Entreprise
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR: ο οδηγός
Συμβάσεις, τροποποιήσεις, υποσχέσεις απασχόλησης, εταιρικές συμφωνίες: πώς το HR βιομηχανοποιεί τις ηλεκτρονικές υπογραφές.
7 min
Ανθρώπινο Δυναμικό
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR και υπηρεσίες προσωπικού
Απομεσολάβηση συμβάσεων εργασίας, τροποποιήσεων, υποσχέσεων απασχόλησης, συμφωνηθείσων λήξεων και συμφωνιών εταιρείας. Το Certyneo είναι συμβατό με το σας SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) μέσω Zapier, Make ή webhooks και εγγυάται τη συμμόρφωση με το άρθρο L1221-1 του Κώδικα Εργασίας, τον κανονισμό eIDAS και το RGPD. Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται, αυτόματο ημερολόγιο ελέγχου.
Ποιές είναι οι περιπτώσεις χρήσης HR της ηλεκτρονικής υπογραφής ;
Όλες οι υπογραφές του κύκλου ζωής του εργαζομένου, από την πρόταση πρόσληψης έως τη συμφωνία λύσης της σύμβασης, μπορούν να ψηφιοποιηθούν με το Certyneo. Να οι επτά πιο συχνές περιπτώσεις στους πελάτες μας στον τομέα HR.
Σύμβαση εργασίας (CDI, CDD)
Συμβάσεις αορίστου, ορισμένου χρόνου, μαθητείας ή επαγγελματικής κατάρτισης: στείλτε τη σύμβαση υπογεγραμμένη από τον εργοδότη στον υποψήφιο, ο οποίος υπογράφει σε 2 λεπτά από το τηλέφωνό του. Σύμφωνη με το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας.
Τροποποίηση σύμβασης
Αλλαγή θέσης, αύξηση, μετάβαση σε μερική απασχόληση, τηλεργασία: ψηφιοποιήστε ολόκληρο τον κύκλο τροποποιήσεων με υπογραφή του εργαζομένου και του εργοδότη σε σειρά.
Πρόταση πρόσληψης
Εξασφαλίστε νομικά την πρόταση πρόσληψης (μονομερή ή αμφοτεροβαρή) πριν την υπογραφή της σύμβασης. Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) επιτρέπει την επίσημη ταυτοποίηση του υποψηφίου.
Συμβατική λύση εργασιακής σχέσης
Συμφωνία λύσης υπογεγραμμένη εξ αποστάσεως από τα δύο μέρη, με σεβασμό στην προθεσμία ανάκλησης 15 ημερών και αυτόματο ιστορικό ελέγχου για την κατάθεση στη Dreets (γαλλική αρχή εργασίας).
Εταιρική συμφωνία
Συλλογικές συμφωνίες υπογεγραμμένες από αντιπροσωπευτικές συνδικαλιστικές οργανώσεις: στείλτε, συλλέξτε τις υπογραφές παράλληλα ή σε σειρά και αρχειοθετήστε για 10 έτη.
NDA & δέσμευση εμπιστευτικότητας
Συμφωνητικό εμπιστευτικότητας για νέους προσλαμβανόμενους, ασκούμενους, εξωτερικούς συνεργάτες. Δωρεάν πρότυπο διαθέσιμο στη βιβλιοθήκη μας.
Σύμβαση πρακτικής άσκησης
Τριμερής σύμβαση (επιχείρηση, εκπαιδευτικό ίδρυμα, ασκούμενος): ρυθμιζόμενη σειρά υπογραφής, αυτόματες υπενθυμίσεις, DUE ενσωματωμένη στο τέλος του κύκλου.
Γιατί να επιλέξετε το Certyneo για τις ομάδες HR ;
Έξι συγκεκριμένοι λόγοι για τους οποίους οι υπηρεσίες HR επιλέγουν το Certyneo για τις ηλεκτρονικές υπογραφές τους.
