Anotar um PDF online: destacar, comentar, desenhar

Anotar um PDF online gratuitamente: a resposta curta

Para anotar um PDF online sem instalar nada, abra o arquivo no leitor acima, escolha a ferramenta Anotar, em seguida selecione uma passagem para destacar ou desenhe diretamente na página. Quando suas anotações estiverem no lugar, clique em Aplicar, releia o documento e salve o PDF anotado. A operação é gratuita, não requer nenhuma conta e ocorre inteiramente no seu navegador: o arquivo não é enviado para nenhum servidor.

Este guia detalha o que exatamente a anotação de um PDF abrange, as oito ferramentas disponíveis e o uso correto de cada uma, os casos problemáticos (documento digitalizado, arquivo protegido, leitura em tablet) e o que fazer com o documento após anotado. Se você está procurando um gesto específico, os guias dedicados vão além: destacar um PDF online, adicionar um comentário em um PDF, revisar e corrigir um PDF em conjunto ou anotar um PDF no iPad ou tablet.

Anotar um PDF: do que exatamente se fala?

Um PDF é concebido para ser imutável: sua diagramação é a mesma em todas as telas e em todas as impressoras. Anotar este documento não consiste, portanto, em reescrevê-lo, mas em colocar por cima uma camada de observações visuais: um destaque, um traço, uma nota, um carimbo. O texto original permanece intacto por baixo.

A norma PDF (ISO 32000) prevê para isso objetos dedicados, chamados anotações. Cada uma tem um tipo (destaque, sublinhado, texto tachado, desenho, quadrado, caixa de texto, nota, carimbo), uma posição na página, uma cor e, se necessário, um conteúdo textual. É este formato padrão que o Certyneo Reader escreve em seu arquivo.

Consequência prática: suas anotações não são uma imagem colada na página. Adobe Acrobat, Visualização no Mac, os leitores integrados aos navegadores e a maioria das aplicações PDF as reconhecem como anotações reais. Seu destinatário pode exibi-las, listá-las, responder a elas em seu próprio software ou deletá-las uma a uma.

As ferramentas de anotação e quando usar cada uma

A ferramenta Anotar agrupa oito gestos. Os três primeiros atuam em uma seleção de texto; os cinco seguintes se posicionam livremente na página. Todos oferecem cinco cores: amarelo, verde, azul, vermelho e preto.

Destacar, sublinhar, riscar

Selecione uma passagem como você faria em uma página da web: o destaque, o sublinhado ou o texto tachado segue exatamente as linhas escolhidas, mesmo em várias linhas. O destaque serve para identificar o essencial, o sublinhado para sinalizar um ponto a verificar, o texto tachado para propor uma exclusão. Estas três ferramentas precisam de um texto selecionável: nosso guia para destacar um texto em um PDF explica o que fazer quando a seleção não funciona.

Desenhar à mão livre

O desenho traça livremente com o mouse, o dedo ou a caneta: circundar um número, conectar dois parágrafos, adicionar uma seta ou uma chave. É a ferramenta mais expressiva, mas também a menos precisa: reserve-a para indicações visuais e mantenha as observações escritas para as ferramentas de texto.

Enquadrar uma zona

O quadro desenha um retângulo ao redor de uma tabela, uma assinatura, um logo ou qualquer elemento que não seja texto selecionável. Atrai a atenção sem ocultar nada.

Caixa de texto e comentário fixado

A caixa de texto escreve sua observação diretamente na página, visível para todos e impressa com ela. O comentário fixado, por sua vez, coloca um pequeno ícone: seu conteúdo é exibido quando o leitor clica nele ou abre o painel de comentários de seu software. O primeiro é adequado para instruções curtas que devem saltar aos olhos, o segundo para explicações mais longas que não devem sobrecarregar a página. Para escolher entre os dois e redigir observações úteis, leia nosso guia para comentar um PDF.

Carimbo de imagem

O carimbo coloca uma imagem PNG ou JPG na página: logo, carimbo da empresa, menção "Visto" ou "Pago" preparada com antecedência. Uma assinatura digitalizada assim aposta permanece uma simples imagem, sem valor de prova: para vincular alguém, é necessária uma assinatura eletrônica.

