Λογιστικά βιβλία και ηλεκτρονική υπογραφή: ο οδηγός συμμόρφωσης 2026
Η ψηφιοποίηση των λογιστικών βιβλίων επιβάλλει αυστηρές απαιτήσεις όσον αφορά την ηλεκτρονική υπογραφή. Ανακαλύψτε τους κανόνες που ισχύουν στη Γαλλία το 2026.
8 min
Πλήρης οδηγός · Ενημερωμένο το 2026
Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή; Πλήρης οδηγός 2026
Ενημερώθηκε στις
Η ηλεκτρονική υπογραφή (ή e-signature) επιτρέπει την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων με την ίδια νομική ισχύ όπως μια χειρόγραφη υπογραφή. Αυτός ο οδηγός σας εξηγεί τη λειτουργία της, τα τρία επίπεδα που ορίζονται από τον κανονισμό eIDAS, τη νομική της ισχύ στη Γαλλία και την Ευρώπη, και πώς να εφαρμόσετε την ηλεκτρονική υπογραφή στον οργανισμό σας.
Συνοπτικά
- Νομική ισχύς = χειρόγραφη υπογραφή (άρθρο 1367 του γαλλικού Αστικού Κώδικα (Code civil) + κανονισμός eIDAS UE 910/2014)
- 3 αναγνωρισμένα επίπεδα: Απλή (SES), Προηγμένη (AES) και Τεκμηριωμένη (QES)
- Ισχύει στα 27 κράτη μέλη της ΕΕ — άμεση εφαρμογή χωρίς μεταφορά
- Λειτουργία: ταυτοποίηση υπογράφοντος + κρυπτογραφικό δακτυλικό αποτύπωμα (hash) του εγγράφου
- Μέσο ROI < 3 μήνες — συμβόλαιο ολοκληρωμένο σε λίγες ώρες έναντι 5 ημερών ταχυδρομικώς
Ορισμός: τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;
Μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένα σύνολο δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα ή λογικά συνδεδεμένα με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή και τα οποία ο υπογράφων χρησιμοποιεί για να υπογράψει. Αυτός ο ορισμός, από τον κανονισμό eIDAS (κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014), καλύπτει ένα ευρύ φάσμα τεχνικών μηχανισμών, από τους απλούστερους (τσεκάρισμα πλαισίου, πληκτρολόγηση ονόματος) έως τους πιο εξελιγμένους (αναγνωρισμένο κρυπτογραφικό πιστοποιητικό).
Στο γαλλικό δίκαιο, το άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα ορίζει ότι «η υπογραφή που είναι απαραίτητη για την τελειοποίηση μιας νομικής πράξης ταυτοποιεί αυτόν που την επιθέτει» και ότι, όταν είναι ηλεκτρονική, «συνίσταται στη χρήση αξιόπιστης μεθόδου ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με την πράξη στην οποία προσάπτεται». Η αξιοπιστία της μεθόδου τεκμαίρεται για τις αναγνωρισμένες υπογραφές κατά την έννοια του eIDAS.
Συγκεκριμένα, μια ηλεκτρονική υπογραφή επιτελεί τρεις λειτουργίες: ταυτοποιεί τον υπογράφοντα, εκφράζει τη συναίνεσή του στο περιεχόμενο του εγγράφου, και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου (οποιαδήποτε τροποποίηση μετά την υπογραφή είναι ανιχνεύσιμη).
Ηλεκτρονική υπογραφή vs ψηφιακή υπογραφή
Οι όροι συχνά συγχέονται. Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι η νομική έννοια (αυτό που δεσμεύει τον υπογράφοντα). Η ψηφιακή υπογραφή είναι η υποκείμενη κρυπτογραφική τεχνική (κατακερματισμός του εγγράφου, ασύμμετρη κρυπτογράφηση με ιδιωτικό κλειδί) που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υλοποίηση μιας προηγμένης ή αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Κάθε ψηφιακή υπογραφή είναι μια ηλεκτρονική υπογραφή, αλλά το αντίστροφο δεν ισχύει.
Κανονισμός eIDAS: ό,τι πρέπει να γνωρίζετε για την ηλεκτρονική υπογραφή
Ο κανονισμός eIDAS (κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014) είναι το ευρωπαϊκό κείμενο που καθορίζει τους κανόνες για την ηλεκτρονική υπογραφή και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης στα 27 κράτη μέλη. Υιοθετήθηκε στις 23 Ιουλίου 2014 και ισχύει από την 1η Ιουλίου 2016, ορίζει τρία επίπεδα υπογραφής (απλή, προηγμένη, προσδιορισμένη), απαγορεύει την απόρριψη μιας υπογραφής στη δικαιοσύνη μόνο και μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική, και ρυθμίζει τους παρόχους που εκδίδουν προσδιορισμένα πιστοποιητικά.
- Άμεση εφαρμογή: είναι κανονισμός, όχι οδηγία. Εφαρμόζεται ως έχει στα 27 κράτη μέλη, χωρίς εθνικό νόμο μεταφοράς.
- Τρία επίπεδα υπογραφής: απλή (SES), προηγμένη (AES, άρθρο 26) και προσδιορισμένη (QES, άρθρο 25), από το πιο ευέλικτο στο πιο απαιτητικό.
