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Assinatura eletrônica para RH: o guia
Contratos, aditivos, promessas de emprego, acordos de empresa: como o RH está industrializando as assinaturas eletrônicas.
7 min
Recursos Humanos
Assinatura eletrónica para departamentos de RR. HH. e pessoal
Desmaterialize contratos de trabalho, aditivos, promessas de contratação, rescisões convencionais e acordos empresariais. Certyneo é compatível com seu SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make ou webhooks e garante conformidade com o artigo L1221-1 do Código do Trabalho, com o regulamento eIDAS e com a LGPD. Arquivo 10 anos incluído, trilha de auditoria automática.
Quais são os casos de uso de RH da assinatura eletrónica?
Todas as assinaturas do ciclo de vida do funcionário, a partir da oferta de emprego inicial até o acordo de rescisão mútua, podem digitalizar-se com Certyneo. Estes são os sete casos mais habituales entre nossos clientes de RR. HH.
Contrato de trabalho (CDI, CDD)
Contratos sem termo, contratos temporários, contratos de aprendizagem ou de profesionalización: envie o contrato assinado pelo empregador ao candidato, que firmará em dois minutos a partir do seu telefone. Conforme ao artigo L1221-1 do Código do Trabalho francês.
Anexo ao contrato
Cambio de cargo, aumento salarial, passo a jornada parcial, teletrabajo: digitalize todo o ciclo de anexos com assinaturas em serie do funcionário e do empregador.
Oferta de emprego
Dé segurança jurídica à oferta de emprego (unilateral ou bilateral) antes de assinar o contrato. A assinatura eletrónica avançada (AES) permite identificar formalmente ao candidato.
Acordo de rescisão mútua
Acordo de rescisão assinado à distância por ambas partes, com o prazo de retratação de 15 dias respetado e rastreio de auditoria automático pronto para o seu apresentação ante a Dreets.
Convénio colectivo
Acordos colectivos assinados pelas organizações sindicais representativas: envie-os, recolha as assinaturas em paralelo ou em serie e arquive-os durante dez anos.
Acordos de confidencialidade (NDA)
Acordos de confidencialidade para nuevas incorporaciones, pessoas em práticas ou proveedores externos. Dispone de uma modelo gratuita em nossa biblioteca.
Convénio de práticas
Convénio tripartito (empresa, centro educativo, pessoa em práticas): orden de assinatura configurável, recordatorios automáticos e declaração previa de contratação ao final do ciclo.
Por que escolher Certyneo para as equipas de RH?
Seis razones concretas pelas que os departamentos de RR. HH. eligen Certyneo para os seus assinaturas eletrónicas.
Onboarding em 24 horas
Entre a oferta de emprego e o contrato assinado, conte com umas horas em lugar de vários dias de e-mails postales. O candidato assinatura a partir do seu telefone, sem necesidad de impressora.
Conformidade do Código do Trabalho
A assinatura eletrónica de um contrato de trabalho está reconhecida a partir da decisão do Tribunal de Cassação francês do 7 de outubro de 2015. Nossas assinaturas avançadas (AES) cumprem eIDAS e com o artigo 1367 do Código Civil francês.
Ficheiro de dez anos incluído
Todos os contratos de RR. HH. se archivan durante dez anos com um rastreio de auditoria com selo temporal incorporado ao PDF. Este prazo se ajusta às obrigações de conservação da documentação social (DSN, acidentes laborais).
Fluxos com múltiplos signatários
Empregador, RR. HH., responsável, funcionário: configure o orden de assinatura em serie ou em paralelo. Recordatorios automáticos em D+1, D+3 e D+7, configuráveleis por envio.
Modelos reutilizáveis
Crie os seus modelos de contratos (sem termo, temporário, práticas) com campos dinâmicos (nome, salário, data) e genere os documentos em masa a partir da exportação do seu sistema de RR. HH.
Experiencia cuidada para o candidato
Percurso do signatário disponível em vários idiomas, acessível com nos termos de WCAG AA, e-mails sobrios sem rastreio invasivo. O seu marca empregadora queda preservada.
Quais integrações SIRH estão disponíveis?
Certyneo conecta-se ao seu SIRH via API REST, webhooks e conectores Zapier/Make. Nenhum conector nativo está ainda certificado — os cenários abaixo funcionam todos via Zapier, Make ou os nossos webhooks. Um conector nativo no seu SIRH? Contacte-nos para estudar uma parceria.
Lucca, PayFit, Cegid
SIRH francês comum no mercado PME: ligue Certyneo ao seu SIRH via Zapier ou Make (acionadores "envelope assinado" e "documento enviado"), ou via a nossa API REST para um pipeline personalizado. Nenhum conector nativo publicado até à data.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH de grandes contas: integração via Make ou Zapier para os fluxos de trabalho de onboarding complexos (assinaturas múltiplas, aprovações hierárquicas). Para um conector nativo, a nossa equipa de integrações pode estudar uma parceria de acordo com o seu volume.
