Entreprise
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR: ο οδηγός
Συμβάσεις, τροποποιήσεις, υποσχέσεις απασχόλησης, εταιρικές συμφωνίες: πώς το HR βιομηχανοποιεί τις ηλεκτρονικές υπογραφές.
7 min
Ανθρώπινο Δυναμικό
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR και υπηρεσίες προσωπικού
Ψηφιοποιήστε συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις, προτάσεις πρόσληψης, συμβατικές λύσεις και εταιρικές συμφωνίες. Το Certyneo ενσωματώνεται με το σύστημα HRIS σας (Lucca, PayFit, Workday) και διασφαλίζει τη συμμόρφωση με το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας, τον κανονισμό eIDAS και το GDPR. Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται, αυτόματο ιστορικό ελέγχου.
Περιπτώσεις χρήσης HR
Όλες οι υπογραφές του κύκλου ζωής του εργαζομένου, από την πρόταση πρόσληψης έως τη συμφωνία λύσης της σύμβασης, μπορούν να ψηφιοποιηθούν με το Certyneo. Να οι επτά πιο συχνές περιπτώσεις στους πελάτες μας στον τομέα HR.
Σύμβαση εργασίας (CDI, CDD)
Συμβάσεις αορίστου, ορισμένου χρόνου, μαθητείας ή επαγγελματικής κατάρτισης: στείλτε τη σύμβαση υπογεγραμμένη από τον εργοδότη στον υποψήφιο, ο οποίος υπογράφει σε 2 λεπτά από το τηλέφωνό του. Σύμφωνη με το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας.
Τροποποίηση σύμβασης
Αλλαγή θέσης, αύξηση, μετάβαση σε μερική απασχόληση, τηλεργασία: ψηφιοποιήστε ολόκληρο τον κύκλο τροποποιήσεων με υπογραφή του εργαζομένου και του εργοδότη σε σειρά.
Πρόταση πρόσληψης
Εξασφαλίστε νομικά την πρόταση πρόσληψης (μονομερή ή αμφοτεροβαρή) πριν την υπογραφή της σύμβασης. Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) επιτρέπει την επίσημη ταυτοποίηση του υποψηφίου.
Συμβατική λύση εργασιακής σχέσης
Συμφωνία λύσης υπογεγραμμένη εξ αποστάσεως από τα δύο μέρη, με σεβασμό στην προθεσμία ανάκλησης 15 ημερών και αυτόματο ιστορικό ελέγχου για την κατάθεση στη Dreets (γαλλική αρχή εργασίας).
Εταιρική συμφωνία
Συλλογικές συμφωνίες υπογεγραμμένες από αντιπροσωπευτικές συνδικαλιστικές οργανώσεις: στείλτε, συλλέξτε τις υπογραφές παράλληλα ή σε σειρά και αρχειοθετήστε για 10 έτη.
NDA & δέσμευση εμπιστευτικότητας
Συμφωνητικό εμπιστευτικότητας για νέους προσλαμβανόμενους, ασκούμενους, εξωτερικούς συνεργάτες. Δωρεάν πρότυπο διαθέσιμο στη βιβλιοθήκη μας.
Σύμβαση πρακτικής άσκησης
Τριμερής σύμβαση (επιχείρηση, εκπαιδευτικό ίδρυμα, ασκούμενος): ρυθμιζόμενη σειρά υπογραφής, αυτόματες υπενθυμίσεις, DUE ενσωματωμένη στο τέλος του κύκλου.
Γιατί Certyneo για τους HR
Έξι συγκεκριμένοι λόγοι για τους οποίους οι υπηρεσίες HR επιλέγουν το Certyneo για τις ηλεκτρονικές υπογραφές τους.
Onboarding σε 24 ώρες
Μεταξύ της πρότασης πρόσληψης και της υπογραφής της σύμβασης, υπολογίστε μερικές ώρες αντί για πολλές ημέρες ταχυδρομικής αλληλογραφίας. Ο υποψήφιος υπογράφει από το τηλέφωνό του, χωρίς εκτυπωτή.
Συμμόρφωση με τον Κώδικα Εργασίας
Η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας αναγνωρίζεται από την απόφαση του γαλλικού Αρείου Πάγου της 7ης Οκτωβρίου 2015. Οι προηγμένες υπογραφές μας (AES) είναι σύμφωνες με το eIDAS και το άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα.
Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται
Όλες οι συμβάσεις HR αρχειοθετούνται για 10 έτη με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF. Η διάρκεια αντιστοιχεί στις υποχρεώσεις διατήρησης των κοινωνικών εγγράφων (DSN, AT/MP).
Workflows πολλαπλών υπογραφόντων
Εργοδότης, HR, manager, εργαζόμενος: ρυθμίστε τη σειρά υπογραφής σε σειρά ή παράλληλα. Αυτόματες υπενθυμίσεις σε J+1, J+3, J+7 προσαρμόσιμες ανά αποστολή.
Επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα
Δημιουργήστε τα πρότυπα συμβάσεων (CDI, CDD, πρακτική άσκηση) με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, ημερομηνία) και δημιουργήστε μαζικά τα έγγραφα από την εξαγωγή του HRIS σας.
Φροντισμένη εμπειρία υποψηφίου
Διαδρομή υπογράφοντα στα γαλλικά, προσβάσιμη σύμφωνα με WCAG AA, απλά email χωρίς επεμβατική παρακολούθηση. Γίνεται σεβαστή η εικόνα του εργοδότη.
Ενσωματώσεις HRIS
Το Certyneo συνδέεται με το HRIS σας μέσω REST API, webhooks και συνδετήρων Zapier/Make. Οι τρεις πιο ζητούμενες ενσωματώσεις από τους πελάτες HR μας παρατίθενται παρακάτω — άλλες είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος.
Lucca
Κορυφαίο γαλλικό HRIS στην αγορά ΜΜΕ: εξάγετε τις συμβάσεις σας μέσω του API Lucca και στη συνέχεια ενεργοποιήστε την αποστολή από το Certyneo, ή χρησιμοποιήστε τον συνδετήρα μας Zapier.
PayFit
Διαχείριση μισθοδοσίας και onboarding: συγχρονισμός μέσω του REST API μας για να προωθηθούν οι υπογεγραμμένες συμβάσεις απευθείας στον φάκελο εργαζομένου.
Workday
HRIS μεγάλων λογαριασμών: ενσωμάτωση μέσω Make ή Zapier για πολύπλοκα workflows onboarding (πολλαπλές υπογραφές, ιεραρχικές εγκρίσεις).
Χρειάζεστε εξατομικευμένη ενσωμάτωση; Επικοινωνήστε με την ομάδα μας — το API Certyneo τεκμηριώνεται δημόσια στο η τεκμηρίωσή μας API.
Συμμόρφωση Κώδικα Εργασίας, eIDAS και GDPR
Η ψηφιοποίηση των εγγράφων HR ρυθμίζεται από πολλά κείμενα. Το Certyneo καλύπτει το σύνολο του νομικού πλαισίου, γαλλικού και ευρωπαϊκού.
Γαλλικός Κώδικας Εργασίας — Άρθρο L1221-1
Η σύμβαση εργασίας συνάπτεται σύμφωνα με τη μορφή που τα μέρη αποφασίζουν να υιοθετήσουν. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι επομένως απόλυτα αποδεκτή, υπό την προϋπόθεση ότι εγγυάται την ταυτοποίηση του υπογράφοντα και την ακεραιότητα του εγγράφου — αυτό που διασφαλίζει η προηγμένη υπογραφή (AES).
Γαλλικός Αστικός Κώδικας — Άρθρο 1367
Γενική αναγνώριση της ηλεκτρονικής υπογραφής ως ισοδύναμης με την ιδιόχειρη υπογραφή εφόσον χρησιμοποιεί αξιόπιστη μέθοδο ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με την πράξη.
Κανονισμός eIDAS (ΕΕ) αριθ. 910/2014
Οι υπογραφές HR του Certyneo βασίζονται στο προηγμένο επίπεδο (AES): μοναδικός σύνδεσμος με τον υπογράφοντα, ταυτοποίηση με διπλού καναλιού OTP (email + SMS), ανίχνευση οποιασδήποτε μεταγενέστερης τροποποίησης του εγγράφου.
GDPR & κοινωνική διατήρηση
Διάρκειες διατήρησης ευθυγραμμισμένες με τις κοινωνικές υποχρεώσεις: 5 έτη (σύμβαση) ή 10 έτη (DUE, AT/MP, μητρώα προσωπικού). Τυποποιημένο DPA διαθέσιμο κατά την εγγραφή, μητρώο δραστηριοτήτων ενημερωμένο.
