Che cosa è la firma online?
La firma online — anche chiamata firma elettronica online o firma dematerializzata — designa la firma di un documento senza supporto cartaceo, da un browser web o da un'applicazione mobile. Concretamente, caricate il vostro documento (PDF, Word, immagine), indicate l'email del o dei firmatari, ognuno riceve un link sicuro per email, e firma in due clic da qualsiasi dispositivo. Il documento firmato ritorna automaticamente al mittente con un audit trail datato (chi ha firmato, quando, da quale IP) che costituisce la prova legale.
La firma online non è una semplice immagine di firma incollata in un PDF — è una firma elettronica crittografica conforme al regolamento europeo eIDAS (UE) n° 910/2014. eIDAS definisce tre livelli: la firma semplice (SES), la firma avanzata (AES) con verifica d'identità tramite OTP, e la firma qualificata (QES) con prova d'identità da un prestatore qualificato. Tutti e tre sono legalmente ricevibili nei 27 Stati membri dell'Unione europea, con un peso probatorio crescente. Per la maggior parte dei contratti B2B (preventivi, NDA, accordi commerciali, fatture), la SES è più che sufficiente.
Il criterio che separa le buone soluzioni di firma online da quelle meno buone non è la velocità di firma (tutte firmano in meno di un minuto), ma la combinazione conformità eIDAS + hosting europeo + trasparenza tariffaria. Le soluzioni americane (DocuSign, Adobe Acrobat Sign, PandaDoc, Dropbox Sign) sono soggette al Cloud Act che consente a una giurisdizione americana di richiedere l'accesso ai vostri contratti, anche se ospitati in Europa. Le soluzioni europee (Certyneo in Germania, Yousign in Francia) sono al di fuori di questo perimetro. Per un uso B2B serio nell'UE, la combinazione «piano gratuito permanente + AES incluso + hosting UE» offre il miglior rapporto sovranità-prezzo-conformità.
Firma online in 2 minuti, senza software
Con una soluzione di firma online come Certyneo, non hai più bisogno di stampare, scansionare o inviare per posta. Carichi il tuo documento (PDF, Word), indichi l'email del o dei firmatari, e ognuno riceve un link per firmare in pochi clic dal suo computer o telefono. La firma ottenuta ha lo stesso valore giuridico di una firma autografa (regolamento eIDAS).
Perché firmare online con Certyneo?
2 minuti per firmare
Carica il tuo PDF, aggiungi i firmatari, è fatta. Nessuna installazione, nessun account da creare per il firmatario.
Conforme a eIDAS
Firme semplici (SES) e avanzate (AES) riconosciute legalmente in tutta l'Unione europea. Audit trail completo.
Hosting Europa
I tuoi documenti sono archiviati in Germania, con rigoroso GDPR — senza esposizione al Cloud Act americano.
Confronto delle soluzioni di firma online 2026
| Soluzione | Piano gratuito | Livelli eIDAS | Hosting | Cloud Act |
|---|---|---|---|---|
| Certyneo | 5 buste/mese permanente | SES + AES | UE (Germania) | Non esposto |
| DocuSign | Prova 30 giorni | SES + AES | US (opzione UE) | Esposto |
| Yousign | Prova 14 giorni | SES + AES | Francia (OVH) | Non esposto |
| Adobe Acrobat Sign | Prova 7 giorni | SES + AES + QES | USA (Adobe Cloud) | Esposto |
| PandaDoc | Illimitato SES solo | Solo SES | USA (AWS) | Esposto |
| Dropbox Sign | 3 firme/mese | Solo SES | USA (AWS) | Esposto |
Come firmare un documento online?
3 passaggi, meno di 2 minuti.
- 1
Carica il tuo documento
Trascina e rilascia il tuo PDF o documento Word nella finestra Certyneo. Nessuna installazione richiesta.
- 2
Aggiungi i firmatari
Indica l'email di ogni firmatario e posiziona le zone di firma nei giusti punti del documento.
- 3
Tutti firmano online
Ogni firmatario riceve un link via email e firma in pochi clic dal suo computer o telefono. Sarai notificato ad ogni passaggio.
Quale soluzione di firma digitale secondo il vostro profilo?
La firma digitale non serve agli stessi bisogni a seconda della vostra attività. Ecco come scegliere lo strumento giusto e il piano giusto secondo il vostro caso d'uso.
Lavoratore autonomo / freelance
Invii alcuni preventivi e contratti al mese, generalmente con un solo firmatario cliente. Le tue sfide: semplicità, rapidità e una prova legale solida in caso di controversia (mancato pagamento, contestazione della prestazione).
