Μετατροπή PowerPoint σε PDF δωρεάν, χωρίς ανέβασμα αρχείου

Μετατροπή PowerPoint σε PDF στο διαδίκτυο, βήμα προς βήμα

Η μετατροπή ενός PowerPoint σε PDF είναι ο πιο ασφαλής τρόπος να μοιραστείτε μια παρουσίαση: ο παραλήπτης τη βλέπει όπως τη σχεδιάσατε, χωρίς να έχει PowerPoint, χωρίς να μπορεί να την αλλάξει κατά λάθος και χωρίς γραμματοσειρές που λείπουν. Το εργαλείο αυτής της σελίδας λειτουργεί σε κάθε σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης, σε υπολογιστή, τάμπλετ ή κινητό, χωρίς λογαριασμό και χωρίς εγκατάσταση λογισμικού. Ακολουθεί η πλήρης διαδικασία, από το αρχείο .pptx μέχρι ένα PDF έτοιμο για αποστολή.

1. Αποθηκεύστε την παρουσίαση μία τελευταία φορά στο πρόγραμμα παρουσιάσεων που χρησιμοποιείτε. Αν είναι ακόμη σε μορφή .ppt, αποθηκεύστε την ως .pptx: η παλιά μορφή πριν από το 2007 απορρίπτεται.
2. Αφήστε το αρχείο στο πρόγραμμα ανάγνωσης στην κορυφή αυτής της σελίδας ή επιλέξτε το από τα αρχεία σας. Γίνονται δεκτές οι μορφές .pptx, .ppsx (προβολή παρουσίασης) και .potx (πρότυπο), έως 150 MB.
3. Η μετατροπή ξεκινά αμέσως στη συσκευή σας. Κάθε ορατή διαφάνεια γίνεται σελίδα του PDF, στο μέγεθος της παρουσίασης: 16:9, 4:3 ή άλλο.
4. Ξεφυλλίστε το PDF στο πρόγραμμα ανάγνωσης. Σταθείτε στις διαφάνειες που περιέχουν γραφήματα ή SmartArt: ένα διακριτικό γκρι πλαίσιο σημειώνει τη θέση τους.
5. Αν όλα είναι όπως θέλετε, αποθηκεύστε το PDF. Έχει ως τίτλο τον τίτλο της παρουσίασης, κάτι που διευκολύνει την ταξινόμηση και την αναζήτησή του.

Όσο δεν έχετε αποθηκεύσει, κάθε ενέργεια στο πρόγραμμα ανάγνωσης αναιρείται με το κουμπί Αναίρεση. Μπορείτε λοιπόν να δοκιμάσετε μια αρίθμηση ή ένα υδατογράφημα χωρίς κίνδυνο και να επιστρέψετε αν το αποτέλεσμα δεν σας αρέσει.

Τι διατηρεί από τις διαφάνειές σας η μετατροπή PowerPoint σε PDF

Μια παρουσίαση PowerPoint δεν είναι απλώς μια σειρά εικόνων: κάθε διαφάνεια κληρονομεί μια διάταξη, η οποία κληρονομεί με τη σειρά της ένα υπόδειγμα, και συχνά εκεί βρίσκονται το φόντο, το λογότυπο ή η θέση των τίτλων. Ένας μετατροπέας που αγνοεί αυτή την κληρονομικότητα παράγει τίτλους σε λάθος θέση και κενά φόντα. Δείτε τι ανασυνθέτει το Certyneo Reader.

Το κείμενο δεν μετατρέπεται σε εικόνα: γράφεται διανυσματικά, με την ίδια μηχανή κειμένου με τη μετατροπή Word σε PDF. Μένει καθαρό σε κάθε επίπεδο μεγέθυνσης, βρίσκεται με την αναζήτηση του προγράμματος ανάγνωσης και αντιγράφεται σωστά. Τα μη λατινικά συστήματα γραφής, όπως τα κινεζικά, τα αραβικά ή τα εβραϊκά, σχεδιάζονται από το πρόγραμμα περιήγησης με τις γραμματοσειρές του συστήματος, και ένα αόρατο επίπεδο κειμένου διατηρεί λειτουργικές την αναζήτηση και την αντιγραφή-επικόλληση.

