Muunna PowerPoint PDF:ksi verkossa, ilmaiseksi ja lataamatta palvelimelle

Muunna PowerPoint PDF:ksi verkossa vaihe vaiheelta

PowerPointin muuntaminen PDF:ksi on varmin tapa jakaa esitys: vastaanottaja näkee sen sellaisena kuin sen suunnittelit, ilman PowerPointia, ilman mahdollisuutta muuttaa sitä vahingossa ja ilman puuttuvia fontteja. Tämän sivun työkalu toimii kaikissa uusissa selaimissa tietokoneella, tabletilla tai puhelimella ilman tiliä tai asennettavaa ohjelmaa. Tässä koko kulku .pptx-tiedostosta lähetysvalmiiseen PDF:ään.

1. Tallenna esitys vielä kerran esitysohjelmassasi. Jos se on yhä .ppt-muodossa, tallenna se .pptx-muodossa: vuotta 2007 edeltävää vanhaa muotoa ei hyväksytä.
2. Pudota tiedosto tämän sivun yläosan lukijaan tai valitse se tiedostoistasi. Muodot .pptx, .ppsx (diaesitys) ja .potx (malli) hyväksytään, enintään 150 MB.
3. Muunnos alkaa heti laitteellasi. Jokaisesta näkyvästä diasta tulee PDF:n sivu esityksen koossa: 16:9, 4:3 tai muu.
4. Selaa PDF läpi lukijassa. Pysähdy dioihin, joilla on kaavioita tai SmartArt-grafiikkaa: huomaamaton harmaa kehys merkitsee niiden paikan.
5. Jos kaikki on kunnossa, tallenna PDF. Sen otsikkona on esityksen otsikko, mikä helpottaa sen arkistointia ja hakemista.

Niin kauan kuin et ole tallentanut, jokaisen lukijassa tehdyn toimenpiteen voi perua Kumoa-painikkeella. Voit siis kokeilla sivunumerointia tai vesileimaa riskittä ja palata takaisin, jos tulos ei miellytä.

Mitä PowerPointin muunnos PDF:ksi säilyttää dioistasi

PowerPoint-esitys ei ole pelkkä kuvasarja: jokainen dia perii asettelun, joka puolestaan perii diapohjan, ja usein juuri sieltä tulevat tausta, logo tai otsikoiden sijainti. Muunnin, joka ohittaa tämän periytymisen, tuottaa väärin sijoitettuja otsikoita ja tyhjiä taustoja. Tässä on se, minkä Certyneo Reader rakentaa uudelleen.

Tekstiä ei muuteta kuvaksi: se kirjoitetaan vektorimuodossa samalla tekstimoottorilla kuin Wordin muunnoksessa PDF:ksi. Se pysyy terävänä kaikilla zoomaustasoilla, löytyy lukijan haulla ja kopioituu siististi. Muut kuin latinalaiset kirjoitusjärjestelmät, kuten kiina, arabia tai heprea, piirtää selain järjestelmän fonteilla, ja näkymätön tekstikerros pitää haun ja kopioinnin toimivina.

Miksi esitys kannattaa muuntaa PDF:ksi ennen lähettämistä

Alkuperäisen .pptx-tiedoston lähettäminen tuntuu helpommalta, mutta siihen liittyy useita ikäviä yllätyksiä: vastaanottajalla ei ole samaa ohjelmaa tai samoja fontteja, tai hän avaa esityksen puhelimella, joka siirtää tekstilohkoja. PDF lukitsee asettelun ja on luettavissa kaikkialla.

• Kokous- tai koulutusmateriaali: osallistujat lukevat sitä millä tahansa laitteella, tekevät siihen merkintöjä ja tulostavat sen ilman siirtymiä.
• Myyntiehdotus: asiakas ei voi muuttaa lukujasi vahingossa, ja voit sen jälkeen pyytää allekirjoittamaan ehdotuksen PDF:n verkossa.
• Hakemus tai opinnäytetyön esitys: monet palvelut hyväksyvät vain PDF:n.
• Lähettäminen sähköpostilla: PDF ei sisällä puhujan muistiinpanoja eikä piilotettuja dioja, joten ne jäävät sinun ja lähdetiedostosi väliseksi asiaksi.

