Entreprise
Sähköinen allekirjoitus HR:lle: opas
Sopimukset, muutokset, työlupaukset, yrityssopimukset: miten HR teollistaa sähköisiä allekirjoituksia.
7 min
Henkilöstöhallinto
Sähköinen allekirjoitus henkilöstöhallinnolle ja HR-osastoille
Digitalisoi työsopimukset, muutokset, työtarjoukset, loppuselvitykset ja yrityssopimukset. Certyneo on yhteensopiva SIRH:n kanssa (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) Zapier-, Make- tai webhook-integraatioilla ja takaa vaatimuksenmukaisuuden työlain artiklan L1221-1, eIDAS-asetuksen ja RGPD:n kanssa. 10 vuoden arkistointi sisältyy, automaattinen audit trail.
Mitkä ovat henkilöstöhallinnon sähköisen allekirjoituksen käyttötapaukset?
Kaikki työntekijän elinkaaren allekirjoitukset, työtarjouksesta sopimuksen päättämissopimukseen, voidaan digitalisoida Certyneolla. Tässä seitsemän yleisintä tapausta HR-asiakkaillamme.
Työsopimus (vakituinen, määräaikainen)
Vakituiset, määräaikaiset, oppisopimus- tai ammattikoulutussopimukset: lähettäkää työnantajan allekirjoittama sopimus ehdokkaalle, joka allekirjoittaa 2 minuutissa puhelimeltaan. Noudattaa Ranskan työlain pykälää L1221-1.
Sopimuksen lisäys
Tehtävämuutos, palkankorotus, osa-aikaiseksi siirtyminen, etätyö: digitalisoi koko lisäysten kierto työntekijän ja työnantajan peräkkäisellä allekirjoituksella.
Työtarjous
Turvaa työtarjouksen (yksipuolisen tai kahdenvälisen) juridisesti ennen sopimuksen allekirjoitusta. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) mahdollistaa ehdokkaan muodollisen tunnistamisen.
Sopimuksen yhteinen irtisanominen
Kutsu, neuvottelupöytäkirja ja yksityiskohtainen sopimus allekirjoitetaan etänä, aikaleimatun tarkastusjäljen kanssa. TéléRC-lomake allekirjoitetaan edelleen käsin.
Yritystason työehtosopimus
Edustavien ammattiliittojen allekirjoittamat kollektiiviset sopimukset: lähettäkää, kerätkää allekirjoitukset rinnakkain tai peräkkäin ja arkistoikaa 10 vuodeksi.
NDA ja salassapitositoumus
Salassapitosopimus uusille työntekijöille, harjoittelijoille ja alihankkijoille. Maksuton mallipohja saatavilla kirjastostamme.
Harjoittelusopimus
Kolmikantainen sopimus (yritys, oppilaitos, harjoittelija): määritettävä allekirjoitusjärjestys, automaattiset muistutukset, DUE-ilmoitus integroituna kierron loppuun.
Miksi valita Certyneo henkilöstöhallinnon tiimeille?
Kuusi konkreettista syytä, miksi HR-osastot valitsevat Certyneon sähköisille allekirjoituksilleen.
Perehdytys 24 tunnissa
Työtarjouksen ja työsopimuksen allekirjoituksen välissä kuluu muutama tunti postikierroksen useiden päivien sijaan. Ehdokas allekirjoittaa puhelimeltaan, ilman tulostinta.
Työlain vaatimustenmukaisuus
Työsopimuksen sähköinen allekirjoitus on tunnustettu Ranskan siviililain (Code civil) pykälissä 1366 ja 1367, joiden mukaan sähköisellä asiakirjalla on sama todistusvoima kuin paperiasiakirjalla. Kehittyneet allekirjoituksemme (AES) noudattavat eIDASia ja Ranskan siviililain pykälää 1367.
10 vuoden arkistointi sisältyy
Kaikki HR-sopimukset arkistoidaan 10 vuodeksi PDF:ään integroidulla aikaleimatulla tarkastusjäljellä. Säilytysaika vastaa sosiaaliasiakirjojen (DSN, AT/MP) säilytysvelvoitteita.
Usean allekirjoittajan työnkulut
Työnantaja, henkilöstöpäällikkö, esimies, työntekijä: määritä allekirjoituksen järjestys sarjassa tai rinnakkain. Automaattiset sähköpostimuistutukset valitsemallasi välillä jokaiselle lähetykselle (oletuksena joka 3. päivä).
Uudelleenkäytettävät mallipohjat
Luo sopimusmallisi (vakituiset, määräaikaiset, harjoittelu) dynaamisilla kentillä (nimi, palkka, päivämäärä) ja luo asiakirjat massoittain HR-järjestelmäviennistäsi.
