Podpisz umowę o pracę (umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony) online
Umowa o pracę zawarta między pracodawcą a pracownikiem, podpisana elektronicznie z taką samą mocą prawną jak umowa papierowa. Zgodna z art. L1221-1 Kodeksu pracy (zawarcie umowy), art. L1242-12 (umowa na czas określony na piśmie przekazana w ciągu 2 dni), rozporządzeniem eIDAS — rekomendowany podpis zaawansowany, archiwizacja na 50 lat (okres trwania umowy + okresy przedawnienia).
- Ramy prawne
- L1221-1 + L1242-12 Kodeks pracy
- Poziom podpisu
- AES eIDAS rekomendowany
- Archiwizacja prawna
- 10 lat w zestawie
Co to jest zdemateriazowana umowa o pracę?
Umowa o pracę to akt, poprzez który pracodawca i pracownik formalizują swoją relację pracy. Dla umowy na czas nieokreślony żaden dokument pisemny nie jest obowiązkowy w prawie francuskim (art. L1221-1 Kodeksu pracy), ale praktyka narzuca go ze względów dowodowych i konwencjonalnych. Dla umowy na czas określony (art. L1242-12) dokument pisemny jest obowiązkowy pod groźbą przekwalifikowania na umowę na czas nieokreślony; musi być przekazany pracownikowi najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od zatrudnienia (art. L1242-13). Zaawansowany podpis elektroniczny + kwalifikowana czasowa sygnatura czasowa pozwalają na ścisłe przestrzeganie tego terminu i uniknięcie ryzyka przekwalifikowania — główne ryzyko w przypadku sporu przed sądem pracy.
Dlaczego podpisywać elektronicznie?
Termin 2 dni dla umowy na czas określony przestrzegany do sekundy
Art. L1242-13 wymaga przekazania umowy na czas określony pracownikowi w ciągu 2 dni roboczych pod groźbą przekwalifikowania na umowę na czas nieokreślony. Certyneo precyzyjnie opatruje wysłanie (i podpis) znacznikiem czasowym z kwalifikowaną sygnaturą czasową — skutecznym wobec sądu pracy.
Przyspieszony onboarding — start tego samego dnia
Nie trzeba więcej czekać na wysłanie papierowej umowy podpisanej pocztą. Pracownik podpisuje ze swojego telefonu i może rozpocząć pracę natychmiast, z bezpośrednim dostępem do swojego sejfu cyfrowego zawierającego wszystkie dokumenty HR (umowa, aneksy, wyciągi z wynagrodzeń).
A
Umowa o pracę musi być przechowywana przez całe trwanie zatrudnienia + 5 lat po rozwiązaniu (art. L1471-1 Kodeksu pracy). W praktyce 50 lat, aby pokryć odbudowę kariery na emeryturę. Certyneo automatycznie archiwizuje umowę + audit trail eIDAS na ten okres.
Audit trail skuteczny wobec sądu pracy
Każda umowa jest dostarczona z plikiem PDF dowodu: tożsamość pracownika zweryfikowana poprzez OTP SMS, kwalifikowana sygnatura czasowa, hash SHA-256, IP. Skuteczna wobec sądu pracy w przypadku sporu dotyczącego daty zatrudnienia, charakteru umowy lub klauzul.
Procedura w 4 etapach
Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.
1. Przygotuj umowę
Prześlij swój szablon umowy na czas nieokreślony lub na czas określony (obowiązkowe informacje: tożsamość stron, data zatrudnienia, funkcja, miejsce pracy, czas pracy, wynagrodzenie, umowa zbiorowa, okres próbny, przyczyna i termin umowy na czas określony).
2. Dodaj sygnatariuszy
Pracodawca + pracownik. Jeśli gwarant (praktykant, osoba niepełnoletnia), dodaj przedstawiciela ustawowego. Każdy otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link e-mailem z OTP SMS.