Anotar um PDF sem Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader, em sua versão gratuita, permite destacar e comentar, mas é necessário instalá-lo e as funções mais avançadas são reservadas para a assinatura. Existem várias alternativas, cada uma com suas limitações.

• Os leitores PDF integrados aos navegadores recentes (Microsoft Edge, Firefox) oferecem algumas ferramentas de destaque, desenho ou texto, cuja lista varia de um navegador e de uma versão para outra.
• Visualização, no Mac, e a ferramenta de anotação do app Ficheiros, no iPhone e iPad, são completas, mas exclusivas do ecossistema Apple.
• Muitos sites de anotação online começam enviando seu arquivo para seus servidores, às vezes com um limite de páginas ou de arquivos por dia, e exigem uma conta para salvar o resultado.
• Certyneo Reader funciona em qualquer navegador recente, em computador ou em dispositivo móvel, sem conta nem limite, e processa o ficheiro localmente.

Qualquer que seja a ferramenta escolhida, verifique um ponto antes de se comprometer: as anotações devem estar escritas no formato PDF padrão. Algumas ferramentas achatam tudo em imagem no momento da gravação; o seu destinatário não pode então nem seleccionar o texto, nem retirar uma observação.

Anotar um PDF digitalizado: a etapa OCR

Um documento digitalizado ou fotografado é, para o leitor PDF, apenas uma imagem: não contém nenhum texto. Pode desenhar nele, colocar um enquadramento, uma zona de texto, um comentário ou um carimbo, mas é impossível seleccionar uma frase para a realçar ou riscar.

A solução consiste em tornar a digitalização pesquisável por OCR antes de a anotar. O reconhecimento de caracteres adiciona por baixo da imagem uma camada de texto invisível, alinhada com as palavras. Depois desta etapa, a selecção funciona e as ferramentas de realce seguem as linhas do documento. A pesquisa de uma palavra no PDF torna-se possível ao mesmo tempo.

Dica: se um PDF parece conter texto mas a selecção salta de um bloco para outro, é frequentemente um documento apresentado em colunas. Seleccione coluna por coluna, começando pelo início da frase.

Anotar, modificar, censurar: três gestos diferentes

Estas três operações são frequentemente confundidas, embora não tenham nem o mesmo efeito nem os mesmos riscos.

• Anotar adiciona observações por cima do conteúdo, sem o alterar. O texto original permanece legível e copiável, e cada anotação pode ser retirada.
• Modificar altera o próprio conteúdo: corrigir uma data, um erro ou um montante directamente na linha. Este é o papel da ferramenta para modificar o texto de um PDF, que reescreve a linha numa letra com as mesmas dimensões.
• Censurar remove permanentemente uma informação: o texto oculto é retirado do ficheiro, não apenas coberto. Para um número de segurança social, um IBAN ou um nome a anonimizar, utilize a ferramenta para censurar um PDF.

A armadilha clássica consiste em desenhar um rectângulo negro sobre uma informação sensível pensando tê-la apagado. Um enquadramento ou um desenho permanece uma anotação: o texto por baixo ainda existe, e qualquer pessoa pode copiá-lo ou retirar a anotação. Para ocultar uma informação, censure-a; para a assinalar, anote-a.

Rever um documento em grupo

A anotação é a linguagem comum da revisão: um relatório, uma memória descritiva, uma maqueta ou um contrato circulam em PDF, cada um adiciona as suas observações, e o autor retoma-as no documento fonte. Para que este circuito funcione, estabeleça convenções antes de começar: uma cor por revisor, o texto riscado para as supressões, o sublinhado para os pontos a verificar, a zona de texto para as substituições propostas.

Quando vários revisores trabalham cada um na sua cópia, torna-se difícil saber o que mudou de uma versão para a outra. A ferramenta para comparar duas versões de um PDF realça as linhas adicionadas e removidas. O nosso método completo para rever e corrigir um PDF em grupo detalha as convenções, o circuito de revisão e o caso particular do contrato antes da assinatura.

