um telemóvel para abrir o ficheiro.
• Anexar uma tabela a um processo: muitos portais, concursos e candidaturas a financiamento só aceitam PDF.
• Arquivar um estado numa determinada data: um inventário, um painel mensal ou uma lista de presenças, tal como estavam no momento do envio.

Para o caminho inverso, ou seja, recuperar numa folha de cálculo os números de um extrato ou de uma fatura recebidos em PDF, o nosso guia explica como converter um PDF em Excel com valores utilizáveis.

O que a conversão de Excel em PDF mantém

A ferramenta não faz uma captura de ecrã da folha: lê cada célula, o seu conteúdo e a sua formatação, e depois compõe páginas legíveis. Eis o que encontra no PDF, e o que não aparece.

O texto do PDF é texto verdadeiro: pode ser pesquisado, selecionado e copiado. Um destinatário pode, por isso, encontrar um nome ou um valor numa tabela longa com a pesquisa do seu leitor de PDF.

Como uma tabela Excel grande é dividida em páginas

A principal dificuldade quando se converte uma tabela Excel em PDF é a largura. No ecrã, uma folha não tem limite; numa página A4, tem. A ferramenta aplica regras pensadas para que cada número continue legível.

• Formato A4, na vertical para uma tabela estreita, na horizontal automaticamente assim que a tabela é larga.
• Tamanho do texto adaptado à largura da tabela, para fazer caber as colunas sem sacrificar a leitura.
• Acima de 25 colunas, a folha é dividida em blocos de colunas sucessivos, impressos uns a seguir aos outros, em vez de ser reduzida a um tamanho ilegível.
• Linha de cabeçalho repetida no topo de cada página: é a primeira linha se estiver a negrito, ou a linha de rótulos colocada por cima de números.
• Uma linha da tabela nunca é cortada entre duas páginas: uma linha com várias linhas de texto passa inteira para a página seguinte.
• Cada folha começa pelo seu nome; o cabeçalho da página recorda a folha e o rodapé dá a numeração no formato página / páginas.

O que fazer se a sua tabela tiver mais de 25 colunas

A divisão em blocos mantém tudo, mas obriga o leitor a passar de uma página para a outra para seguir uma linha. Se quiser evitar isso, reduza o número de colunas enviadas: oculte as colunas de cálculo intermédio, ou defina uma área de impressão limitada às colunas úteis. Para uma tabela muito grande destinada a ser retrabalhada, pondere também enviar o próprio livro além do PDF.

Para que a linha de cabeçalho seja bem reconhecida e repetida, coloque os rótulos das colunas a negrito na primeira linha. É um hábito simples que torna o PDF muito mais fácil de ler a partir da segunda página.

Datas, números e fórmulas: o que saber antes de converter um xlsx em PDF

As fórmulas não são recalculadas

Um ficheiro Excel conserva, para cada fórmula, o último valor calculado no momento em que foi guardado. A conversão imprime esse valor, exatamente como faria uma impressão. Se alterou um dado sem guardar depois, o PDF mostra o resultado anterior, o do último momento em que guardou. A solução é sempre a mesma: abrir o livro no Excel, deixar o cálculo acontecer, guardar e depois converter.

Os formatos seguem o idioma do leitor

As datas, percentagens, casas decimais e separadores de milhares são escritos no idioma da interface do leitor, como faria o Excel instalado nesse idioma: vírgula decimal e espaço entre os milhares em português, ordem dia, mês, ano, e VERDADEIRO em vez de TRUE para um valor lógico. Se converter uma tabela destinada a um leitor anglófono, mude o leitor para inglês antes da conversão.

E um ficheiro CSV?

Um ficheiro .csv não tem nem formatação nem folhas: é texto separado por vírgulas ou pontos e vírgulas. É convertido como texto de largura fixa, cujas colunas ficam alinhadas. Para obter uma verdadeira tabela, com cabeçalho repetido e formatos de números, abra-o no Excel e guarde-o como .xlsx antes da conversão.

Limites da conversão de Excel em PDF, e como contorná-los

A ferramenta imprime células. Tudo o que não é uma célula, ou que depende de um cálculo de apresentação próprio do Excel, não é mantido. Mais vale sabê-lo antes de enviar o documento.

