Σχολιασμός ενός PDF στο διαδίκτυο: επισήμανση, σχόλια, σχέδιο

Σχολιάστε ένα PDF στο διαδίκτυο δωρεάν: η σύντομη απάντηση

Για να σχολιάσετε ένα PDF στο διαδίκτυο χωρίς να εγκαταστήσετε τίποτα, ανοίξτε το αρχείο στον αναγνώστη παραπάνω, επιλέξτε το εργαλείο Σχολιασμός, στη συνέχεια επιλέξτε ένα απόσπασμα για επισήμανση ή σχεδιάστε απευθείας στη σελίδα. Όταν οι σχολιασμοί σας είναι στη θέση τους, κάντε κλικ στο Εφαρμογή, ξαναδιαβάστε το έγγραφο, στη συνέχεια αποθηκεύστε το σχολιασμένο PDF. Η λειτουργία είναι δωρεάν, δεν απαιτεί λογαριασμό και εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας: το αρχείο δεν αποστέλλεται σε κανέναν διακομιστή.

Αυτός ο οδηγός λεπτομερεί τι καλύπτει ακριβώς ο σχολιασμός ενός PDF, τα οκτώ διαθέσιμα εργαλεία και την ορθή χρήση του καθενός, τις περιπτώσεις που δημιουργούν προβλήματα (σαρωμένο έγγραφο, προστατευμένο αρχείο, ανάγνωση σε tablet) και τι πρέπει να κάνετε με το έγγραφο αφού σχολιαστεί. Εάν αναζητάτε συγκεκριμένη χειρονομία, οι αποκλειστικοί οδηγοί παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες: επισήμανση ενός PDF στο διαδίκτυο, προσθήκη ενός σχολίου σε ένα PDF, διόρθωση και διόρθωση ενός PDF με πολλούς ή σχολιασμός ενός PDF σε iPad ή tablet.

Σχολιασμός PDF: για τι ακριβώς μιλάμε;

Ένα PDF έχει σχεδιαστεί για να είναι σταθερό: η διάταξή του είναι ίδια σε όλες τις οθόνες και όλους τους εκτυπωτές. Ο σχολιασμός αυτού του εγγράφου δεν συνίσταται λοιπόν στην ξαναγραφή του, αλλά στην τοποθέτηση ενός στρώματος οπτικών παρατηρήσεων παραπάνω: ένα χρώμα επισήμανσης, ένα χαρακιέρι, μια σημείωση, ένα σφραγίδα. Το αρχικό κείμενο παραμένει άθικτο κάτω από το στρώμα.

Το πρότυπο PDF (ISO 32000) προβλέπει για αυτό αποκλειστικά αντικείμενα, που ονομάζονται σχολιασμοί. Ο καθένας έχει έναν τύπο (επισήμανση, υπογράμμιση, διαγραμμένο κείμενο, σχέδιο, τετράγωνο, κείμενο σε κουτί, σημείωση, σφραγίδα), μια θέση στη σελίδα, ένα χρώμα και, όπως απαιτείται, ένα κείμενο περιεχόμενου. Αυτό είναι το τυπικό μορφή που ο Certyneo Reader γράφει στο αρχείο σας.

Πρακτική συνέπεια: οι σχολιασμοί σας δεν είναι μια εικόνα κολλημένη στη σελίδα. Το Adobe Acrobat, το Preview σε Mac, οι αναγνώστες που ενσωματώνονται στους περιηγητές και οι περισσότερες εφαρμογές PDF τα αναγνωρίζουν ως αληθινούς σχολιασμούς. Ο παραλήπτης σας μπορεί να τα εμφανίσει, να τα παραθέσει, να απαντήσει σε αυτά στο δικό του λογισμικό ή να τα διαγράψει ένα ένα.

Τα εργαλεία σχολιασμού και πότε να χρησιμοποιήσετε καθένα

Το εργαλείο Σχολιασμός ομαδοποιεί οκτώ χειρονομίες. Οι τρεις πρώτες ενεργούν σε μια επιλογή κειμένου· οι επόμενες πέντε τοποθετούνται ελεύθερα στη σελίδα. Όλα προσφέρουν πέντε χρώματα: κίτρινο, πράσινο, μπλε, κόκκινο και μαύρο.

