Muunna Excel PDF:ksi verkossa, ilmaiseksi ja lataamatta palvelimelle

Muunna Excel PDF:ksi verkossa vaihe vaiheelta

Excel-tiedoston muuntaminen PDF:ksi on tapa lähettää taulukko, jota kukaan ei voi muuttaa vahingossa ja jonka kaikki voivat avata, oli heillä taulukkolaskentaohjelma tai ei. Certyneo Readerilla selain lukee ja taittaa työkirjan laitteellasi: sitä ei koskaan lähetetä palvelimelle. Tässä koko kulku työkirjasta lähetysvalmiiseen PDF:ään.

1. Avaa työkirja Excelissä ja tallenna se. Tämä vaihe on tärkeämpi kuin miltä näyttää: muunnos tulostaa arvot, jotka Excel on tallentanut kullekin kaavalle, eikä laske niitä uudelleen.
2. Tarkista, mitä pitää näkyä: piilota työtaulukot, -rivit tai -sarakkeet ja määritä tulostusalue, jos haluat lähettää vain osan taulukosta.
3. Pudota .xlsx- tai .xlsm-tiedosto tämän sivun yläosan lukijaan vetämällä tai valitse se kansioistasi, enintään 150 MB.
4. PDF avautuu lukijaan. Selaa se läpi: jokainen taulukko alkaa nimellään, ylätunniste muistuttaa taulukosta ja alatunniste näyttää sivunumeroinnin.
5. Tallenna PDF tai muokkaa sitä ensin: poista tarpeeton sivu, lisää vesileima tai suojaa tiedosto salasanalla.

Jos tulos ei miellytä, korjaa työkirja Excelissä, tallenna se ja muunna uudelleen: se vie vain hetken, eikä muunnosten määrää ole rajoitettu.

Miksi Excel-taulukko kannattaa muuntaa PDF:ksi

Excel-työkirja on työväline: sen kaavat, välilehdet ja välilaskelmien sarakkeet kuuluvat usein vain sinulle. PDF on sen julkaistava versio.

• Lukujen lukitseminen: PDF:nä lähetettyä budjettia, hinnoiteltua tarjousta tai kululaskelmaa ei enää voi muuttaa huolimattomalla näppäilyllä.
• Vain tuloksen näyttäminen: piilotettuja taulukoita ja sarakkeita ei tulosteta, joten välilaskelmasi jäävät sinulle.
• Luettavuus kaikkialla: vastaanottaja ei tarvitse Exceliä eikä taulukkolaskentaohjelmaa, puhelin riittää tiedoston avaamiseen.
• Taulukon liittäminen hakemukseen: monet portaalit, tarjouskilpailut ja rahoitushakemukset hyväksyvät vain PDF-tiedostoja.
• Tilanteen arkistointi tiettynä päivänä: inventaario, kuukausittainen raportti tai läsnäololista sellaisena kuin se oli lähetyshetkellä.

Päinvastaiseen suuntaan, eli kun haluat saada PDF-muodossa saadun tiliotteen tai laskun luvut taulukkolaskentaohjelmaan, oppaamme kertoo, miten voit muuntaa PDF:n Exceliksi laskentakelpoisin summin.

Mitä Excelin muunnos PDF:ksi säilyttää

Työkalu ei ota taulukosta kuvakaappausta: se lukee jokaisen solun, sen sisällön ja muotoilun ja koostaa niistä luettavia sivuja. Tässä on se, mitä PDF:stä löytyy, ja mitä siinä ei ole.

PDF:n teksti on oikeaa tekstiä: sitä voi hakea, valita ja kopioida. Vastaanottaja löytää siis nimen tai summan pitkästä taulukosta PDF-lukijansa haulla.

Miten suuri Excel-taulukko jaetaan sivuille

Suurin haaste Excel-taulukon muuntamisessa PDF:ksi on leveys. Näytöllä taulukolla ei ole reunaa; A4-sivulla on. Työkalu noudattaa sääntöjä, joiden tarkoitus on pitää jokainen luku luettavana.

