Merkitse PDF verkossa: korosta, kommentoi, piirrä

PDF:n merkitseminen verkossa ilmaiseksi: lyhyt vastaus

Jos haluat merkitä PDF:ää verkossa ilman asennusta, avaa tiedosto yllä olevassa lukijassa, valitse Merkitse-työkalu ja valitse sitten korostettava tekstiosa tai piirrä suoraan sivulle. Kun merkinnät ovat paikallaan, napsauta Käytä, tarkista asiakirja ja tallenna merkitty PDF. Toiminto on ilmainen, ei vaadi tiliä ja tapahtuu kokonaan selaimessasi: tiedostoa ei lähetetä millekään palvelimelle.

Tämä opas kuvaa tarkasti, mitä PDF:n merkitseminen tarkoittaa, kahdeksan saatavilla olevaa työkalua ja kunkin oikean käytön, ongelmatapaukset (skannattu asiakirja, suojattu tiedosto, tablettiluku) ja mitä asiakirjalle on tehtävä merkitsemisen jälkeen. Jos etsit tiettyä liikettä, omistautetut oppaat menevät syvemmälle: merkitse PDF verkossa, lisää kommentti PDF:ään, tarkista ja korjaa PDF-tiedostoa yhdessä tai merkitse PDF iPad:ssä tai tabletilla.

PDF:n merkitseminen: mitä tarkalleen ottaen käsitellään?

PDF on suunniteltu olevan muuttumaton: sen asettelu on sama kaikilla näytöillä ja tulostimilla. Tämän asiakirjan merkitseminen ei siis tarkoita sen uudelleenkirjoittamista, vaan visuaalisten huomautusten kerroksen lisäämistä sen päälle: korostus, viiva, muistiinpano, leima. Alkuperäinen teksti pysyy ehjänä alla.

PDF-standardi (ISO 32000) tarjoaa tätä varten omistettuja objekteja, joita kutsutaan merkinnöiksi. Jokaisella on tyyppi (korostus, alleviivaus, yliviivattu teksti, piirros, neliö, tekstialue, muistiinpano, leima), sijainti sivulla, väri ja tarvittaessa tekstisisältö. Tämä on standardi muoto, jonka Certyneo Reader kirjoittaa tiedostoosi.

Käytännön seuraus: merkintöjäsi ei ole kuva, joka on liitetty sivulle. Adobe Acrobat, Esikatselu Macissa, selaimiin integroidut lukijat ja useimmat PDF-sovellukset tunnistavat ne todellisiksi merkinnöiksi. Vastaanottajasi voi näyttää ne, listata ne, vastata niihin omassa ohjelmistossaan tai poistaa ne yksitellen.

Merkintätyökalut ja milloin kutakin käytetään

Merkitsemistyökalu sisältää kahdeksan eleitä. Kolme ensimmäistä vaikuttavat valittuun tekstiin; viisi seuraavaa asetetaan vapaasti sivulle. Kaikissa on viisi väriä: keltainen, vihreä, sininen, punainen ja musta.

Korostus, alleviivaus, yliviivaus

Valitse teksti samalla tavalla kuin verkkosivulla: korostus, alleviivaus tai yliviivattu teksti seuraa tarkasti valittuja rivejä, jopa useilla riveillä. Korostusta käytetään olennaisen tunnistamiseen, alleviivausta tarkistettavan kohdan ilmoittamiseen, yliviivattu tekstiä poiston ehdottamiseen. Nämä kolme työkalua tarvitsevat valittavissa olevaa tekstiä: oppaassamme tekstin korostamisesta PDF-tiedostossa selostetaan, mitä tehdä, kun valinta ei toimi.

Piirtäminen vapaalla kädellä

Piirros piirtää vapaasti hiirellä, sormella tai kynällä: ympyröi luku, yhdistä kaksi kappaletta, lisää nuoli tai aaltosulku. Se on ilmeikäs työkalu, mutta myös epätarkempi: pidä se visuaalisiin osoituksiin ja jätä kirjoitetut huomautukset tekstityökaluille.