Γιατί να μετατρέψετε μια παρουσίαση σε PDF πριν τη στείλετε

Η αποστολή του αρχικού αρχείου .pptx φαίνεται πιο απλή, αλλά σας εκθέτει σε αρκετές δυσάρεστες εκπλήξεις: ο παραλήπτης δεν έχει το ίδιο λογισμικό, ούτε τις ίδιες γραμματοσειρές, ή ανοίγει την παρουσίαση σε ένα κινητό που μετατοπίζει τα πλαίσια κειμένου. Το PDF κλειδώνει τη διάταξη και διαβάζεται παντού.

• Υλικό σύσκεψης ή εκπαίδευσης: οι συμμετέχοντες το διαβάζουν σε οποιαδήποτε συσκευή, το σχολιάζουν και το εκτυπώνουν χωρίς μετατοπίσεις.
• Εμπορική πρόταση: ο πελάτης δεν μπορεί να αλλάξει κατά λάθος τα νούμερά σας, και στη συνέχεια μπορείτε να στείλετε το PDF της πρότασης για υπογραφή στο διαδίκτυο.
• Φάκελος υποψηφιότητας ή εργασία προς υποστήριξη: πολλές πλατφόρμες δέχονται μόνο PDF.
• Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: το PDF δεν περιέχει ούτε τις σημειώσεις ομιλητή ούτε τις κρυφές διαφάνειες, που μένουν λοιπόν ανάμεσα σε εσάς και το αρχικό σας αρχείο.

Αυτό το τελευταίο σημείο θέλει προσοχή. Οι σημειώσεις ομιλητή συχνά περιέχουν εσωτερικές παρατηρήσεις, και οι κρυφές διαφάνειες εκδόσεις εργασίας. Στο PDF που παράγεται εδώ δεν εμφανίζονται: μετατρέπεται μόνο ό,τι θα προβαλλόταν.

Γραφήματα και SmartArt: τι να κάνετε πριν μετατρέψετε PowerPoint σε PDF

Αυτός είναι ο κύριος περιορισμός του εργαλείου, και καλύτερα να τον γνωρίζετε πριν στείλετε το έγγραφο: τα γραφήματα (ιστογράμματα, καμπύλες, πίτες) και τα SmartArt δεν σχεδιάζονται. Αντί για ένα πρόχειρο σχέδιο που θα μπορούσε να αλλοιώσει τα νούμερά σας, η θέση τους σημειώνεται με ένα διακριτικό γκρι πλαίσιο. Υπάρχουν τρεις λύσεις, ανάλογα με την περίπτωσή σας.

Αντικατάσταση του γραφήματος με εικόνα

Στο πρόγραμμα παρουσιάσεων, αντιγράψτε το γράφημα και επικολλήστε το ως εικόνα στην ίδια θέση (ειδική επικόλληση, μορφή εικόνας). Η διαφάνεια διατηρεί την ίδια εμφάνιση και η μετατροπή περιλαμβάνει την εικόνα όπως κάθε φωτογραφία. Κρατήστε ένα αντίγραφο της αρχικής παρουσίασης, αφού το γράφημα που επικολλήθηκε ως εικόνα δεν επεξεργάζεται πια.

Εξαγωγή από το PowerPoint

Αν το PowerPoint είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας, η εντολή Αρχείο > Εξαγωγή > Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS παράγει ένα PDF με τα γραφήματα και τα SmartArt. Έπειτα μπορείτε να ανοίξετε αυτό το PDF στο δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF στο διαδίκτυο για να το αριθμήσετε, να το προστατέψετε ή να το συμπιέσετε.

Χρήση άλλης σουίτας γραφείου

Το LibreOffice Impress και το Google Slides μπορούν επίσης να εξαγάγουν μια παρουσίαση σε PDF. Είναι καλή εναλλακτική λύση αν δεν έχετε PowerPoint διαθέσιμο και η παρουσίασή σας περιέχει πολλά γραφήματα.

Τα υπόλοιπα στοιχεία που λείπουν έχουν απλή εξήγηση: ένα PDF είναι μια σειρά σταθερών σελίδων. Ένα εφέ κίνησης ή μια μετάβαση δεν έχει αντίστοιχο εκεί, οπότε κάθε διαφάνεια αποδίδεται στην τελική της κατάσταση, σαν να είχαν εκτελεστεί όλα τα εφέ κίνησης. Τα βίντεο και οι ήχοι δεν διατηρούνται· αν ένα βίντεο είναι απαραίτητο για αυτό που θέλετε να πείτε, σημειώστε στη διαφάνεια πού μπορεί να προβληθεί πριν από τη μετατροπή.