Onboarding σε 24 ώρες
Μεταξύ της πρότασης πρόσληψης και της υπογραφής της σύμβασης, υπολογίστε μερικές ώρες αντί για πολλές ημέρες ταχυδρομικής αλληλογραφίας. Ο υποψήφιος υπογράφει από το τηλέφωνό του, χωρίς εκτυπωτή.
Συμμόρφωση με τον Κώδικα Εργασίας
Η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας αναγνωρίζεται από την απόφαση του γαλλικού Αρείου Πάγου της 7ης Οκτωβρίου 2015. Οι προηγμένες υπογραφές μας (AES) είναι σύμφωνες με το eIDAS και το άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα.
Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται
Όλες οι συμβάσεις HR αρχειοθετούνται για 10 έτη με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF. Η διάρκεια αντιστοιχεί στις υποχρεώσεις διατήρησης των κοινωνικών εγγράφων (DSN, AT/MP).
Workflows πολλαπλών υπογραφόντων
Εργοδότης, HR, manager, εργαζόμενος: ρυθμίστε τη σειρά υπογραφής σε σειρά ή παράλληλα. Αυτόματες υπενθυμίσεις σε J+1, J+3, J+7 προσαρμόσιμες ανά αποστολή.
Επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα
Δημιουργήστε τα πρότυπα συμβάσεων (CDI, CDD, πρακτική άσκηση) με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, ημερομηνία) και δημιουργήστε μαζικά τα έγγραφα από την εξαγωγή του HRIS σας.
Φροντισμένη εμπειρία υποψηφίου
Διαδρομή υπογράφοντα στα γαλλικά, προσβάσιμη σύμφωνα με WCAG AA, απλά email χωρίς επεμβατική παρακολούθηση. Γίνεται σεβαστή η εικόνα του εργοδότη.
Ποιές ολοκληρώσεις SIRH είναι διαθέσιμες ;
Το Certyneo συνδέεται με το σας SIRH μέσω API REST, webhooks και συνδέσμων Zapier/Make. Κανένας εγγενής σύνδεσμος δεν είναι ακόμη πιστοποιημένος — όλα τα σενάρια παρακάτω λειτουργούν μέσω Zapier, Make ή των webhooks μας. Ένας εγγενής σύνδεσμος στο σας SIRH ; Επικοινωνήστε μαζί μας για να εξετάσουμε μια συνεργασία.
Lucca, PayFit, Cegid
Κοινά γαλλικά SIRH στην αγορά ΜΕΠ: συνδέστε το Certyneo με το σας SIRH μέσω Zapier ή Make (ενεργοποιητές "φάκελος υπογεγραμμένος" και "έγγραφο αποστέλθηκε"), ή μέσω του REST API μας για ένα προσαρμοσμένο pipeline. Κανένας εγγενής σύνδεσμος δεν έχει δημοσιευθεί έως σήμερα.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH μεγάλων λογαριασμών: ενσωμάτωση μέσω Make ή Zapier για πολύπλοκες ροές εργασίας onboarding (πολλαπλές υπογραφές, ιεραρχικές εγκρίσεις). Για ένα εγγενές connector, η ομάδα ενσωματώσεων μας μπορεί να μελετήσει μια συνεργασία ανάλογα με τον όγκό σας.
Άλλα SIRH & εργαλεία HR
Εργαλεία HRIS, ATS και payroll (BambooHR, HubSpot, Personio, κ.λπ.): χρησιμοποιήστε τα webhooks πραγματικού χρόνου μας και τα connectors Zapier/Make, που καλύπτουν τη συντριπτική πλειονότητα των εφαρμογών τρίτων. REST API τεκμηριωμένη στο /docs.
Χρειάζεστε εξατομικευμένη ενσωμάτωση; Επικοινωνήστε με την ομάδα μας — το API Certyneo τεκμηριώνεται δημόσια στο η τεκμηρίωσή μας API.
