Czy potrzebna jest zgoda pracownika na dematerializację jego odcinków pensji?

Nie — od ustawy Macrona (1 stycznia 2017 r.) pracodawca może udostępnić odcinek pensji w postaci elektronicznej bez wcześniejszej zgody pracownika, pod warunkiem powiadomienia go co najmniej miesiąc wcześniej (pismo, e-mail, ogłoszenie). Pracownik może sprzeciwić się w każdej chwili i uzyskać powrót do formatu papierowego w jak najszybszym terminie.

Jak długo należy przechowywać dematerializowane odcinki pensji?

50 lat od daty odcinka pensji LUB do 75. roku życia pracownika (artykuł D3243-8 Kodeksu pracy). Ten okres obejmuje potencjalną rekonstrukcję ścieżki zawodowej dla celów emerytury. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy odcinek pensji przez ten okres w zgodnym sejfie cyfrowym.

Jak pracownik ma dostęp do swoich odcinków pensji?

Każdy pracownik ma dostęp do osobistego sejfu cyfrowego za pośrednictwem identyfikatora + hasła lub SMS OTP. Może przeglądać, pobierać i drukować swoje odcinki pensji w każdej chwili, również po opuszczeniu firmy. Sejf cyfrowy jest kompatybilny z przyszłym transferem na osobiste konto aktywności (CPA).

Czy pracownik może odmówić dematerializacji?

Tak — w każdej chwili. Pracownik powiadamia pracodawcę o swoim sprzeciwie (pismo, e-mail, list zwykły). Pracodawca musi wówczas wrócić do formatu papierowego "w jak najszybszym terminie" (orzecznictwo: 3 miesiące maksymalnie). Żaden powód nie jest wymagany i nie można nakładać żadnych sankcji.

Jakie obowiązkowe wpisy na odcinku pensji?

Tożsamość pracodawcy i pracownika, okres rozliczeniowy, czas pracy, pensja podstawowa, premie, potrącenia, szczegółowe składki społeczne (od uproszczonego odcinka pensji z 2018 r.), dochód netto podlegający opodatkowaniu, kwota netto do wypłaty, urlopy płatne, stawka pobrania u źródła. Brak różnic w stosunku do odcinka papierowego — zmienia się tylko nośnik.

Co się dzieje, jeśli firma się zamyka lub zostaje przejęta?

Sejf cyfrowy pozostaje dostępny dla pracownika nawet po rozwiązaniu umowy o pracę lub likwidacji firmy. Certyneo gwarantuje przenośność danych do nowego dostawcy hosting w przypadku zmiany usługodawcy, zgodnie z dekretem 2016-1762.

Jaki poziom podpisu dla pracodawcy?

Zaawansowany podpis (AES) zalecany dla pracodawcy lub pełnomocnika ds. wynagrodzeń: weryfikacja tożsamości poprzez SMS OTP, certyfikat unikatowy, kwalifikowany znacznik czasowy. Zgodny z artykułem 26 rozporządzenia eIDAS i kompatybilny z wymogami integralności dekretu 2016-1762.

Czy dematerializowany odcinek pensji ma moc dowodową przed sądem pracy?

Tak — zaawansowany podpis elektroniczny (AES) przyznaje odcinkowi pensji taką samą moc dowodową jak odcinkowi papierowemu (artykuł 1366 Kodeksu cywilnego). W przypadku sporu dotyczącego istnienia lub zawartości odcinka pensji pracodawca przedstawia dziennik audytu Certyneo, który dowodzi daty udostępnienia, tożsamości pracownika odbiorcy i integralności dokumentu.

Kodeks pracy art. L3243-2 · ustawa Macrona · sejf przez 50 lat

Zdemateriozuj i podpisz dokument płacowy online

Zdemateriozowany dokument płacowy przekazany pracownikowi z pełną mocą prawną. Zgodny z artykułem L3243-2 Kodeksu pracy (ustawa Macrona z 6 sierpnia 2015 r.) i dekretem nr 2016-1762 — przechowywanie przez 50 lat (lub do 75 lat pracownika), domniemana zgoda pracownika, wyraźne prawo do sprzeciwu, sejf cyfrowy wliczony.

