Muunna Word PDF:ksi verkossa, ilmaiseksi ja lataamatta palvelimelle

Muunna Word PDF:ksi verkossa vaihe vaiheelta

Wordin muuntaminen PDF:ksi ei vaadi toimisto-ohjelmaa, tiliä eikä tilausta: uusi selain riittää, oli käytössäsi tietokone, tabletti tai puhelin. Muunnos lasketaan laitteellasi, eikä .docx-asiakirjaa koskaan lähetetä palvelimelle. Tässä koko kulku Word-tiedostosta lähetysvalmiiseen PDF:ään.

1. Tallenna asiakirja vielä kerran tekstinkäsittelyohjelmassasi. Jos kyseessä on vanha .doc-tiedosto, tallenna se ensin .docx-muodossa Wordissa, LibreOfficessa tai Google Docsissa: tätä vuotta 2007 edeltävää binäärimuotoa ei hyväksytä, ja siitä kerrotaan viestillä.
2. Pudota .docx-, .docm- tai .dotx-tiedosto tämän sivun yläosan lukijaan vetämällä tai valitse se kansioistasi. Enimmäiskoko on 150 MB tiedostoa kohden.
3. Odota hetki: asiakirja taitetaan laitteellasi ja avautuu sitten suoraan lukijaan PDF-muodossa.
4. Selaa kaikki sivut läpi. Katso ensin sivunvaihdot, leveät taulukot, kuvat ja tekstiruudut: niissä erot Wordin näkymään yleensä piilevät.
5. Tallenna PDF. Voit myös muokata sitä ensin: lisätä sivunumerot tai vesileiman, suojata sen salasanalla tai lähettää sen allekirjoitettavaksi poistumatta lukijasta.

Niin kauan kuin et ole tallentanut, jokaisen muunnoksen jälkeen tehdyn muutoksen voi perua Kumoa-painikkeella. Voit siis kokeilla vesileimaa tai sivunumerointia ja palata takaisin, jos tulos ei miellytä.

Miksi Word-asiakirja kannattaa muuntaa PDF:ksi

Word-tiedosto on tehty muokattavaksi; PDF on tehty luettavaksi, tulostettavaksi ja lähetettäväksi sellaisenaan. Wordin muuntaminen PDF:ksi on vaihe, joka erottaa luonnoksen lopullisesta asiakirjasta.

• Asettelun lukitseminen: .docx näkyy eri tavoin ohjelmasta, versiosta ja vastaanottajan asennetuista fonteista riippuen. PDF puolestaan sisältää kaiken, mitä se tarvitsee näkyäkseen kaikkialla samalla tavalla.
• Tahattomien muutosten välttäminen: tarjousta, todistusta tai kirjettä ei saa muuttaa vahingossa sen jälkeen, kun se on lähetetty.
• Palautusvaatimuksen täyttäminen: monet verkkolomakkeet, hakupalvelut ja viranomaisportaalit hyväksyvät vain PDF:n.
• Allekirjoituksen valmistelu: Wordissa laadittu sopimus allekirjoitetaan PDF-muodossa, jonka sisältö ei enää muutu.
• Tulostaminen muualla: kirjapainossa, kirjastossa tai tietokoneella, jossa ei ole tekstinkäsittelyohjelmaa, PDF tulostuu ilman yllätyksiä.

Jos tarvitset päinvastaista suuntaa, esimerkiksi PDF-muodossa saadun asiakirjan jatkotyöstämiseen, oppaamme kertoo, miten voit muuntaa PDF:n muokattavaksi Word-tiedostoksi.

Mitä Wordin muunnos PDF:ksi säilyttää

.docx-tiedoston lukee sama moottori kuin Certyneo Readeriin sisäänrakennettu tekstinkäsittely. Se ymmärtää asiakirjan rakenteen eikä vain tekstiä: tyylit, luettelot, taulukot sekä ylä- ja alatunnisteet. Tässä on se, mitä PDF:stä löytyy.

Teksti kirjoitetaan vektorimuodossa, ja fonttien osajoukko upotetaan tiedostoon: se pysyy terävänä millä tahansa zoomauksella ja tulosteessa, ja sitä voi hakea, valita ja kopioida kuten tekstinkäsittelyohjelmasta viedyssä PDF:ssä.

