Entreprise
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR: ο οδηγός
Συμβάσεις, τροποποιήσεις, υποσχέσεις απασχόλησης, εταιρικές συμφωνίες: πώς το HR βιομηχανοποιεί τις ηλεκτρονικές υπογραφές.
7 min
Ανθρώπινο Δυναμικό
Ηλεκτρονική υπογραφή για HR και υπηρεσίες προσωπικού
Ψηφιοποιήστε συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις, υποσχέσεις πρόσληψης, αποδείξεις τελικής εκκαθάρισης και εταιρικές συμφωνίες. Το Certyneo είναι συμβατό με το σύστημα HR σας (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) μέσω Zapier, Make ή webhooks και εγγυάται τη συμμόρφωση με το άρθρο L1221-1 του Κώδικα Εργασίας, τον κανονισμό eIDAS και τον GDPR. Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται, αυτόματο ίχνος ελέγχου.
Ποιές είναι οι περιπτώσεις χρήσης HR της ηλεκτρονικής υπογραφής ;
Όλες οι υπογραφές του κύκλου ζωής του εργαζομένου, από την πρόταση πρόσληψης έως τη συμφωνία λύσης της σύμβασης, μπορούν να ψηφιοποιηθούν με το Certyneo. Να οι επτά πιο συχνές περιπτώσεις στους πελάτες μας στον τομέα HR.
Σύμβαση εργασίας (CDI, CDD)
Συμβάσεις αορίστου, ορισμένου χρόνου, μαθητείας ή επαγγελματικής κατάρτισης: στείλτε τη σύμβαση υπογεγραμμένη από τον εργοδότη στον υποψήφιο, ο οποίος υπογράφει σε 2 λεπτά από το τηλέφωνό του. Σύμφωνη με το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας.
Τροποποίηση σύμβασης
Αλλαγή θέσης, αύξηση, μετάβαση σε μερική απασχόληση, τηλεργασία: ψηφιοποιήστε ολόκληρο τον κύκλο τροποποιήσεων με υπογραφή του εργαζομένου και του εργοδότη σε σειρά.
Πρόταση πρόσληψης
Εξασφαλίστε νομικά την πρόταση πρόσληψης (μονομερή ή αμφοτεροβαρή) πριν την υπογραφή της σύμβασης. Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) επιτρέπει την επίσημη ταυτοποίηση του υποψηφίου.
Συμβατική λύση εργασιακής σχέσης
Πρόσκληση, πρακτικά συνάντησης και αναλυτική συμφωνία υπογεγραμμένα εξ αποστάσεως, με χρονοσημασμένο ίχνος ελέγχου. Το έντυπο TéléRC εξακολουθεί να υπογράφεται με το χέρι.
Εταιρική συμφωνία
Συλλογικές συμφωνίες υπογεγραμμένες από αντιπροσωπευτικές συνδικαλιστικές οργανώσεις: στείλτε, συλλέξτε τις υπογραφές παράλληλα ή σε σειρά και αρχειοθετήστε για 10 έτη.
NDA & δέσμευση εμπιστευτικότητας
Συμφωνητικό εμπιστευτικότητας για νέους προσλαμβανόμενους, ασκούμενους, εξωτερικούς συνεργάτες. Δωρεάν πρότυπο διαθέσιμο στη βιβλιοθήκη μας.
Σύμβαση πρακτικής άσκησης
Τριμερής σύμβαση (επιχείρηση, εκπαιδευτικό ίδρυμα, ασκούμενος): ρυθμιζόμενη σειρά υπογραφής, αυτόματες υπενθυμίσεις, DUE ενσωματωμένη στο τέλος του κύκλου.
Γιατί να επιλέξετε το Certyneo για τις ομάδες HR ;
Έξι συγκεκριμένοι λόγοι για τους οποίους οι υπηρεσίες HR επιλέγουν το Certyneo για τις ηλεκτρονικές υπογραφές τους.
Onboarding σε 24 ώρες
Μεταξύ της πρότασης πρόσληψης και της υπογραφής της σύμβασης, υπολογίστε μερικές ώρες αντί για πολλές ημέρες ταχυδρομικής αλληλογραφίας. Ο υποψήφιος υπογράφει από το τηλέφωνό του, χωρίς εκτυπωτή.