Ramy prawne: Art. L3243-2 — ustawa Macrona
Poziom podpisu: AES eIDAS rekomendowana
Przechowywanie zgodnie z prawem: 50 lat lub 75 lat pracownika

Czym jest zdemateriozowany dokument płacowy?

Zdemateriozowany dokument płacowy to elektroniczna wersja dokumentu płacowego, udostępniona pracownikowi w zabezpieczonym sejfie cyfrowym. Od ustawy Macrona z 6 sierpnia 2015 r. (artykuł 54) i dekretu z 16 grudnia 2016 r. pracodawca może przekazać dokument w formie elektronicznej bez uprzedniej zgody pracownika, pod warunkiem poinformowania go co najmniej miesiąc wcześniej i przestrzegania warunków przechowywania (50 lat lub do 75 lat pracownika — okres obejmujący ewentualne odtworzenie historii pracy na potrzeby emerytury). Pracownik może sprzeciwić się temu w każdym momencie i zażądać powrotu do formatu papierowego.

Dlaczego zdemateriozować dokumenty płacowe?

Oszczędność kosztów wysyłki

Brak druku, koperty, znaczka, ręcznego przekazania. Na 50 dokumentach/miesiąc typowa oszczędność wynosi 1500-3000 € rocznie dla małej i średniej firmy — bez uwzględniania czasu działu HR poświęconego na archiwizację papierową.

Sejf cyfrowy na 50 lat

Każdy pracownik ma dostęp do swojego osobistego sejfu cyfrowego, w którym przechowywane są wszystkie jego odcinki pensji przez 50 lat (lub do 75. roku życia), zgodnie z wymogami regulacyjnymi. Kompatybilny z przyszłym transferem na osobiste konto aktywności (CPA).

Domniemana zgoda — brak wcześniejszej umowy

Od 2017 roku pracodawca nie musi już uzyskać wyraźną zgodę pracownika na przejście na elektroniczny odcinek pensji. Wystarczy pisemne zawiadomienie z miesięcznym wyprzedzeniem. Pracownik może wznowić sprzeciw w każdej chwili i wrócić do formatu papierowego.

Dziennik audytu z mocą dowodową

Każdy odcinek pensji dostarczany jest wraz z plikiem PDF potwierdzającym: tożsamość pracownika odbiorcy, czas oznaczony czasowo udostępnienia, skrót SHA-256 dokumentu, dziennik przeglądów. Posiada moc dowodową w przypadku sporu przed sądem pracy dotyczącego istnienia lub zawartości odcinka pensji.

Dematerializuj odcinek pensji w 4 krokach

Od generowania odcinka pensji do udostępnienia w sejfie cyfrowym w poniżej 5 minut.

1. Powiadom pracowników
Wyślij pismo lub wiadomość e-mail z informacją do pracowników co najmniej 1 miesiąc przed pierwszym elektronicznym udostępnieniem. Podaj warunki dostępu do sejfu, okres przechowywania i prawo do sprzeciwu. Szablon dostępny w Certyneo.
2. Zaimportuj odcinki pensji
Prześlij partię odcinków pensji (PDF) z oprogramowania kadrowo-płacowego. Certyneo integruje się z głównymi systemami SaaS do wynagrodzeń (Silae, Sage, PayFit, itp.). Automatyczne wykrycie pracownika odbiorcy.
3. Podpisz elektronicznie (pracodawca)
Zaawansowany podpis (AES) odcinka pensji przez pracodawcę lub pełnomocnika ds. wynagrodzeń. Kwalifikowany znacznik czasowy udostępnienia. Zgodny z artykułem L3243-2 i dekretem 2016-1762.
4. Udostępnienie w sejfie cyfrowym
Każdy pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail + dostęp do swojego odcinka pensji za pośrednictwem osobistego sejfu cyfrowego. Automatyczne przechowywanie przez 50 lat, eksport PDF w dowolnym momencie.

