Entreprise
Sähköinen allekirjoitus HR:lle: opas
Sopimukset, muutokset, työlupaukset, yrityssopimukset: miten HR teollistaa sähköisiä allekirjoituksia.
7 min
Henkilöstöhallinto
Sähköinen allekirjoitus henkilöstöhallinnolle ja HR-osastoille
Digitalisoi työsopimukset, muutokset, työnhakuilmoitukset, sopimukselliset irtisanomiset ja yrityssopimusten sopimukset. Certyneo on yhteensopiva SIRH:n kanssa (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) Zapier-, Make- tai webhook-integroimalla ja takaa vaatimuksenmukaisuuden työlainsäädännön 1221-1 artiklaan, eIDAS-sääntelyyn ja RGPD:hen. 10 vuoden arkistointi sisältyy, automaattinen audit trail.
Mitkä ovat henkilöstöhallinnon sähköisen allekirjoituksen käyttötapaukset?
Kaikki työntekijän elinkaaren allekirjoitukset, työtarjouksesta sopimuksen päättämissopimukseen, voidaan digitalisoida Certyneolla. Tässä seitsemän yleisintä tapausta HR-asiakkaillamme.
Työsopimus (vakituinen, määräaikainen)
Vakituiset, määräaikaiset, oppisopimus- tai ammattikoulutussopimukset: lähettäkää työnantajan allekirjoittama sopimus ehdokkaalle, joka allekirjoittaa 2 minuutissa puhelimeltaan. Noudattaa Ranskan työlain pykälää L1221-1.
Sopimuksen lisäys
Tehtävämuutos, palkankorotus, osa-aikaiseksi siirtyminen, etätyö: digitalisoi koko lisäysten kierto työntekijän ja työnantajan peräkkäisellä allekirjoituksella.
Työtarjous
Turvaa työtarjouksen (yksipuolisen tai kahdenvälisen) juridisesti ennen sopimuksen allekirjoitusta. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) mahdollistaa ehdokkaan muodollisen tunnistamisen.
Sopimuksen yhteinen irtisanominen
Molempien osapuolten etänä allekirjoittama irtisanomissopimus, 15 päivän peruutusaika huomioitu ja automaattinen tarkastusjälki Dreets-ilmoitusta varten.
Yritystason työehtosopimus
Edustavien ammattiliittojen allekirjoittamat kollektiiviset sopimukset: lähettäkää, kerätkää allekirjoitukset rinnakkain tai peräkkäin ja arkistoikaa 10 vuodeksi.
NDA ja salassapitositoumus
Salassapitosopimus uusille työntekijöille, harjoittelijoille ja alihankkijoille. Maksuton mallipohja saatavilla kirjastostamme.
Harjoittelusopimus
Kolmikantainen sopimus (yritys, oppilaitos, harjoittelija): määritettävä allekirjoitusjärjestys, automaattiset muistutukset, DUE-ilmoitus integroituna kierron loppuun.
Miksi valita Certyneo henkilöstöhallinnon tiimeille?
Kuusi konkreettista syytä, miksi HR-osastot valitsevat Certyneon sähköisille allekirjoituksilleen.
Perehdytys 24 tunnissa
Työtarjouksen ja työsopimuksen allekirjoituksen välissä kuluu muutama tunti postikierroksen useiden päivien sijaan. Ehdokas allekirjoittaa puhelimeltaan, ilman tulostinta.
Työlain vaatimustenmukaisuus
Työsopimuksen sähköinen allekirjoitus on tunnustettu Ranskan korkeimman oikeuden päätöksellä 7. lokakuuta 2015. Kehittyneet allekirjoituksemme (AES) noudattavat eIDASia ja Ranskan siviililain pykälää 1367.
10 vuoden arkistointi sisältyy
Kaikki HR-sopimukset arkistoidaan 10 vuodeksi PDF:ään integroidulla aikaleimatulla tarkastusjäljellä. Säilytysaika vastaa sosiaaliasiakirjojen (DSN, AT/MP) säilytysvelvoitteita.
Usean allekirjoittajan työnkulut
Työnantaja, HR, esimies, työntekijä: määritä allekirjoitusjärjestys peräkkäin tai rinnakkain. Automaattiset muistutukset J+1, J+3, J+7, säädettävissä lähetyskohtaisesti.
