Entreprise
Podpis elektroniczny dla HR: przewodnik
Umowy, aneksy, przyrzeczenia zatrudnienia, umowy firmowe: jak HR industrializuje podpisy elektroniczne.
7 min
Zasoby Ludzkie
Podpis elektroniczny dla działów HR i kadr
Zdigitalizuj umowy o pracę, aneksy, obietnice zatrudnienia, rozwiązania umów za porozumieniem stron i porozumienia zbiorowe. Certyneo integruje się z Państwa systemem HR (Lucca, PayFit, Workday) i gwarantuje zgodność z artykułem L1221-1 francuskiego Kodeksu pracy, rozporządzeniem eIDAS oraz RODO. 10-letnia archiwizacja w cenie, automatyczna ścieżka audytu.
Zastosowania HR
Wszystkie podpisy cyklu życia pracownika, od obietnicy zatrudnienia po porozumienie o rozwiązaniu umowy, mogą zostać zdigitalizowane w Certyneo. Oto siedem najczęstszych przypadków u naszych klientów z branży HR.
Umowa o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony)
Umowy CDI, CDD, umowy o praktykę lub szkolenie zawodowe: wyślij umowę podpisaną przez pracodawcę kandydatowi, który podpisze ją w 2 minuty z telefonu. Zgodność z artykułem L1221-1 francuskiego Kodeksu pracy.
Aneks do umowy
Zmiana stanowiska, podwyżka, przejście na niepełny etat, praca zdalna: zdigitalizuj cały cykl aneksów z podpisem pracownika i pracodawcy w serii.
Obietnica zatrudnienia
Zabezpiecz prawnie obietnicę zatrudnienia (jednostronną lub synalagmatyczną) przed podpisaniem umowy. Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) pozwala formalnie zidentyfikować kandydata.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron
Porozumienie o rozwiązaniu umowy podpisane zdalnie przez obie strony, z zachowanym 15-dniowym terminem odstąpienia i automatyczną ścieżką audytu na potrzeby złożenia w Dreets.
Porozumienie zbiorowe
Układy zbiorowe podpisywane przez reprezentatywne organizacje związkowe: wyślij, zbieraj podpisy równolegle lub w serii i archiwizuj przez 10 lat.
NDA i zobowiązanie do poufności
Umowa o zachowaniu poufności dla nowych pracowników, stażystów, wykonawców. Bezpłatny szablon dostępny w naszej bibliotece.
Umowa o staż
Umowa trójstronna (firma, uczelnia, stażysta): konfigurowalna kolejność podpisów, automatyczne przypomnienia, DUE zintegrowany na końcu cyklu.
Dlaczego Certyneo dla HR
Sześć konkretnych powodów, dla których działy HR wybierają Certyneo do podpisów elektronicznych.
Onboarding w 24 godziny
Między propozycją zatrudnienia a podpisaniem umowy minie kilka godzin zamiast kilku dni wymiany pocztowej. Kandydat podpisuje z telefonu, bez drukarki.
Zgodność z Kodeksem pracy
Podpis elektroniczny umowy o pracę jest uznawany od wyroku francuskiego Sądu Kasacyjnego z 7 października 2015 r. Nasze zaawansowane podpisy (AES) są zgodne z eIDAS i artykułem 1367 francuskiego Kodeksu cywilnego.
10-letnia archiwizacja w cenie
Wszystkie umowy HR są archiwizowane przez 10 lat ze znakowaną czasem ścieżką audytu zintegrowaną z PDF. Okres odpowiada obowiązkom przechowywania dokumentów socjalnych (DSN, AT/MP).
Workflow wielu sygnatariuszy
Pracodawca, HR, manager, pracownik: skonfiguruj kolejność podpisów w serii lub równolegle. Automatyczne przypomnienia w J+1, J+3, J+7 konfigurowalne dla każdej wysyłki.
Szablony wielokrotnego użytku
Twórz szablony umów (CDI, CDD, staż) z polami dynamicznymi (imię, wynagrodzenie, data) i generuj dokumenty masowo z eksportu z systemu HR.
Dopracowane doświadczenie kandydata
Ścieżka sygnatariusza po polsku, dostępna zgodnie z WCAG AA, stonowane e-maile bez inwazyjnego śledzenia. Wizerunek marki pracodawcy jest zachowany.
Integracje HR
Certyneo łączy się z systemem HR przez API REST, webhooki i konektory Zapier/Make. Trzy najczęściej żądane integracje u naszych klientów HR są wymienione poniżej — inne są dostępne na żądanie.
Lucca
Wiodący francuski system HR dla MŚP: wyeksportuj umowy przez API Lucca, a następnie wywołaj wysyłkę z Certyneo lub użyj naszego konektora Zapier.
PayFit
Obsługa płac i onboarding: synchronizacja przez nasze API REST w celu przekazania podpisanych umów bezpośrednio do karty pracownika.
Workday
System HR dla dużych firm: integracja przez Make lub Zapier dla złożonych procesów onboardingu (wielopodpisy, zatwierdzenia hierarchiczne).