Huoliteltu ehdokaskokemus
Allekirjoittajan polku suomeksi, WCAG AA -saavutettava, hillityt sähköpostit ilman tunkeilevaa seurantaa. Työnantajabrändiä kunnioitetaan.
Mitkä SIRH-integrointit ovat saatavilla?
Certyneo yhdistyy SIRH-järjestelmääsi kahdella tavalla. Luccalla on alkuperäinen liitin, vain luku -tilassa: työntekijäsi ehdotetaan allekirjoittajiksi ja heidän tietonsa täyttävät esitäytöllä mallejasi. Muille SIRH-järjestelmille REST API, webhookit ja Zapier/Make -liittimet kattavat alla olevat skenaariot. Alkuperäinen liitin omallesi? Ota meihin yhteyttä kumppanuuden tutkimiseksi.
Lucca, PayFit, Cegid
Yleisiä ranskalaisia SIRH-järjestelmiä pienille ja keskisuurille yrityksille. Luccalla on alkuperäinen Certyneo-liitin, vain luku -tilassa: työntekijäsi näkyvät allekirjoittajien ehdotuksissa ja heidän tietonsa täyttävät esitäytöllä mallejasi. PayFitin, Cegidin ja muiden osalta yhdistä Certyneo Zapier- tai Make-palvelun kautta (käynnistimet "kirjekuori allekirjoitettu" ja "asiakirja lähetetty"), tai käytä REST API -sovellusliittymäämme räätälöidyn putken luomiseen.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH suurille asiakkaille: integrointi Maken tai Zapierin kautta monimutkaisille onboarding-työnkuluille (useat allekirjoitukset, hierarkkiset hyväksynnät). Natiivil liittimelle meidän integrointitiimimme voi tutkia kumppanuutta tilavuutesi perusteella.
Muut SIRH- ja HR-työkalut
HRIS-, ATS- ja palkkatyökalut (BambooHR, HubSpot, Personio jne.): käytä reaaliaikaisia webhookeitamme ja Zapier/Make-liittimiä, jotka kattavat suurimman osan kolmannen osapuolen sovelluksista. REST API dokumentoitu osoitteessa /docs.
Alkuperäinen liitin on nyt olemassa Luccaa varten: tutustu Lucca-integraatioon. Se ehdottaa työntekijöitäsi allekirjoittajiksi ja täyttää esitäytöllä mallejasi, vain luku -tilassa.
Tarvitsetteko räätälöityä integraatiota? Ottakaa yhteyttä tiimiimme — Certyneo-API on dokumentoitu julkisesti osoitteessa API-dokumentaatiomme.
Kuinka noudattaa työlainsäädäntöä, eIDAS:ia ja GDPR:ää?
HR-asiakirjojen digitalisointia säätelevät useat lait. Certyneo kattaa kaiken laillisen kehyksen, ranskalaisen ja eurooppalaisen.
Työlaki — pykälä L1221-1
Työsopimus tehdään osapuolten valitsemassa muodossa. Sähköinen allekirjoitus on siten täysin sallittu, edellyttäen että se takaa allekirjoittajan tunnistamisen ja asiakirjan eheyden — mitä kehittynyt allekirjoitus (AES) tarjoaa.
Siviililaki — pykälä 1367
Yleinen tunnustus, että sähköinen allekirjoitus vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta, kun se käyttää luotettavaa tunnistusmenetelmää, joka takaa sen yhteyden asiakirjaan.
eIDAS-asetus (EU) N:o 910/2014
Certyneon HR-allekirjoitukset perustuvat kehittyneeseen tasoon (AES): yksiselitteinen yhteys allekirjoittajaan, tunnistus tekstiviestillä lähetettävällä OTP-koodilla, asiakirjaan myöhemmin tehtyjen muutosten havaitseminen.
GDPR ja sosiaalinen säilytys
Säilytysajat sosiaalivelvoitteiden mukaisesti: 5 vuotta (sopimus) tai 10 vuotta (DUE, AT/MP, henkilöstörekisterit). Vakio-DPA saatavilla rekisteröinnissä, käsittelytoimien rekisteri ajan tasalla.
Sähköisen allekirjoituksen opas·eIDAS-opas·Certyneon tietoturva·Ilmaiset sopimusmallipohjat·Sähköisen allekirjoituksen HR-opas·Certyneo ja DocuSign·Sopimukseen perustuva työsuhteen päättäminen: mikä allekirjoitetaan verkossa·Työsopimuksen allekirjoittaminen verkossa·CDI-hyväksyntää voi allekirjoittaa verkossa·Työlupauksen allekirjoittaminen verkossa·Palkkakertomuksen allekirjoittaminen verkossa·Vapautusasiakirjan allekirjoittaminen verkossa·Teletyöluvan allekirjoittaminen verkossa·Massasiirto palkkasakset
HR-tiimien usein kysytyt kysymykset
Onko työsopimuksen sähköinen allekirjoitus laillinen Ranskassa?