- Πέρα από την υπογραφή: ο eIDAS ρυθμίζει επίσης τη σφραγίδα των επιχειρήσεων, τη χρονοσήμανση, τη συστημένη ηλεκτρονική αποστολή και τα πιστοποιητικά ταυτοποίησης ιστοτόπων.
- Ελεγχόμενοι πάροχοι: μόνο οι εξειδικευμένοι πάροχοι υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP), εγγεγραμμένοι στη λίστα εμπιστοσύνης του κράτους τους, μπορούν να εκδώσουν προσδιορισμένη υπογραφή.
- eIDAS 2.0: ο κανονισμός (ΕΕ) 2024/1183, που τέθηκε σε ισχύ στις 20 Μαΐου 2024, προσθέτει το ευρωπαϊκό ψηφιακό πορτοφόλι ταυτότητας, που κάθε κράτος μέλος πρέπει να προσφέρει στους πολίτες του.
Για να πάτε παραπέρα: ο κανονισμός eIDAS εξηγούμενος λεπτομερώς και τι αλλάζει με το eIDAS 2.0.
Είναι η εταιρεία σας σύμφωνη; Περιηγηθείτε στο eIDAS checklist για ΜΜΕ για να εντοπίσετε σε λίγα λεπτά τι απομένει να υλοποιηθεί.
Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική υπογραφή;
Ο μηχανισμός βασίζεται σε δύο πυλώνες: την ταυτοποίηση του υπογράφοντα και την ακεραιότητα του εγγράφου.
Για την ταυτοποίηση του υπογράφοντα, χρησιμοποιούνται ένας ή περισσότεροι παράγοντες ταυτοποίησης: αξιόπιστη διεύθυνση email (σύνδεσμος μίας χρήσης), κωδικός OTP που λαμβάνεται μέσω SMS, προσωπικό κρυπτογραφικό πιστοποιητικό κλπ. Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα, υπολογίζεται ένα αποτύπωμα (hash) του εγγράφου τη στιγμή της υπογραφής. Εάν το έγγραφο τροποποιηθεί στη συνέχεια, το αποτύπωμα δεν ταιριάζει πλέον — η υπογραφή τότε ακυρώνεται.
Σε λύσεις όπως το Certyneo, η διαδικασία βασίζεται σε βιβλιοθήκες επεξεργασίας PDF που ενσωματώνουν αυτά τα κρυπτογραφικά μεταδεδομένα απευθείας στο αρχείο. Ένα χρονοσφραγισμένο ιστορικό ελέγχου (αρχείο ενεργειών) συμπληρώνει τον μηχανισμό καταγράφοντας κάθε βήμα: αποστολή, άνοιγμα, επικύρωση OTP, υπογραφή κλπ.
Σε τεχνικό επίπεδο, διάφοροι μηχανισμοί ασφαλείας ενισχύουν την αόριστη ακεραιότητα της διαδικασίας: l'χρονοσήμανση RFC 3161 επιτίθεται απόδειξη χρόνου σε κάθε υπογραφή· το κρυπτογράφηση TLS 1.3 προστατεύει τα δεδομένα σε διαδρομή· η γεωεντοπισμός και l'διεύθυνση IP του υπογράφοντος καταγράφονται για την ιχνηλασιμότητα· τέλος, σε ορισμένες ροές (AES/QES), βιομετρικά συμπεριφορικά δεδομένα (ταχύτητα πληκτρολόγησης, πίεση) συμπληρώνουν l'αποτύπωμα d'ταυτότητας.
Η έννοια της μη αναποδοποίησης είναι κεντρική: χάρη στον χρονολογημένο και κρυπτογραφικά υπογεγραμμένο audit trail, είναι τεχνικά αδύνατο για έναν υπογράφοντα να αρνηθεί ότι υπέγραψε ένα έγγραφο χωρίς να αλλοιώσει την αλυσίδα αποδεικτικών. Όσον αφορά την αρχειοθέτηση, ο γαλλικός κανονισμός (διάταγμα 2016-1673) επιβάλλει διατήρηση για 10 χρόνια για την πλειονότητα των εμπορικών πράξεων — η Certyneo διασφαλίζει την αρχειοθέτηση αυτή με αποδεικτική αξία σε ευρωπαϊκή φιλοξενία.
Ποια είναι τα 3 επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής σύμφωνα με το eIDAS;
Ο κανονισμός eIDAS ορίζει μια ιεραρχία τριών επιπέδων. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο, τόσο ισχυρότερες είναι οι απαιτήσεις ταυτοποίησης και τόσο πιο ισχυρό είναι το νομικό τεκμήριο.
