Μετατροπή Excel σε PDF δωρεάν, χωρίς ανέβασμα αρχείου

Μετατροπή Excel σε PDF στο διαδίκτυο, βήμα προς βήμα

Η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF χρησιμεύει για να στείλετε έναν πίνακα που κανείς δεν θα μπορεί να αλλάξει κατά λάθος και που όλοι θα μπορούν να ανοίξουν, με ή χωρίς πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Με το Certyneo Reader, το βιβλίο εργασίας διαβάζεται και σελιδοποιείται στο πρόγραμμα περιήγησής σας, στη συσκευή σας: δεν αποστέλλεται ποτέ σε διακομιστή. Ακολουθεί η πλήρης διαδικασία, από το βιβλίο εργασίας μέχρι το PDF που είναι έτοιμο να σταλεί.

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο Excel και αποθηκεύστε το. Αυτό το βήμα μετράει περισσότερο απ’ ό,τι φαίνεται: η μετατροπή τυπώνει τις τιμές που έχει αποθηκεύσει το Excel για κάθε τύπο, δεν τις επανυπολογίζει.
2. Ελέγξτε τι πρέπει να εμφανίζεται: αποκρύψτε τα βοηθητικά φύλλα, γραμμές ή στήλες και ορίστε περιοχή εκτύπωσης αν θέλετε να στείλετε μόνο ένα μέρος ενός φύλλου.
3. Αφήστε το αρχείο .xlsx ή .xlsm στο πρόγραμμα ανάγνωσης στην κορυφή αυτής της σελίδας, με μεταφορά και απόθεση ή από τους φακέλους σας, έως 150 MB.
4. Το PDF ανοίγει στο πρόγραμμα ανάγνωσης. Ξεφυλλίστε το: κάθε φύλλο ξεκινά με το όνομά του, η κεφαλίδα σελίδας υπενθυμίζει το φύλλο και το υποσέλιδο δείχνει την αρίθμηση σελίδων.
5. Αποθηκεύστε το PDF ή επεξεργαστείτε το πρώτα: αφαίρεση μιας περιττής σελίδας, προσθήκη υδατογραφήματος, προστασία του αρχείου με κωδικό πρόσβασης.

Αν το αποτέλεσμα δεν σας ικανοποιεί, διορθώστε το βιβλίο εργασίας στο Excel, αποθηκεύστε το και μετατρέψτε το ξανά: η διαδικασία διαρκεί λίγες στιγμές και δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των μετατροπών.

Γιατί να μετατρέψετε έναν πίνακα Excel σε PDF

Ένα βιβλίο εργασίας Excel είναι εργαλείο δουλειάς: οι τύποι του, οι καρτέλες του και οι στήλες ενδιάμεσων υπολογισμών συχνά αφορούν μόνο εσάς. Το PDF είναι η εκδόσιμη μορφή του.

• Κλείδωμα των αριθμών: ένας προϋπολογισμός, μια κοστολογημένη προσφορά ή μια κατάσταση εξόδων που στέλνεται σε PDF δεν μπορεί πια να αλλάξει από μια άστοχη πληκτρολόγηση.
• Εμφάνιση μόνο του αποτελέσματος: τα κρυφά φύλλα και οι κρυφές στήλες δεν εκτυπώνονται, οι ενδιάμεσοι υπολογισμοί σας μένουν σε εσάς.
• Ανάγνωση παντού: ο παραλήπτης δεν χρειάζεται ούτε Excel ούτε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων· ένα κινητό αρκεί για να ανοίξει το αρχείο.
• Επισύναψη πίνακα σε φάκελο: πολλές πύλες, διαγωνισμοί και φάκελοι χρηματοδότησης δέχονται μόνο PDF.
• Αρχειοθέτηση μιας κατάστασης σε συγκεκριμένη ημερομηνία: μια απογραφή, ένας μηνιαίος πίνακας δεικτών ή μια λίστα παρουσιών, όπως ήταν τη στιγμή της αποστολής.

Για την αντίστροφη διαδρομή, δηλαδή για να φέρετε σε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων τα ποσά ενός αντιγράφου κίνησης ή ενός τιμολογίου που λάβατε σε PDF, ο οδηγός μας εξηγεί πώς να μετατρέψετε ένα PDF σε Excel με αξιοποιήσιμα ποσά.

