Libri contabili e firma elettronica: la guida di conformità 2026
La dematerializzazione dei libri contabili impone requisiti rigorosi in materia di firma elettronica. Scopri le regole applicabili in Francia nel 2026.
8 min
Soluzione completa
Firma elettronica semplice, rapida e professionale
Con Certyneo, i tuoi contratti, preventivi, mandati, moduli e documenti amministrativi possono essere inviati, firmati e tracciati online in pochi minuti.
Offerta gratuita: 5 buste per 14 giorni, poi 2 al mese. Senza carta di credito, senza impegno.
Nessuna installazione complessa. Facile da usare. Pensato per le aziende.
Cosa offre Certyneo
Fai firmare i documenti più velocemente
Riduci i tempi di firma ed elimina stampe, scansioni, invii postali e solleciti manuali.
Traccia ogni firma in tempo reale
Visualizza i documenti inviati, aperti, firmati o in attesa.
Offri una migliore esperienza ai clienti
I tuoi clienti possono firmare a distanza da computer, tablet o mobile.
Centralizza i documenti firmati
Trova facilmente i tuoi documenti finalizzati con una cronologia chiara del processo.
Come funziona Certyneo?
- 1
Importa il documento
Aggiungi un contratto, preventivo, mandato o PDF da firmare.
- 2
Aggiungi i firmatari
Inserisci i dati delle persone che devono firmare.
- 3
Invia e traccia la firma
Certyneo invia la richiesta e ti permette di monitorare l'avanzamento.
Quanto costa una firma elettronica?
La domanda arriva sempre per prima, quindi tanto vale rispondere qui piuttosto che tre clic più in là. Tre modi di firmare con Certyneo, a seconda di ciò che devi far firmare.
Gratuito
0 €
Firma semplice (SES) con pista di audit e PDF di prova. 5 buste per 14 giorni, poi 2 al mese, 1 utente, 1 modello riutilizzabile. Nessuna carta di credito da inserire, e l'offerta non si interrompe al termine della prova.
Piani tariffari
da 9 a 99 €/mese
Firma avanzata (AES) con autenticazione tramite SMS, modelli, promemoria automatici, API REST e webhook da 19 €/mese. La fatturazione è per lo spazio di lavoro, non per il numero di utenti: il piano Standard ne include dieci.
Qualificata all'atto
14,90 € senza abbonamento, 9,90 € con abbonamento
La firma qualificata (QES) si paga per atto, senza abbonamento dedicato, da qualsiasi piano — offerta gratuita inclusa: 14,90 € senza abbonamento, 9,90 € con abbonamento. È il livello da scegliere quando un testo lo richiede, non quello da scegliere per impostazione predefinita.
Prezzi al netto delle imposte, al 2026-09-10. La griglia completa, le quote SMS e i piani annuali sono sulla pagina Tariffazione.
Certyneo, DocuSign, Yousign: cosa cambia davvero
Tre differenze strutturali, non un elenco di funzionalità. I tre prodotti firmano PDF; ciò che li separa è la modalità di fatturazione, la posizione dell'hosting e la normativa a cui l'editore è soggetto.
| Criterio | Certyneo | DocuSign | Yousign |
|---|---|---|---|
| Offerta gratuita permanente | Sì — 2 buste/mese dopo la prova | No — nessun piano gratuito permanente | Sì — 2 inviti a firmare/mese |
| Modalità di fatturazione | Per spazio di lavoro — 10 utenti inclusi da 19 €/mese | Per utente, con quota buste annuale | Per utente oltre il piano One |
| Hosting predefinito | Unione europea (IONOS) — nessuna opzione non-UE | Regioni globali (US/EU/AU); sola UE come opzione a pagamento | Francia (OVHcloud) |
| Esposizione al CLOUD Act americano | No — entità francese, infrastruttura UE | Sì — editore domiciliato negli Stati Uniti | No — editore domiciliato in Francia |
| Firma qualificata (QES) | Per atto, da tutti i piani: 14,90 € per firma senza abbonamento, 9,90 € con abbonamento | In opzione, a partire da 10 € per destinatario | Secondo la griglia pubblicata dall'editore |
Rilevati sulle griglie pubbliche: DocuSign il 2026-09-02, Yousign il 2026-09-03. Una tariffa concorrente si muove senza preavviso — le pagine di confronto dettagliate di seguito riportano la data e la fonte di ogni cifra.