• Gráficos e imagens colocados na folha: ausentes do PDF. No Excel, guarde o gráfico como imagem e depois adicione essa imagem ao PDF após a conversão, como explicado abaixo.
• Formatação condicional: as cores calculadas em função do valor, como um montante negativo a vermelho, não aparecem. Se a informação for importante, acrescente uma coluna explícita ou uma cor de tipo de letra fixa.
• Limites finos: não mantidos. O preenchimento sólido de uma linha em cada duas é uma boa alternativa para guiar o olhar.
• Comentários e notas de célula: não mantidos. Copie as observações úteis para uma coluna dedicada.
• Formato .xls antigo: recusado. Abra-o no Excel ou noutra folha de cálculo e guarde-o como .xlsx.

Para voltar a incluir um gráfico, converta o livro e depois utilize a ferramenta para inserir uma página num PDF: aceita diretamente uma imagem PNG ou JPG, colocada antes da primeira página, depois da página que escolher ou no fim. Se preferir preparar a imagem à parte, também pode transformar uma imagem JPG ou PNG em PDF e depois juntá-la ao resto.

Se o documento tiver de reproduzir exatamente a apresentação do Excel, incluindo gráficos e formatação condicional, exporte-o a partir do próprio Excel, através de Ficheiro, Guardar Como e depois o tipo PDF.

Que método escolher para converter um ficheiro Excel em PDF

Vários caminhos levam ao mesmo resultado. Diferem no local onde o livro é processado, no que é mantido e no programa necessário.

A diferença mais sensível está na paginação. A partir do Excel, uma tabela larga fica muitas vezes cortada em várias páginas se não se tiver ajustado a orientação e os títulos a imprimir. Aqui, a orientação horizontal e a repetição do cabeçalho são automáticas.

A segunda está na confidencialidade: uma lista de salários, um balanço ou um ficheiro de clientes convertido no seu navegador não passa por nenhum servidor, o que elimina o risco de fuga num prestador de serviços.

Depois da conversão: aligeirar, marcar, proteger, assinar

O PDF abre-se no leitor de PDF online gratuito, onde as ferramentas se encadeiam no mesmo documento. Um encadeamento típico para uma tabela financeira é o seguinte.

1. Retire as páginas que não devem seguir, por exemplo uma folha de pressupostos: elimine as páginas inúteis do PDF escrevendo os respetivos números.
2. Marque o documento: adicione uma marca de água «CONFIDENCIAL» em cada página para uma tabela interna ou um orçamento previsional.
3. Anexe-o a um processo maior: junte vários PDF num único ficheiro, por exemplo a tabela com os números, o relatório e os anexos.
4. Proteja-o: bloqueie o PDF com uma palavra-passe antes de o enviar por e-mail.
5. Obtenha a validação: para um orçamento ou um mapa aprovado, envie o PDF para assinatura eletrónica.

Enquanto não tiver guardado, cada passo pode ser anulado com o botão Anular.

Perguntas complementares sobre converter Excel em PDF

Como converter uma única folha de um livro em PDF?

Oculte as outras folhas no Excel, guarde e depois converta: as folhas ocultas são excluídas. Também pode converter o livro inteiro e retirar depois as páginas das folhas inúteis.

É possível converter um ficheiro Excel em PDF a partir de um telemóvel?

Sim. A ferramenta funciona nos navegadores recentes em Android, iPhone e iPad. Escolha o ficheiro .xlsx nos seus ficheiros ou num anexo guardado e depois guarde o PDF produzido. Para corrigir uma fórmula, no entanto, é preciso voltar a uma folha de cálculo.

Um livro grande com vários milhares de linhas funciona?

Sim. As folhas grandes são processadas de forma eficiente, dentro do limite de 150 MB por ficheiro. O PDF terá simplesmente tantas páginas quantas forem necessárias, com o cabeçalho repetido em cada uma.

Como juntar uma tabela Excel a um relatório Word num mesmo PDF?

Comece por converter o documento Word em PDF e depois insira o livro no ponto pretendido com a ferramenta de inserção de páginas, que também aceita um ficheiro .xlsx. Obtém um único PDF, pronto a ser numerado e enviado.