Fontit ja asettelu: miksi rivi voi katketa eri kohdasta

Word-asiakirja ei yleensä sisällä fonttejaan: se kertoo vain niiden nimet, ja tietokone toimittaa itse fontit. Jotta PDF olisi sama kaikilla laitteilla, myös puhelimessa, jossa ei ole Arialia eikä Calibria, muunnos käyttää vapaita Liberation-fontteja.

Liberation Sans, Liberation Serif ja Liberation Mono on suunniteltu täsmälleen samoilla merkkileveyksillä kuin Arial, Times New Roman ja Courier New. Jollakin näistä kolmesta fontista ladottu teksti vie siis saman tilan sana sanalta. Muun fontin, kuten Calibrin, Garamondin tai yrityksen oman fontin, tilalla käytetään lähintä vastinetta, eivätkä leveydet ole enää samat.

Käytännössä rivi voi katketa sanaa aiemmin tai myöhemmin kuin Wordin näytöllä, kappale voi pidentyä tai lyhentyä rivillä, ja sivujen kokonaismäärä voi muuttua. Muutaman sivun asiakirjassa, joka on kirjoitettu Arialilla tai Times New Romanilla, ero on useimmiten näkymätön. Rivilleen mitoitetun asiakirjan, kuten sivumäärältään rajatun opinnäytetyön tai graafisen taiton, PDF kannattaa lukea huolellisesti.

Mitä tehdä, jos tuloksen on oltava pikselilleen sama

Certyneo Readerin muunnos on parhaansa mukaan tehty taitto, ei täydellinen Word-moottori. Jos tarvitset täsmälleen näytöltäsi näkyvän kaltaisen tuloksen omilla fonteillasi, vie tiedosto Wordista itsestään valitsemalla Tiedosto, Tallenna nimellä ja tiedostotyypiksi PDF. Sen jälkeen voit avata tämän PDF:n ilmaisessa verkossa toimivassa PDF-lukijassa, jossa voit numeroida sen sivut, suojata sen tai lähettää sen allekirjoitettavaksi.

Muunna docx PDF:ksi, kun siinä on useita kieliä, emojeja tai kuvia

Liberation-fontit kattavat latinalaisen kirjoitusjärjestelmän, jota käytetään esimerkiksi suomessa, englannissa, espanjassa ja saksassa. Joissakin asiakirjoissa on kuitenkin muitakin kirjoitusjärjestelmiä: kiinankielinen nimi, arabiankielinen osoite, hepreankielinen lainaus, hindinkielinen termi tai muutama emoji kirjeessä.

Selain piirtää nämä kohdat laitteellesi asennetuilla fonteilla ja lisää niiden päälle näkymättömän tekstikerroksen täsmälleen merkkien kohdalle. Silmälle teksti näkyy oikein; ohjelmalle se on edelleen tekstiä: haku ja kopiointi toimivat. Suomenkielisen lauseen keskelle lisätty arabiankielinen sana luetaan oikeaan suuntaan.

Näiden kirjoitusjärjestelmien ulkoasu riippuu muunnoksen tekevän laitteen fonteista. Jos merkki näkyy tyhjänä neliönä, tee muunnos toisella laitteella tai toisella selaimella, josta puuttuva fontti todennäköisesti löytyy.

Tavalliset kuvamuodot upotetaan sellaisinaan. Selain piirtää Word-asiakirjoissa harvinaisemmat GIF-, BMP- ja WebP-kuvat uudelleen ennen kuin ne sijoitetaan PDF:ään.

Wordin PDF-muunnoksen rajoitukset ja niiden kiertäminen

Mikään Wordista riippumaton muunnin ei toista kaikkia sen hienouksia. Tässä on se, mitä kannattaa tietää ennen tärkeän asiakirjan lähettämistä.

• Solujen pystysuuntainen yhdistäminen: taulukon soluja, jotka ulottuvat usean rivin yli, ei tueta. Jos taulukko on siitä riippuvainen, jaa solu Wordissa tai vie tämä asiakirja Wordista.
• Muotojen kierto: nuoli, laatikko tai kierretty teksti näkyy kiertämättömänä.
• Tekstiruudut ja kelluvat objektit: niiden sijainti on likimääräinen. Kulmaan ankkuroitu logo tai marginaalissa oleva laatikko voi siirtyä.
• Vanha .doc-muoto: ei hyväksytä. Tallenna se .docx-muodossa ennen muuntamista.
• Fontit: korvataan vapailla vastineillaan, ja niiden vaikutus rivinvaihtoihin on kuvattu yllä.

