Ηλεκτρονικό σφραγίδα: ταυτοποίηση της προέλευσης των εκδιδόμενων εγγράφων σας
Ορίζεται από τον ευρωπαϊκό κανονισμό eIDAS (άρθρα 35 έως 40), το ηλεκτρονικό σφραγίδα είναι το ισοδύναμο του παραδοσιακού σφραγίδου της επιχείρησης για ψηφιακά έγγραφα. Σε αντίθεση με την ηλεκτρονική υπογραφή που ταυτοποιεί ένα φυσικό πρόσωπο, το σφραγίδα ταυτοποιεί τον εκδότη οργανισμό και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου. Τρία επίπεδα (Απλό, Προηγμένο, Αδειοδοτημένο) καλύπτουν όλες τις χρήσεις B2B και διοικητικές.
Ηλεκτρονικό σφραγίδα εναντίον ηλεκτρονικής υπογραφής
Τα δύο εργαλεία αντιμετωπίζουν διακριτές ανάγκες. Ο κανονισμός eIDAS τα ορίζει παράλληλα: η υπογραφή δεσμεύει ένα φυσικό πρόσωπο ονοματιστικά ταυτοποιημένο, το σφραγίδα δεσμεύει το νομικό πρόσωπο εκδότη. Από τεχνικής απόψεως, τα δύο βασίζονται στην ασύμμετρη κρυπτογραφία και εγγυώνται την ακεραιότητα του εγγράφου, αλλά η φύση της νομικής δέσμευσης διαφέρει.
Ηλεκτρονικό σφραγίδα (eIDAS άρθ. 35)
Εκδίδεται από ένα νομικό πρόσωπο (επιχείρηση, διοίκηση, σωματείο). Ταυτοποιεί τον οργανισμό, εγγυάται την προέλευση του εγγράφου και την ακεραιότητά του. Τυπικές περιπτώσεις: ηλεκτρονικά τιμολόγια σε μεγάλες ποσότητες, επίσημη αλληλογραφία, έγγραφα που δημιουργούνται αυτόματα από ένα σύστημα πληροφορικής.
Ηλεκτρονική υπογραφή (eIDAS άρθ. 25)
Εκδίδεται από ένα φυσικό πρόσωπο. Ταυτοποιεί τον υπογράφοντα και συγκεκριμενοποιεί τη συγκατάθεσή του. Τυπικές περιπτώσεις: σύμβαση εργασίας, προσφορά πελάτη, NDA, εξουσιοδότηση αντιπροσωπείας. Δεσμεύει νομικά το πρόσωπο, όχι μόνο τον οργανισμό.
Τα τρία επίπεδα του ηλεκτρονικού σφραγίδας
Όπως η υπογραφή, το ηλεκτρονικό σφραγίδα διαθέτει τρία επίπεδα εγγύησης eIDAS. Το κατάλληλο επίπεδο εξαρτάται από τη φύση του εγγράφου και την αποδεικτική αξία που αναζητείται.
Απλό σφραγίδα (SES)
Βασικό επίπεδο: ταυτοποιεί τον εκδότη οργανισμό και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου. Επαρκές για εσωτερικά έγγραφα, κοινές επικοινωνίες B2B και επιβεβαιώσεις παραγγελίας. Γρήγορη υλοποίηση, καμία περιορισμός ισχυρής ταυτότητας.
Κατάλληλο για κοινό B2B
Προηγμένο σφραγίδα (AES)
Ενδιάμεσο επίπεδο: βασίζεται σε πιστοποιητικό εκδοθέν μετά από επαλήθευση ταυτότητας του οργανισμού (KBIS, νόμιμος εκπρόσωπος). Παρέχει ισχυρή προϋπόθεση προέλευσης και ακεραιότητας, αντιθέσιμη σε τρίτους. Πρότυπο για ηλεκτρονικά τιμολόγια B2B και συμβατικά έγγραφα επιχείρησης.