SES — Βασικό
Απλή Υπογραφή
Απλή Ηλεκτρονική Υπογραφή
Παραδείγματα
Φόρμα web, τσεκάρισμα πλαισίου, όνομα πληκτρολογημένο
Τυπικές περιπτώσεις χρήσης
Προσφορές, εσωτερικές παραγγελίες, έγγραφα χαμηλού κινδύνου
Certyneo
Διαθέσιμο σε όλα τα προγράμματα Certyneo
AES — Ενισχυμένο
Προηγμένη Υπογραφή
Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή
Παραδείγματα
Κωδικός OTP μέσω SMS, προσωπικό πιστοποιητικό του υπογράφοντος
Τυπικές περιπτώσεις χρήσης
Συμβάσεις εργασίας, NDA, σημαντικές εμπορικές συμβάσεις
Certyneo
Από το πρόγραμμα Personal (9 €/μήνα) — κωδικός OTP μέσω SMS
QES — Νομικό μέγιστο
Αναγνωρισμένη Υπογραφή
Προσδιορισμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή
Παραδείγματα
Πιστοποιητικό QTSP + ασφαλής συσκευή δημιουργίας
Τυπικές περιπτώσεις χρήσης
Πράξεις με δημόσια πίστη, συμβάσεις πολύ υψηλής αξίας, δημόσιες συμβάσεις
Certyneo
Διαθέσιμη ανά πράξη: 14,90 € χωρίς ΦΠΑ ανά υπογραφή, 9,90 € χωρίς ΦΠΑ με συνδρομή
Συγκριτικός πίνακας των 3 επιπέδων eIDAS
| Κριτήριο | SES — Απλή | AES — Προηγμένη | QES — Προσδιορισμένη |
|---|---|---|---|
| Ταυτοποίηση υπογράφοντος | Μόνο email | ΟΤΠ SMS + ηλεκτρονικό ταχυδρομείο | Πιστοποιητικό QTSP + QSCD |
| Ακεραιότητα εγγράφου | Βασική | Κρυπτογραφική (hash) | Κρυπτογραφική (hash) |
| Απαιτείται προσδιορισμένο πιστοποιητικό | Όχι | Όχι | Ναι (πάροχος eIDAS) |
| Υπόθεση ισοδυναμίας χειρογράφου | Όχι | Μερική | Πλήρης (άρ. 25 eIDAS) |
| Αναστροφή του βάρους της απόδειξης | Όχι | Όχι | Ναι (υπέρ του υπογράφοντος) |
| Χαρακτηριστική περίπτωση χρήσης | Προσφορές, παραγγελίες | Συμβάσεις HR, NDA, Συμβάσεις εργασίας | Δημόσια έγγραφα, δημόσιες συμβάσεις |
| Διαθεσιμότητα Certyneo | Όλα τα σχέδια | Standard και Business | Ανά πράξη, χωρίς συνδρομή |
Κύριο νομικό σημείο — αναστροφή του βάρους της απόδειξης: Μόνο για την QES, το άρθρο 25 του κανονισμού eIDAS θεσπίζει νομική υπόθεση ισοδυναμίας με την χειρόγραφη υπογραφή. Σε περίπτωση διαφοράς, ο αμφισβητών πρέπει να αποδείξει ότι η υπογραφή είναι άκυρη — όχι ο υπογράφων να αποδείξει την εγκυρότητά της. Αυτή η αναστροφή είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα στις συμβατικές διαφορές.
Ποια είναι η νομική ισχύ της ηλεκτρονικής υπογραφής στη Γαλλία και στην ΕΕ;
Στη Γαλλία, η ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται από τον νόμο αριθ. 2000-230 της 13ης Μαρτίου 2000, ο οποίος τροποποίησε τον Γαλλικό Αστικό Κώδικα για να καθιερώσει το ηλεκτρονικό έγγραφο και την ηλεκτρονική υπογραφή ως ισοδύναμα με τα χάρτινα αντίστοιχά τους. Το άρθρο 1366 διευκρινίζει ότι το ηλεκτρονικό έγγραφο «έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έγγραφο σε χάρτινο υπόθεμα».
Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, ο κανονισμός eIDAS (ΕΕ) αριθ. 910/2014 δημιουργεί ενιαίο νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές. Το άρθρο 25 του κανονισμού θεσπίζει την αρχή της μη διάκρισης: «δεν μπορεί να απαρνηθεί σε μια ηλεκτρονική υπογραφή τα νομικά αποτελέσματα και το παραδεκτό ως αποδεικτικό στοιχείο στη δικαιοσύνη με μόνη αιτιολογία ότι αυτή η υπογραφή εμφανίζεται σε ηλεκτρονική μορφή». Οι αναγνωρισμένες υπογραφές (QES) επωφελούνται επιπλέον από νομικό τεκμήριο ισοδύναμο με ιδιόχειρη υπογραφή στα 27 κράτη μέλη.
Για τα συνήθη έγγραφα (εμπορικές συμβάσεις, συμβάσεις εργασίας, προσφορές, NDA, εντολές), μια προηγμένη υπογραφή (AES) προσφέρει μια εξαιρετική ισορροπία μεταξύ ευκολίας χρήσης και νομικής ασφάλειας. Η αναγνωρισμένη υπογραφή (QES) προορίζεται για πράξεις πολύ υψηλής αξίας ή για καταστάσεις όπου η κλαδική νομοθεσία την απαιτεί ρητά.
Γαλλικά κείμενα αναφοράς
- Άρθρο 1366 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα (ηλεκτρονικό έγγραφο)
- Άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα (ηλεκτρονική υπογραφή)
- Γαλλικό διάταγμα αριθ. 2017-1416 της 28ης Σεπτεμβρίου 2017 (τεκμήριο αξιοπιστίας)
Ευρωπαϊκά κείμενα αναφοράς
- Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 (eIDAS)
- Οδηγία 1999/93/ΕΚ (καταργηθείσα, προηγούμενο πλαίσιο)
- Κανονισμός eIDAS 2.0 (2024 — ψηφιακό πορτοφόλι ταυτότητας)
Ηλεκτρονική υπογραφή στην ΕΕ: μια υπογραφή που ισχύει στα 27 κράτη μέλη;
Ναι. Το κανονισμό eIDAS είναι ένας κανονισμός άμεσης εφαρμογής: ισχύει όπως έχει στα 27 κράτη μέλη, χωρίς εθνική μεταφορά. Μια ηλεκτρονική υπογραφή που δημιουργήθηκε στη Γαλλία υπακούει επομένως στους ίδιους κανόνες στη Γερμανία, την Ισπανία ή την Ιταλία, και κανένας δικαστής ενός κράτους μέλους δεν μπορεί να την απορρίψει μόνο και μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική (άρθρο 25, παράγραφος 1).
