Μετατροπή Word σε PDF δωρεάν, χωρίς ανέβασμα αρχείου

Μετατροπή Word σε PDF στο διαδίκτυο, βήμα προς βήμα

Για να μετατρέψετε ένα Word σε PDF δεν χρειάζεστε πρόγραμμα γραφείου, λογαριασμό ή συνδρομή: αρκεί ένα σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, σε υπολογιστή, τάμπλετ ή κινητό. Η μετατροπή υπολογίζεται στη συσκευή σας και το έγγραφο .docx δεν αποστέλλεται ποτέ σε διακομιστή. Ακολουθεί η πλήρης διαδικασία, από το αρχείο Word μέχρι το PDF που είναι έτοιμο να σταλεί.

1. Αποθηκεύστε το έγγραφο μία τελευταία φορά στον επεξεργαστή κειμένου σας. Αν πρόκειται για παλιό αρχείο .doc, αποθηκεύστε το πρώτα σε μορφή .docx από το Word, το LibreOffice ή το Google Docs: αυτή η δυαδική μορφή πριν από το 2007 απορρίπτεται, με μήνυμα που εξηγεί τον λόγο.
2. Αφήστε το αρχείο .docx, .docm ή .dotx στο πρόγραμμα ανάγνωσης στην κορυφή αυτής της σελίδας, με μεταφορά και απόθεση ή από τους φακέλους σας. Το μέγιστο μέγεθος είναι 150 MB ανά αρχείο.
3. Περιμένετε λίγες στιγμές: το έγγραφο σελιδοποιείται στη συσκευή σας και ανοίγει απευθείας στο πρόγραμμα ανάγνωσης ως PDF.
4. Ξεφυλλίστε όλες τις σελίδες. Προσέξτε κυρίως τις αλλαγές σελίδας, τους φαρδιούς πίνακες, τις εικόνες και τα πλαίσια κειμένου: εκεί εμφανίζονται οι διαφορές σε σχέση με την προβολή του Word.
5. Αποθηκεύστε το PDF. Μπορείτε επίσης να το επεξεργαστείτε πρώτα: αρίθμηση σελίδων, υδατογράφημα, προστασία με κωδικό πρόσβασης ή αποστολή για υπογραφή, χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα ανάγνωσης.

Όσο δεν έχετε αποθηκεύσει, κάθε αλλαγή μετά τη μετατροπή αναιρείται με το κουμπί Αναίρεση. Μπορείτε λοιπόν να δοκιμάσετε ένα υδατογράφημα ή μια αρίθμηση και να επιστρέψετε αν το αποτέλεσμα δεν σας ικανοποιεί.

Γιατί να μετατρέψετε ένα έγγραφο Word σε PDF

Ένα αρχείο Word φτιάχνεται για να τροποποιείται· ένα PDF για να διαβάζεται, να εκτυπώνεται και να διαβιβάζεται ως έχει. Η μετατροπή Word σε PDF είναι το βήμα που χωρίζει το πρόχειρο από το τελικό έγγραφο.

• Κλείδωμα της διάταξης: ένα .docx εμφανίζεται διαφορετικά ανάλογα με το πρόγραμμα, την έκδοση και τις γραμματοσειρές που έχει εγκατεστημένες ο παραλήπτης. Το PDF, αντίθετα, περιέχει ό,τι χρειάζεται για να εμφανίζεται παντού με τον ίδιο τρόπο.
• Αποφυγή ακούσιων αλλαγών: μια προσφορά, μια βεβαίωση ή μια επιστολή δεν πρέπει να τροποποιηθεί κατά λάθος αφού σταλεί.
• Συμμόρφωση με απαιτήσεις υποβολής: πολλές ηλεκτρονικές φόρμες, πλατφόρμες αιτήσεων και διαδικτυακές πύλες δημόσιων υπηρεσιών δέχονται μόνο PDF.
• Προετοιμασία υπογραφής: μια σύμβαση που συντάχθηκε στο Word υπογράφεται σε μορφή PDF, του οποίου το περιεχόμενο δεν αλλάζει πια.
• Εκτύπωση αλλού: σε τυπογραφείο, σε βιβλιοθήκη ή σε υπολογιστή χωρίς επεξεργαστή κειμένου, ένα PDF εκτυπώνεται χωρίς εκπλήξεις.