Τι διατηρεί η μετατροπή Excel σε PDF

Το εργαλείο δεν τραβά στιγμιότυπο οθόνης του φύλλου: διαβάζει κάθε κελί, το περιεχόμενο και τη μορφοποίησή του, και συνθέτει ευανάγνωστες σελίδες. Δείτε τι θα βρείτε στο PDF και τι δεν περιλαμβάνεται.

Το κείμενο του PDF είναι πραγματικό κείμενο: μπορεί να αναζητηθεί, να επιλεγεί και να αντιγραφεί. Ένας παραλήπτης μπορεί λοιπόν να βρει ένα όνομα ή ένα ποσό σε έναν μεγάλο πίνακα με την αναζήτηση του προγράμματος ανάγνωσης PDF που χρησιμοποιεί.

Πώς χωρίζεται σε σελίδες ένας μεγάλος πίνακας Excel

Η κύρια δυσκολία όταν μετατρέπετε έναν πίνακα Excel σε PDF είναι το πλάτος. Στην οθόνη, ένα φύλλο δεν έχει άκρη· σε μια σελίδα A4, έχει. Το εργαλείο εφαρμόζει κανόνες σχεδιασμένους ώστε κάθε αριθμός να μένει ευανάγνωστος.

• Μέγεθος A4, κατακόρυφο για στενό πίνακα, αυτόματα οριζόντιο μόλις ο πίνακας γίνει φαρδύς.
• Μέγεθος κειμένου προσαρμοσμένο στο πλάτος του πίνακα, ώστε να χωρούν οι στήλες χωρίς να θυσιάζεται η αναγνωσιμότητα.
• Πάνω από 25 στήλες, το φύλλο χωρίζεται σε διαδοχικά μπλοκ στηλών, που εκτυπώνονται το ένα μετά το άλλο, αντί να μικρύνει σε δυσανάγνωστο μέγεθος.
• Γραμμή κεφαλίδας επαναλαμβανόμενη στην κορυφή κάθε σελίδας: είναι η πρώτη γραμμή αν είναι με έντονα, ή η γραμμή με τις ετικέτες που βρίσκεται πάνω από αριθμούς.
• Μια γραμμή του πίνακα δεν κόβεται ποτέ ανάμεσα σε δύο σελίδες: μια γραμμή με πολλές σειρές κειμένου μεταφέρεται ολόκληρη στην επόμενη σελίδα.
• Κάθε φύλλο ξεκινά με το όνομά του· η κεφαλίδα σελίδας υπενθυμίζει το φύλλο και το υποσέλιδο δίνει την αρίθμηση με τη μορφή σελίδα / σελίδες.

Τι να κάνετε αν ο πίνακάς σας έχει περισσότερες από 25 στήλες

Ο χωρισμός σε μπλοκ κρατά τα πάντα, αλλά αναγκάζει τον αναγνώστη να πηγαίνει από σελίδα σε σελίδα για να ακολουθήσει μια γραμμή. Αν θέλετε να το αποφύγετε, μειώστε τον αριθμό των στηλών που στέλνετε: αποκρύψτε τις στήλες ενδιάμεσων υπολογισμών ή ορίστε περιοχή εκτύπωσης περιορισμένη στις χρήσιμες στήλες. Για έναν πολύ μεγάλο πίνακα που προορίζεται για περαιτέρω επεξεργασία, σκεφτείτε επίσης να στείλετε και το ίδιο το βιβλίο εργασίας μαζί με το PDF.

Για να αναγνωριστεί σωστά και να επαναλαμβάνεται η γραμμή κεφαλίδας, βάλτε τις ετικέτες των στηλών με έντονα στην πρώτη γραμμή. Είναι μια απλή συνήθεια που κάνει το PDF πολύ πιο ευανάγνωστο ήδη από τη δεύτερη σελίδα.

Ημερομηνίες, αριθμοί και τύποι: τι πρέπει να ξέρετε πριν μετατρέψετε xlsx σε PDF

Οι τύποι δεν επανυπολογίζονται

Ένα αρχείο Excel κρατά, για κάθε τύπο, την τελευταία τιμή που υπολογίστηκε τη στιγμή της αποθήκευσης. Η μετατροπή τυπώνει αυτή την τιμή, ακριβώς όπως θα έκανε μια εκτύπωση. Αν αλλάξατε ένα δεδομένο χωρίς να αποθηκεύσετε μετά, το PDF δείχνει το προηγούμενο αποτέλεσμα, αυτό της τελευταίας αποθήκευσης. Η λύση είναι πάντα η ίδια: ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο Excel, αφήστε να γίνει ο υπολογισμός, αποθηκεύστε και μετατρέψτε.