Viimeinen kohta ansaitsee huomiota. Puhujan muistiinpanoissa on usein sisäisiä huomautuksia ja piilotetuissa dioissa työversioita. Täällä tuotetussa PDF:ssä ne eivät näy: vain se, mikä esitettäisiin, muunnetaan.

Kaaviot ja SmartArt: mitä tehdä ennen kuin muunnat PowerPointin PDF:ksi

Tämä on työkalun tärkein rajoitus, ja se on hyvä tietää ennen asiakirjan lähettämistä: kaavioita (pylväs-, viiva- ja ympyräkaaviot) ja SmartArt-grafiikkaa ei piirretä uudelleen. Epätarkan piirroksen sijaan, joka voisi vääristää lukujasi, niiden paikka merkitään huomaamattomalla harmaalla kehyksellä. Tilanteesi mukaan ratkaisuja on kolme.

Korvaa kaavio kuvalla

Kopioi kaavio esitysohjelmassasi ja liitä se kuvana samaan kohtaan (liitä määräten, kuvamuoto). Dia näyttää samalta, ja muunnos käsittelee kuvaa kuten mitä tahansa valokuvaa. Säilytä kopio alkuperäisestä esityksestä, sillä kuvana liitettyä kaaviota ei voi enää muokata.

Vie PowerPointista

Jos PowerPoint on asennettu tietokoneellesi, sen Tiedosto > Vie -komennolla voi luoda PDF-tiedoston, jossa kaaviot ja SmartArt-grafiikka ovat mukana. Sen jälkeen voit avata tämän PDF:n ilmaisessa verkossa toimivassa PDF-lukijassa, jossa voit numeroida sen sivut, suojata sen tai pakata sen.

Käytä toista toimisto-ohjelmistoa

Myös LibreOffice Impress ja Google Slides osaavat viedä esityksen PDF:ksi. Se on hyvä varavaihtoehto, jos PowerPointia ei ole käsillä ja esityksessäsi on paljon kaavioita.

Muiden puuttuvien elementtien syy on yksinkertainen: PDF on sarja kiinteitä sivuja. Animaatiolla tai siirtymällä ei ole siinä vastinetta, joten jokainen dia näytetään lopullisessa tilassaan, ikään kuin kaikki animaatiot olisi toistettu. Videoita ja ääniä ei siirretä; jos video on esityksesi kannalta olennainen, kerro diassa ennen muuntamista, mistä sen voi katsoa.

Muut rajoitukset ja niiden kiertäminen

Diojen ulkoasu on useimmissa esityksissä hyvin lähellä alkuperäistä. Muutamat tapaukset vaativat kuitenkin tarkistuksen.

• Kierretyt muodot näkyvät suorina: vino nuoli tai viistoon asetettu nauha ei säilytä kulmaansa. Jos kulmalla on merkitystä, korvaa muoto kuvalla.
• Esityksen fontit korvataan samanlevyisillä vapailla vastineilla: rivi voi katketa hieman eri kohdasta, varsinkin hyvin täydessä tekstiruudussa.
• Vanhaa .ppt-muotoa ei hyväksytä: avaa se PowerPointissa, LibreOffice Impressissä tai Google Slidesissa ja tallenna se .pptx-muodossa.
• Puhujan muistiinpanoja ei tulosteta: jos haluat asiakirjan muistiinpanoineen, vie se PowerPointista valitsemalla asettelu, jossa on muistiinpanosivut.

Ota joka tapauksessa tavaksi selata PDF läpi ennen lähettämistä. Lukija näyttää sen heti muunnoksen jälkeen, joten tarkistus on nopea.

Miksi muuntaa lataamatta esitystä palvelimelle

Monet verkkomuuntimet lähettävät tiedostosi palvelimilleen muunnettavaksi. Esityksen kohdalla se ei ole yhdentekevää: strategiasuunnitelma, julkaisemattomat tulokset, uudelleenjärjestelyhanke tai hintatarjous kulkee sinne selväkielisenä, etkä tiedä, missä tai kuinka kauan niitä säilytetään.