Kyllä, ilman rajoituksia. Ranskan työlain pykälä L1221-1 jättää osapuolet vapaiksi sopimuksen muodon suhteen. Ranskan siviililain (Code civil) pykälän 1366 mukaan sähköisellä asiakirjalla on sama todistusvoima kuin paperiasiakirjalla, ja pykälä 1367 tunnustaa sähköisen allekirjoituksen, joka yksilöi sen tekijän. Kehittynyttä allekirjoitusta (AES) suositellaan työntekijän vahvan tunnistuksen takaamiseksi.
Minkä allekirjoitustason valita työsopimukselle?
Kehittynyt allekirjoitus (AES) on suositeltu standardi. Se sisältää allekirjoittajan tunnistuksen (SMS- ja sähköposti-OTP), ainutlaatuisen yhteyden allekirjoitettuun asiakirjaan ja myöhempien muutosten havaitsemisen. Yksinkertainen allekirjoitus riittää sisäisille asiakirjoille ilman sopimusriskiä (palvelumuistio, vastaanottokuittaus).
Miten hallita yhteisen irtisanomissopimuksen peruutusaikaa?
15 kalenteripäivän peruutusaika alkaa TéléRC-lomakkeen omakätistä allekirjoitusta seuraavasta päivästä. Certyneo aikaleimaa tämän vaiheen ympärillä verkossa allekirjoitetut asiakirjat (kutsu, neuvottelupöytäkirja): näin todistatte, että neuvottelu käytiin ennen allekirjoitusta. Vahvistushakemus lähetetään TéléRC:ssä määräajan päätyttyä.
Voidaanko Certyneo integroida meidän SIRH-järjestelmäämme (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Kyllä. Luccalla on alkuperäinen Certyneo-liitin, vain luku -tilassa: työntekijäsi ehdotetaan allekirjoittajiksi ja heidän tietonsa täyttävät esitäytöllä mallejasi; mitään ei kirjoiteta Luccaan. PayFitille, Workdaylle, Cegidille ja muille ei ole vielä alkuperäistä liitintä: Certyneo tarjoaa täydellisen REST API -sovellusliittymän, webhookin jokaiselle tapahtumalle (kirjekuori allekirjoitettu, hylätty, vanhentunut) ja Zapier- ja Make-liittimet, jotka kattavat yli 4000 kolmannen osapuolen sovellusta, joista useimmat markkinoiden SIRH-järjestelmät. Alkuperäinen liitin SIRH-järjestelmällesi? Ota yhteyttä integrointitiimimmeemme kumppanuuden tutkimiseksi.
Kuinka kauan allekirjoitettuja sopimuksia säilytetään?
Pakettimme sisältävät 10 vuoden arkistoinnin oletuksena, mikä vastaa tiukimpia sosiaalisia säilytysaikoja (henkilöstörekisterit, AT/MP-asiakirjat). Sopimukset ovat ladattavissa milloin tahansa hallintapaneelistanne, PDF:ään integroidulla tarkastusjäljellä.
Tarvitseeko ehdokkaiden luoda Certyneo-tili allekirjoittaakseen?
Ei. Allekirjoittaja saa turvallisen linkin sähköpostitse ja allekirjoittaa suoraan selaimestaan, ilman asennusta tai tilin luomista. Kehittyneisiin allekirjoituksiin he syöttävät SMS:llä saamansa OTP-koodin vahvistaakseen henkilöllisyytensä.
Onko sähköinen allekirjoitus pätevä työtuomioistuinkiistassa?
Kyllä. Kehittyneen allekirjoituksen todistusarvo tunnustetaan ranskalaisessa ja eurooppalaisessa oikeuskäytännössä. Kiistatilanteessa tuotatte allekirjoitetun PDF:n tarkastusjäljen kanssa (aikaleimaus, IP, karkea maantieteellinen sijainti, OTP-vahvistus), mikä muodostaa vahvan todisteiden kokonaisuuden työtuomioistuimelle.
Voiko allekirjoittaa useita sopimuksia massoittain HR-järjestelmäviennistä?
Kyllä. "Mallipohjat"-toiminto mahdollistaa sopimusmallin luomisen dynaamisilla kentillä (nimi, palkka, tehtävä, palkkauspäivä). Sitten tuotte CSV:n HR-järjestelmästänne ja Certyneo luo ja lähettää kaikki kuoret eräajona muutamassa sekunnissa.