Alueen kehystäminen

Kehys piirtää suorakulmion taulukon, allekirjoituksen, logon tai minkä tahansa elementin ympärille, joka ei ole valittavissa olevaa tekstiä. Se houkuttelee huomion kiinnittämään muita peittämättä.

Tekstialue ja kiinnitetty kommentti

Tekstialue kirjoittaa huomautuksesi suoraan sivulle, näkyvä kaikille ja tulostettu sen kanssa. Kiinnitetty kommentti puolestaan asettaa pienen kuvakkeen: sen sisältö näytetään, kun lukija napsauttaa sitä tai avaa kommentin paneelin ohjelmistossaan. Ensimmäinen soveltuu lyhyille käskille, joiden on silmäiltävä, toinen pidemille selityksille, joiden ei pitäisi täyttää sivua. Valitaksesi näiden kahden välillä ja kirjoittaaksesi hyödyllisiä huomautuksia, lue oppaassamme PDF-tiedoston kommentoimisesta.

Kuvaleima

Leima asettaa PNG- tai JPG-kuvan sivulle: logo, yrityksen sinetti, "Nähty" tai "Maksettu" -merkintä, joka on valmistettu etukäteen. Näin asetettu skannattu allekirjoitus pysyy yksinkertaisena kuvana, ilman todistusvoimaa: jonkun sitomiseksi tarvitaan elektroninen allekirjoitus.

PDF-tiedoston merkitseminen ilman Adobe Acrobatia

Adobe Acrobat Reader, ilmaisen version osalta, mahdollistaa korostuksen ja kommentoinnin, mutta se on asennettava ja kehittyneemmät ominaisuudet ovat varattu tilaukselle. Useita vaihtoehtoja on olemassa, joilla kaikilla on omat rajoituksensa.

• Viimeaikaisiin selaimiin integroidut PDF-lukijat (Microsoft Edge, Firefox) tarjoavat joitain korostus-, piirrys- tai tekstityökaluja, joiden luettelo vaihtelee selaimen ja version mukaan.
• Esikatselu Macissa ja Tiedostot-sovelluksen merkintätyökalu iPhonessa ja iPadissa ovat täydelliset, mutta Apple-ekosysteemille ominaisia.
• Monet online-merkintäsivustot alkavat lataamalla tiedostosi palvelimiinsa, joskus päivittäisen sivumäärän tai tiedostomäärän rajalla, ja vaativat tilin tuloksen tallentamiseksi.
• Certyneo Reader toimii missä tahansa nykyaikaisessa selaimessa, sekä tietokoneella että mobiililaitteella, ilman tiliä eikä rajoituksia, ja käsittelee tiedoston paikallisesti.

Riippumatta valitsemastasi työkalusta, tarkista yksi asia ennen sitoutumista: merkintöjen on oltava PDF-standardin mukaisia. Jotkin työkalut tasoittavat kaiken kuvaksi tallennushetkellä; vastaanottajasi ei voi sitten valita tekstiä tai poistaa huomautusta.

Skannatun PDF:n merkitseminen: OCR-vaihe

Skannattu tai valokuvattu asiakirja on PDF-lukijalle vain kuva: se ei sisällä mitään tekstiä. Voit piirtää siihen, asettaa kehyksen, tekstilaatikon, kommentin tai leiman, mutta et voi valita lausetta korostaaksesi tai yliviivataaksesi sitä.

Ratkaisu on tehdä skannaus OCR-haettavaksi ennen merkitsemistä. Merkintunnistus lisää kuvan alle näkymättömän tekstikerroksen, joka on kohdistettu sanoihin. Kun tämä vaihe on ohi, valinta toimii ja korostustyökalut seuraavat asiakirjan linjoja. Sanan etsiminen PDF:stä tulee mahdolliseksi samalla.