- Προσδιορισμένη υπογραφή (QES): αναγνωρίζεται ως τέτοια σε όλα τα κράτη μέλη από τη στιγμή που το προσδιορισμένο πιστοποιητικό της εκδόθηκε σε ένα από αυτά (άρθρο 25, παράγραφος 3), με την έννομη δύναμη χειρόγραφης υπογραφής (άρθρο 25, παράγραφος 2).
- Απλή ή προηγμένη υπογραφή (SES, AES): αποδεκτή σε όλη την ΕΕ. η αποδεικτική της δύναμη αξιολογείται από το δικαστή της χώρας που κατάθεσε, εξ ου και η σπουδαιότητα ενός πλήρους φακέλου αποδείξεων (χρονοσήμανση, αρχείο ελέγχου, ταυτότητα του υπογράφοντος).
- Διοικητικές διαδικασίες: οι διοικήσεις των κρατών μελών πρέπει να δέχονται προηγμένες υπογραφές στις μορφές AdES (PAdES, XAdES, CAdES) που καθορίστηκαν από την αποφάσεις εκτέλεσης (ΕΕ) 2015/1506.
- Παρέχων υπηρεσίες: επαληθεύστε ότι εμφανίζεται στη Λίστα Εμπιστοσύνης της ΕΕ (EU Trust List), η οποία καταγράφει τους προσδιορισμένους παρόχους υπηρεσιών των 27 κρατών μελών.
Ηνωμένο Βασίλειο: από το Brexit, εφαρμόζει το δικό του πλαίσιο (UK eIDAS) και η αυτόματη αναγνώριση μεταξύ κρατών μελών δεν ισχύει πλέον. Για ένα συμβόλαιο υπογεγραμμένο με ένα βρετανικό μέρος, επαληθεύστε περίπτωση προς περίπτωση το επίπεδο υπογραφής που αναμένεται.
Για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση ενός παρόχου υπηρεσιών, το ANSSI δημοσιεύει τη γαλλική λίστα αξιοπιστίας (TSL — Trust Service List) των ειδικευμένων παρόχων για την έκδοση πιστοποιητικών QES. Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, κάθε κράτος μέλος δημοσιεύει τη δική του TSL, όλες προσβάσιμες μέσω του επίσημου πύλης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (eidas.ec.europa.eu). Η Certyneo φιλοξενεί τα δεδομένα της στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
Προσδιορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή στη Γαλλία: πότε να τη χρησιμοποιήσετε και πώς να την αποκτήσετε
Η προσδιορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES) είναι το μόνο επίπεδο που παράγει την ίδια νομική επίδραση με μια χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση (άρθρο 25 του eIDAS). Στη Γαλλία, η αξιοπιστία της προϋποτίθεται επιπλέον έως αποδείξεως του αντιθέτου (διάταγμα αριθ. 2017-1416): αυτός που την αμφισβητεί πρέπει να αποδείξει ότι δεν είναι αξιόπιστη.
Πότε είναι χρήσιμη η προσδιορισμένη υπογραφή;
- Διαδικασίες επιχείρησης στο Ενιαίο Παράθυρο του INPI, όταν δεν περνάτε από το FranceConnect+.
- Δημόσιες συμβάσεις και κλήσεις υποβολής προσφορών των οποίων ο κανονισμός διαβούλευσης απαιτεί προσδιορισμένο επίπεδο.
- Πράξεις υψηλού κινδύνου όπου η απόδειξη πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο στέρεη: μεταφορά μετοχών ή εμπορικών κεφαλαίων, συγχωνεύσεις και εξαγορές.
- Διασυνοριακές συμβάσεις των οποίων ο αντισυμβαλλόμενος απαιτεί το υψηλότερο επίπεδο eIDAS.
Πώς να αποκτήσετε προσδιορισμένη υπογραφή;
- 1
Επαλήθευση ταυτότητας
Ο πιστοποιημένος πάροχος επαληθεύει την ταυτότητα του υπογράφοντος, πρόσωπο με πρόσωπο ή εξ αποστάσεως (σάρωση δελτίου ταυτότητας και βίντεο selfie). Τα δελτία που γίνονται δεκτά εξαρτώνται από τον πάροχο και τη χώρα που εξέδωσε το έγγραφο.
- 2
Πιστοποιητικό που αποδεικνύει ταυτότητα
Ένα πιστοποιητικό που αποδεικνύει ταυτότητα εκδίδεται με όνομα του υπογράφοντος και διατηρείται σε μια συσκευή δημιουργίας προσόντων υπογραφής, συνήθως εξ αποστάσεως, σε ένα ασφαλές μηχανικό αρθρωτό του παρόχου.