Συμμόρφωση με τον Κώδικα Εργασίας
Η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας αναγνωρίζεται από τα άρθρα 1366 και 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα, που προσδίδουν στο ηλεκτρονικό έγγραφο την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έντυπο. Οι προηγμένες υπογραφές μας (AES) είναι σύμφωνες με το eIDAS και το άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα.
Αρχειοθέτηση 10 ετών περιλαμβάνεται
Όλες οι συμβάσεις HR αρχειοθετούνται για 10 έτη με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF. Η διάρκεια αντιστοιχεί στις υποχρεώσεις διατήρησης των κοινωνικών εγγράφων (DSN, AT/MP).
Workflows πολλαπλών υπογραφόντων
Εργοδότης, HR, διευθυντής, υπάλληλος: διαμορφώστε τη σειρά υπογραφής σε σειρά ή παράλληλα. Αυτόματες υπενθυμίσεις μέσω email, με το επιλεγμένο διάστημα για κάθε αποστολή (προεπιλογή κάθε 3 ημέρες).
Επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα
Δημιουργήστε τα πρότυπα συμβάσεων (CDI, CDD, πρακτική άσκηση) με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, ημερομηνία) και δημιουργήστε μαζικά τα έγγραφα από την εξαγωγή του HRIS σας.
Φροντισμένη εμπειρία υποψηφίου
Διαδρομή υπογράφοντα στα γαλλικά, προσβάσιμη σύμφωνα με WCAG AA, απλά email χωρίς επεμβατική παρακολούθηση. Γίνεται σεβαστή η εικόνα του εργοδότη.
Ποιές ολοκληρώσεις SIRH είναι διαθέσιμες ;
Το Certyneo συνδέεται με το SIRH σας με δύο τρόπους. Το Lucca διαθέτει έναν εγγενή σύνδεσμο, μόνο για ανάγνωση: οι υπάλληλοί σας προτείνονται ως υπογράφοντες και τα δεδομένα τους συμπληρώνουν εκ των προτέρων τα πρότυπά σας. Για άλλα SIRH, το REST API, τα webhooks και οι σύνδεσμοι Zapier/Make καλύπτουν τα παρακάτω σενάρια. Ένας εγγενής σύνδεσμος στο δικό σας; Επικοινωνήστε μαζί μας για να εξετάσουμε μια συνεργασία.
Lucca, PayFit, Cegid
Κοινά γαλλικά SIRH στην αγορά ΜΜΕ. Το Lucca διαθέτει έναν εγγενή σύνδεσμο Certyneo, μόνο για ανάγνωση: οι υπάλληλοί σας εμφανίζονται στις προτάσεις υπογραφόντων και τα δεδομένα τους συμπληρώνουν εκ των προτέρων τα πρότυπά σας. Για PayFit, Cegid και άλλα, συνδέστε το Certyneo μέσω Zapier ή Make (εναύσματα "υπογεγραμμένο φάκελο" και "έγγραφο αποστολής"), ή μέσω του REST API μας για έναν προσαρμοσμένο pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH μεγάλων λογαριασμών: ενσωμάτωση μέσω Make ή Zapier για πολύπλοκες ροές εργασίας onboarding (πολλαπλές υπογραφές, ιεραρχικές εγκρίσεις). Για ένα εγγενές connector, η ομάδα ενσωματώσεων μας μπορεί να μελετήσει μια συνεργασία ανάλογα με τον όγκό σας.
Άλλα SIRH & εργαλεία HR
Εργαλεία HRIS, ATS και payroll (BambooHR, HubSpot, Personio, κ.λπ.): χρησιμοποιήστε τα webhooks πραγματικού χρόνου μας και τα connectors Zapier/Make, που καλύπτουν τη συντριπτική πλειονότητα των εφαρμογών τρίτων. REST API τεκμηριωμένη στο /docs.
Ένας εγγενής σύνδεσμος υπάρχει πλέον για το Lucca: ανακαλύψτε την ολοκλήρωση Lucca. Προτείνει τους υπαλλήλους σας ως υπογράφοντες και συμπληρώνει εκ των προτέρων τα πρότυπά σας, μόνο για ανάγνωση.
Χρειάζεστε εξατομικευμένη ενσωμάτωση; Επικοινωνήστε με την ομάδα μας — το API Certyneo τεκμηριώνεται δημόσια στο η τεκμηρίωσή μας API.