3. Wybierz poziom eIDAS
Podpis zaawansowany (AES) rekomendowany: weryfikacja tożsamości poprzez OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdego sygnatariusza, kwalifikowana sygnatura czasowa. Zgodne z art. 26 rozporządzenia eIDAS i skuteczne wobec sądu pracy.
4. Natychmiastowy onboarding
Ostateczna umowa + audit trail są automatycznie archiwizowane na 50 lat w sejfie cyfrowym pracownika i pracodawcy. Onboarding może rozpocząć się natychmiast.
Często zadawane pytania
- Czy umowa o pracę może być podpisana elektronicznie?
- Tak, bez ograniczeń. Żaden artykuł Kodeksu pracy nie wymaga podpisu odręcznego. Artykuł 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu. Zaawansowany podpis (AES) Certyneo spełnia wymogi dowodowe w przypadku sporu przed sądem pracy.
- Czy termin 2 dni na umowę o pracę na czas określony jest rzeczywiście przestrzegany przy podpisie elektronicznym?
- Tak, i z dokładnością wyższą niż w przypadku papieru. Certyneo precyzyjnie opatruje czasem wysłanie umowy pracownikowi (timestamp kwalifikowany w rozumieniu eIDAS). Termin 2 dni biegnie od daty faktycznego zatrudnienia; podpis elektroniczny umożliwia przesłanie umowy tego samego dnia, a nawet przed podjęciem pracy.
- Co się dzieje w przypadku sporu dotyczącego daty zatrudnienia?
- Dziennik audytu Certyneo dowodzi dokładnej daty podpisu za pomocą timestamp kwalifikowanego — przeciwstawialny przed sądem pracy. Koniec debat o "umowie wsteczną" lub "nigdy otrzymanej": dowód techniczny jest niezaprzeczalny.
- Jaki poziom podpisu dla umowy o pracę?
- Zalecany podpis zaawansowany (AES). Zapewnia on domniemanie niezawodności (art. 1367 Kodeksu cywilnego) i spełnia wymogi dowodowe. SES jest niedowymiaru biorąc pod uwagę stawki sądów pracy; QES jest przesadnie złożona.
- Jak długo należy przechowywać umowę o pracę?
- Pięcioletni termin przedawnienia zgodnie z Kodeksem pracy (art. L1471-1), wydłużony do 5 lat po rozwiązaniu umowy dla większości roszczeń. W praktyce przechowywać przez 50 lat, aby pokryć rekonstrukcję kariery (emerytura). Certyneo automatycznie archiwizuje umowę + dziennik audytu przez ten okres.
- Czy można podpisać zmianę umowy elektronicznie?
- Tak — zmiany do umowy o pracę (zmiana funkcji, miejsca, wynagrodzenia, czasu trwania) podpisuje się jak umowę początkową: podpis zaawansowany + timestamp kwalifikowany. Zmiana jest archiwizowana razem z umową w tym samym folderze pracownika.
- Czy umowa musi być w dwóch egzemplarzach?
- Artykuł L1242-12 wymaga egzemplarza pisemnego przesłanego pracownikowi dla umowy na czas określony. W przypadku podpisu elektronicznego wymóg jest spełniony poprzez udostępnienie podpisanego pliku PDF w cyfrowej sejfie pracownika + wysłanie pliku PDF pocztą elektroniczną. Nie ma potrzeby dwóch papierowych kopii.
- Czy umowa podpisana elektronicznie jest przeciwstawiana przed sądem pracy?
- Tak — orzecznictwo sądów pracy jednogłośnie uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Domniemanie niezawodności z art. 1367 Kodeksu cywilnego sprawia, że podpis zaawansowany (AES) jest przeciwstawialny bez dodatkowego dowodu, pod warunkiem przedstawienia dziennika audytu.
Warto również przeczytać
Podpisz swoją pierwszą umowę o pracę online
Bezpłatny plan na stałe (5 koperty / miesiąc), bez karty bankowej. Zgodny z Kodeksem pracy i eIDAS. Dziennik audytu i archiwizacja przez 50 lat wliczone w cenę.