- 3
Υπογραφή του εγγράφου
Ο υπογράφων επιβεβαιώνει κάθε υπογραφή (κωδικό PIN, βιομετρία ή κωδικό ενιαίας χρήσης). Η προσόντων υπογραφή ενσωματώνεται στο PDF και μπορεί να επαληθευθεί από τον παραλήπτη.
Στο Certyneo, η προσόντων υπογραφή είναι διαθέσιμη χωρίς συνδρομή: 14,90 € χωρίς ΦΠΑ ανά υπογραφή, ή 9,90 € χωρίς ΦΠΑ με συνδρομή. Αρκεί να επιλέξετε το επίπεδο « Προσόντων (QES) » κατά την αποστολή· ο υπογράφων εγγράφεται μόνο μία φορά, σε λίγα λεπτά. Τιμές και περιπτώσεις χρήσης στη σελίδα αφιερωμένη στην προσόντων υπογραφή eIDAS.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής υπογραφής για τις επιχειρήσεις;
Πέρα από τη νομιμότητα, η ηλεκτρονική υπογραφή μεταμορφώνει ριζικά τις συμβατικές και διοικητικές διαδικασίες.
Εξοικονόμηση χρόνου
Ένα συμβόλαιο που χρειαζόταν 5 ημέρες (εκτύπωση, ταχυδρομική αποστολή, επιστροφή) ολοκληρώνεται σε λίγες ώρες όταν οι υπογράφοντες απαντούν την ίδια ημέρα. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις εξαλείφουν τις χειροκίνητες υπενθυμίσεις.
Ενισχυμένη ασφάλεια
Το χρονοσημασμένο ίχνος ελέγχου (RFC 3161), η κρυπτογράφηση TLS 1.3, ο κωδικός OTP μέσω SMS και το κρυπτογραφικό αποτύπωμα SHA-256 προσφέρουν επίπεδο απόδειξης ανώτερο από το χαρτί. Η κρυπτογραφική μη αποποίηση καθιστά δύσκολη την άρνηση της υπογραφής — καθοριστικό πλεονέκτημα σε περίπτωση διαφοράς.
Νομική αξία
Συμμόρφωση με eIDAS και άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα. Τα υπογεγραμμένα έγγραφα έχουν την ίδια αποδεικτική ισχύ με μια ιδιόχειρη υπογραφή και είναι αποδεκτά ενώπιον των γαλλικών δικαστηρίων.
Μείωση κόστους
Αφύγωμα από τους πόρους εκτύπωσης, διαδοχή (επιθυμητό AR: 5-8 €), υπολογιστική και χειρισμός σωματικής αρχείας. Ο πολύπλοκος ποσοστός ενός ψηφιακού συμβόλαιου εκτιμά 30-50 € (έκτύπωση, αποστολή, νομαρχία) κατά 1-3 € χωρίς. Ο ROI συνήθως επιτείνεται σε λιγότερο του 3 μηνών.
Πλήρης ιχνηλασιμότητα
Κάθε βήμα του κύκλου ζωής του εγγράφου καταγράφεται. Γνωρίζετε ακριβώς ποιος άνοιξε, διάβασε και υπέγραψε, σε ποια ώρα, από ποια διεύθυνση IP.
Συμμόρφωση GDPR
Δεδομένα φιλοξενούμενα στην Ευρωπαϊκή Ένωση, τεκμηριωμένη διάρκεια διατήρησης, δικαίωμα πρόσβασης και διαγραφής. Η συμμορφία με RGPD περιλαμβάνεται εγγενώς.
Ποια έγγραφα και τομείς μπορούν να χρησιμοποιούν ηλεκτρονική υπογραφή;
Σχεδόν όλα τα συμβόλαια και οι νομικές πράξεις μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά. Υπάρχουν ορισμένες εξαιρέσεις (συμβολαιογραφικές πράξεις, ιδιόγραφες διαθήκες, πράξεις με ιδιωτική υπογραφή του οικογενειακού και κληρονομικού δικαίου), αλλά αφορούν λιγότερο από 5% των συνήθων εμπορικών πράξεων. Από την 1η Ιανουαρίου 2022, το άρθρο 1175 του Αστικού Κώδικα δεν εξαιρεί πλέον τις πράξεις που αφορούν τις ασφάλειες: μια εγγύηση μπορεί να υπογραφεί ηλεκτρονικά.
Ανθρώπινοι πόροι
- Συμβάσεις εργασίας (μόνιμες, ορισμένου χρόνου, μαθητείας)
- Τροποποιήσεις και αλλαγές θέσης
- Κανονισμός λειτουργίας, χάρτες
- Συμφωνίες εμπιστευτικότητας (NDA) υπαλλήλων
Νομικά και εμπορικά
- NDA (συμφωνίες μη-διαχύσης)
- Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών
- Δελτία παραγγελίας και προσφορές
- Συμβάσεις μεταβίβασης δικαιωμάτων
Ακίνητα
- Εντολές πώλησης και διαχείρισης
- Μισθώσεις κατοικιών και εμπορικές
- Προσφορές αγοράς (εκτός συμβολαιακών πράξεων)
- Έκθεση κατάστασης
Χρηματοοικονομικά και τραπεζική
- Άνοιγμα λογαριασμών και KYC
- Εντολές για μεταφορές SEPA
- Συμβάσεις δανεισμού (εκτός συμβολαιακού ακινήτου)
- Γενικοί όροι και τροποποιήσεις
Έγγραφα που εξαιρούνται (απαιτούν συμβολαιακή πράξη)
- ×Μόνιμες κτηματικές πωλήσεις (υποχρεωτικό συμβολαιογραφικό έγγραφο)
- ×Ολόγραφα διαθήκες
- ×Έγγραφα γάμου και διαζυγίου (έγγραφο πολιτικής κατάστασης)
- ×Συμβατική υποθήκη (υποχρεωτική συμβολαιογραφική πράξη)
Ποια είναι τα 5 συνηθισμένα σφάλματα που πρέπει να αποφύγετε με την ηλεκτρονική υπογραφή;
Ακόμη και νομικά αναγνωρισμένη, μια ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να αμφισβητηθεί εάν εφαρμοστεί κακώς. Ακολουθούν οι πιο συνήθεις παγίδες που παρατηρούνται στις επιχειρήσεις.