Πώς να συμμορφωθείτε με τον Κώδικα Εργασίας, eIDAS και RGPD;
Η ψηφιοποίηση των εγγράφων HR ρυθμίζεται από πολλά κείμενα. Το Certyneo καλύπτει το σύνολο του νομικού πλαισίου, γαλλικού και ευρωπαϊκού.
Γαλλικός Κώδικας Εργασίας — Άρθρο L1221-1
Η σύμβαση εργασίας συνάπτεται σύμφωνα με τη μορφή που τα μέρη αποφασίζουν να υιοθετήσουν. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι επομένως απόλυτα αποδεκτή, υπό την προϋπόθεση ότι εγγυάται την ταυτοποίηση του υπογράφοντα και την ακεραιότητα του εγγράφου — αυτό που διασφαλίζει η προηγμένη υπογραφή (AES).
Γαλλικός Αστικός Κώδικας — Άρθρο 1367
Γενική αναγνώριση της ηλεκτρονικής υπογραφής ως ισοδύναμης με την ιδιόχειρη υπογραφή εφόσον χρησιμοποιεί αξιόπιστη μέθοδο ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με την πράξη.
Κανονισμός eIDAS (ΕΕ) αριθ. 910/2014
Οι υπογραφές ανθρώπινου δυναμικού της Certyneo βασίζονται στο προηγμένο επίπεδο (AES): μοναδική σύνδεση με τον υπογράφοντα, ταυτοποίηση με κωδικό OTP που αποστέλλεται μέσω SMS, ανίχνευση κάθε μεταγενέστερης τροποποίησης του εγγράφου.
GDPR & κοινωνική διατήρηση
Διάρκειες διατήρησης ευθυγραμμισμένες με τις κοινωνικές υποχρεώσεις: 5 έτη (σύμβαση) ή 10 έτη (DUE, AT/MP, μητρώα προσωπικού). Τυποποιημένο DPA διαθέσιμο κατά την εγγραφή, μητρώο δραστηριοτήτων ενημερωμένο.
Οδηγός ηλεκτρονικής υπογραφής·Οδηγός eIDAS·Ασφάλεια Certyneo·Δωρεάν πρότυπα συμβάσεων·Εγχειρίδιο ηλεκτρονικής υπογραφής ανθρώπινου δυναμικού·Certyneo κατά DocuSign·Συναινετική λύση σύμβασης εργασίας: τι υπογράφεται ηλεκτρονικά·Υπογραφή σύμβασης εργασίας μέσω διαδικτύου·Υπογραφή της ενδείξεως CDI στο διαδίκτυο·Υπογραφή υποσχέσεων εργασίας στο διαδίκτυο·Υπογραφή σε ηλεκτρονικό λογαριασμό μισθοδοσίας·Υπογραφή εντολής ΕΚΤ μέσω διαδικτύου·Υπογραφή του χάρτη τηλεεργασίας στο διαδίκτυο·Μεγάλη απόσταξη πληρωμής
Συχνές ερωτήσεις των ομάδων HR
Είναι νόμιμη στη Γαλλία η ηλεκτρονική υπογραφή μιας σύμβασης εργασίας;
Ναι, χωρίς περιορισμό. Το άρθρο L1221-1 του Γαλλικού Κώδικα Εργασίας αφήνει τα μέρη ελεύθερα ως προς τη μορφή της σύμβασης. Το άρθρο 1366 του Αστικού Κώδικα προσδίδει στο ηλεκτρονικό έγγραφο την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έντυπο, και το άρθρο 1367 αναγνωρίζει την ηλεκτρονική υπογραφή που ταυτοποιεί τον συντάκτη της. Η προηγμένη υπογραφή (AES) συνιστάται για να διασφαλιστεί η ισχυρή ταυτοποίηση του εργαζομένου.
Ποιο επίπεδο υπογραφής να επιλέξω για μια σύμβαση εργασίας;
Η προηγμένη υπογραφή (AES) είναι το συνιστώμενο πρότυπο. Περιλαμβάνει ταυτοποίηση του υπογράφοντα (OTP SMS + email), μοναδικό σύνδεσμο με το υπογεγραμμένο έγγραφο και ανίχνευση οποιασδήποτε μεταγενέστερης τροποποίησης. Η απλή υπογραφή αρκεί για εσωτερικά έγγραφα χωρίς συμβατικό διακύβευμα (υπηρεσιακό σημείωμα, απόδειξη παραλαβής).