Potrzebują Państwo integracji na zamówienie? Skontaktujcie się z naszym zespołem — API Certyneo jest udokumentowane publicznie na nasza dokumentacja API.
Zgodność z Kodeksem pracy, eIDAS i RODO
Digitalizacja dokumentów HR jest regulowana kilkoma aktami. Certyneo obejmuje pełne ramy prawne, francuskie i europejskie.
Kodeks pracy — artykuł L1221-1
Umowa o pracę jest zawierana w formie, którą strony zdecydują się przyjąć. Podpis elektroniczny jest więc w pełni dopuszczalny, pod warunkiem że zapewnia identyfikację sygnatariusza i integralność dokumentu — co zapewnia podpis zaawansowany (AES).
Kodeks cywilny — artykuł 1367
Ogólne uznanie podpisu elektronicznego za równoważny podpisowi odręcznemu, o ile wykorzystuje niezawodną metodę identyfikacji gwarantującą jego powiązanie z aktem.
Rozporządzenie eIDAS (UE) nr 910/2014
Podpisy HR Certyneo opierają się na poziomie zaawansowanym (AES): unikalne powiązanie z sygnatariuszem, identyfikacja przez OTP dwukanałowe (e-mail + SMS), wykrywanie wszelkich późniejszych modyfikacji dokumentu.
RODO i przechowywanie socjalne
Okresy przechowywania dostosowane do obowiązków socjalnych: 5 lat (umowa) lub 10 lat (DUE, AT/MP, rejestry personelu). Standardowa DPA dostępna przy rejestracji, rejestr czynności przetwarzania na bieżąco.
Najczęstsze pytania zespołów HR
Czy podpis elektroniczny umowy o pracę jest legalny we Francji?
Tak, bez ograniczeń. Artykuł L1221-1 francuskiego Kodeksu pracy pozostawia stronom swobodę wyboru formy umowy. Francuski Sąd Kasacyjny potwierdził ważność podpisu elektronicznego dla umów o pracę (Cass. soc., 7 października 2015 r.). Podpis zaawansowany (AES) jest zalecany w celu zapewnienia silnej identyfikacji pracownika.
Jaki poziom podpisu wybrać dla umowy o pracę?
Podpis zaawansowany (AES) jest zalecanym standardem. Obejmuje identyfikację sygnatariusza (OTP SMS + e-mail), unikalne powiązanie z podpisanym dokumentem oraz wykrywanie wszelkich późniejszych modyfikacji. Prosty podpis wystarcza dla dokumentów wewnętrznych bez znaczenia umownego (notatki służbowe, potwierdzenia odbioru).
Jak zarządzać terminem odstąpienia od rozwiązania umowy za porozumieniem stron?
Certyneo precyzyjnie znakuje czasem datę podpisania porozumienia przez obie strony. 15-dniowy termin odstąpienia liczy się od tej daty i mogą Państwo wyeksportować znakowany czasem dowód do złożenia w Dreets. Nie jest wymagana żadna ręczna manipulacja.
Czy można zintegrować Certyneo z naszym systemem HR (Lucca, PayFit, Workday)?
Tak. Certyneo udostępnia pełne API REST, webhook dla każdego zdarzenia (koperta podpisana, odrzucona, wygasła) oraz konektory Zapier i Make, które obejmują ponad 4000 aplikacji zewnętrznych, w tym główne systemy HR. Zespół integracji może wesprzeć Państwa przy wdrożeniu na zamówienie.
Jak długo przechowywane są podpisane umowy?
Nasze plany domyślnie zawierają 10-letnią archiwizację, co odpowiada najbardziej rygorystycznym okresom przechowywania socjalnego (rejestry personelu, dokumenty AT/MP). Umowy pozostają do pobrania w dowolnym momencie z Państwa panelu, ze ścieżką audytu zintegrowaną z PDF.
Czy kandydaci muszą tworzyć konto Certyneo, aby podpisać?
Nie. Sygnatariusz otrzymuje bezpieczny link e-mailem i podpisuje bezpośrednio z przeglądarki, bez instalacji i bez tworzenia konta. Dla podpisów zaawansowanych wpisuje kod OTP otrzymany SMS-em, aby potwierdzić swoją tożsamość.
Czy podpis elektroniczny jest skuteczny w sporze prudhomalnym?
Tak. Wartość dowodowa podpisu zaawansowanego jest uznawana przez francuskie i europejskie orzecznictwo. W przypadku sporu przedstawia się podpisany PDF wraz ze ścieżką audytu (znacznik czasu, IP, przybliżona geolokalizacja, walidacja OTP), co stanowi solidny zbiór dowodów dla rady prudhomalnej.
Czy można podpisać wiele umów masowo z eksportu z systemu HR?
Tak. Funkcja "szablony" pozwala utworzyć szablon umowy z polami dynamicznymi (imię, wynagrodzenie, stanowisko, data zatrudnienia). Następnie importuje się CSV z systemu HR, a Certyneo generuje i wysyła wszystkie koperty partiami w kilka sekund.