Vinkki: jos PDF näyttää sisältävän tekstiä, mutta valinta hyppii lohkosta toiseen, kyseessä on usein sarakeissa muotoiltu asiakirja. Valitse sarake sarakkeelta alkaen lauseen alusta.

Merkitseminen, muokkaaminen, mustaaminen: kolme eri tekoa

Nämä kolme toimintoa usein sekoitetaan, vaikka niillä ei ole samaa vaikutusta eikä samoja riskejä.

• Merkitseminen lisää huomautuksia sisällön päälle ilman muutoksia. Alkuperäinen teksti pysyy luettavana ja kopioitavana, ja jokainen merkintö voidaan poistaa.
• Muokkaaminen muuttaa itse sisältöä: päivämäärän, virheen tai summan korjaaminen suoraan rivillä. Tämä on PDF:n tekstin muokkaamisen työkalun rooli, joka kirjoittaa rivin uudelleen samankokoisella fontilla.
• Mustaaminen poistaa pysyvästi tiedon: peitattu teksti poistetaan tiedostosta, ei vain peitetty. Sosiaaliturvatunnukselle, IBAN-tunnukselle tai nimelle, joka on tehtävä anonyymiksi, käytä PDF:n mustaamistyökalua.

Klassinen ansa on piirtää musta suorakulmio herkkään tietoon ajatellen sen poistuvan. Kehys tai piirros on edelleen merkintä: sen alla oleva teksti on olemassa, ja kuka tahansa voi kopioida sen tai poistaa merkinnän. Tiedon peittämiseksi mustaa se; merkitsemiseksi merkitse se.

Asiakirjan tarkistaminen usealla henkilöllä

Merkitseminen on kielellinen yhteisöä tarkistuksessa: raportti, muistio, malli tai sopimus liikkuu PDF:nä, jokainen lisää huomautuksensa, ja kirjoittaja ottaa ne huomioon lähdeasiakirjassa. Jotta tämä prosessi toimii, aseta sopimukset ennen aloittamista: yksi väri per tarkistaja, yliviivaus poistoille, alleviivaus tarkistettaville kohdille, tekstialue ehdotetuille korvauksille.

Kun useat tarkistajat työskentelevät omilla kopioillaan, on vaikea tietää, mitä muuttui versiosta toiseen. Kahden PDF-version vertailun työkalu korostaa lisätyt ja poistetut rivit. Meidän täydellinen menetelmä PDF:n tarkistamiseen ja korjaamiseen usealla henkilöllä kertaa yksityiskohtaisesti sopimukset, tarkistusprosessin ja sopimuksen erityistapaukseen ennen allekirjoittamista.

PDF:n merkitseminen iPadilla, tabletilla tai puhelimella

Työkalu toimii tabletin tai puhelimen selaimessa ilman asennettavaa sovellusta. Kosketusnäytöllä piirustus seuraa sormea tai kynää, ja tekstin valinta tapahtuu pitkällä painalluksella, kuten missä tahansa verkkosivulla.

Suurella näytöllä vaaka-asento ja zoomaus tekevät valinnan tarkemmaksi. Merkitty tiedosto tallennetaan laitteen latauskansioon. Oppaassamme PDF:n merkitsemiseksi iPadilla tai Android-tabletilla käydään vaihe vaiheelta ja hyödelliset asetukset styluksella kirjoittamista varten.

Tietosuoja: miksi merkitseminen tapahtuu laitteellasi

Asiakirjat, joita merkitään, ovat harvoin vaarattomia: sopimukset, palkkalaskut, lääketieteelliset asiakirjat, kokeiden kopiot, oikeusjutun asiakirjat. Niiden luovuttaminen verkkoselvitykselle, joka varastoi ne, vaikka vain väliaikaisesti, herättää oikean tietosuojakysymyksen ja joskus GDPR-vaatimustenmukaisuuden.