• A4-koko, pystysuunnassa kapealle taulukolle ja automaattisesti vaakasuunnassa heti, kun taulukko on leveä.
• Tekstin koko mukautetaan taulukon leveyteen, jotta sarakkeet mahtuvat luettavuudesta tinkimättä.
• Yli 25 sarakkeen taulukko jaetaan peräkkäisiin sarakelohkoihin, jotka tulostetaan toistensa jälkeen, sen sijaan että se kutistettaisiin lukukelvottomaksi.
• Otsikkorivi toistetaan jokaisen sivun yläreunassa: se on ensimmäinen rivi, jos se on lihavoitu, tai lukujen yläpuolella oleva selitteiden rivi.
• Riviä ei koskaan katkaista kahden sivun välillä: usean tekstirivin korkuinen rivi siirtyy kokonaisena seuraavalle sivulle.
• Jokainen taulukko alkaa nimellään; ylätunniste muistuttaa taulukosta ja alatunniste näyttää sivunumeroinnin muodossa sivu / sivut.

Mitä tehdä, jos taulukossasi on yli 25 saraketta

Lohkoihin jakaminen säilyttää kaiken, mutta lukijan on siirryttävä sivulta toiselle seuratakseen riviä. Jos haluat välttää tämän, vähennä lähetettävien sarakkeiden määrää: piilota välilaskelmien sarakkeet tai määritä tulostusalue, joka rajoittuu tarpeellisiin sarakkeisiin. Hyvin suuren, jatkotyöstettäväksi tarkoitetun taulukon kohdalla harkitse myös itse työkirjan lähettämistä PDF:n lisäksi.

Jotta otsikkorivi tunnistetaan ja toistetaan oikein, lihavoi sarakkeiden selitteet ensimmäisellä rivillä. Se on yksinkertainen tapa, joka tekee PDF:stä paljon helpommin luettavan toisesta sivusta alkaen.

Päivämäärät, luvut ja kaavat: mitä pitää tietää ennen kuin muunnat xlsx-tiedoston PDF:ksi

Kaavoja ei lasketa uudelleen

Excel-tiedosto säilyttää jokaiselle kaavalle viimeisen tallennushetkellä lasketun arvon. Muunnos tulostaa tämän arvon täsmälleen kuten tulostus tekisi. Jos olet muuttanut tietoa tallentamatta sen jälkeen, PDF näyttää edellisen tuloksen, eli viimeisen tallennuksen tuloksen. Ratkaisu on aina sama: avaa työkirja Excelissä, anna laskennan tapahtua, tallenna ja muunna sitten.

Muodot noudattavat lukijan kieltä

Päivämäärät, prosentit, desimaalit ja tuhaterottimet kirjoitetaan lukijan käyttöliittymän kielellä, kuten tälle kielelle asennettu Excel tekisi: suomeksi desimaalipilkku ja välilyönti tuhansien välissä, järjestys päivä, kuukausi, vuosi, ja totuusarvolle TOSI eikä TRUE. Jos muunnat englanninkieliselle lukijalle tarkoitettua taulukkoa, vaihda lukijan kieleksi englanti ennen muuntamista.

Entä CSV-tiedosto?

.csv-tiedostossa ei ole muotoilua eikä taulukoita: se on pilkuilla tai puolipisteillä eroteltua tekstiä. Se muunnetaan tasalevyiseksi tekstiksi, jonka sarakkeet pysyvät tasattuina. Jos haluat oikean taulukon toistuvine otsikkoriveineen ja lukumuotoineen, avaa se Excelissä ja tallenna se .xlsx-muodossa ennen muuntamista.

Excelin PDF-muunnoksen rajoitukset ja niiden kiertäminen

Työkalu tulostaa soluja. Mitään, mikä ei ole solu tai mikä riippuu Excelin omasta näyttölaskennasta, ei siirretä. Se kannattaa tietää ennen asiakirjan lähettämistä.

• Taulukkoon sijoitetut kaaviot ja kuvat: puuttuvat PDF:stä. Tallenna kaavio Excelissä kuvana ja lisää kuva PDF:ään muunnoksen jälkeen alla kuvatulla tavalla.
• Ehdollinen muotoilu: arvon perusteella lasketut värit, kuten punaisella näkyvä negatiivinen summa, eivät näy. Jos tieto on tärkeä, lisää erillinen sarake tai kiinteä fontin väri.
• Ohuet reunaviivat: eivät säily. Joka toisen rivin yksivärinen täyttö on hyvä vaihtoehto katseen ohjaamiseen.
• Solujen kommentit ja huomautukset: eivät säily. Kopioi hyödylliset huomautukset omaan sarakkeeseensa.
• Vanha .xls-muoto: ei hyväksytä. Avaa se Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa ja tallenna se .xlsx-muodossa.

