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Devi far firmare un contratto redatto in Word? La "linea di firma" integrata in Word non è sufficiente per una firma vincolante. Ecco i due metodi, la procedura affidabile passo dopo passo e il valore giuridico del risultato.
Sì, ma con una precisazione importante. Word propone una funzione "Linea di firma" che inserisce un campo firmato, a volte associato a un certificato. Questa funzione rimane limitata: è poco adatta alla firma multipla, poco leggibile dai destinatari senza Word, e non offre la tracciabilità di una piattaforma di firma elettronica.
Il metodo affidabile consiste nel convertire il documento in PDF e poi farlo firmare tramite una soluzione di firma elettronica conforme eIDAS, che identifica ogni firmatario e sigilla l'integrità del documento con una pista di audit con marcatura temporale.
A seconda dell'obiettivo, sono possibili due approcci.
Integrata in Microsoft Word, inserisce un campo firma nel .docx. Pratica per un uso interno, rimane fragile dal punto di vista giuridico: nessuna autenticazione forte del firmatario, nessun fascicolo di prova, e il rendering dipende dal software del destinatario.
Convertiamo il Word in PDF, poi lo facciamo firmare tramite una piattaforma conforme. Il firmatario si autentica (OTP email/SMS), l'integrità è sigillata e una traccia di audit con data e ora è generata: la prova è molto più solida e opponibile.
La procedura affidabile richiede pochi minuti:
Ciò che conferisce il valore legale non è il formato (Word o PDF) ma il procedimento di firma. Una firma elettronica conforme eIDAS, applicata al PDF derivante dal vostro Word, ha piena valenza probatoria purché il firmatario sia identificato in modo affidabile e l'integrità del documento sia garantita (articoli 1366 e 1367 del Codice civile).
Al contrario, una semplice immagine di firma incollata nel .docx ha un valore basso e contestabile. Per un contratto con posta in gioco, privilegiate sempre la firma elettronica avanzata (AES) sul PDF.
Word propone una «riga di firma», ma è limitata e poco affidabile dal punto di vista legale. Il metodo consigliato è convertire il Word in PDF e poi farlo firmare tramite una soluzione di firma elettronica conforme eIDAS.
È la pratica consigliata: il PDF fissa il layout e costituisce un supporto stabile per sigillare l'integrità e la marcatura temporale. Certyneo firma il PDF e genera il fascicolo di prova eIDAS.
Sì, se la firma risulta da un processo affidabile che identifica il firmatario e garantisce l'integrità (art. 1366-1367 del Codice civile). La firma elettronica avanzata (AES) applicata al PDF soddisfa queste condizioni.
No. Con Certyneo, il firmatario riceve un link e firma da un browser, su computer o mobile, senza Word né creazione di account.
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