Podpisz umowę o pracę (umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony) online
Umowa o pracę zawarta między pracodawcą a pracownikiem, podpisana elektronicznie z taką samą mocą prawną jak umowa papierowa. Zgodna z art. L1221-1 Kodeksu pracy (zawarcie umowy), art. L1242-12 (umowa na czas określony na piśmie przekazana w ciągu 2 dni), rozporządzeniem eIDAS — rekomendowany podpis zaawansowany, archiwizacja na 10 lat z mocą dowodową.
- Ramy prawne
- L1221-1 + L1242-12 Kodeks pracy
- Poziom podpisu
- AES eIDAS rekomendowany
- Archiwizacja prawna
- 10 lat w zestawie
Co to jest zdemateriazowana umowa o pracę?
Umowa o pracę to dokument, na podstawie którego pracodawca i pracownik formalizują swoją relację pracowniczą. W przypadku umowy na czas nieokreślony prawo francuskie nie wymaga formy pisemnej (art. L1221-1 kodeksu pracy), ale praktyka nakłada ją z przyczyn dowodowych i umownych. W przypadku umowy na czas określony (art. L1242-12) forma pisemna jest obowiązkowa pod groźbą przekwalifikowania na umowę na czas nieokreślony; musi zostać przekazana pracownikowi najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych od zatrudnienia (art. L1242-13). Od 2017 r. opóźnienie w przekazaniu samo w sobie nie prowadzi już do przekwalifikowania, lecz daje prawo do odszkodowania w wysokości maksymalnie jednomiesięcznego wynagrodzenia (art. L1245-1). Wysyłka online pozwala dotrzymać tego terminu, a ścieżka audytu datuje zarówno wysłanie, jak i podpis.
Dlaczego podpisywać elektronicznie?
Termin 2 dni dla umowy na czas określony przestrzegany do sekundy
Artykuł L1242-13 nakłada obowiązek przekazania pracownikowi umowy na czas określony w ciągu dwóch dni roboczych od zatrudnienia; opóźnienie daje prawo do odszkodowania w wysokości maksymalnie jednomiesięcznego wynagrodzenia (art. L1245-1). Ścieżka audytu Certyneo datuje wysłanie i podpis, ze znacznikiem czasu RFC 3161, jeśli udało się go uzyskać, do przedłożenia przed sądem pracy.
Przyspieszony onboarding — start tego samego dnia
Nie trzeba więcej czekać na wysłanie papierowej umowy podpisanej pocztą. Pracownik podpisuje ze swojego telefonu i może rozpocząć pracę natychmiast, z bezpośrednim dostępem do swojego sejfu cyfrowego zawierającego wszystkie dokumenty HR (umowa, aneksy, wyciągi z wynagrodzeń).
Archiwizacja na 10 lat z mocą dowodową
Umowę o pracę przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a następnie co najmniej 5 lat po odejściu pracownika. Certyneo domyślnie archiwizuje podpisaną umowę i jej audit trail eIDAS przez 10 lat. Podpisany plik PDF i jego dokumentację dowodową można w każdej chwili wyeksportować do systemu HR lub własnego archiwum, na potrzeby dłuższych stosunków pracy.
Audit trail skuteczny wobec sądu pracy
Każda umowa jest dostarczana z plikiem PDF dowodowym: tożsamość pracownika zweryfikowana przez OTP SMS, znacznik czasu RFC 3161, jeśli udało się go uzyskać (jego brak jest zaznaczany w dowodzie podpisu), hash SHA-256, IP. Można go powołać przed sądem pracy w razie sporu dotyczącego daty zatrudnienia, rodzaju umowy lub klauzul.
Jakie umowy o pracę podpisywać online?
Od zatrudnienia w CDI po zmianę, wszystkie umowy o pracę są podpisywane elektronicznie z taką samą wartością prawną jak papierowa.
DZP
Umowa na czas określony: musi zostać przekazana pracownikowi w ciągu dwóch dni roboczych od zatrudnienia (art. L1242-13). Ścieżka audytu wysyłki elektronicznej datuje to przekazanie.
Podpisanie umowy o udzieleniu pożyczkiUmowa o tymczasowym zatrudnieniu
Pracownik stacjonarny i misja: podpisz umowę o udostępnieniu i umowę o odległym złożeniu pracy w ciągu kilku minut.
Podpisanie umowyUmowa o szkolenie
Zbierz podpisy pracodawcy, ucznia (lub jego przedstawiciela prawnego) oraz CFA bez druku papierowego.