Επισήμανση, υπογράμμιση, διαγραφή

Επιλέξτε ένα απόσπασμα όπως θα κάνατε σε μια ιστοσελίδα: η επισήμανση, η υπογράμμιση ή το διαγραμμένο κείμενο ακολουθεί ακριβώς τις επιλεγμένες γραμμές, ακόμη και σε πολλές γραμμές. Η επισήμανση χρησιμεύει για την ανίχνευση του ουσιώδους, η υπογράμμιση για την σήμανση ενός σημείου προς επαλήθευση, το διαγραμμένο κείμενο για την πρόταση μιας διαγραφής. Αυτά τα τρία εργαλεία απαιτούν ένα επιλέξιμο κείμενο: ο οδηγός μας για επισήμανση κειμένου σε PDF εξηγεί τι πρέπει να κάνετε όταν η επιλογή δεν λειτουργεί.

Ελεύθερο σχέδιο

Το σχέδιο ζωγραφίζει ελεύθερα με το ποντίκι, το δάχτυλο ή το στυλό: περικυκλώστε έναν αριθμό, συνδέστε δύο παραγράφους, προσθέστε ένα βέλος ή μια αγκύλη. Είναι το πιο εκφραστικό εργαλείο, αλλά και το λιγότερο ακριβές: σχεσιάστε το για οπτικές ενδείξεις και διατηρήστε τις γραπτές παρατηρήσεις για τα εργαλεία κειμένου.

Περιγράφοντας μια περιοχή

Το πλαίσιο σχεδιάζει ένα ορθογώνιο γύρω από έναν πίνακα, μια υπογραφή, ένα λογότυπο ή οποιοδήποτε στοιχείο που δεν είναι επιλέξιμο κείμενο. Προσελκύει το μάτι χωρίς να κρύβει τίποτα.

Πλαίσιο κειμένου και καρφιτσωμένο σχόλιο

Το πλαίσιο κειμένου γράφει την παρατήρησή σας απευθείας στη σελίδα, ορατό σε όλους και εκτυπωμένο με αυτήν. Το καρφιτσωμένο σχόλιο, από την άλλη πλευρά, τοποθετεί ένα μικρό εικονίδιο: το περιεχόμενό του εμφανίζεται όταν ο αναγνώστης κάνει κλικ σε αυτό ή ανοίγει το πάνελ σχολίων του λογισμικού του. Το πρώτο είναι κατάλληλο για σύντομες οδηγίες που πρέπει να ξεχωρίσουν, το δεύτερο για μεγαλύτερες εξηγήσεις που δεν πρέπει να ενοχλούν τη σελίδα. Για να επιλέξετε μεταξύ των δύο και να γράψετε χρήσιμες παρατηρήσεις, διαβάστε τον οδηγό μας για σχολιασμό ενός PDF.

Σφραγίδα εικόνας

Η σφραγίδα τοποθετεί μια εικόνα PNG ή JPG στη σελίδα: λογότυπο, σφραγίδα εταιρείας, ένδειξη «Δέχτηκα» ή «Πληρώθηκε» προετοιμασμένη εκ των προτέρων. Μια σαρωμένη υπογραφή τοποθετημένη έτσι παραμένει μια απλή εικόνα, χωρίς αξία απόδειξης: για να δεσμεύσετε κάποιον, χρειάζεστε ηλεκτρονική υπογραφή.

Σχολιασμός ενός PDF χωρίς το Adobe Acrobat

Το Adobe Acrobat Reader, στη δωρεάν έκδοσή του, επιτρέπει την επισήμανση και τον σχολιασμό, αλλά πρέπει να εγκατασταθεί και οι πιο προηγμένες λειτουργίες είναι δεσμευμένες για τη συνδρομή. Υπάρχουν αρκετές εναλλακτικές λύσεις, καθεμία με τους περιορισμούς της.