Certyneo può essere usato per
- Contratti commerciali
- Contratti di lavoro
- Preventivi
- Mandati
- Ordini d'acquisto
- Moduli d'iscrizione
- Documenti HR
- Accordi di riservatezza
- Documenti amministrativi
Quale livello di firma per quale documento?
Il regolamento eIDAS definisce tre livelli. Non è una scala di qualità dove il più alto sarebbe sempre la scelta migliore: è una scala di requisiti di identificazione, e ogni gradino costa tempo al firmatario. Scegliere il livello al di sopra di quello richiesto dal documento significa solo far abbandonare i firmatari.
Semplice (SES)
Il firmatario è identificato da un link ricevuto al suo indirizzo e-mail, talvolta integrato da un codice. Il documento è sigillato e timbrato, ogni azione è registrata in una pista di audit.
Preventivi, ordini, NDA, contratti commerciali ordinari, attestazioni interne, regolamenti interni. La creazione di un'impresa al Sportello unico ne è anch'essa soddisfatta.
Ricevibile in giustizia: l'articolo 25.1 del regolamento eIDAS vieta di escludere una firma elettronica solo perché è elettronica. In caso di contestazione, spetta a voi dimostrare l'affidabilità del procedimento — da qui l'importanza della pista di audit.
Avanzata (AES)
Si aggiunge un'autenticazione forte del firmatario, presso Certyneo un codice monouso inviato via SMS a un numero che avete fornito. La firma è legata al firmatario in modo univoco e ogni modifica successiva del documento la annulla.
Contratti di lavoro e relative modifiche, mandati immobiliari, locazioni, contratti di assicurazione, aperture di conti, cessioni di quote. Tutto ciò che ha una posta finanziaria e un firmatario che non vedete di persona.
Lo stesso regime di prova della firma semplice, ma un fascicolo molto più solido da produrre: il numero di telefono, il timestamp dell'invio del codice e il suo uso unico traccia l'identificazione.
Qualificata (QES)
L'identità del firmatario è verificata da un prestatore di servizi di fiducia qualificato ai sensi di eIDAS, prima dell'emissione di un certificato a suo nome. È l'unico livello che richiede una verifica di identità preliminare.
I casi in cui un testo lo impone: modifica o cessazione di un'impresa presso la Sportello unico, atti notarili a distanza, alcuni atti soggetti a una forma particolare. Raramente utile altrove.
È l'unico livello a beneficiare della presunzione di affidabilità dell'articolo 1367 del Codice civile, precisata dal decreto n. 2017-1416. L'articolo 25.2 di eIDAS gli conferisce l'effetto giuridico di una firma autografa. Concretamente: l'onere della prova si inverte, spetta a chi contesta dimostrare che la firma non è affidabile.
Il livello richiesto dipende dal paese e dalla natura dell'atto. Le pagine per settore e per paese dettagliano il quadro applicabile localmente.
Ciò che fa la prova: il fascicolo, non il tracciato
La confusione più diffusa consiste nel credere che il valore di una firma elettronica dipenda dal disegno della firma autografa riprodotto nel PDF. Questo tracciato non ha alcun valore giuridico proprio — è decorativo. Ciò che vale come prova è l'insieme degli elementi tecnici che circondano l'atto.
L'articolo 1366 del Codice civile pone la regola: uno scritto elettronico ha la stessa forza probatoria di uno scritto su carta a due condizioni — che la persona dalla quale emana possa essere debitamente identificata, e che il documento sia redatto e conservato in condizioni tali da garantirne l'integrità. L'articolo 1367 aggiunge che la firma elettronica deve basarsi su un procedimento affidabile di identificazione che ne garantisca il collegamento all'atto.
In pratica, ciò significa che una controversia non si gioca sul documento firmato, ma su ciò che siete in grado di produrre attorno ad esso: chi ha ricevuto l'invito, a quale indirizzo, da quale indirizzo IP, a che ora, quale codice di autenticazione è stato utilizzato, quando il documento è stato sigillato, e la prova che nulla è cambiato da allora. In Certyneo, questi elementi sono registrati in una pista di audit con timestamp e il PDF firmato è sigillato nel formato PAdES, uno standard verificabile da qualsiasi lettore PDF conforme — senza passare per noi.