Certyneo Reader lukee ja muokkaa PDF-tiedostoa suoraan selaimessasi. Tiedostoa ei koskaan lähetetä palvelimelle: Certyneo ei saa sitä, ei säilytä sitä eikä voi tarkastella sitä. Välilehden sulkeminen poistaa asiakirjan muistista. Tämä mahdollistaa myös suurten tiedostojen, jopa 150 megatavun, merkitsemisen ilman lähetysaikaa.

Salasanalla suojattu PDF avautuu antamalla kyseisen salasanan, joka tarkistetaan vain laitteessasi. Jos merkittyä asiakirjaa on lähetettävä salattu uudelleen, käytä työkalua PDF:n suojaamiseen salasanalla ennen sen lähettämistä.

Käytä, korjaa, tallenna: vaiheittainen toiminta

Kun et ole klikannut Käytä-painiketta, merkintösi jäävät odottamaan: ne näkyvät sivulla mutta eivät ole vielä kirjoitettuja tiedostoon. Työkalupalkin laskuri näyttää niiden määrän.

1. Jos haluat poistaa odottavan merkinnän, valitse Poista-työkalu ja klikkaa sitä. Hylkää kaikki -painike poistaa kerralla kaikki odottavat merkinnät.
2. Klikkaa Käytä: kaikki merkinnät kirjoitetaan kerralla PDF-tiedostoon ja sivu ladataan uudelleen.
3. Jos tulos ei kelpaa, Kumoa viimeisin muutos -komento palauttaa edellisen tilan, kunhan tiedostoa ei ole tallennettu.
4. Klikkaa Tallenna ladataksesi merkityn PDF-tiedoston. Kunnes teet niin, lukija varoittaa sinua ennen sivulta poistumista.

Merkintösi lisätään asiakirjaan jo sisältyviin merkintöihin poistamatta niitä. Jos haluat poistaa jo tallennetun merkinnän, avaa tiedosto lukulaitteessa, joka luettelee kommentit, kuten Adobe Acrobat Reader tai Esikatselu: jokainen vakiomerkintä voidaan valita ja poistaa.

Merkinnän jälkeen: jaa, vertaile, hanki allekirjoitus

Merkitty PDF on harvoin päämäärä sinänsä. Tapauksesta riippuen seuraava vaihe on lähettää se takaisin tekijälle huomautusten sisällyttämiseksi, pakata se sähköpostilla lähettämistä varten tai lukea se uudelleen viimeisen kerran verkkopohjaisessa PDF-lukijassa ennen levittämistä.

Kun asiakirja on sopimus, tarjous tai ostotilaus, viimeinen vaihe on usein allekirjoitus. Kun huomautukset on sisällytetty ja lopullinen versio on vahvistettu, voit allekirjoittaa PDF-tiedoston verkossa sähköisellä allekirjoituksella: allekirjoittajat allekirjoittavat puhelimestaan ja allekirjoitettu asiakirja sinetöidään, mikä estää myöhemmät muutokset ilman, että se näkyy.

Parhaat käytännöt luettavien merkintöjen osalta

• Yksi idea per merkintä: kommentti, joka sekoittaa kolme huomautusta, käsitellään harvoin kokonaan.
• Värikoodi, joka ilmoitetaan heti alusta, esimerkiksi keltainen keskeisille tiedoille, punainen virheelle, vihreä hyväksynnälle.
• Huomautukset, jotka ehdottavat ratkaisua yksinkertaisen havainnon sijaan: "korvaa 30 päivää 45 päivällä" sen sijaan että "aika on tarkistettava".
• Korostus säästäväisesti: kokonaan korostettu kappale ei enää merkitse mitään.
• Selkeä tiedostonimi tallennettaessa päivämäärän ja nimikirjaimesi kanssa, jotta jokainen tietää, mikä versio hänellä on.
• Merkityn PDF-tiedoston lopullinen tarkistus ennen sen lähettämistä, erityisesti sen tarkistamiseksi, ettei sisäisiä huomautuksia ole tarkoitus jäädä asiakkaan kopioon.