Αν χρειάζεστε την αντίστροφη διαδρομή, για παράδειγμα για να αξιοποιήσετε ένα έγγραφο που λάβατε σε PDF, ο οδηγός μας εξηγεί πώς να μετατρέψετε ένα PDF σε επεξεργάσιμο Word.

Τι διατηρεί η μετατροπή Word σε PDF

Το αρχείο .docx διαβάζεται από την ίδια μηχανή με τον ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου του Certyneo Reader. Κατανοεί τη δομή του εγγράφου, όχι μόνο το κείμενό του: στυλ, λίστες, πίνακες, κεφαλίδες και υποσέλιδα. Δείτε τι θα βρείτε στο PDF.

Το κείμενο γράφεται διανυσματικά, με ένα υποσύνολο των γραμματοσειρών ενσωματωμένο στο αρχείο: μένει καθαρό σε οποιαδήποτε μεγέθυνση και στην εκτύπωση, και μπορείτε να το αναζητήσετε, να το επιλέξετε και να το αντιγράψετε όπως σε ένα PDF που εξήχθη από επεξεργαστή κειμένου.

Γραμματοσειρές και διάταξη: γιατί μια γραμμή μπορεί να σπάσει αλλιώς

Ένα έγγραφο Word συνήθως δεν περιέχει τις γραμματοσειρές του: αναφέρει μόνο το όνομά τους, και ο υπολογιστής είναι αυτός που τις παρέχει. Για να παραχθεί ίδιο PDF σε όλες τις συσκευές, ακόμη και σε ένα κινητό που δεν έχει ούτε Arial ούτε Calibri, η μετατροπή χρησιμοποιεί τις ελεύθερες γραμματοσειρές Liberation.

Οι Liberation Sans, Liberation Serif και Liberation Mono σχεδιάστηκαν με ακριβώς τα ίδια πλάτη χαρακτήρων με τις Arial, Times New Roman και Courier New. Ένα κείμενο στοιχειοθετημένο σε μία από αυτές τις τρεις γραμματοσειρές καταλαμβάνει λοιπόν τον ίδιο χώρο, λέξη προς λέξη. Για μια διαφορετική γραμματοσειρά, όπως η Calibri, η Garamond ή μια εταιρική γραμματοσειρά, χρησιμοποιείται η πλησιέστερη αντίστοιχη, και τα πλάτη δεν είναι πια ίδια.

Πρακτική συνέπεια: μια γραμμή μπορεί να σπάσει μία λέξη νωρίτερα ή αργότερα απ’ ό,τι στην οθόνη του Word, μια παράγραφος μπορεί να κερδίσει ή να χάσει μια γραμμή, και ο συνολικός αριθμός σελίδων μπορεί να αλλάξει. Για ένα έγγραφο λίγων σελίδων γραμμένο σε Arial ή Times New Roman, η διαφορά συνήθως δεν φαίνεται. Για ένα έγγραφο υπολογισμένο στη γραμμή, όπως μια εργασία με όριο σελίδων ή μια γραφιστική μακέτα, ελέγξτε το PDF προσεκτικά.

Τι να κάνετε αν η απόδοση πρέπει να είναι ίδια στο πίξελ

Η μετατροπή του Certyneo Reader είναι σελιδοποίηση βέλτιστης προσπάθειας, όχι πλήρης μηχανή Word. Αν χρειάζεστε απόδοση απολύτως ίδια με αυτή της οθόνης σας, με τις ακριβείς γραμματοσειρές σας, κάντε εξαγωγή από το ίδιο το Word μέσω Αρχείο, Αποθήκευση ως, και τύπο PDF. Έπειτα μπορείτε να ανοίξετε αυτό το PDF στο δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF στο διαδίκτυο για να το αριθμήσετε, να το προστατέψετε ή να το στείλετε για υπογραφή.

Μετατροπή docx σε PDF με πολλές γλώσσες, emoji ή εικόνες

Οι γραμματοσειρές Liberation καλύπτουν τη λατινική γραφή, αυτή των γαλλικών, των αγγλικών, των ισπανικών ή των γερμανικών. Ορισμένα έγγραφα όμως περιέχουν άλλα συστήματα γραφής: ένα όνομα στα κινεζικά, μια διεύθυνση στα αραβικά, ένα απόσπασμα στα εβραϊκά, έναν όρο στα χίντι ή μερικά emoji σε μια επιστολή.