Οι άλλοι περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζετε και πώς να τους παρακάμψετε

Η απόδοση των διαφανειών είναι πολύ κοντά στο πρωτότυπο για τη μεγάλη πλειονότητα των παρουσιάσεων. Ορισμένες περιπτώσεις όμως χρειάζονται έλεγχο.

• Τα περιστραμμένα σχήματα εμφανίζονται ίσια: ένα κεκλιμένο βέλος ή μια λοξή ταινία δεν διατηρεί τη γωνία της. Αν η γωνία μετράει, αντικαταστήστε το σχήμα με εικόνα.
• Οι γραμματοσειρές της παρουσίασης αντικαθίστανται από ελεύθερες ισοδύναμες ίδιου πλάτους: μια γραμμή μπορεί να σπάσει λίγο διαφορετικά, ιδίως σε ένα πολύ γεμάτο πλαίσιο κειμένου.
• Η παλιά μορφή .ppt απορρίπτεται: ανοίξτε την στο PowerPoint, στο LibreOffice Impress ή στο Google Slides και αποθηκεύστε την ως .pptx.
• Οι σημειώσεις ομιλητή δεν εκτυπώνονται: αν θέλετε έγγραφο με σημειώσεις, κάντε εξαγωγή από το PowerPoint επιλέγοντας τη διάταξη με σελίδες σημειώσεων.

Σε κάθε περίπτωση, συνηθίστε να ξεφυλλίζετε το PDF πριν το στείλετε. Το πρόγραμμα ανάγνωσης το εμφανίζει αμέσως μετά τη μετατροπή, οπότε ο έλεγχος αυτός γίνεται γρήγορα.

Γιατί να κάνετε τη μετατροπή χωρίς να ανεβάσετε την παρουσίασή σας

Πολλοί διαδικτυακοί μετατροπείς στέλνουν το αρχείο σας στους διακομιστές τους για να το μετατρέψουν. Για μια παρουσίαση, αυτό δεν είναι ασήμαντο: ένα στρατηγικό σχέδιο, αδημοσίευτα αποτελέσματα, ένα σχέδιο αναδιοργάνωσης ή μια οικονομική προσφορά κυκλοφορούν εκεί χωρίς κρυπτογράφηση, και δεν ξέρετε ούτε πού ούτε για πόσο καιρό φυλάσσονται.

Με το Certyneo Reader, η παρουσίαση διαβάζεται και σχεδιάζεται από το πρόγραμμα περιήγησής σας, στη συσκευή σας. Το αρχείο δεν αποστέλλεται ποτέ σε διακομιστή: η Certyneo δεν το λαμβάνει και δεν το αποθηκεύει. Το εργαλείο είναι δωρεάν, χωρίς λογαριασμό, χωρίς προστιθέμενο υδατογράφημα και χωρίς όριο στον αριθμό των μετατροπών. Αν προτιμάτε να δουλεύετε χωρίς σύνδεση, η ίδια μετατροπή υπάρχει στη δωρεάν εφαρμογή υπολογιστή για Windows, που διατίθεται επίσης σε έκδοση για Linux.

Αυτή η προσέγγιση έχει ένα αντίτιμο: η ταχύτητα εξαρτάται από τη συσκευή σας. Μια παρουσίαση μερικών δεκάδων διαφανειών μετατρέπεται γρήγορα σε έναν σύγχρονο υπολογιστή· σε ένα παλιό κινητό, υπολογίστε λίγο περισσότερο χρόνο για μια παρουσίαση γεμάτη εικόνες.

Μετά τη μετατροπή: αρίθμηση, μείωση μεγέθους, προστασία, υπογραφή

Το PDF μένει ανοιχτό στο πρόγραμμα ανάγνωσης μετά τη μετατροπή, και τα εργαλεία εφαρμόζονται διαδοχικά στο ίδιο έγγραφο πριν από την αποθήκευση. Αυτοί είναι οι πιο χρήσιμοι συνδυασμοί για υλικό παρουσίασης.