Πώς να συμμορφωθείτε με τον Κώδικα Εργασίας, eIDAS και RGPD;
Η ψηφιοποίηση των εγγράφων HR ρυθμίζεται από πολλά κείμενα. Το Certyneo καλύπτει το σύνολο του νομικού πλαισίου, γαλλικού και ευρωπαϊκού.
Γαλλικός Κώδικας Εργασίας — Άρθρο L1221-1
Η σύμβαση εργασίας συνάπτεται σύμφωνα με τη μορφή που τα μέρη αποφασίζουν να υιοθετήσουν. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι επομένως απόλυτα αποδεκτή, υπό την προϋπόθεση ότι εγγυάται την ταυτοποίηση του υπογράφοντα και την ακεραιότητα του εγγράφου — αυτό που διασφαλίζει η προηγμένη υπογραφή (AES).
Γαλλικός Αστικός Κώδικας — Άρθρο 1367
Γενική αναγνώριση της ηλεκτρονικής υπογραφής ως ισοδύναμης με την ιδιόχειρη υπογραφή εφόσον χρησιμοποιεί αξιόπιστη μέθοδο ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με την πράξη.
Κανονισμός eIDAS (ΕΕ) αριθ. 910/2014
Οι υπογραφές HR του Certyneo βασίζονται στο προηγμένο επίπεδο (AES): μοναδικός σύνδεσμος με τον υπογράφοντα, ταυτοποίηση με διπλού καναλιού OTP (email + SMS), ανίχνευση οποιασδήποτε μεταγενέστερης τροποποίησης του εγγράφου.
GDPR & κοινωνική διατήρηση
Διάρκειες διατήρησης ευθυγραμμισμένες με τις κοινωνικές υποχρεώσεις: 5 έτη (σύμβαση) ή 10 έτη (DUE, AT/MP, μητρώα προσωπικού). Τυποποιημένο DPA διαθέσιμο κατά την εγγραφή, μητρώο δραστηριοτήτων ενημερωμένο.
Οδηγός ηλεκτρονικής υπογραφής·Οδηγός eIDAS·Ασφάλεια Certyneo·Δωρεάν πρότυπα συμβάσεων·Εγχειρίδιο ηλεκτρονικής υπογραφής ανθρώπινου δυναμικού·Certyneo κατά DocuSign·Υπογράψτε μια συμφωνημένη λύση σύμβασης σε σύνδεσμο·Υπογραφή σύμβασης εργασίας μέσω διαδικτύου·Υπογραφή της ενδείξεως CDI στο διαδίκτυο·Υπογραφή υποσχέσεων εργασίας στο διαδίκτυο·Υπογραφή σε ηλεκτρονικό λογαριασμό μισθοδοσίας·Υπογραφή εντολής ΕΚΤ μέσω διαδικτύου·Υπογραφή του χάρτη τηλεεργασίας στο διαδίκτυο·Μεγάλη απόσταξη πληρωμής
Συχνές ερωτήσεις των ομάδων HR
Είναι νόμιμη στη Γαλλία η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας;
Ναι, χωρίς περιορισμό. Το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας αφήνει τα μέρη ελεύθερα ως προς τη μορφή της σύμβασης. Ο γαλλικός Άρειος Πάγος επιβεβαίωσε την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής για συμβάσεις εργασίας (Cass. soc., 7 Οκτωβρίου 2015). Η προηγμένη υπογραφή (AES) συνιστάται για να διασφαλιστεί η ισχυρή ταυτοποίηση του εργαζομένου.