Uudelleenkäytettävät mallipohjat
Luo sopimusmallisi (vakituiset, määräaikaiset, harjoittelu) dynaamisilla kentillä (nimi, palkka, päivämäärä) ja luo asiakirjat massoittain HR-järjestelmäviennistäsi.
Huoliteltu ehdokaskokemus
Allekirjoittajan polku suomeksi, WCAG AA -saavutettava, hillityt sähköpostit ilman tunkeilevaa seurantaa. Työnantajabrändiä kunnioitetaan.
Mitkä SIRH-integrointit ovat saatavilla?
Certyneo muodostaa yhteyden SIRH-järjestelmääsi API REST:n, webhookien ja Zapier/Make-liittimien kautta. Mitään nativia liitintä ei ole vielä sertifioitu — alla olevat skenaariot toimivat kaikki Zapierin, Maken tai webhookiemme kautta. Natiivi liitin SIRH-järjestelmässäsi? Ota meihin yhteyttä kumppanuuden tutkimiseksi.
Lucca, PayFit, Cegid
Ranskassa yleisiä SIRH-järjestelmiä KMU-markkinoilla: yhdistä Certyneo SIRH-järjestelmääsi Zapierin tai Maken kautta ("kirjekuori allekirjoitettu" ja "asiakirja lähetetty" -laukaisijat) tai REST API:mme kautta räätälöidylle putkelle. Nativia liitintä ei ole vielä julkaistu.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH suurille asiakkaille: integrointi Maken tai Zapierin kautta monimutkaisille onboarding-työnkuluille (useat allekirjoitukset, hierarkkiset hyväksynnät). Natiivil liittimelle meidän integrointitiimimme voi tutkia kumppanuutta tilavuutesi perusteella.
Muut SIRH- ja HR-työkalut
HRIS-, ATS- ja palkkatyökalut (BambooHR, HubSpot, Personio jne.): käytä reaaliaikaisia webhookeitamme ja Zapier/Make-liittimiä, jotka kattavat suurimman osan kolmannen osapuolen sovelluksista. REST API dokumentoitu osoitteessa /docs.
Tarvitsetteko räätälöityä integraatiota? Ottakaa yhteyttä tiimiimme — Certyneo-API on dokumentoitu julkisesti osoitteessa API-dokumentaatiomme.
Kuinka noudattaa työlainsäädäntöä, eIDAS:ia ja GDPR:ää?
HR-asiakirjojen digitalisointia säätelevät useat lait. Certyneo kattaa kaiken laillisen kehyksen, ranskalaisen ja eurooppalaisen.
Työlaki — pykälä L1221-1
Työsopimus tehdään osapuolten valitsemassa muodossa. Sähköinen allekirjoitus on siten täysin sallittu, edellyttäen että se takaa allekirjoittajan tunnistamisen ja asiakirjan eheyden — mitä kehittynyt allekirjoitus (AES) tarjoaa.
Siviililaki — pykälä 1367
Yleinen tunnustus, että sähköinen allekirjoitus vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta, kun se käyttää luotettavaa tunnistusmenetelmää, joka takaa sen yhteyden asiakirjaan.
eIDAS-asetus (EU) N:o 910/2014
Certyneon HR-allekirjoitukset perustuvat kehittyneeseen tasoon (AES): ainutlaatuinen yhteys allekirjoittajaan, tunnistus kaksikanavaisella OTP:llä (sähköposti + SMS), asiakirjan myöhempien muutosten havaitseminen.
GDPR ja sosiaalinen säilytys
Säilytysajat sosiaalivelvoitteiden mukaisesti: 5 vuotta (sopimus) tai 10 vuotta (DUE, AT/MP, henkilöstörekisterit). Vakio-DPA saatavilla rekisteröinnissä, käsittelytoimien rekisteri ajan tasalla.
Sähköisen allekirjoituksen opas·eIDAS-opas·Certyneon tietoturva·Ilmaiset sopimusmallipohjat·Sähköisen allekirjoituksen HR-opas·Certyneo ja DocuSign·Allekirjoita sopimuksen purkaminen verkossa·Työsopimuksen allekirjoittaminen verkossa·CDI-hyväksyntää voi allekirjoittaa verkossa·Työlupauksen allekirjoittaminen verkossa·Palkkakertomuksen allekirjoittaminen verkossa·Vapautusasiakirjan allekirjoittaminen verkossa·Teletyöluvan allekirjoittaminen verkossa·Massasiirto palkkasakset
HR-tiimien usein kysytyt kysymykset
Onko työsopimuksen sähköinen allekirjoitus laillinen Ranskassa?