Οι μορφές ακολουθούν τη γλώσσα του προγράμματος ανάγνωσης

Οι ημερομηνίες, τα ποσοστά, τα δεκαδικά και τα διαχωριστικά χιλιάδων γράφονται στη γλώσσα της διεπαφής του προγράμματος ανάγνωσης, όπως θα έκανε το Excel εγκατεστημένο σε αυτή τη γλώσσα: στα γαλλικά, για παράδειγμα, κόμμα ως υποδιαστολή και κενό ανάμεσα στις χιλιάδες, σειρά ημέρα, μήνας, έτος, και «VRAI» αντί για «TRUE» για μια λογική τιμή. Αν μετατρέπετε έναν πίνακα που προορίζεται για αγγλόφωνο αναγνώστη, εμφανίστε το πρόγραμμα ανάγνωσης στα αγγλικά πριν από τη μετατροπή.

Και ένα αρχείο CSV;

Ένα αρχείο .csv δεν έχει ούτε μορφοποίηση ούτε φύλλα: είναι κείμενο χωρισμένο με κόμματα ή ερωτηματικά. Μετατρέπεται ως κείμενο σταθερού πλάτους, του οποίου οι στήλες μένουν στοιχισμένες. Για απόδοση πραγματικού πίνακα, με επαναλαμβανόμενη κεφαλίδα και μορφές αριθμών, ανοίξτε το στο Excel και αποθηκεύστε το ως .xlsx πριν από τη μετατροπή.

Περιορισμοί της μετατροπής Excel σε PDF και πώς να τους παρακάμψετε

Το εργαλείο εκτυπώνει κελιά. Ό,τι δεν είναι κελί, ή εξαρτάται από υπολογισμό προβολής που είναι ιδιαίτερος του Excel, δεν διατηρείται. Καλό είναι να το γνωρίζετε πριν στείλετε το έγγραφο.

• Γραφήματα και εικόνες πάνω στο φύλλο: απουσιάζουν από το PDF. Στο Excel, αποθηκεύστε το γράφημα ως εικόνα και προσθέστε αυτή την εικόνα στο PDF μετά τη μετατροπή, όπως εξηγείται παρακάτω.
• Μορφοποίηση υπό όρους: τα χρώματα που υπολογίζονται με βάση την τιμή, όπως ένα αρνητικό ποσό με κόκκινο, δεν εμφανίζονται. Αν η πληροφορία μετράει, προσθέστε μια ρητή στήλη ή ένα σταθερό χρώμα γραμματοσειράς.
• Λεπτά περιγράμματα: δεν διατηρούνται. Το συμπαγές γέμισμα σε κάθε δεύτερη γραμμή είναι καλή εναλλακτική για να καθοδηγεί το μάτι.
• Σχόλια και σημειώσεις κελιών: δεν διατηρούνται. Αντιγράψτε τις χρήσιμες παρατηρήσεις σε μια ξεχωριστή στήλη.
• Παλιά μορφή .xls: απορρίπτεται. Ανοίξτε το στο Excel ή σε άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων και αποθηκεύστε το ως .xlsx.

Για να επαναφέρετε ένα γράφημα, μετατρέψτε το βιβλίο εργασίας και χρησιμοποιήστε το εργαλείο εισαγωγής σελίδας σε PDF: δέχεται απευθείας εικόνα PNG ή JPG, που τοποθετείται πριν από την πρώτη σελίδα, μετά από όποια σελίδα θέλετε ή στο τέλος. Αν προτιμάτε να ετοιμάσετε την εικόνα χωριστά, μπορείτε επίσης να μετατρέψετε μια εικόνα JPG ή PNG σε PDF και να τη συνδυάσετε με τα υπόλοιπα.

Αν το έγγραφο πρέπει να αναπαράγει ακριβώς την προβολή του Excel, μαζί με γραφήματα και μορφοποίηση υπό όρους, κάντε εξαγωγή από το ίδιο το Excel, μέσω Αρχείο, Αποθήκευση ως, και τύπο PDF.