• Μια παρουσίαση με πολλές φωτογραφίες δίνει ένα βαρύ PDF: αν μειώσετε το μέγεθος του PDF για αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποφεύγετε την απόρριψη του συνημμένου.
• Για υλικό που εκτυπώνεται ή σχολιάζεται στο τηλέφωνο, αν προσθέσετε αριθμούς σελίδων στο PDF, ο καθένας μπορεί να πει «σελίδα 12».
• Για μια προσωρινή ή εμπιστευτική έκδοση, ένα υδατογράφημα «Πρόχειρο» ή «Εμπιστευτικό» σε κάθε σελίδα αποτρέπει κάθε παρεξήγηση.
• Για να περιορίσετε την ανάγνωση στους προβλεπόμενους παραλήπτες, προστατέψτε το PDF με κωδικό πρόσβασης πριν το στείλετε.
• Για να αφαιρέσετε μια διαφάνεια μετάβασης ή μια κενή σελίδα, διαγράψτε τη σχετική σελίδα από το PDF χωρίς να μετατρέψετε ξανά όλη την παρουσίαση.
• Για να προσθέσετε ένα παράρτημα στο τέλος του υλικού, εισαγάγετέ το μετά την τελευταία σελίδα αντί να μετατρέψετε ξανά την παρουσίαση.

Ετοιμάζετε έναν πλήρη φάκελο, με μια γραπτή αναφορά και έναν πίνακα με αριθμούς εκτός από τις διαφάνειες; Τα έγγραφα Word και Excel μετατρέπονται με τον ίδιο τρόπο: μετατρέψτε το έγγραφο Word σε PDF και έπειτα τον πίνακα Excel σε PDF στην αντίστοιχη σελίδα, πριν τα συνδυάσετε όλα.

Επιπλέον ερωτήσεις για τη μετατροπή PowerPoint σε PDF

Διατηρεί το PDF τη φαρδιά μορφή 16:9 της παρουσίασής μου;

Ναι. Κάθε σελίδα του PDF έχει ακριβώς τις διαστάσεις των διαφανειών: 16:9, 4:3 ή προσαρμοσμένο μέγεθος. Αν πρέπει να εκτυπώσετε σε χαρτί A4, το PDF διατηρεί αυτή τη φαρδιά μορφή· κατά την εκτύπωση, επιλέξτε προσαρμογή στη σελίδα. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε τις σελίδες του PDF σε μέγεθος A4: το περιεχόμενο σμικρύνεται χωρίς παραμόρφωση και κεντράρεται.

Μπορώ να μετατρέψω ένα πρότυπο ή μια προβολή παρουσίασης μόνο για ανάγνωση;

Ναι. Ένα πρότυπο .potx και μια προβολή .ppsx αντιμετωπίζονται όπως μια παρουσίαση .pptx: ίδια απόδοση, μία σελίδα ανά ορατή διαφάνεια. Είναι πρακτικό για να αρχειοθετήσετε ένα εταιρικό πρότυπο ή να μοιραστείτε μια προβολή που λάβατε χωρίς να έχετε PowerPoint.

Γίνεται το αντίστροφο, να μετατραπεί ένα PDF σε PowerPoint;

Ναι, το εργαλείο «Μετατροπή» του προγράμματος ανάγνωσης προσφέρει και έξοδο PowerPoint, παρόλο που δεν έχει ακόμη δική του σελίδα. Ανοίξτε το PDF στο πρόγραμμα ανάγνωσης και επιλέξτε αυτή την έξοδο. Για να επεξεργαστείτε το κείμενο ενός εγγράφου και όχι διαφάνειες, η επιλογή να μετατρέψετε το PDF σε Word είναι συχνά καταλληλότερη.

Πώς συγκεντρώνω πολλές παρουσιάσεις σε ένα PDF;

Μετατρέψτε κάθε παρουσίαση τη μία μετά την άλλη και αποθηκεύστε κάθε PDF. Έπειτα αρκεί να συγχωνεύσετε τα PDF των παρουσιάσεων σε ένα έγγραφο, με τη σειρά που θέλετε. Είναι ο πιο απλός τρόπος για να φτιάξετε τον φάκελο μιας ημέρας εκπαίδευσης ή ενός σεμιναρίου από το υλικό κάθε ομιλητή.