Podpisanie umowy o szkolenieUmowa o profesjonalizacji
Alternatywne umowy o zawodowe: podpisz i przekaż umowę w terminie, bez ponownego zabezpieczenia.
Podpisz kontrakt zawodowyUmowa o przeniesieniu wynagrodzenia
Formalnie zawrzyj relację między pracownikiem, firmą przewoźniczą i klientem, podpisując zgodny z przepisami podpis elektroniczny.
Podpisanie umowyProcedura w 4 etapach
Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.
1. Przygotuj umowę
Prześlij swój szablon umowy na czas nieokreślony lub na czas określony (obowiązkowe informacje: tożsamość stron, data zatrudnienia, funkcja, miejsce pracy, czas pracy, wynagrodzenie, umowa zbiorowa, okres próbny, przyczyna i termin umowy na czas określony).
2. Dodaj sygnatariuszy
Pracodawca + pracownik. Jeśli gwarant (praktykant, osoba niepełnoletnia), dodaj przedstawiciela ustawowego. Każdy otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link e-mailem z OTP SMS.
3. Wybierz poziom eIDAS
Podpis zaawansowany (AES) zalecany: weryfikacja tożsamości przez OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdego sygnatariusza, znacznik czasu RFC 3161 pobierany przy każdym podpisie. Zgodny z artykułem 26 rozporządzenia eIDAS i możliwy do powołania przed sądem pracy.
4. Natychmiastowy onboarding
Ostateczna umowa i jej audit trail są automatycznie archiwizowane przez 10 lat, a pracownik otrzymuje swoją podpisaną kopię. Onboarding może rozpocząć się natychmiast.
Ile kosztuje podpis elektroniczny umowy o pracę?
Płacisz za wysłane koperty, a nie za użytkowników ani pracowników. Umowa o pracę podpisana przez pracodawcę i pracownika, z załącznikiem i regulaminem, zużywa tylko jedną kopertę.
| Zatrudnienia na miesiąc | Pakiet | Cena miesięczna | Koszt na umowę |
|---|---|---|---|
| 1 do 2 (test lub sporadyczne zatrudnienie) | Bezpłatny | 0 € | 0 € |
| Do 25 | Osobisty | 9 € | od 0,36 € |
| Do 100 | Standardowe | 19 € | od 0,19 € |
| Do 300 | Biznes | 39 € | od 0,13 € |
Ceny netto, bez zobowiązań. Koszt jednej umowy to cena planu podzielona przez jego limit kopert: spada w miarę wykorzystywania limitu, a plan bezpłatny umożliwia 5 kopert miesięcznie przez pierwsze 14 dni, a następnie 2 miesięcznie.
Co jest wliczone bez dodatkowych opłat
Uwierzytelnianie podpisującego kodem SMS (podpis zaawansowany eIDAS) jest wliczone w limit pakietu — 25 SMS na Personelu, 100 na Standardzie. Dodatkowi podpisujący, automatyczne przypomnienia, datowany raport z dowodem i archiwizacja o wartości dowodowej nigdy nie są rozliczane za dokument.
Brak rozliczenia na kierownika HR
Pakiet Standard obejmuje 10 użytkowników: Twój zespół może się rozrastać bez zwiększania rachunku. To jest różnica w modelu w porównaniu z wydawcami, którzy rozliczają za użytkownika nadawcę, gdzie każdy nowy kierownik mnoży koszt przy stałej liczbie zatrudnień.
Często zadawane pytania
Czy umowa o pracę może być podpisana elektronicznie?
Tak, bez ograniczeń. Żaden artykuł Kodeksu pracy nie wymaga podpisu odręcznego. Artykuł 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu. Zaawansowany podpis (AES) Certyneo spełnia wymogi dowodowe w przypadku sporu przed sądem pracy.
Czy termin 2 dni na umowę o pracę na czas określony jest rzeczywiście przestrzegany przy podpisie elektronicznym?
Tak, i z większą precyzją niż na papierze. Ścieżka audytu Certyneo precyzyjnie datuje wysłanie umowy do pracownika. Termin 2 dni liczy się od daty faktycznego zatrudnienia; podpis elektroniczny pozwala przesłać umowę tego samego dnia, a nawet przed rozpoczęciem pracy.
Co się dzieje w przypadku sporu dotyczącego daty zatrudnienia?