È anche per questo motivo che la conservazione conta tanto quanto la firma. Un fascicolo di prova ha interesse solo se è ancora leggibile e intatto il giorno in cui è richiesto, il che può accadere anni dopo: il termine di prescrizione ordinario in materia contrattuale è di cinque anni.
Tre errori che costano caro
Firmare un deposito di impresa al livello sbagliato
Dal 2023, tutte le formalità d'impresa passano per il Guichet unique (lo sportello unico francese per gli adempimenti d'impresa) gestito dall'INPI. Creare una società richiede solo una firma semplice, gratuita. Modificare o cessare un'attività richiede FranceConnect+ o una firma avanzata basata su un certificato qualificato: un PDF firmato a livello semplice viene rifiutato, e la pratica riparte da zero.
Adottare il livello qualificato per riflesso
La firma qualificata impone al firmatario una verifica di identità preliminare. Su un preventivo di 400 €, è il modo migliore per non recuperare mai la firma. Il riflesso giusto è l'inverso: partire dal livello semplice e salire solo se un testo lo impone o se l'importanza lo giustifica.
Conservare il PDF firmato, buttare via il fascicolo di prova
Un PDF firmato senza la sua pista di audit è un documento di cui non potete più dimostrare l'origine. Il giorno in cui il firmatario contesta, avete il documento e nulla altro. Conservate entrambi, insieme, finché l'atto produce effetti.
Che cos'è un sistema di firma elettronica?
Un sistema di firma elettronica è l'insieme dei componenti che permettono di firmare un documento digitale con valore legale: l'autenticazione del firmatario (collegamento email unico, codice OTP, verifica d'identità), il motore crittografico che sigilla il documento e calcola la sua impronta, l'indicazione di data e ora che fissa la data della firma, la traccia di audit che registra ogni azione, e il certificato elettronico rilasciato da un'autorità di certificazione. Il regolamento eIDAS classifica questi sistemi in tre livelli — semplice (SES), avanzato (AES) e qualificato (QES) — secondo la robustezza dell'identificazione del firmatario.
Concretamente, un sistema come Certyneo si occupa dell'intero ciclo: importazione del documento, definizione dell'ordine dei firmatari, invio degli inviti, autenticazione mediante codice OTP, sigillatura del PDF firmato nel formato PAdES, quindi archiviazione a valore probante per 10 anni. Nessuna installazione né attrezzatura richiesta: tutto funziona nel browser, su computer come su dispositivi mobili, e si integra con i tuoi strumenti tramite API e webhook.
Una soluzione pensata per la tracciabilità
Certyneo aiuta le aziende a rafforzare il monitoraggio delle firme con un approccio strutturato: identificazione del firmatario, cronologia delle azioni, timestamp e conservazione delle prove.
La validità giuridica di una firma elettronica dipende dal paese, dal livello di firma utilizzato, dall'identificazione del firmatario e dalle prove conservate.
Domande frequenti
- È complicato da usare?
- No. Certyneo è progettato per essere semplice, anche per team che non hanno mai usato una soluzione di firma elettronica.
- I miei clienti devono creare un account?
- L'obiettivo è fornire un'esperienza fluida per il firmatario, senza attrito inutile.
- Posso firmare PDF?
- Sì, Certyneo è progettato per permettere l'invio e la firma di documenti PDF.
- Posso tracciare le firme?
- Sì, puoi monitorare lo stato di tutti i documenti inviati.
- Certyneo è adatto ai piccoli team?
- Sì, Certyneo è progettato per essere accessibile fin dal primo utente. Potete iniziare con un piano gratuito ed evolvere in base alle vostre esigenze.
- Come funziona un sistema di firma elettronica?
- Un sistema di firma elettronica concatena quattro operazioni: autentica il firmatario (collegamento email unico, codice OTP), sigilla il documento mediante crittografia per rendere rilevabile qualsiasi modifica, data e ora la firma, e registra l'insieme in una traccia di audit opponibile. Certyneo realizza tutto questo nel browser, senza installazione, e conserva il documento firmato per 10 anni.
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