Często zadawane pytania

Czy potrzebna jest zgoda pracownika na dematerializację jego odcinków pensji?: Nie — od ustawy Macrona (1 stycznia 2017 r.) pracodawca może udostępnić odcinek pensji w postaci elektronicznej bez wcześniejszej zgody pracownika, pod warunkiem powiadomienia go co najmniej miesiąc wcześniej (pismo, e-mail, ogłoszenie). Pracownik może sprzeciwić się w każdej chwili i uzyskać powrót do formatu papierowego w jak najszybszym terminie.
Jak długo należy przechowywać dematerializowane odcinki pensji?: 50 lat od daty odcinka pensji LUB do 75. roku życia pracownika (artykuł D3243-8 Kodeksu pracy). Ten okres obejmuje potencjalną rekonstrukcję ścieżki zawodowej dla celów emerytury. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy odcinek pensji przez ten okres w zgodnym sejfie cyfrowym.
Jak pracownik ma dostęp do swoich odcinków pensji?: Każdy pracownik ma dostęp do osobistego sejfu cyfrowego za pośrednictwem identyfikatora + hasła lub SMS OTP. Może przeglądać, pobierać i drukować swoje odcinki pensji w każdej chwili, również po opuszczeniu firmy. Sejf cyfrowy jest kompatybilny z przyszłym transferem na osobiste konto aktywności (CPA).
Czy pracownik może odmówić dematerializacji?: Tak — w każdej chwili. Pracownik powiadamia pracodawcę o swoim sprzeciwie (pismo, e-mail, list zwykły). Pracodawca musi wówczas wrócić do formatu papierowego "w jak najszybszym terminie" (orzecznictwo: 3 miesiące maksymalnie). Żaden powód nie jest wymagany i nie można nakładać żadnych sankcji.
Jakie obowiązkowe wpisy na odcinku pensji?: Tożsamość pracodawcy i pracownika, okres rozliczeniowy, czas pracy, pensja podstawowa, premie, potrącenia, szczegółowe składki społeczne (od uproszczonego odcinka pensji z 2018 r.), dochód netto podlegający opodatkowaniu, kwota netto do wypłaty, urlopy płatne, stawka pobrania u źródła. Brak różnic w stosunku do odcinka papierowego — zmienia się tylko nośnik.
Co się dzieje, jeśli firma się zamyka lub zostaje przejęta?: Sejf cyfrowy pozostaje dostępny dla pracownika nawet po rozwiązaniu umowy o pracę lub likwidacji firmy. Certyneo gwarantuje przenośność danych do nowego dostawcy hosting w przypadku zmiany usługodawcy, zgodnie z dekretem 2016-1762.
Jaki poziom podpisu dla pracodawcy?: Zaawansowany podpis (AES) zalecany dla pracodawcy lub pełnomocnika ds. wynagrodzeń: weryfikacja tożsamości poprzez SMS OTP, certyfikat unikatowy, kwalifikowany znacznik czasowy. Zgodny z artykułem 26 rozporządzenia eIDAS i kompatybilny z wymogami integralności dekretu 2016-1762.
Czy dematerializowany odcinek pensji ma moc dowodową przed sądem pracy?: Tak — zaawansowany podpis elektroniczny (AES) przyznaje odcinkowi pensji taką samą moc dowodową jak odcinkowi papierowemu (artykuł 1366 Kodeksu cywilnego). W przypadku sporu dotyczącego istnienia lub zawartości odcinka pensji pracodawca przedstawia dziennik audytu Certyneo, który dowodzi daty udostępnienia, tożsamości pracownika odbiorcy i integralności dokumentu.

Warte przeczytania

Dematerializuj swoje kolejne odcinki pensji

Bezpłatny plan stały (5 kopert / miesiąc), bez karty kredytowej. Zgodny z ustawą Macrona i eIDAS. Sejf cyfrowy na 50 lat w zestawie.

Zacznij bezpłatnie Sprawdź ceny