Αυτά τα τμήματα σχεδιάζονται από το πρόγραμμα περιήγησης, με τις γραμματοσειρές που είναι εγκατεστημένες στη συσκευή σας, και συνοδεύονται από ένα αόρατο επίπεδο κειμένου τοποθετημένο ακριβώς πάνω στους χαρακτήρες. Στο μάτι, το κείμενο εμφανίζεται σωστά· για το λογισμικό, παραμένει κείμενο: η αναζήτηση και η αντιγραφή-επικόλληση λειτουργούν. Μια αραβική λέξη μέσα σε μια γαλλική φράση διαβάζεται με τη σωστή φορά.

Η απόδοση αυτών των συστημάτων γραφής εξαρτάται από τις γραμματοσειρές της συσκευής που κάνει τη μετατροπή. Αν ένας χαρακτήρας εμφανίζεται ως κενό τετράγωνο, κάντε τη μετατροπή από άλλη συσκευή ή άλλο πρόγραμμα περιήγησης, που πιθανότατα θα διαθέτει τη γραμματοσειρά που λείπει.

Όσο για τις εικόνες, οι συνήθεις μορφές ενσωματώνονται απευθείας. Οι εικόνες GIF, BMP και WebP, λιγότερο συνηθισμένες σε ένα έγγραφο Word, σχεδιάζονται ξανά από το πρόγραμμα περιήγησης πριν τοποθετηθούν στο PDF.

Περιορισμοί της μετατροπής Word σε PDF και πώς να τους παρακάμψετε

Κανένας μετατροπέας ανεξάρτητος από το Word δεν αναπαράγει όλες τις λεπτομέρειές του. Δείτε τι πρέπει να γνωρίζετε πριν στείλετε ένα σημαντικό έγγραφο.

• Κατακόρυφη συγχώνευση κελιών: ένα κελί που εκτείνεται σε πολλές γραμμές ενός πίνακα δεν υποστηρίζεται. Αν ο πίνακας βασίζεται σε αυτό, διαιρέστε το κελί στο Word ή κάντε εξαγωγή αυτού του εγγράφου από το Word.
• Περιστροφή σχημάτων: ένα βέλος, ένα πλαίσιο ή ένα περιστραμμένο κείμενο εμφανίζεται χωρίς περιστροφή.
• Πλαίσια κειμένου και αιωρούμενα αντικείμενα: η θέση τους είναι κατά προσέγγιση. Ένα λογότυπο αγκυρωμένο σε μια γωνία ή ένα πλαίσιο στο περιθώριο μπορεί να μετατοπιστεί.
• Παλιά μορφή .doc: απορρίπτεται. Αποθηκεύστε το ως .docx πριν από τη μετατροπή.
• Γραμματοσειρές: αντικαθίστανται από τις ελεύθερες ισοδύναμές τους, με την επίδραση στις αλλαγές γραμμής που περιγράφηκε παραπάνω.

Αν το PDF που προέκυψε έχει ένα μεμονωμένο λάθος, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή. Για μια σελίδα με κακή σελιδοποίηση, διορθώστε το έγγραφο Word και μετατρέψτε το ξανά. Για ένα τυπογραφικό λάθος που εντοπίσατε αργότερα στο PDF, μπορείτε επίσης να διορθώσετε μερικές λέξεις απευθείας στο PDF, χωρίς να περάσετε ξανά από το αρχείο Word.

Ποια μέθοδο να επιλέξετε για δωρεάν μετατροπή Word σε PDF

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μετατρέψετε ένα Word σε PDF. Διαφέρουν ως προς το πού γίνεται η επεξεργασία του εγγράφου, την πιστότητα της απόδοσης και το τι πρέπει να έχετε διαθέσιμο.

Για μια σύμβαση, μια μισθοδοτική κατάσταση, έναν ιατρικό φάκελο ή μια εμπιστευτική επιστολή, το σημείο όπου γίνεται η επεξεργασία του εγγράφου μετράει όσο και η ποιότητα της απόδοσης: ένα αρχείο που δεν φεύγει από τη συσκευή σας δεν μπορεί να διαρρεύσει από τον διακομιστή τρίτου.