Ποιο επίπεδο υπογραφής να επιλέξω για μια σύμβαση εργασίας;
Η προηγμένη υπογραφή (AES) είναι το συνιστώμενο πρότυπο. Περιλαμβάνει ταυτοποίηση του υπογράφοντα (OTP SMS + email), μοναδικό σύνδεσμο με το υπογεγραμμένο έγγραφο και ανίχνευση οποιασδήποτε μεταγενέστερης τροποποίησης. Η απλή υπογραφή αρκεί για εσωτερικά έγγραφα χωρίς συμβατικό διακύβευμα (υπηρεσιακό σημείωμα, απόδειξη παραλαβής).
Πώς διαχειρίζομαι την προθεσμία ανάκλησης μιας συμβατικής λύσης;
Το Certyneo καταγράφει ακριβώς την ημερομηνία υπογραφής της συμφωνίας από τα δύο μέρη. Η προθεσμία ανάκλησης 15 ημερολογιακών ημερών ξεκινά από αυτή την ημερομηνία και μπορείτε να εξάγετε την αποδεικνυόμενη χρονοσφραγίδα για κατάθεση στη Dreets. Δεν απαιτείται καμία χειροκίνητη επέμβαση.
Μπορώ να ενσωματώσω το Certyneo στο SIRH μου (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…);
Ναι, μέσω Zapier, Make ή των webhooks μας — δεν υπάρχει ακόμη εγγενές connector Certyneo δημοσιευμένο σε αυτά τα SIRH. Το Certyneo εκθέτει ένα πλήρες REST API, ένα webhook για κάθε γεγονός (φάκελος υπογεγραμμένος, απορριφθείς, λήξης) και connectors Zapier και Make που καλύπτουν περισσότερες από 4000 εφαρμογές τρίτων, συμπεριλαμβανομένων της πλειονότητας των SIRH της αγοράς. Ένα εγγενές connector στο SIRH σας; Επικοινωνήστε με την ομάδα ενσωματώσεων μας για να μελετήσουμε μια συνεργασία.
Πόσο καιρό διατηρούνται οι υπογεγραμμένες συμβάσεις;
Τα προγράμματά μας περιλαμβάνουν προεπιλεγμένη αρχειοθέτηση 10 ετών, που αντιστοιχεί στις αυστηρότερες κοινωνικές διάρκειες διατήρησης (μητρώα προσωπικού, έγγραφα AT/MP). Οι συμβάσεις παραμένουν διαθέσιμες για λήψη ανά πάσα στιγμή από τον πίνακα ελέγχου σας, με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF.
Πρέπει οι υποψήφιοι να δημιουργήσουν λογαριασμό Certyneo για να υπογράψουν;
Όχι. Ο υπογράφων λαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο μέσω email και υπογράφει απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής του, χωρίς εγκατάσταση ή δημιουργία λογαριασμού. Για τις προηγμένες υπογραφές, εισάγει έναν κωδικό OTP που λαμβάνει μέσω SMS για να επιβεβαιώσει την ταυτότητά του.
Είναι η ηλεκτρονική υπογραφή επίσημα έγκυρη σε περίπτωση διαφοράς εργατικού δικαστηρίου;
Ναι. Η αποδεικτική αξία της προηγμένης υπογραφής αναγνωρίζεται από τη γαλλική και ευρωπαϊκή νομολογία. Σε περίπτωση διαφοράς, παρουσιάζετε το υπογεγραμμένο PDF συνοδευόμενο από το ιστορικό ελέγχου (χρονοσφραγίδα, IP, γεωεντοπισμός, επικύρωση OTP), κάτι που αποτελεί μια συνεκτική δέσμη αποδείξεων για το εργατικό δικαστήριο.
Μπορούμε να υπογράψουμε πολλές συμβάσεις μαζικά από μια εξαγωγή HRIS;
Ναι. Η λειτουργία "πρότυπα" σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σύμβασης με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, θέση, ημερομηνία πρόσληψης). Στη συνέχεια εισάγετε ένα CSV από το HRIS σας και το Certyneo δημιουργεί και στέλνει όλους τους φακέλους μαζικά σε μερικά δευτερόλεπτα.