Ścieżka audytu Certyneo datuje podpis, a znacznik czasu RFC 3161 wydany przez zewnętrzną usługę potwierdza go, jeśli udało się go uzyskać: certyfikat dowodowy wskazuje, czy go brakuje. Do przedłożenia przed sądem pracy. Koniec dyskusji o "antydatowanej umowie" lub "nigdy nieotrzymanej": dowód techniczny jest weryfikowalny od początku do końca.
Jaki poziom podpisu dla umowy o pracę?
Zalecany podpis zaawansowany (AES). Jest dopuszczalny jako dowód w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), a jego dokumentacja dowodowa wykazuje jego wiarygodność w razie sporu. SES jest niewystarczający, biorąc pod uwagę stawki w sporach pracowniczych; QES jest nadmiarowy.
Jak długo należy przechowywać umowę o pracę?
Przez cały okres zatrudnienia, a następnie co najmniej 5 lat po odejściu pracownika: to okres ogólnie zalecany, który obejmuje terminy przedawnienia roszczeń związanych z umową i wynagrodzeniem. Certyneo domyślnie archiwizuje umowę i jej dziennik audytu przez 10 lat; po tym okresie wyeksportuj podpisany plik PDF i dowód do swojego systemu HR lub archiwum.
Czy można podpisać zmianę umowy elektronicznie?
Tak — aneksy do umowy o pracę (zmiana stanowiska, miejsca, wynagrodzenia, czasu trwania) podpisuje się tak jak umowę pierwotną, podpisem zaawansowanym. Aneks jest archiwizowany wraz z umową w tych samych aktach pracownika.
Czy umowa musi być w dwóch egzemplarzach?
Artykuł L1242-12 wymaga egzemplarza pisemnego przesłanego pracownikowi dla umowy na czas określony. W przypadku podpisu elektronicznego wymóg jest spełniony poprzez udostępnienie podpisanego pliku PDF w cyfrowej sejfie pracownika + wysłanie pliku PDF pocztą elektroniczną. Nie ma potrzeby dwóch papierowych kopii.
Czy umowa podpisana elektronicznie jest przeciwstawiana przed sądem pracy?
Tak — orzecznictwo sądów pracy uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpis zaawansowany (AES) jest dopuszczalny jako dowód (art. 1366 i 1367 Kodeksu cywilnego); ponieważ domniemanie wiarygodności jest zastrzeżone dla podpisu kwalifikowanego, jego wiarygodność wykazuje się, przedstawiając ścieżkę audytu.
Czy można w ten sam sposób podpisać umowę o kredyt, umowę o praktyce lub umowę o przewozie?
Tak. CDI, CDD, umowa o tymczasowym zatrudnieniu, praktyka zawodowa, profesjonalizacja i umowa o przeniesieniu wynagrodzenia są podpisywane elektronicznie z tą samą ważnością prawną.
Czy pracownik musi założyć konto, aby podpisać umowę?
Pracownik otrzymuje link e-mail i podpisywał się bezpośrednio z przeglądarki, bez tworzenia konta ani instalowania aplikacji, a następnie otrzymał kopię podpisanej umowy i znajduje ją w swoim bezpiecznym elektronicznym sejfie.
Ile kosztuje podpis elektroniczny umowy o pracę?
Od 0 € do około 0,36 € za umowę, w zależności od liczby zatrudnień. Plan bezpłatny obejmuje 5 umów miesięcznie przez pierwsze 14 dni, a następnie 2 miesięcznie; od 9 €/miesiąc masz do dyspozycji 25 kopert, czyli około 0,36 € za umowę, a za 19 €/miesiąc — 100, czyli około 0,19 €. Cena jest taka sama bez względu na liczbę podpisujących umowę.
Czy trzeba płacić abonament za każdego kierownika HR?
Nie. Rozliczenie dotyczy wysłanych kopert, a nie użytkowników: plan Standard obejmuje 10 użytkowników, a plan Business Pro nieograniczoną liczbę. Dział HR liczący pięć osób płaci więc tę samą cenę co jeden kierownik przy równym wolumenie zatrudnień.
Do dalszego rozwoju
Zobacz nasze zasoby HR na stronie www. rozpad konwencjonalny i wynagrodzenie lub zapoznaj się z naszymi przewodnikami różnice między CDI a CDD i jak podpisać umowę o pracę elektronicznie.
Warto również przeczytać
Inne zagadnienia HR związane z umową o pracę
Podpisz swoją pierwszą umowę o pracę online
Bezpłatny plan permanentny (5 kopert przez 14 dni, potem 2/miesiąc), bez karty kredytowej. Zgodny z kodeksem pracy i eIDAS. Ścieżka audytu i archiwizacja przez 10 lat w cenie.