Συνιστάται για τιμολόγια
Αδειοδοτημένο σφραγίδα (QES)
Υψηλότερο επίπεδο: αδειοδοτημένο πιστοποιητικό εκδοθέν από έναν αδειοδοτημένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) που εμφανίζεται στη λίστα εμπιστοσύνης της ΕΕ (EU Trusted List). Ωφελείται από προϋπόθεση προέλευσης και ακεραιότητας αναγνωρισμένη εξ ολοκλήρου σε όλα τα κράτη μέλη. Απαιτείται για ορισμένα διοικητικά έγγραφα και τιμολόγηση στο δημόσιο τομέα.
Μέγιστη νομική αξία
Περιπτώσεις χρήσης του ηλεκτρονικού σφραγίδας
Το σφραγίδα είναι ιδιαίτερα κατάλληλο για έγγραφα εκδοθέντα σε μεγάλες ποσότητες από ένα σύστημα πληροφορικής, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση σε κάθε έγγραφο.
Ηλεκτρονικά τιμολόγια
Από το Σεπτέμβριο 2026 (γαλλική μεταρρύθμιση), η ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων γίνεται υποχρεωτική. Το προηγμένο ή αδειοδοτημένο ηλεκτρονικό σφραγίδα εγγυάται την προέλευση και την ακεραιότητα των τιμολογίων που εκδίδονται αυτόματα από το σύστημα λογιστικής σας. Συμμόρφωση PEPPOL, Factur-X και CTC.
Αλληλογραφία και επίσημα έγγραφα
Έγγραφα που εκδίδονται από μια διοίκηση, ένα σωματείο ή μια μεγάλη επιχείρηση: πιστοποιητικά, ειδοποιήσεις, κλήσεις, δελτία μισθοδοσίας, συμβάσεις ένταξης. Το σφραγίδα αντικαθιστά το φυσικό σφραγίδα και παρέχει ισχυρή ψηφιακή αντιθεσιμότητα.
Αυτοματοποιημένες ροές B2B
Έγγραφα που δημιουργούνται σε ροή από το ERP, CRM ή πλατφόρμα μεταξύ σας: εντολές αγοράς, αποδείξεις λήψης, πιστοποιητικά συμμόρφωσης, φορολογικά πιστοποιητικά. Το σφραγίδα εφαρμόζεται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, με ενσωμάτωση στο API.
Εργασιακές εργασίες
Η ηλεκτρονική σφραγίδα είναι η αρχική μορφή της ηλεκτρονικής σφραγίδας που πιστοποιεί κάθε έγγραφο ΥΔ που εκδίδεται αυτόματα από την SIRH (Sage, Cegid, Lucca, PayFit) χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, με ισχυρή νομική αντιβασιμότητα για ελέγχους URSSAF και DREETS.
Τραπεζικά και χρηματοοικονομικά έγγραφα
Τα τραπεζικά, ασφαλιστικά και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα σφραγίζουν μαζικά τα έγγραφα που εκδίδονται στους πελάτες τους.
Υγεία & Εργαστηριακά
Ιατρικές αναφορές, απο-τεχνολογικές συνταγές, αποτελέσματα αναλύσεων, πιστοποιητικά CPAM, ιατρικές συνταγές: η ηλεκτρονική σφραγίδα πιστοποιεί την ταυτότητα της ιδρύσεως έκδοσης (HDS που φιλοξενείται στη Γαλλία) και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου απαίτηση του Πίνακα αναφοράς HDS και της τεχνικής δομής της ψηφιακής ασφάλειας στην υγεία.
Συγκριτικά επίπεδα και τιμές ηλεκτρονικής σφραγίδας
Η επιλογή του επιπέδου εξαρτάται από τη φύση του εγγράφου, τον μηνιαίο όγκο και την επιδιωκόμενη νομική αξία.