1
Χρήση πολύ χαμηλού επιπέδου για το συμβόλαιο
Η υπογραφή ενός CDI ή αποδίδεται έγγραφου με SES (απλό κλικ) εκθέτει τον εργοδότη σε κίνδυνο αμφισβήτησης. Κανόνας: κάθε συμβόλαιο αξίας > 1.500 € ή με σημαντικές συνέπειες HR πρέπει να χρησιμοποιεί τουλάχιστον AES με OTP SMS.
2
Αγνόηση του αρχείου ελέγχου (ημερολόγιο απόδειξης)
Το υπογεγραμμένο έγγραφο είναι μόνο μέρος της απόδειξης. Το αρχείο ελέγχου — που τεκμηριώνει κάθε βήμα (αποστολή, άνοιγμα, OTP επαληθευμένο, ώρα, IP) — είναι το κύριο στοιχείο σε περίπτωση διαφοράς. Χωρίς αυτό, είναι αδύνατο να ανακατασκευάσετε την αλυσίδα γεγονότων μπροστά σε ένα δικαστήριο.
3
Μη επαληθεύση της συμμόρφωσης GDPR του παρόχου
Τα βιομετρικά δεδομένα και τα δεδομένα ταυτοποίησης των υπογραφόντων είναι ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Ο πάροχός σας πρέπει κατ' ανάγκην να φιλοξενεί τα δεδομένα στην Ευρωπαϊκή Ένωση και να έχει ένα DPA (Data Processing Agreement) συμβατό με GDPR. Προσέχετε τις αμερικανικές λύσεις χωρίς φιλοξενία EU.
4
Σύγχυση ηλεκτρονικής υπογραφής και ψηφιοποιημένης υπογραφής
Η σάρωση της χειρόγραφης υπογραφής σας και η εισαγωγή της σε ένα PDF δεν έχει καμία νομική αξία σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS. Μια αληθινή ηλεκτρονική υπογραφή βασίζεται σε κρυπτογραφικούς μηχανισμούς ακεραιότητας και ταυτοποίησης — όχι σε μια εικόνα.
5
Αμέλεια μακροπρόθεσμης διατήρησης
Το διάταγμα 2016-1673 επιβάλλει τη διατήρηση των αποδείξεων υπογραφής για ολόκληρη τη νομική διάρκεια του συμβολαίου (10 χρόνια για εμπορικές πράξεις, 5 χρόνια για συμβάσεις εργασίας). Η λύση σας πρέπει να εγγυάται διατήρηση με αποδεικτική αξία, όχι απλώς τυπικό αποθηκευτικό χώρο cloud.
Πώς να εφαρμόσετε την ηλεκτρονική υπογραφή στην επιχείρησή σας; Οδηγός βήμα προς βήμα
Με την λύση συνόρους για ηλεκτρονική ψηφίσμα, αποστολή πρώτου αρχείου να ψηφίσει σε λιγότερες των 5 λεπτών.
01
Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας
Εγγραφείτε στο Certyneo σε μερικά δευτερόλεπτα με το email σας ή μέσω Google/Microsoft. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα για να ξεκινήσετε.
02
Μεταφορτώστε το έγγραφό σας
Εισάγετε το PDF ή Word σας. Το Certyneo μετατρέπει αυτόματα τα αρχεία Word σε PDF βελτιστοποιημένο για υπογραφή.
03
Προσθέστε τους υπογράφοντες
Εισάγετε το όνομα και το email κάθε υπογράφοντα. Ορίστε τη σειρά υπογραφής εάν είναι απαραίτητο και τοποθετήστε τα πεδία υπογραφής στο έγγραφο.
04
Στείλτε τον φάκελο
Ένα ασφαλές email αποστέλλεται σε κάθε υπογράφοντα με έναν μοναδικό σύνδεσμο. Για την προηγμένη υπογραφή, ο υπογράφων λαμβάνει επίσης ένα OTP μέσω SMS.
05
Παρακολουθήστε σε πραγματικό χρόνο
Από τον πίνακα ελέγχου σας, παρακολουθήστε την κατάσταση κάθε φακέλου: σταλμένος, ανοιγμένος, υπογεγραμμένος ή απορριφθείς. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις ξανακαλούν τους ανενεργούς υπογράφοντες.
06
Αρχειοθετήστε το τελικό έγγραφο
Μόλις όλοι οι υπογράφοντες υπογράψουν, το τελικό PDF (με ενσωματωμένο footer ελέγχου) αρχειοθετείται αυτόματα για 10 έτη και είναι προσβάσιμο ανά πάσα στιγμή.
