Firma elettronica gratuita: la guida completa 2026
In breve
Sì, puoi far firmare un documento online gratuitamente, con valore legale in tutta l'Unione europea. Il piano gratuito di Certyneo, senza carta di credito e senza limiti di tempo, comprende 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, con firma elettronica semplice conforme al regolamento eIDAS: un documento e fino a 2 firmatari per busta, con un fascicolo probatorio con marca temporale. La firma qualificata, che ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa, resta disponibile per singolo atto a 14,90 €. I documenti sono ospitati nell'Unione europea.
La firma elettronica gratuita consente di firmare documenti online senza costi, con lo stesso valore legale di una firma autografa — a condizione di scegliere una soluzione conforme al regolamento europeo eIDAS. Questa guida confronta le migliori opzioni gratuite disponibili nel 2026 e ti aiuta a scegliere quella che corrisponde al tuo profilo: libero professionista, associazione, PMI o media impresa.
Che cos'è una firma elettronica gratuita?
Una firma elettronica si dice « gratuita » quando puoi utilizzarla senza pagare per firmare o far firmare un documento. Nel 2026 coesistono tre categorie di offerte gratuite, con implicazioni del tutto diverse: (1) le prove limitate nel tempo (7 giorni su signNow, 14 giorni su Signaturit), che richiedono poi un abbonamento; (2) i piani gratuiti permanenti limitati nel volume, da 2 a 5 invii al mese (Certyneo, Youtrust, Dropbox Sign, Zoho Sign), per lo più con firma semplice; (3) le offerte che danno gratuitamente livelli di firma superiori a determinati pubblici, come Goodflag Community per privati, liberi professionisti e associazioni, tramite FranceConnect e France Identité.
Il criterio giuridico principale non è la gratuità stessa ma la conformità al regolamento eIDAS (UE) n° 910/2014. I tre livelli definiti da eIDAS — firma semplice (SES), avanzata (AES) e qualificata (QES) — sono tutti ricevibili in giudizio, ma il loro peso probatorio differisce. Una SES gratuita con un audit trail completo e timbrato ha un valore di prova equivalente a quello di una firma autografa per la maggior parte dei contratti privati (preventivi, NDA, accordi commerciali). Per i contratti HR, mandati immobiliari o fatture significative, l'AES è consigliata perché aggiunge una verifica d'identità (OTP SMS o email).
Il secondo criterio è la sovranità dei dati. I fornitori statunitensi (DocuSign, Adobe, PandaDoc, Dropbox) rientrano nel Cloud Act, che consente a un'autorità giudiziaria statunitense di esigere l'accesso ai dati anche se ospitati in Europa. I fornitori europei (Certyneo, Youtrust, Goodflag, Universign) non rientrano in questo ambito. Per un uso professionale nell'UE, un hosting europeo semplifica la conformità al GDPR: è la scelta del piano gratuito di Certyneo, descritto più avanti.
Confronto piani gratuiti 2026
| Soluzione | Piano gratuito | Conformità eIDAS | Hosting | Cloud Act | Audit trail | Multifirmatari |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Certyneo | 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, illimitato nel tempo | SES (QES a consumo) | UE | Non esposto | Marcato temporalmente (RFC 3161), PDF/A | 2 destinatari per busta |
| DocuSign | Account firmatario gratuito; 3 richieste di invio tramite l'app | SES (AES su preventivo, QES come opzione a pagamento) | Non indicato | Esposto | Non indicato | In base al piano |
| Yousign | 2 inviti a firmare/mese, autofirma illimitata | SES (AES e QES sui piani a pagamento) | Europa | Non esposto | Completo | Fino a 100 per invito |
| PandaDoc | 60 documenti all'anno | Non indicato | Non indicato | Esposto | Non indicato | 2 destinatari per documento |
| Dropbox Sign | 3 documenti da firmare al mese | SES (AES e QES come opzione a pagamento, su preventivo) | Non indicato | Esposto | Non indicato | Non indicato |
| Adobe Acrobat Sign | Firma di PDF; 2 richieste di firma ogni 30 giorni | Non indicato per l'offerta gratuita | Non indicato | Esposto | Non indicato | Non indicato |
| SignNow | Prova solo 7 giorni | SES; QES tramite prestatori partner | Non indicato | Esposto | Non indicato | Illimitato durante la prova |
| Eversign | 5 documenti al mese (Xodo Sign) | Non indicato | Non indicato | Non indicato | Non indicato | Non indicato |
Certyneo: un piano gratuito permanente, ospitato nell'UE
Il piano gratuito di Certyneo non scade: 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, con firma semplice conforme eIDAS e audit trail con marcatura temporale. Fornitore francese, dati ospitati nell'Unione europea, al di fuori dell'ambito del Cloud Act. La firma qualificata resta disponibile a consumo, senza abbonamento, e la firma avanzata via SMS è inclusa a partire dal piano Personale. Ideale per liberi professionisti e microimprese che fanno firmare uno o due documenti al mese.