| Επίπεδο eIDAS | Τυπική περίπτωση χρήσης | Νομική ισχύς | Τρίτη |
|---|---|---|---|
| Μία απλή κρυψώνα (SES) | Εσωτερικές επικοινωνίες B2B, αποδεικτικά σημειώματα παραλαβής, μη συμβατικά έγγραφα. | Απλή υπόθεση καταγωγής και ακεραιότητας αντικρούσιμη αλλά ελεύθερη παραδοχή ενώπιον δικαστηρίου. | Περιλαμβάνεται σε όλα τα σχέδια, από το Business plan (39 €/μήνα). |
| Προηγμένη απόκρυψη (AES) | Ηλεκτρονικοί τιμολογητές B2B (μεταρρύθμιση 2026), μισθολογικές δελτίες, επίσημη εταιρική αλληλογραφία. | Ενισχυμένη υπόθεση προέλευσης και ακεραιότητας ισχυρή παραδεκτικότητα, αντιστροφή του βάρους της απόδειξης. | Από € 0,30 ανά σφραγίδα που έχει εφαρμοστεί (με εξαίρεση το όγκο) + πιστοποιητικό AES. |
| Ειδικευμένη αποθήκευση (QES) | Χρεωστική εκκαθάριση στον δημόσιο τομέα, διοικητικές πράξεις, νομικά δεσμευτικά έγγραφα στο διεθνές επίπεδο της ΕΕ. | Η αναγνώριση σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ είναι νόμιμη ισοδύναμη με τη σφραγίδα του οργανισμού έκδοσης. | Σε τιμολόγιο (από € 1,90/σημείο ανά όγκο) + πιστοποιητικό QES που εκδίδεται από ειδικευμένο QTSP. |
Οι τιμές χωρίς φόρο ισχύουν από το 2026. οι όγκοι > 50 000 συσκευασίες/μήνα έχουν μειωμένη τιμή τιμολόγησης. η έκδοση του πιστοποιητικού AES ή QES περιλαμβάνει την επαλήθευση της ταυτότητας του οργανισμού (KBIS + νόμιμος αντιπρόσωπος).
Συχνές ερωτήσεις
- Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικού σφραγίδας και ηλεκτρονικής υπογραφής;
- Η ηλεκτρονική υπογραφή δεσμεύει ένα φυσικό πρόσωπο ονοματιστικά ταυτοποιημένο (τον υπογράφοντα) — τυπικά έναν διευθυντή που υπογράφει ένα συμβόλαιο. Το ηλεκτρονικό σφραγίδα δεσμεύει ένα νομικό πρόσωπο (τον εκδότη οργανισμό) — τυπικά το σύστημα λογιστικής που εκδίδει τιμολόγια στο όνομα της επιχείρησης. Τεχνικά, τα δύο βασίζονται στην ασύμμετρη κρυπτογραφία και εγγυώνται την ακεραιότητα του εγγράφου. Νομικά, η φύση της δέσμευσης διαφέρει: ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο δεσμεύει το πρόσωπο, ένα σφραγιδωμένο τιμολόγιο δεσμεύει την επιχείρηση.
- Έχει το ηλεκτρονικό σφραγίδα νομική αξία;
- Ναι. Ο ευρωπαϊκός κανονισμός eIDAS (ΕΕ αρ. 910/2014, άρθρα 35 έως 40) αναγνωρίζει τρία επίπεδα σφραγίδας (Απλό, Προηγμένο, Αδειοδοτημένο) με αυξανόμενες νομικές επιδράσεις. Το αδειοδοτημένο σφραγίδα ωφελείται από προϋπόθεση προέλευσης και ακεραιότητας αναγνωρισμένη εξ ολοκλήρου σε όλα τα κράτη μέλη. Στη Γαλλία, η ηλεκτρονική τιμολόγηση με σφραγίδα επιτρέπεται ρητώς από το άρθρο 289 VII του Γενικού Κώδικα Φόρων.
- Ποιο επίπεδο σφραγίδας να επιλέξω: SES, AES ή QES;
- Για κοινά έγγραφα B2B και εσωτερική επικοινωνία, το απλό σφραγίδα (SES) αρκεί. Για την ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων (υποχρεωτική το 2026), το προηγμένο σφραγίδα (AES) είναι το προτεινόμενο πρότυπο. Για τιμολόγηση στο δημόσιο τομέα και ευαίσθητα διοικητικά έγγραφα, το αδειοδοτημένο σφραγίδα (QES) είναι απαιτούμενο. Η επιλογή γίνεται ισορροπώντας μεταξύ επιπέδου νομικής εγγύησης και κόστους υλοποίησης.