Ποια μέθοδο να επιλέξετε για μετατροπή αρχείου Excel σε PDF

Πολλοί δρόμοι οδηγούν στο ίδιο αποτέλεσμα. Διαφέρουν ως προς το πού γίνεται η επεξεργασία του βιβλίου εργασίας, το τι διατηρείται και το λογισμικό που χρειάζεται.

Η πιο αισθητή διαφορά αφορά τη σελιδοποίηση. Από το Excel, ένας φαρδύς πίνακας συχνά κόβεται σε πολλές σελίδες αν δεν έχετε ρυθμίσει τον προσανατολισμό και τους τίτλους εκτύπωσης. Εδώ, ο οριζόντιος προσανατολισμός και η επανάληψη της κεφαλίδας είναι αυτόματα.

Η δεύτερη αφορά το απόρρητο: μια λίστα μισθών, ένας ισολογισμός ή ένα αρχείο πελατών που μετατρέπεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας δεν περνά από κανέναν διακομιστή, κάτι που εξαλείφει τον κίνδυνο διαρροής σε κάποιον πάροχο.

Μετά τη μετατροπή: μείωση μεγέθους, σήμανση, προστασία, υπογραφή

Το PDF ανοίγει στο δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF στο διαδίκτυο, όπου τα εργαλεία εφαρμόζονται διαδοχικά στο ίδιο έγγραφο. Μια τυπική σειρά βημάτων για έναν οικονομικό πίνακα είναι η εξής.

1. Αφαιρέστε τις σελίδες που δεν πρέπει να σταλούν, για παράδειγμα ένα φύλλο παραδοχών: διαγράψτε τις περιττές σελίδες του PDF πληκτρολογώντας τους αριθμούς τους.
2. Σημάνετε το έγγραφο: προσθέστε υδατογράφημα «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» σε κάθε σελίδα για έναν εσωτερικό πίνακα ή έναν προϋπολογισμό.
3. Επισυνάψτε το σε έναν ευρύτερο φάκελο: συγχωνεύστε πολλά PDF σε ένα αρχείο, για παράδειγμα τον πίνακα με τα ποσά, την έκθεση και τα παραρτήματα.
4. Προστατέψτε το: κλειδώστε το PDF με κωδικό πρόσβασης πριν το στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
5. Ζητήστε έγκριση: για μια προσφορά ή μια εγκεκριμένη κατάσταση, στείλτε το PDF για ηλεκτρονική υπογραφή.

Όσο δεν έχετε αποθηκεύσει, κάθε βήμα αναιρείται με το κουμπί Αναίρεση.

Επιπλέον ερωτήσεις για τη μετατροπή Excel σε PDF

Πώς μετατρέπω μόνο ένα φύλλο ενός βιβλίου εργασίας σε PDF;

Αποκρύψτε τα άλλα φύλλα στο Excel, αποθηκεύστε και μετατρέψτε: τα κρυφά φύλλα εξαιρούνται. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας και να αφαιρέσετε μετά τις σελίδες των περιττών φύλλων.

Μπορεί ένα αρχείο Excel να μετατραπεί σε PDF από κινητό;

Ναι. Το εργαλείο λειτουργεί στα σύγχρονα προγράμματα περιήγησης σε Android, iPhone και iPad. Επιλέξτε το αρχείο .xlsx από τα αρχεία σας ή από ένα αποθηκευμένο συνημμένο και αποθηκεύστε το PDF που προκύπτει. Για να διορθώσετε έναν τύπο, όμως, πρέπει να περάσετε ξανά από πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.

Περνάει ένα μεγάλο βιβλίο εργασίας με χιλιάδες γραμμές;

Ναι. Τα μεγάλα φύλλα επεξεργάζονται αποδοτικά, εντός του ορίου των 150 MB ανά αρχείο. Το PDF θα έχει απλώς όσες σελίδες χρειάζονται, με την κεφαλίδα επαναλαμβανόμενη σε καθεμία.

Πώς ενώνω έναν πίνακα Excel με μια αναφορά Word σε ένα PDF;

Ξεκινήστε μετατρέποντας το έγγραφο Word σε PDF και έπειτα εισαγάγετε το βιβλίο εργασίας στο σημείο που θέλετε με το εργαλείο εισαγωγής σελίδων, που δέχεται και αρχείο .xlsx. Παίρνετε ένα ενιαίο PDF, έτοιμο για αρίθμηση και αποστολή.