Kyllä, ilman rajoituksia. Ranskan työlain pykälä L1221-1 jättää osapuolet vapaiksi sopimuksen muodon suhteen. Ranskan korkein oikeus vahvisti sähköisen allekirjoituksen pätevyyden työsopimuksille (Cass. soc., 7. lokakuuta 2015). Kehittynyttä allekirjoitusta (AES) suositellaan työntekijän vahvan tunnistuksen takaamiseksi.
Minkä allekirjoitustason valita työsopimukselle?
Kehittynyt allekirjoitus (AES) on suositeltu standardi. Se sisältää allekirjoittajan tunnistuksen (SMS- ja sähköposti-OTP), ainutlaatuisen yhteyden allekirjoitettuun asiakirjaan ja myöhempien muutosten havaitsemisen. Yksinkertainen allekirjoitus riittää sisäisille asiakirjoille ilman sopimusriskiä (palvelumuistio, vastaanottokuittaus).
Miten hallita yhteisen irtisanomissopimuksen peruutusaikaa?
Certyneo aikaleimaa tarkasti molempien osapuolten allekirjoituspäivämäärän. 15 kalenteripäivän peruutusaika alkaa tästä päivämäärästä ja voitte viedä aikaleimatun todistuksen Dreets-ilmoitusta varten. Mitään manuaalista käsittelyä ei tarvita.
Voidaanko Certyneo integroida meidän SIRH-järjestelmäämme (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Kyllä, Zapierin, Maken tai webhookiemme kautta — Certyneolla ei ole vielä nativia liittimiä näillä SIRH-järjestelmillä. Certyneo tarjoaa täydellisen REST API:n, webhookin jokaiselle tapahtumalle (kirjekuori allekirjoitettu, hylätty, vanhentunut) ja Zapier- ja Make-liittimet, jotka kattavat yli 4000 kolmannen osapuolen sovellusta, mukaan lukien suurimman osan markkinoiden SIRH-järjestelmistä. Natiivi liitin SIRH-järjestelmässäsi? Ota yhteyttä integrointitiimiin kumppanuuden tutkimiseksi.
Kuinka kauan allekirjoitettuja sopimuksia säilytetään?
Pakettimme sisältävät 10 vuoden arkistoinnin oletuksena, mikä vastaa tiukimpia sosiaalisia säilytysaikoja (henkilöstörekisterit, AT/MP-asiakirjat). Sopimukset ovat ladattavissa milloin tahansa hallintapaneelistanne, PDF:ään integroidulla tarkastusjäljellä.
Tarvitseeko ehdokkaiden luoda Certyneo-tili allekirjoittaakseen?
Ei. Allekirjoittaja saa turvallisen linkin sähköpostitse ja allekirjoittaa suoraan selaimestaan, ilman asennusta tai tilin luomista. Kehittyneisiin allekirjoituksiin he syöttävät SMS:llä saamansa OTP-koodin vahvistaakseen henkilöllisyytensä.
Onko sähköinen allekirjoitus pätevä työtuomioistuinkiistassa?
Kyllä. Kehittyneen allekirjoituksen todistusarvo tunnustetaan ranskalaisessa ja eurooppalaisessa oikeuskäytännössä. Kiistatilanteessa tuotatte allekirjoitetun PDF:n tarkastusjäljen kanssa (aikaleimaus, IP, karkea maantieteellinen sijainti, OTP-vahvistus), mikä muodostaa vahvan todisteiden kokonaisuuden työtuomioistuimelle.
Voiko allekirjoittaa useita sopimuksia massoittain HR-järjestelmäviennistä?
Kyllä. "Mallipohjat"-toiminto mahdollistaa sopimusmallin luomisen dynaamisilla kentillä (nimi, palkka, tehtävä, palkkauspäivä). Sitten tuotte CSV:n HR-järjestelmästänne ja Certyneo luo ja lähettää kaikki kuoret eräajona muutamassa sekunnissa.