Συχνές ερωτήσεις για την ηλεκτρονική υπογραφή
Τι είναι μια ηλεκτρονική υπογραφή;
Μια ηλεκτρονική υπογραφή είναι μια τεχνική διαδικασία που επιτρέπει την ταυτοποίηση του συντάκτη ενός ψηφιακού εγγράφου και την εγγύηση της ακεραιότητας αυτού του εγγράφου. Είναι το νομικό ισοδύναμο μιας ιδιόχειρης υπογραφής κατά την έννοια του κανονισμού eIDAS (ΕΕ) αριθ. 910/2014 και του άρθρου 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα.
Είναι νόμιμη η ηλεκτρονική υπογραφή στη Γαλλία;
Ναι. Η ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται νομικά στη Γαλλία από τον γαλλικό νόμο της 13ης Μαρτίου 2000 (άρθρο 1367 του Γαλλικού Αστικού Κώδικα) και σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση χάρη στον κανονισμό eIDAS. Έχει την ίδια νομική αξία με μια ιδιόχειρη υπογραφή εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις ταυτοποίησης του υπογράφοντα και ακεραιότητας του εγγράφου.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ απλής, προηγμένης και αναγνωρισμένης υπογραφής;
Ο κανονισμός eIDAS ορίζει τρία επίπεδα. Η απλή υπογραφή (SES) αντιστοιχεί στο βασικό επίπεδο: κλικ, τσεκάρισμα πλαισίου ή εισαγωγή ονόματος. Η προηγμένη υπογραφή (AES) απαιτεί την ταυτοποίηση του υπογράφοντα (OTP SMS/email, για παράδειγμα) και μοναδικό σύνδεσμο με το έγγραφο. Η αναγνωρισμένη υπογραφή (QES) απαιτεί επιπλέον ένα πιστοποιητικό που εκδίδεται από αναγνωρισμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) και μια ασφαλή συσκευή δημιουργίας υπογραφής — προσφέρει το ισχυρότερο νομικό τεκμήριο.
Ποια έγγραφα μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά;
Η σχεδόν ολότητα των συμβατικών και εμπορικών εγγράφων μπορεί να υπογραφεί ηλεκτρονικά: συμβάσεις εργασίας, προσφορές και εντολές παραγγελίας, NDA, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, τροποποιήσεις, εντολές, συμβάσεις, πράξεις εκχώρησης. Ορισμένες πράξεις με δημόσια πίστη (συμβολαιογραφικές πράξεις, πράξεις αστικής κατάστασης) απαιτούν ειδικές προϋποθέσεις.
Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική υπογραφή του Certyneo;
Με Certyneo, ο αποστέλλων δημιουργεί το PDF του συγκρότημα, προσθέτει τους ψηφιακούς σύνδετες και ορίζει τους πεδίους. Κάθε ψηφιακός σύνδετης λαμβάνει ένα ασφαλές συνδετικό μέσω e-mail. Για ψηφιακή σύγχρωση προηγμένη (AES), ο OTP SMS επιβεβαιώνει τον ψηφιακό σύνδετης: ο συνδετικός φέρει από e-mail και ο κωδικός από SMS, δηλαδή δύο διάφορα κανάλια.
Είναι έγκυρη η ηλεκτρονική υπογραφή σε όλη την ΕΕ;
Ναι. Ο κανονισμός eIDAS εφαρμόζεται άμεσα στα 27 κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Μια αναγνωρισμένη υπογραφή που εκδίδεται σε μια χώρα μέλος αναγνωρίζεται σε όλα τα άλλα κράτη μέλη. Οι απλές και προηγμένες υπογραφές έχουν επίσης αποδεικτική αξία αλλά μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο εκτίμησης από τον δικαστή.
Πόσο κοστίζει η ηλεκτρονική υπογραφή με το Certyneo;
Το Certyneo προσφέρει ένα δωρεάν πακέτο (5 φακέλους για 14 ημέρες, στη συνέχεια 2/μήνα), ένα πακέτο Προσωπικό στα 9 €/μήνα, ένα πακέτο Τυπικό στα 19 €/μήνα και ένα πακέτο Επιχείρηση στα 39 €/μήνα (Επιχείρηση) ή 99 €/μήνα (Επιχειρηματικό Pro). Η προηγμένη υπογραφή eIDAS (AES) είναι διαθέσιμη από το πακέτο Προσωπικό (9 €/μήνα).
Τι είναι ένα ιστορικό ελέγχου και σε τι χρησιμεύει;
Το ιστορικό ελέγχου (audit trail) είναι ένα χρονοσφραγισμένο αρχείο όλων των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν σε έναν φάκελο: αποστολή, άνοιγμα, ανάγνωση, υπογραφή, άρνηση, λήξη. Αποτελεί απόδειξη της χρονολογίας των συμβάντων και ενισχύει την αποδεικτική αξία του υπογεγραμμένου εγγράφου σε περίπτωση διαφοράς.