Raccomandazione : Piano gratuito Certyneo (5 buste/mese senza carta di credito)
Associazione / cooperativa
Firmi verbali di assemblea, convenzioni di partenariato, moduli prefetturali. Più firmatari (presidente, tesoriere, segretario) devono spesso firmare lo stesso documento e la tracciabilità è richiesta dal tuo revisore dei conti.
Raccomandazione : Piano gratuito Certyneo (firmatari multipli illimitati)
PMI / PME (< 25 contratti/mese)
Invii contratti HR, preventivi clienti, mandati fornitori. Hai bisogno di AES per i contratti sensibili e di un hosting UE per la conformità RGPD. Un'API è utile se vuoi automatizzare dal tuo CRM o strumento HR.
Raccomandazione : Piano Standard a 19 €/mese (team + API REST)
Sicurezza e conformità
Una firma online ha valore solo per le garanzie che offre. Ecco cosa Certyneo fornisce per impostazione predefinita.
- Conformità eIDAS (SES & AES)
- Hosting in Germania — GDPR rigoroso
- Audit trail con timestamp su ogni invio
- Autenticazione email + SMS opzionale
- Archiviazione legale fino a 10 anni
- Crittografia end-to-end (AES-256)
Domande frequenti sulla firma online
La firma online ha lo stesso valore di una firma autografa?
Sì, a condizione di utilizzare una soluzione conforme al regolamento europeo eIDAS. Certyneo offre i livelli Semplice (SES) e Avanzato (AES), entrambi riconosciuti legalmente nei 27 paesi dell'Unione europea. La firma autografa e la firma elettronica conforme hanno la stessa forza probante davanti a un tribunale.
Devo creare un account per firmare un documento online?
No. Solo la persona che INVIA il documento da firmare deve avere un account Certyneo (gratuito). I firmatari ricevono un semplice link via email e firmano in due clic, senza iscrizione.
Quali formati di documenti posso firmare online?
PDF, Word (.docx) e la maggior parte dei formati da ufficio. Il sistema li converte automaticamente in PDF prima della firma per garantire l'integrità del documento finale.
Quanto costa la firma online con Certyneo?
Gratuito fino a 5 buste al mese, senza carta di credito. Oltre, l'offerta Standard a 19 €/mese include un intero team e un numero illimitato di buste (invece di un tariff per utente come in DocuSign o Yousign).
Come firmo un PDF dal mio telefono?
Il firmatario riceve un link via email. Cliccando, apre il documento direttamente nel suo browser mobile — nessuna app necessaria. Disegna la sua firma con il dito o fa clic per firmare se una firma predefinita è associata alla sua email.
Qual è la miglior soluzione di firma online nel 2026?
Il criterio che distingue le soluzioni non è la velocità di firma (tutte firmano in meno di un minuto) ma la combinazione piano gratuito permanente + conformità eIDAS AES + hosting UE. Su questo trio, Certyneo è l'unica a offrirlo gratuitamente: 5 buste/mese senza scadenza, AES con OTP, hosting Germania al di fuori del Cloud Act. DocuSign, Adobe Acrobat Sign e Yousign propongono prove temporanee (rispettivamente 30, 7 e 14 giorni). PandaDoc e Dropbox Sign offrono gratuito permanente ma limitato al livello SES senza hosting UE.
Una firma online è valida per un contratto di lavoro?
Sì. Un contratto di lavoro firmato online con una soluzione conforme eIDAS ha lo stesso valore legale di un contratto firmato su carta. Per un contratto indeterminato o determinato, la firma avanzata (AES, con verifica dell'identità tramite OTP) è consigliata perché rafforza la prova dell'identità del dipendente. Il contratto firmato elettronicamente deve essere conservato per un minimo di 5 anni dopo la fine del rapporto contrattuale.
È possibile firmare online con più firmatari in parallelo?
Sì. Certyneo consente di invitare tutti i firmatari necessari, sia in parallelo (tutti firmano indipendentemente, nell'ordine che preferiscono) che in sequenza (firmatario A poi B poi C). Ogni firmatario riceve il proprio link via email e l'audit trail finale centralizza le prove d'identità dei firmatari in un unico PDF/A timbrato.
Cosa succede se perdo la connessione internet durante la firma?
Il processo di firma online riprende da dove si era interrotto non appena recuperi la connessione: il link email rimane valido per 30 giorni e finché non hai cliccato su "Conferma firma" all'ultimo passaggio, nessuna firma viene registrata. I tuoi dati inseriti vengono salvati lato server ad ogni passaggio.