Jos syntyneessä PDF:ssä on yksittäinen virhe, kaikkea ei tarvitse aloittaa alusta. Huonosti taitetun sivun kohdalla korjaa Word-asiakirja ja muunna se uudelleen. Jos huomaat kirjoitusvirheen vasta PDF:ssä, voit myös korjata muutaman sanan suoraan PDF:ssä palaamatta Word-tiedostoon.

Minkä tavan valita, kun muunnat Wordin PDF:ksi ilmaiseksi

Wordin voi muuntaa PDF:ksi monella tavalla. Ne eroavat siinä, missä asiakirja käsitellään, kuinka uskollinen tulos on ja mitä sinulla pitää olla käytettävissä.

Sopimuksen, palkkakuitin, potilasasiakirjan tai luottamuksellisen kirjeen kohdalla paikka, jossa asiakirja käsitellään, on yhtä tärkeä kuin tuloksen laatu: tiedosto, joka ei poistu laitteeltasi, ei voi vuotaa kolmannen osapuolen palvelimelta.

Jos muunnat usein ilman verkkoyhteyttä, esimerkiksi matkoilla, työpöytäsovellus tekee saman muunnoksen. Oppaamme kertoo, miten voit muuntaa Wordin PDF:ksi ilman verkkoyhteyttä työpöytäsovelluksella, joka avaa .docx-tiedoston myös sisäänrakennettuun tekstinkäsittelyyn viimeistä hiontaa varten ennen vientiä.

Muunnoksen jälkeen: numeroi, suojaa, allekirjoita

Syntyvä PDF avautuu lukijaan, jossa kaikkia työkaluja voi käyttää peräkkäin samaan asiakirjaan. Ammattimaisen asiakirjan tyypillinen työnkulku etenee näin.

1. Jos Word-asiakirjassasi ei ollut sivunumeroita, lisää PDF:ään sivunumerot esimerkiksi muodossa ”Sivu 3/12” ja jätä kansilehti ilman numeroa.
2. Luonnokseen tai työversioon voit lisätä vesileiman ”LUONNOS” tai ”LUOTTAMUKSELLINEN” kaikille sivuille.
3. Jos tiedosto lähetetään sähköpostilla tai ladataan portaaliin, jossa on kokoraja, pienennä PDF:n kokoa, varsinkin jos asiakirjassa on paljon valokuvia.
4. Arkaluonteisen asiakirjan kohdalla suojaa PDF salasanalla ennen kuin lähetät sen eteenpäin.
5. Lopuksi sopimuksen, tarjouksen tai toimeksiantosopimuksen kohdalla pyydä kaikkia osapuolia allekirjoittamaan PDF verkossa.

Mikään ei ole lopullista ennen kuin tallennat: jokaisen vaiheen voi perua, jos muutat mieltäsi.

Lisäkysymyksiä Wordin muuntamisesta PDF:ksi

Miten yhdistän useita Word-asiakirjoja yhdeksi PDF:ksi?

Muunna ensimmäinen asiakirja ja käytä sitten työkalua, jolla lisätään sivuja PDF:ään: se hyväksyy suoraan .docx-tiedoston, joka muunnetaan laitteellasi ennen lisäämistä ennen ensimmäistä sivua, tietyn sivun jälkeen tai loppuun. Toista jokaiselle asiakirjalle ja tallenna yksi PDF.

Voiko Word-asiakirjan muuntaa PDF:ksi puhelimella?

Kyllä. Työkalu toimii uusissa selaimissa Androidilla, iPhonella ja iPadilla. Valitse .docx-tiedosto tiedostoistasi, tallennetusta liitteestä tai tallennuspalvelusta ja tallenna syntyvä PDF.

Voiko Word-mallin (.dotx) muuntaa?

Kyllä, .dotx-mallit hyväksytään, samoin kuin makroja sisältävät .docm-asiakirjat. Vain asiakirjan sisällöllä on merkitystä: se taitetaan kuten tavallinen .docx.

Pitääkö asiakirja siistiä ennen muuntamista?

Se on hyvä tapa työkalusta riippumatta: lue asiakirja läpi, hyväksy tai hylkää odottavat jäljitetyt muutokset ja poista sisäiset kommentit, joita et halua jakaa. Siisti asiakirja ennen muuntamista tarkoittaa PDF:ää, jonka voit lähettää huoletta.