Αν κάνετε συχνά μετατροπές χωρίς σύνδεση, για παράδειγμα όταν ταξιδεύετε, η εφαρμογή υπολογιστή κάνει την ίδια μετατροπή. Ο οδηγός μας εξηγεί πώς να μετατρέψετε ένα Word σε PDF χωρίς σύνδεση με την εφαρμογή υπολογιστή, η οποία ανοίγει επίσης το .docx στον ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου της για μια τελευταία διόρθωση πριν από την εξαγωγή.

Μετά τη μετατροπή: αρίθμηση, προστασία, υπογραφή

Το PDF που παράγεται ανοίγει στο πρόγραμμα ανάγνωσης, όπου όλα τα εργαλεία εφαρμόζονται διαδοχικά στο ίδιο έγγραφο. Μια συνηθισμένη σειρά βημάτων για ένα επαγγελματικό έγγραφο είναι η εξής.

1. Αν το έγγραφο Word δεν είχε αριθμούς σελίδων, προσθέστε αρίθμηση σελίδων στο PDF, για παράδειγμα με τη μορφή «Σελίδα 3 από 12», αφήνοντας τη σελίδα τίτλου χωρίς αριθμό.
2. Για ένα σχέδιο ή μια έκδοση εργασίας, προσθέστε υδατογράφημα «ΠΡΟΧΕΙΡΟ» ή «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» σε όλες τις σελίδες.
3. Αν το αρχείο πρέπει να σταλεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να ανέβει σε πύλη με όριο μεγέθους, μειώστε το μέγεθος του PDF, ιδίως όταν το έγγραφο περιέχει πολλές φωτογραφίες.
4. Για ένα ευαίσθητο έγγραφο, προστατέψτε το PDF με κωδικό πρόσβασης πριν το διαβιβάσετε.
5. Τέλος, για μια σύμβαση, μια προσφορά ή μια επιστολή ανάθεσης, στείλτε το PDF για ηλεκτρονική υπογραφή σε όλα τα μέρη.

Τίποτα δεν είναι οριστικό όσο δεν έχετε αποθηκεύσει: κάθε βήμα αναιρείται αν αλλάξετε γνώμη.

Επιπλέον ερωτήσεις για τη μετατροπή Word σε PDF

Πώς συνδυάζω πολλά έγγραφα Word σε ένα μόνο PDF;

Μετατρέψτε το πρώτο έγγραφο και χρησιμοποιήστε το εργαλείο εισαγωγής σελίδων σε PDF: δέχεται απευθείας αρχείο .docx, που μετατρέπεται στη συσκευή σας πριν από την εισαγωγή, πριν από την πρώτη σελίδα, μετά από συγκεκριμένη σελίδα ή στο τέλος. Επαναλάβετε για κάθε έγγραφο και αποθηκεύστε ένα ενιαίο PDF.

Μπορεί ένα έγγραφο Word να μετατραπεί σε PDF από κινητό;

Ναι. Το εργαλείο λειτουργεί στα σύγχρονα προγράμματα περιήγησης σε Android, iPhone και iPad. Επιλέξτε το αρχείο .docx από τα αρχεία σας, από ένα αποθηκευμένο συνημμένο ή από μια υπηρεσία αποθήκευσης, και αποθηκεύστε το PDF που προκύπτει.

Μπορεί να μετατραπεί ένα πρότυπο Word (.dotx);

Ναι, τα πρότυπα .dotx γίνονται δεκτά, όπως και τα έγγραφα με μακροεντολές .docm. Μετράει μόνο το περιεχόμενο του εγγράφου: σελιδοποιείται όπως ένα συνηθισμένο .docx.

Πρέπει να «καθαρίσω» το έγγραφο πριν από τη μετατροπή;

Είναι καλή συνήθεια, όποιο κι αν είναι το εργαλείο: ξαναδιαβάστε το έγγραφο, αποδεχτείτε ή απορρίψτε τις εκκρεμείς παρακολουθούμενες αλλαγές και διαγράψτε τα εσωτερικά σχόλια που δεν θέλετε να κυκλοφορήσουν. Ένα καθαρό έγγραφο πριν από τη μετατροπή σημαίνει ένα PDF που μπορείτε να στείλετε χωρίς δεύτερη σκέψη.