- 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese
- 1 utente mittente
- Firma semplice (SES) eIDAS
- Audit trail con timestamp
- Firma qualificata a consumo, senza abbonamento
- Senza carta di credito
- Senza scadenza
Quale piano gratuito secondo il tuo profilo?
La firma elettronica gratuita non serve alle stesse esigenze a seconda che tu sia un lavoratore autonomo, un'associazione o una PMI. Ecco come scegliere.
Lavoratore autonomo / freelance
Invii alcuni preventivi e contratti al mese, principalmente a clienti ricorrenti. Le tue priorità: la rapidità di firma e il carattere professionale della prova, senza pagare per funzionalità enterprise di cui non hai bisogno.
Raccomandazione : Piano gratuito Certyneo (5 buste per 14 giorni, poi 2/mese)
Associazione / cooperativa
Firmi verbali di assemblea generale, convenzioni di partenariato e moduli prefettura. Diversi co-firmatari (presidente, tesoriere, segretario) devono spesso firmare lo stesso documento, e la tracciabilità è essenziale per i tuoi sindaci.
Raccomandazione : Piano Personale Certyneo a 9 €/mese (fino a 5 firmatari per busta)
PMI / PME (< 25 contratti/mese)
Gestisci contratti di lavoro, fatture e preventivi per 1-10 collaboratori. Il volume rimane controllato, ma hai bisogno di AES per i documenti HR e di un hosting UE per i dati dei tuoi clienti.
Raccomandazione : Piano Personale a 9 €/mese: 25 buste, firma avanzata via SMS
Inviare un documento a firmare online gratuitamente
Inviare costa buste, firmare non ne costa alcuna. È l'unica regola da conoscere: il vostro destinatario non paga nulla, non crea un account e non installa niente. Ecco cosa copre esattamente il piano gratuito dal lato del mittente.
È il mittente che paga, mai il firmatario
La quota viene detratta dall'account che invia. I vostri clienti, i vostri candidati o i vostri fornitori ricevono un link sicuro via e-mail e firmano dal loro browser, sia da mobile che da computer, senza registrazione.
Cosa permette di inviare il piano gratuito
5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, con firma semplice (SES) conforme eIDAS e senza carta di credito. Ogni busta contiene un documento e fino a due destinatari: un contratto tra te e il tuo cliente consuma una sola busta.
Monitorare e sollecitare senza pagare di più
Ogni invio mostra il suo stato in tempo reale — ricevuto, aperto, firmato — e potete sollecitare un firmatario che indugia. Il documento firmato e la sua cartella di prova timbrata sono scaricabili dalla firma finale.
Quando il gratuito non è più sufficiente
Oltre la quota, non appena ti servono più di due firmatari o più documenti per invio, l'autenticazione via SMS (AES), i promemoria automatici o più modelli, il primo piano a pagamento parte da 9 €/mese per 25 buste. Nulla va perso tra i due: lo stesso account, gli stessi documenti.
Come firmare gratis con Certyneo?
- 1
Crea il tuo account
Registrazione email in 30 secondi, senza carta di credito.
- 2
Importa il documento
PDF, Word o immagine — trascina nell'interfaccia.
- 3
Aggiungi il firmatario
La sua email è sufficiente. Riceverà un link sicuro.
- 4
Invia e firma
Il firmatario clicca sul link e firma in 30 secondi, senza account.
- 5
Scarica il PDF firmato
PDF con timestamp + prova di firma disponibili immediatamente.
Quando il piano gratuito non è più sufficiente?
Il piano gratuito Certyneo copre 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, con un documento e fino a 2 firmatari per busta. Se le vostre esigenze superano questo volume o questo formato, il piano Personale a 9 €/mese offre 25 buste/mese e fino a 3 documenti e 5 firmatari per busta. Per i team o i volumi importanti, il piano Standard a 19 €/mese include 100 buste/mese, un'API REST e webhook.