Certyneo Readerilla selaimesi lukee ja piirtää esityksen laitteellasi. Tiedostoa ei koskaan lähetetä palvelimelle: Certyneo ei vastaanota eikä tallenna sitä. Työkalu on ilmainen, ilman tiliä, ilman lisättyä vesileimaa ja ilman muunnosten määrän rajoitusta. Jos haluat työskennellä ilman verkkoyhteyttä, sama muunnos löytyy ilmaisesta työpöytäsovelluksesta Windowsille, josta on myös Linux-versio.

Tällä lähestymistavalla on hintansa: nopeus riippuu laitteestasi. Muutaman kymmenen dian esitys muuntuu nopeasti uudella tietokoneella; vanhalla puhelimella kuvia täynnä oleva esitys vie hieman kauemmin.

Muunnoksen jälkeen: numeroi, kevennä, suojaa, allekirjoita

PDF pysyy auki lukijassa muunnoksen jälkeen, ja työkaluja voi käyttää peräkkäin samaan asiakirjaan ennen tallennusta. Tässä ovat esitysmateriaalin hyödyllisimmät työnkulut.

• Valokuvia täynnä olevasta esityksestä tulee raskas PDF: kun pienennät PDF:n kokoa sähköpostilla lähettämistä varten, liitettä ei hylätä.
• Tulostettavaan tai puhelimessa läpikäytävään materiaaliin lisää PDF:ään sivunumerot, jotta jokainen voi sanoa ”sivu 12”.
• Alustavaan tai luottamukselliseen versioon jokaiselle sivulle lisätty vesileima ”Luonnos” tai ”Luottamuksellinen” poistaa kaiken epäselvyyden.
• Jos haluat rajata lukemisen aiotuille vastaanottajille, suojaa PDF salasanalla ennen lähettämistä.
• Jos haluat poistaa siirtymädian tai tyhjän sivun, poista kyseinen sivu PDF:stä muuntamatta koko esitystä uudelleen.
• Jos haluat lisätä materiaalin loppuun liitteen, lisää se viimeisen sivun jälkeen sen sijaan, että muuntaisit esityksen uudelleen.

Valmisteletko kokonaisen aineiston, jossa on diojen lisäksi kirjoitettu raportti ja lukutaulukko? Word- ja Excel-asiakirjat muunnetaan samalla tavalla: muunna Word-asiakirja PDF:ksi ja muunna Excel-taulukko PDF:ksi sen omalla sivulla ennen kuin kokoat kaiken yhteen.

Lisäkysymyksiä PowerPointin muuntamisesta PDF:ksi

Säilyttääkö PDF esitykseni leveän 16:9-koon?

Kyllä. Jokainen PDF:n sivu noudattaa täsmälleen diojen kokoa: 16:9, 4:3 tai mukautettu koko. Jos sinun on tulostettava A4-paperille, PDF säilyttää tämän leveän koon; valitse tulostaessa sovitus sivulle. Voit myös muuttaa PDF:n sivut A4-kokoon: sisältö pienennetään vääristämättä ja keskitetään.

Voinko muuntaa mallin tai vain luku -tilassa avautuvan diaesityksen?

Kyllä. .potx-malli ja .ppsx-diaesitys käsitellään kuten .pptx-esitys: sama ulkoasu, yksi sivu näkyvää diaa kohden. Se on kätevää yrityksen mallin arkistointiin tai saadun diaesityksen jakamiseen ilman PowerPointia.

Voiko tehdä päinvastoin eli muuntaa PDF:n PowerPointiksi?

Kyllä, lukijan Muunna-työkalu tarjoaa myös PowerPoint-tulosteen, vaikka sillä ei vielä ole omaa sivua. Avaa PDF lukijassa ja valitse tämä tulostemuoto. Jos haluat työstää asiakirjan tekstiä diojen sijaan, PDF:n muuntaminen Wordiksi sopii usein paremmin.

Miten yhdistän useita esityksiä yhdeksi PDF:ksi?

Muunna jokainen esitys vuorollaan ja tallenna kukin PDF. Sen jälkeen riittää, että yhdistät esitysten PDF-tiedostot yhdeksi asiakirjaksi haluamassasi järjestyksessä. Se on helpoin tapa koota koulutuspäivän tai seminaarin aineisto kunkin puhujan materiaaleista.