Συχνές ερωτήσεις των ομάδων HR
Είναι νόμιμη στη Γαλλία η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας;
Ναι, χωρίς περιορισμό. Το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας αφήνει τα μέρη ελεύθερα ως προς τη μορφή της σύμβασης. Ο γαλλικός Άρειος Πάγος επιβεβαίωσε την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής για συμβάσεις εργασίας (Cass. soc., 7 Οκτωβρίου 2015). Η προηγμένη υπογραφή (AES) συνιστάται για να διασφαλιστεί η ισχυρή ταυτοποίηση του εργαζομένου.
Ποιο επίπεδο υπογραφής να επιλέξω για μια σύμβαση εργασίας;
Η προηγμένη υπογραφή (AES) είναι το συνιστώμενο πρότυπο. Περιλαμβάνει ταυτοποίηση του υπογράφοντα (OTP SMS + email), μοναδικό σύνδεσμο με το υπογεγραμμένο έγγραφο και ανίχνευση οποιασδήποτε μεταγενέστερης τροποποίησης. Η απλή υπογραφή αρκεί για εσωτερικά έγγραφα χωρίς συμβατικό διακύβευμα (υπηρεσιακό σημείωμα, απόδειξη παραλαβής).
Πώς διαχειρίζομαι την προθεσμία ανάκλησης μιας συμβατικής λύσης;
Το Certyneo καταγράφει ακριβώς την ημερομηνία υπογραφής της συμφωνίας από τα δύο μέρη. Η προθεσμία ανάκλησης 15 ημερολογιακών ημερών ξεκινά από αυτή την ημερομηνία και μπορείτε να εξάγετε την αποδεικνυόμενη χρονοσφραγίδα για κατάθεση στη Dreets. Δεν απαιτείται καμία χειροκίνητη επέμβαση.
Μπορούμε να ενσωματώσουμε το Certyneo στο HRIS μας (Lucca, PayFit, Workday);
Ναι. Το Certyneo εκθέτει ένα πλήρες REST API, ένα webhook για κάθε συμβάν (υπογεγραμμένος, απορριφθείς, ληγμένος φάκελος) και συνδετήρες Zapier και Make που καλύπτουν πάνω από 4.000 τρίτες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των κυριότερων HRIS. Η ομάδα ενσωματώσεων μπορεί να σας υποστηρίξει σε εξατομικευμένη υλοποίηση.
Πόσο καιρό διατηρούνται οι υπογεγραμμένες συμβάσεις;
Τα προγράμματά μας περιλαμβάνουν προεπιλεγμένη αρχειοθέτηση 10 ετών, που αντιστοιχεί στις αυστηρότερες κοινωνικές διάρκειες διατήρησης (μητρώα προσωπικού, έγγραφα AT/MP). Οι συμβάσεις παραμένουν διαθέσιμες για λήψη ανά πάσα στιγμή από τον πίνακα ελέγχου σας, με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF.
Πρέπει οι υποψήφιοι να δημιουργήσουν λογαριασμό Certyneo για να υπογράψουν;
Όχι. Ο υπογράφων λαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο μέσω email και υπογράφει απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής του, χωρίς εγκατάσταση ή δημιουργία λογαριασμού. Για τις προηγμένες υπογραφές, εισάγει έναν κωδικό OTP που λαμβάνει μέσω SMS για να επιβεβαιώσει την ταυτότητά του.
Είναι η ηλεκτρονική υπογραφή επίσημα έγκυρη σε περίπτωση διαφοράς εργατικού δικαστηρίου;
Ναι. Η αποδεικτική αξία της προηγμένης υπογραφής αναγνωρίζεται από τη γαλλική και ευρωπαϊκή νομολογία. Σε περίπτωση διαφοράς, παρουσιάζετε το υπογεγραμμένο PDF συνοδευόμενο από το ιστορικό ελέγχου (χρονοσφραγίδα, IP, γεωεντοπισμός, επικύρωση OTP), κάτι που αποτελεί μια συνεκτική δέσμη αποδείξεων για το εργατικό δικαστήριο.
Μπορούμε να υπογράψουμε πολλές συμβάσεις μαζικά από μια εξαγωγή HRIS;
Ναι. Η λειτουργία "πρότυπα" σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σύμβασης με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, θέση, ημερομηνία πρόσληψης). Στη συνέχεια εισάγετε ένα CSV από το HRIS σας και το Certyneo δημιουργεί και στέλνει όλους τους φακέλους μαζικά σε μερικά δευτερόλεπτα.