Domande sulla firma elettronica gratuita
- Esiste davvero una firma elettronica gratuita e permanente?
- Sì. Certyneo offre un piano gratuito permanente, senza scadenza, così come Youtrust (ex Yousign), Dropbox Sign, Zoho Sign o Xodo Sign, con da 2 a 5 invii al mese a seconda del fornitore. DocuSign, invece, consente gratuitamente solo di firmare e di inviare fino a 3 richieste tramite la sua app; signNow e Signaturit offrono solo prove di 7 e 14 giorni.
- Un documento firmato gratuitamente ha valore legale?
- Sì, se la soluzione è conforme a eIDAS. Certyneo genera prove di firma con marcatura temporale conformi a eIDAS anche nel piano gratuito. L'audit trail costituisce una prova ricevibile in tribunale in tutta l'UE.
- Si può firmare gratis senza creare un account?
- I firmatari non hanno mai bisogno di creare un account. Solo il mittente deve creare un account gratuito.
- I dati sono sicuri nel piano gratuito?
- Sì. Da Certyneo, il livello di sicurezza (TLS 1.3, crittografia AES-256, hosting nell'UE) è identico indipendentemente dal piano tariffario.
- Qual è la migliore firma elettronica gratuita nel 2026?
- Dipende dall'uso. Per far firmare alcuni documenti al mese con hosting nell'UE e firma qualificata a consumo, il piano gratuito di Certyneo; per un documento firmato da molte persone, il piano Free di Youtrust (fino a 100 firmatari per invito); per un privato o un'associazione che ha bisogno di una firma avanzata, Goodflag Community. Oltre 2 invii al mese, il piano Personale a 9 €/mese offre 25 buste e la firma avanzata via SMS.
- Una firma elettronica gratuita ha davvero valore legale?
- Sì, a condizione che la soluzione sia conforme al regolamento eIDAS (UE) 910/2014. Una firma semplice accompagnata da un audit trail completo con marcatura temporale è ammissibile come prova nei 27 Stati membri dell'UE ed è sufficiente per la maggior parte dei contratti privati comuni. Per i contratti HR, i mandati immobiliari o gli appalti pubblici è consigliata una firma avanzata, con verifica dell'identità tramite codice SMS: in Certyneo è inclusa a partire dal piano Personale.
- Posso utilizzare una firma elettronica gratuita per la mia attività professionale?
- Sì, senza restrizioni d'uso. Il piano gratuito Certyneo non distingue l'uso personale e professionale: potete firmare preventivi clienti, contratti fornitori, mandati, accordi commerciali, buste paga e convenzioni di partnership. I limiti del piano gratuito riguardano il volume (5 buste per 14 giorni, poi 2/mese) e il formato: ogni busta contiene un documento e fino a 2 firmatari. Basta per un preventivo o un contratto tra voi e il vostro cliente, il che copre la maggior parte dei liberi professionisti e delle piccole imprese che fanno firmare meno di un documento a settimana; appena vi servono più documenti o più di due firmatari per invio, subentra il piano Personale.
- Qual è la differenza tra firma elettronica gratuita e a pagamento?
- La differenza si gioca su 4 assi: (1) il volume e il formato — gratuito = 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese, ciascuna con un documento e fino a 2 firmatari, a pagamento = 25 a diverse centinaia; (2) il numero di utenti emittenti — gratuito = 1, a pagamento = team multi-utente; (3) le funzionalità enterprise — API REST, webhook, SSO, integrazioni CRM/HubSpot/Slack/Salesforce sono riservate ai piani a pagamento; (4) il supporto — email standard sul gratuito, prioritario o dedicato sui piani enterprise. Il valore legale e il livello di sicurezza sono invece identici (TLS 1.3, AES-256, hosting UE) su tutti i piani Certyneo.
- Il destinatario deve creare un account per firmare il mio documento?
- No. Riceve un link sicuro via e-mail, apre il documento nel suo browser e firma — senza registrazione, senza applicazione da installare e senza pagare nulla. Solo il mittente ha bisogno di un account Certyneo.
- Quanti documenti posso inviare a firmare gratuitamente?
- 5 buste per 14 giorni, poi 2/mese con il piano gratuito. Ogni busta contiene un documento e fino a due destinatari: un contratto tra te e il tuo cliente consuma una sola busta.