Anotar um PDF em iPad, tablet ou telemóvel

A ferramenta funciona no navegador do seu tablet ou telemóvel, sem aplicação a instalar. Num ecrã tactil, o desenho segue o dedo ou a caneta, e a selecção de texto faz-se por uma pressão prolongada, como em qualquer página web.

Num ecrã grande, o modo paisagem e o zoom tornam a selecção mais precisa. O ficheiro anotado grava-se na pasta de transferências do dispositivo. O nosso guia para anotar um PDF em iPad ou num tablet Android dá o procedimento passo a passo e as configurações úteis para escrever com caneta.

Confidencialidade: porque é que a anotação se faz no seu dispositivo

Os documentos que se anotam raramente são triviais: contratos, recibos de salário, dossiês médicos, cópias de exame, documentos de um dossiê jurídico. Confiá-los a um serviço online que os armazena, mesmo temporariamente, coloca uma verdadeira questão de confidencialidade, e às vezes de conformidade com a RGPD.

Certyneo Reader lê e modifica o PDF diretamente no seu navegador. O ficheiro nunca é carregado: Certyneo não o recebe, não o conserva e não consegue consultá-lo. Fechar o separador apaga o documento da memória. É também o que permite anotar ficheiros de grande dimensão, até 150 Mo, sem tempo de envio.

Um PDF protegido por uma palavra-passe abre-se introduzindo essa palavra-passe, verificada apenas no seu dispositivo. Se o documento anotado tiver de voltar encriptado, utilize a ferramenta para proteger um PDF por palavra-passe antes de o enviar.

Aplicar, corrigir, guardar: o funcionamento passo a passo

Enquanto não clicar em Aplicar, as suas anotações permanecem pendentes: aparecem na página mas ainda não foram escritas no ficheiro. O contador da barra de ferramentas indica o número delas.

1. Para remover uma anotação pendente, escolha a ferramenta Remover e depois clique nela. O botão Abandonar tudo apaga de uma vez todas as anotações pendentes.
2. Clique em Aplicar: todas as anotações são escritas numa única operação no PDF, e a página é recarregada.
3. Se o resultado não for satisfatório, o comando Anular a última modificação volta ao estado anterior, desde que o ficheiro ainda não tenha sido guardado.
4. Clique em Guardar para descarregar o PDF anotado. Enquanto não o fizer, o leitor avisá-lo-á antes de sair da página.

As suas anotações juntam-se às que o documento já continha, sem as apagar. Se deseja remover uma anotação já guardada, abra o ficheiro num leitor que liste os comentários, como Adobe Acrobat Reader ou Pré-visualização: cada anotação padrão pode ser selecionada e removida aí.

Após a anotação: partilhar, comparar, fazer assinar

Um PDF anotado é raramente um fim em si. Consoante o caso, o passo seguinte consiste em devolvê-lo ao seu autor para integração das observações, compactá-lo para o enviar por e-mail, ou relê-lo uma última vez no leitor PDF em linha antes da distribuição.

Quando o documento é um contrato, um orçamento ou uma encomenda, o último passo é frequentemente a assinatura. Após a integração das observações e a aprovação da versão final, pode assinar um PDF em linha com uma assinatura eletrónica: os seus signatários assinam a partir do seu telemóvel, e o documento assinado é selado, o que evita qualquer modificação posterior sem que tal seja visível.

Boas práticas para anotações legíveis

• Uma ideia por anotação: um comentário que mistura três observações é raramente tratado na totalidade.
• Um código de cores anunciado desde o início, por exemplo o amarelo para a informação chave, o vermelho para um erro, o verde para uma validação.
• Observações que propõem uma solução em vez de um simples constatação: «substituir 30 dias por 45 dias» em vez de «prazo a rever».
• O destaque com parcimónia: um parágrafo completamente destacado não sinaliza nada.
• Um nome de ficheiro explícito ao guardar, com a data e as suas iniciais, para que cada um saiba qual a versão que tem entre as mãos.
• Uma última leitura do PDF anotado antes de o enviar, em particular para verificar que nenhuma observação interna se destina a permanecer na cópia do cliente.