Πώς διαχειρίζομαι την προθεσμία ανάκλησης μιας συμβατικής λύσης;
Η προθεσμία υπαναχώρησης 15 ημερολογιακών ημερών αρχίζει την επομένη της ιδιόχειρης υπογραφής του εντύπου TéléRC. Η Certyneo χρονοσημαίνει τα έγγραφα που υπογράφονται διαδικτυακά γύρω από αυτό το βήμα (πρόσκληση, πρακτικά συνάντησης): έτσι αποδεικνύετε ότι η συνάντηση προηγήθηκε της υπογραφής. Η αίτηση έγκρισης διαβιβάζεται μέσω TéléRC μετά τη λήξη της προθεσμίας.
Μπορώ να ενσωματώσω το Certyneo στο SIRH μου (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…);
Ναι. Το Lucca διαθέτει έναν εγγενή σύνδεσμο Certyneo, μόνο για ανάγνωση: οι υπάλληλοί σας προτείνονται ως υπογράφοντες και τα δεδομένα τους συμπληρώνουν εκ των προτέρων τα πρότυπά σας. τίποτα δεν γράφεται στο Lucca. Για PayFit, Workday, Cegid και άλλα, δεν υπάρχει ακόμα εγγενής σύνδεσμος: το Certyneo εκθέτει ένα πλήρες REST API, ένα webhook για κάθε συμβάν (υπογεγραμμένος φάκελος, απορριφθείς, ληγμένος) και συνδέσμους Zapier και Make που καλύπτουν περισσότερες από 4000 εφαρμογές τρίτων, περισσότερες από τις περισσότερες SIRH της αγοράς. Ένας εγγενής σύνδεσμος στο δικό σας SIRH; Επικοινωνήστε με την ομάδα ολοκληρώσεών μας για να εξετάσουμε μια συνεργασία.
Πόσο καιρό διατηρούνται οι υπογεγραμμένες συμβάσεις;
Τα προγράμματά μας περιλαμβάνουν προεπιλεγμένη αρχειοθέτηση 10 ετών, που αντιστοιχεί στις αυστηρότερες κοινωνικές διάρκειες διατήρησης (μητρώα προσωπικού, έγγραφα AT/MP). Οι συμβάσεις παραμένουν διαθέσιμες για λήψη ανά πάσα στιγμή από τον πίνακα ελέγχου σας, με ιστορικό ελέγχου ενσωματωμένο στο PDF.
Πρέπει οι υποψήφιοι να δημιουργήσουν λογαριασμό Certyneo για να υπογράψουν;
Όχι. Ο υπογράφων λαμβάνει έναν ασφαλή σύνδεσμο μέσω email και υπογράφει απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής του, χωρίς εγκατάσταση ή δημιουργία λογαριασμού. Για τις προηγμένες υπογραφές, εισάγει έναν κωδικό OTP που λαμβάνει μέσω SMS για να επιβεβαιώσει την ταυτότητά του.
Είναι η ηλεκτρονική υπογραφή επίσημα έγκυρη σε περίπτωση διαφοράς εργατικού δικαστηρίου;
Ναι. Η αποδεικτική αξία της προηγμένης υπογραφής αναγνωρίζεται από τη γαλλική και ευρωπαϊκή νομολογία. Σε περίπτωση διαφοράς, παρουσιάζετε το υπογεγραμμένο PDF συνοδευόμενο από το ιστορικό ελέγχου (χρονοσφραγίδα, IP, γεωεντοπισμός, επικύρωση OTP), κάτι που αποτελεί μια συνεκτική δέσμη αποδείξεων για το εργατικό δικαστήριο.
Μπορούμε να υπογράψουμε πολλές συμβάσεις μαζικά από μια εξαγωγή HRIS;
Ναι. Η λειτουργία "πρότυπα" σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σύμβασης με δυναμικά πεδία (όνομα, μισθός, θέση, ημερομηνία πρόσληψης). Στη συνέχεια εισάγετε ένα CSV από το HRIS σας και το Certyneo δημιουργεί και στέλνει όλους τους φακέλους μαζικά σε μερικά δευτερόλεπτα.