Outros SIRH e ferramentas de RH
Ferramentas HRIS, ATS e folha de pagamento (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilize os nossos webhooks em tempo real e os conectores Zapier/Make, que cobrem a maioria das aplicações terceiras. API REST documentada em /docs.
Precisa uma integração a medida? Contacte com nosso equipa — a API de Certyneo está documentada públicamente em nossa documentação API.
Como respeitar o Código do Trabalho, eIDAS e o RGPD?
A digitalização da documentação de RR. HH. rege-se por várias normas. Certyneo cobre todo o enquadramento legal, francês e europeu.
Código do Trabalho — Artigo L1221-1
O contrato de trabalho se celebra na forma que decidam as partes. A assinatura eletrónica é, por tanto, plenamente admissível, sempre que garanta a identificação do signatário e a integridade do documento, algo que a assinatura avançada (AES) asegura.
Código Civil — Artigo 1367
Reconocimiento geral da assinatura eletrónica como equivalente à assinatura manuscrita sempre que se apoye num procedimiento fiável de identificação que garanta o seu vínculo com o acto.
Regulamento eIDAS (UE) 910/2014
As assinaturas de RR. HH. de Certyneo se apoiam no nível avançado (AES): vínculo único com o signatário, identificação mediante OTP de duplo canal (e-mail + SMS) e deteção de qualquer modificação posterior do documento.
RGPD e conservação social
Prazos de conservação alineados com as obrigações sociais: 5 anos (contrato) ou 10 anos (declaração previa de contratação, acidentes laborais, registos de pessoal). Disponemos de um DPA padrão no registo e mantenemos o registo de tratamentos atualizado.
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Perguntas frecuentes duas equipas de RR. HH.
É legal em França um contrato de trabalho assinado electrónicamente?
Sim, sem restricciones. O artigo L1221-1 do Código do Trabalho francês deja às partes livres de escolher a forma do contrato. O Tribunal de Cassação confirmou a validade da assinatura eletrónica nos contratos de trabalho (Cass. soc., 7 de outubro de 2015). Se recomienda a assinatura avançada (AES) para garantir uma identificação forte do funcionário.
Que nível de assinatura utilizar para um contrato de trabalho?
A assinatura avançada (AES) é o padrão recomendado. Inclui identificação do signatário (OTP por SMS e e-mail), vínculo único com o documento assinado e deteção de qualquer modificação posterior. A assinatura simples basta para documentos internos sem carga contractual (notas internas, avisos de receção).
Como se gere o prazo de retratação de um acordo de rescisão mútua?
Certyneo regista com precisión a data na que ambas partes assinam o acordo. O prazo de 15 dias naturales corre a partir de essa data e pode exportar a teste com selo temporal para o seu apresentação ante a Dreets. Não é necessária nenhuma manipulación manual.
Pode-se integrar Certyneo ao nosso SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Sim, através do Zapier, do Make ou dos nossos webhooks — ainda não existe um conector nativo Certyneo publicado para estes SIRH. A Certyneo expõe uma API REST completa, um webhook para cada evento (envelope assinado, recusado, expirado) e conectores Zapier e Make que cobrem mais de 4000 aplicações de terceiros, incluindo a maioria dos SIRH do mercado. Precisa de um conector nativo no seu SIRH? Contacte a nossa equipa de integrações para estudar uma parceria.
Cuánto tiempo se conservan os contratos assinados?
Nossos planos incluem um ficheiro de dez anos por omissão, que se corresponde com os prazos de conservação social mais rigorosos (registos de pessoal, expedientes de acidentes laborais). Os contratos permanecem transferíveleis em todo momento a partir do seu painel de control, com o rastreio de auditoria incorporado ao PDF.
Os candidatos devem criar uma conta em Certyneo para assinar?
Não. O signatário recebe um ligação seguro por e-mail e assinatura diretamente a partir do seu navegador, sem instalação ni creación de conta. Para as assinaturas avançadas, introduz um código OTP recebido por SMS para confirmar o seu identidade.
É oponível a assinatura eletrónica em caso de litigio laboral?
Sim. O valor probatório da assinatura avançada está reconhecido pela jurisprudencia francesa e europeia. Em caso de litigio, aporte o PDF assinado junto com o rastreio de auditoria (selo temporal, IP, geolocalización aproximada, validação OTP): constituye um conjunto sólido de testes para o tribunal laboral.
Se podem assinar vários contratos em masa a partir de uma exportação do sistema de RR. HH.?
Sim. A função de «modelos» lhe permite criar um modelo de contrato com campos dinâmicos (nome, salário, cargo, data de integração). Depois importa um CSV a partir do seu sistema de RR. HH. e Certyneo gera e envia todos os envelopes em lote em cuestión de segundos.