Είναι πραγματικά ασφαλής η ηλεκτρονική υπογραφή;
Ναι, μια ηλεκτρονική υπογραφή σύμφωνη με eIDAS είναι τεχνικά ασφαλέστερη από μια χειρόγραφη υπογραφή. Συνδυάζει: (1) ταυτοποίηση του υπογράφοντος μέσω OTP SMS ή πιστοποιητικού, (2) κρυπτογραφικό hash (SHA-256) του εγγράφου — οποιαδήποτε τροποποίηση μετά την υπογραφή ακυρώνει αμέσως την υπογραφή, (3) χρονοσήμανση RFC 3161 που πιστοποιεί την ακριβή ώρα, (4) υπογεγραμμένο και κρυπτογραφημένο audit trail που διατηρεί το πλήρες ιστορικό. Κανένα από αυτά τα προστατευτικά μέτρα δεν υπάρχει για μια χάρτινη υπογραφή.
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα έγγραφα;
Η διάρκεια εξαρτάται από τη φύση του εγγράφου: 10 χρόνια για εμπορικές συμβάσεις (άρθρο L.110-4 Κώδικας Εμπορίου), 5 χρόνια για συμβάσεις εργασίας, 30 χρόνια για έγγραφα σχετικά με ακίνητη περιουσία. Το διάταγμα 2016-1673 απαιτεί η αρχειοθέτηση να πραγματοποιηθεί υπό συνθήκες που εγγυώνται την ακεραιότητα και την αναγνωσιμότητα των εγγράφων. Το Certyneo διασφαλίζει αυτή την αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία που φιλοξενείται στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
Τι είναι η μη-αποποίηση και γιατί είναι σημαντική;
Η μη-αποποίηση είναι η νομική και τεχνική ιδιότητα που αποτρέπει έναν υπογράφοντα να αρνηθεί ότι έθεσε την υπογραφή του. Εγγυάται από το συνδυασμό: του χρονολογημένου και κρυπτογραφικά υπογεγραμμένου αρχείου ελέγχου, του OTP που αποστέλλεται στον αριθμό τηλεφώνου του υπογράφοντος (απόδειξη κατοχής), και του μοναδικού αποτυπώματος του εγγράφου. Σε περίπτωση δικαστικής διαφοράς, η μη-αποποίηση αποτελεί ισχυρή υπόθεση υπέρ του δικαιούχου της υπογραφής.
Ποιες είναι οι πιστοποιήσεις και τα πρότυπα συμμόρφωσης που πρέπει να επαληθεύσετε παρά ένα πάροχο;
Για μια αξιόπιστη και συμμορφή λύση, ελέγξτε: την προσόν eIDAS (κατάλογο εμπιστοσύνης του ANSSI για QES), την πιστοποίηση ISO 27001 (ασφάλεια πληροφοριών), την συμμόρφωση με RGPD με φιλοξενία στην ΕΕ, την συμμόρφωση HDS εάν επεξεργάζεστε δεδομένα υγείας, και ιδανικά την προσόν SecNumCloud του ANSSI για λύσεις φιλοξενούμενες σε cloud. Το Certyneo φιλοξενεί όλα τα δεδομένα του στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
Τι είναι ο κανονισμός eIDAS ;
Ο κανονισμός eIDAS (ΕΕ) αρ. 910/2014 είναι το ευρωπαϊκό νομικό πλαίσιο για την ηλεκτρονική υπογραφή και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης. Ισχύει από την 1η Ιουλίου 2016 στα 27 κράτη μέλη χωρίς μεταφορά, ορίζει τρία επίπεδα υπογραφής (απλή, προηγμένη, προσόντων) και θέτει κανόνες για τους πιστοποιημένους παρόχους. Η αναθεώρησή του, eIDAS 2.0 (κανονισμός (ΕΕ) 2024/1183), προσθέτει το ευρωπαϊκό πορτοφόλι ψηφιακής ταυτότητας.
Πώς να αποκτήσετε μια προσόντων ηλεκτρονική υπογραφή στη Γαλλία ;
Πρέπει να μεσολαβήσετε μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης που έχει πιστοποιηθεί και καταχωρηθεί στη λίστα εμπιστοσύνης της Ευρώπης. Ο υπογράφων επαληθεύει την ταυτότητα του μία φορά (πρόσωπο με πρόσωπο ή εξ αποστάσεως, με δελτίο ταυτότητας και βίντεο selfie), στη συνέχεια εκδίδεται ένα πιστοποιητικό που αποδεικνύει ταυτότητα με το όνομά του. Στο Certyneo, αρκεί να επιλέξετε το επίπεδο « Προσόντων (QES) » κατά την αποστολή: 14,90 € χωρίς ΦΠΑ ανά υπογραφή χωρίς συνδρομή, 9,90 € χωρίς ΦΠΑ με συνδρομή.
Το νομικό τμήμα Certyneo
Ειδικοί σε ηλεκτρονική υπογραφή και δίκαιο συμβάσεων
Αυτός ο οδηγός έχει συνταχθεί και διατηρείται από το νομικό και τεχνικό τμήμα του Certyneo, ειδικευμένο στο δίκαιο των ηλεκτρονικών συμβάσεων, συμμόρφωση eIDAS και προστασία δεδομένων (GDPR). Κάθε άρθρο επιθεωρείται τριμηνιαία για να αντικατοπτρίζει τις τελευταίες ρυθμιστικές εξελίξεις.
- Ειδίκευση στον κανονισμό eIDAS (UE) αριθ. 910/2014
- Συμμόρφωση GDPR και φιλοξενία στην Ευρωπαϊκή Ένωση
- Επεξεργασία περισσότερων από 50.000 ηλεκτρονικά υπογεγραμμένων εγγράφων
Τελευταία αναθεώρηση :