Kun haluat palauttaa kaavion, muunna työkirja ja käytä sitten työkalua, jolla lisätään sivu PDF:ään: se hyväksyy suoraan PNG- tai JPG-kuvan, joka sijoitetaan ennen ensimmäistä sivua, valitsemasi sivun jälkeen tai loppuun. Jos haluat valmistella kuvan erikseen, voit myös muuntaa JPG- tai PNG-kuvan PDF:ksi ja yhdistää sen muuhun aineistoon.

Jos asiakirjan on toistettava Excelin näkymä täsmälleen, kaaviot ja ehdollinen muotoilu mukaan lukien, vie se Excelistä itsestään valitsemalla Tiedosto, Tallenna nimellä ja tiedostotyypiksi PDF.

Minkä tavan valita, kun muunnat Excel-tiedoston PDF:ksi

Samaan lopputulokseen johtaa useita reittejä. Ne eroavat siinä, missä työkirja käsitellään, mitä siitä säilyy ja mitä ohjelmaa tarvitaan.

Tuntuvin ero liittyy sivuasetteluun. Excelistä vietynä leveä taulukko katkeaa usein useille sivuille, jos suuntaa ja tulostettavia otsikoita ei ole säädetty. Tässä vaakasuunta ja otsikkorivin toisto ovat automaattisia.

Toinen ero liittyy luottamuksellisuuteen: selaimessasi muunnettu palkkalista, tilinpäätös tai asiakasrekisteri ei kulje minkään palvelimen kautta, mikä poistaa palveluntarjoajan kautta tapahtuvan vuodon riskin.

Muunnoksen jälkeen: kevennä, merkitse, suojaa, allekirjoita

PDF avautuu ilmaisessa verkossa toimivassa PDF-lukijassa, jossa työkaluja voi käyttää peräkkäin samaan asiakirjaan. Talouslaskelman tyypillinen työnkulku etenee näin.

1. Poista sivut, joita ei ole tarkoitus lähettää, esimerkiksi oletusten taulukko: poista PDF:n tarpeettomat sivut kirjoittamalla niiden numerot.
2. Merkitse asiakirja: lisää vesileima ”LUOTTAMUKSELLINEN” jokaiselle sivulle, kun kyseessä on sisäinen taulukko tai talousarvioennuste.
3. Liitä se laajempaan aineistoon: yhdistä useita PDF-tiedostoja yhdeksi, esimerkiksi lukutaulukko, raportti ja liitteet.
4. Suojaa se: lukitse PDF salasanalla ennen kuin lähetät sen sähköpostilla.
5. Hyväksytä se: tarjouksen tai hyväksytyn laskelman kohdalla lähetä PDF sähköisesti allekirjoitettavaksi.

Niin kauan kuin et ole tallentanut, jokaisen vaiheen voi perua Kumoa-painikkeella.

Lisäkysymyksiä Excelin muuntamisesta PDF:ksi

Miten muunnan työkirjasta vain yhden taulukon PDF:ksi?

Piilota muut taulukot Excelissä, tallenna ja muunna: piilotetut taulukot jätetään pois. Voit myös muuntaa koko työkirjan ja poistaa sen jälkeen tarpeettomien taulukoiden sivut.

Voiko Excel-tiedoston muuntaa PDF:ksi puhelimella?

Kyllä. Työkalu toimii uusissa selaimissa Androidilla, iPhonella ja iPadilla. Valitse .xlsx-tiedosto tiedostoistasi tai tallennetusta liitteestä ja tallenna syntyvä PDF. Kaavan korjaamiseen tarvitaan sen sijaan taulukkolaskentaohjelma.

Onnistuuko usean tuhannen rivin suuri työkirja?

Kyllä. Suuret taulukot käsitellään tehokkaasti, enintään 150 MB tiedostoa kohden. PDF:ssä on yksinkertaisesti niin monta sivua kuin tarvitaan, ja otsikkorivi toistetaan jokaisella.

Miten liitän Excel-taulukon Word-raporttiin samassa PDF:ssä?

Aloita muuntamalla Word-asiakirja PDF:ksi ja lisää sitten työkirja haluamaasi kohtaan sivujen lisäystyökalulla, joka hyväksyy myös .xlsx-tiedoston. Saat yhden PDF:n, joka on valmis numeroitavaksi ja lähetettäväksi.