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Firma elettronica di un file Excel

Un preventivo, un ordine d'acquisto o un foglio di controllo in formato Excel ha bisogno di essere firmato? Ecco come dargli valore legale in pochi minuti, senza installare alcun software.

Aggiornato il

Valore legale e compatibilità

Sì, un documento derivato da un file Excel può essere firmato elettronicamente con pieno valore legale. In pratica, non si firma nel foglio di calcolo stesso: si converte o si esporta il file in PDF, quindi si appone una firma elettronica su questo PDF tramite una piattaforma dedicata. La firma ottenuta è riconosciuta in tutta l'Unione europea ai sensi del regolamento eIDAS.

Per passare dalla teoria alla pratica, scopri la soluzione di firma elettronica Certyneo e la sua offerta dedicata al tuo settore — conformi eIDAS, senza installazione.

  • La firma elettronica ha lo stesso valore di una firma autografa (articolo 25 del regolamento eIDAS).
  • Excel non integra una firma elettronica eIDAS nativa: si passa tramite un PDF firmato su una piattaforma conforme.
  • Ogni firma è accompagnata da data e ora e sigillata, il che garantisce l'integrità del documento dopo la firma.
  • Un fascicolo di prova (identità del firmatario, data, impronta del file) è conservato e può essere opposto in caso di controversia.

Casi d'uso frequenti

Preventivi e proposte commerciali preparati in un foglio di calcolo.
Ordini d'acquisto e bolla di consegna da far convalidare a un cliente.
Tabelle di monitoraggio progetto che richiedono un'approvazione formale.
Listini prezzi e condizioni di prezzo allegate a un contratto.
Fogli orari e note spese da firmare da un dipendente.
Prospetti di riconciliazione o tabelle finanziarie da convalidare internamente.

Come firmare un Excel in 4 passaggi

  1. 1

    Esportate il vostro file in PDF

    Da Excel, scegliete « Salva con nome » o « Esporta » e poi il formato PDF. Verificate che l'impaginazione sia corretta sulle pagine giuste prima dell'esportazione.

  2. 2

    Importate il PDF sulla piattaforma

    Create un account gratuito, poi caricate il PDF ottenuto. Il file è pronto per ricevere una o più firme.

  3. 3

    Posizionate i campi e invitate i firmatari

    Posizionate le zone di firma, data o iniziali, poi indicate gli indirizzi e-mail delle persone che devono firmare.

  4. 4

    Firmate e recuperate il documento

    Ogni firmatario riceve un link, firma online, e voi recuperate il PDF firmato accompagnato dalla sua cartella di prova.

Domande frequenti

Si può firmare direttamente in Excel?
Excel propone una « riga di firma » ma non costituisce una firma elettronica eIDAS opponibile. Per una firma con valore legale, esportate il vostro file in PDF e poi firmatelo su una piattaforma dedicata.
È necessario installare un software?
No. La firma avviene online dal vostro browser. Esportate semplicemente il vostro file Excel in PDF prima di importarlo.
La formattazione della mia tabella viene conservata?
Sì, l'esportazione in PDF fissa esattamente l'impaginazione del vostro foglio di calcolo. Ricordate di verificare i salti di pagina prima di esportare.
Più persone possono firmare lo stesso file?
Sì, potete invitare più firmatari e definire l'ordine in cui firmano il documento.
Il file firmato è modificabile in seguito?
No. Una volta firmato, il PDF è sigillato: qualsiasi modifica successiva invaliderebbe la firma, il che ne garantisce l'integrità.
→ Guida alla firma elettronica · → Come firmare un documento · → Comprendere il regolamento eIDAS

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