- Είναι το ηλεκτρονικό σφραγίδα υποχρεωτικό για την ηλεκτρονική τιμολόγηση 2026;
- Το γαλλικό πλαίσιο (μεταρρύθμιση ηλεκτρονικής τιμολόγησης) επιβάλλει την εγγύηση ακεραιότητας και αυθεντικότητας της προέλευσης κάθε τιμολογίου, χωρίς να επιβάλλει ένα μοναδικό τεχνικό μέσο. Το προηγμένο ή αδειοδοτημένο ηλεκτρονικό σφραγίδα είναι ένας από τους τρεις μηχανισμούς που αποδέχεται η φορολογική διοίκηση (με την αξιόπιστη πορεία ελέγχου και το EDI). Το σφραγίδα είναι γενικά η πιο απλή λύση προς εφαρμογή για μεγάλους όγκους.
- Πώς να λάβω ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικού σφραγίδας;
- Ένα προηγμένο ή αδειοδοτημένο σφραγίδα απαιτεί ένα πιστοποιητικό που εκδίδεται από έναν πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (TSP). Η έκδοση προϋποθέτει την επαλήθευση της ταυτότητας του οργανισμού (KBIS, εξουσιοδότηση νόμιμου εκπροσώπου, έλεγχος ιστορικού). Ο Certyneo ενσωματώνει αυτή τη διαδικασία στην εταιρική του ένταξη — το πιστοποιητικό παρέχεται σε μερικές εργάσιμες ημέρες για τα επίπεδα AES και σε 2 έως 3 εβδομάδες για τα επίπεδα QES.
- Μπορώ να σφραγίσω αυτόματα έγγραφα μέσω API;
- Ναι, αυτή είναι η πιο συχνή χρήση. Το REST API του Certyneo εκθέτει ένα ειδικό σημείο τερματισμού για σφραγίδα σε μεγάλες ποσότητες: το ERP ή η πλατφόρμα μεταξύ σας καλεί το API σε κάθε έκδοση εγγράφου (τιμολόγιο, εντολή αγοράς, πιστοποιητικό), το σφραγίδα εφαρμόζεται σε λιγότερο του ενός δευτερολέπτου, και το σφραγιδωμένο έγγραφο επιστρέφεται με την πορεία ελέγχου του. Καμία ανθρώπινη παρέμβαση, καμία ουρά αναμονής.
- Μπορεί να συνδυαστεί σφραγίδα και ηλεκτρονική υπογραφή σε ένα και το ίδιο έγγραφο;
- Ναι, και είναι πολύ συχνό. Τυπικό παράδειγμα: μια σύμβαση συνεργασίας σφραγίζεται από τον εκδίδοντα οργανισμό (επίσημη απόδειξη προέλευσης), και στη συνέχεια υπογράφεται ηλεκτρονικά από τους διευθυντές των δύο μερών (προσωπική δέσμευση). Η σφραγίδα και η υπογραφή συνυπάρχουν στο τελικό PDF, το καθένα επαληθεύσιμο ξεχωριστά.
- Πόσο κοστίζει μια ηλεκτρονική σφραγίδα;
- Τρία στοιχεία που πρέπει να προβλέπονται. (1) Το πιστοποιητικό σφραγίδας: ~ 50 € HT/έτος για ένα πιστοποιητικό AES, ~ 200 € HT/έτος για ένα πιστοποιητικό QES που εκδίδεται από ειδικευμένο QTSP. (2) Το μοναδικό κόστος σφραγίδας που εφαρμόζεται: στο Certyneo, από € 0,30 ανά σφραγίδα AES στο Business plan (κατάβασης > 1 000 σφραγίδες/μήνα), € 1,90 ανά σφραγίδα QES σε προσφορά. (3) Η ενσωμάτωση API ή μέσω γραφικής διεπαφής: περιλαμβάνεται στη συνδρομή Certyneo, χωρίς επιπλέον κόστος.
Για περισσότερα
Έτοιμοι να αναπτύξετε την ηλεκτρονική σφραγίδα στα έγγραφά σας που εκδίδετε;
Δωρεάν σχέδιο για δοκιμή, REST API διαθέσιμο από το σχέδιο Business. Συνοδευόμενο onboarding για πιστοποιητικά AES και QES.