• Οι ενσωματωμένοι αναγνώστες PDF στους πρόσφατους περιηγητές (Microsoft Edge, Firefox) προσφέρουν μερικά εργαλεία για επισήμανση, σχέδιο ή κείμενο, των οποίων η λίστα ποικίλλει από περιηγητή σε περιηγητή και από έκδοση σε έκδοση.
• Η Προεπισκόπηση, στο Mac, και το εργαλείο σχολιασμού της εφαρμογής Αρχεία, στο iPhone και iPad, είναι πλήρες, αλλά αποκλειστικά για το οικοσύστημα Apple.
• Πολλές ιστοσελίδες σχολιασμού online ξεκινούν φορτώνοντας το αρχείό σας στους διακομιστές τους, μερικές φορές με όριο σελίδων ή αρχείων ανά ημέρα, και ζητούν λογαριασμό για να αποθηκεύσουν το αποτέλεσμα.
• Το Certyneo Reader λειτουργεί σε οποιονδήποτε πρόσφατο περιηγητή, τόσο σε υπολογιστή όσο και σε κινητό, χωρίς λογαριασμό ή όρια, και επεξεργάζεται το αρχείο τοπικά.

Ανεξάρτητα από το εργαλείο που επιλέγετε, επαληθεύστε ένα σημείο πριν δεσμευτείτε: τα σχόλια πρέπει να γράφονται στην τυποποιημένη μορφή PDF. Ορισμένα εργαλεία τα ισοπεδώνουν σε εικόνα κατά την αποθήκευση· ο παραλήπτης δεν μπορεί τότε να επιλέξει το κείμενο ούτε να αφαιρέσει μια παρατήρηση.

Σχολιασμός ενός σαρωμένου PDF: το βήμα OCR

Ένα σαρωμένο ή φωτογραφημένο έγγραφο είναι, για τον αναγνώστη PDF, μόνο μια εικόνα: δεν περιέχει κανένα κείμενο. Μπορείτε να σχεδιάσετε σε αυτό, να τοποθετήσετε ένα πλαίσιο, μια ζώνη κειμένου, ένα σχόλιο ή ένα σφραγίδα, αλλά είναι αδύνατο να επιλέξετε μια φράση για να την επισημάνετε ή να την διαγράψετε.

Η λύση είναι να κάνετε τη σάρωση αναζητήσιμη με OCR πριν την σχολιάσετε. Η αναγνώριση χαρακτήρων προσθέτει κάτω από την εικόνα ένα αόρατο στρώμα κειμένου, ευθυγραμμισμένο με τις λέξεις. Αφού ολοκληρωθεί αυτό το βήμα, η επιλογή λειτουργεί και τα εργαλεία επισήμανσης ακολουθούν τις γραμμές του εγγράφου. Η αναζήτηση μιας λέξης στο PDF γίνεται δυνατή ταυτόχρονα.

Συμβουλή: αν ένα PDF φαίνεται να περιέχει κείμενο αλλά η επιλογή πηδά από ένα μπλοκ στο άλλο, είναι συχνά ένα έγγραφο διάταξης σε στήλες. Επιλέξτε στήλη προς στήλη, ξεκινώντας από την αρχή της πρότασης.

Σχολιασμός, τροποποίηση, αποχρωματισμός: τρεις διαφορετικές κινήσεις

Συχνά συγχέουν αυτές τις τρεις λειτουργίες, οι οποίες δεν έχουν ούτε το ίδιο αποτέλεσμα ούτε τους ίδιους κινδύνους.

• Ο σχολιασμός προσθέτει παρατηρήσεις πάνω από το περιεχόμενο, χωρίς να το αλλάζει. Το αρχικό κείμενο παραμένει αναγνώσιμο και αντιγράψιμο, και κάθε σχόλιο μπορεί να αφαιρεθεί.
• Η τροποποίηση αλλάζει το ίδιο το περιεχόμενο: διόρθωση ημερομηνίας, λάθους ή ποσού απευθείας στη γραμμή. Αυτός είναι ο ρόλος του εργαλείου για τροποποίηση κειμένου σε PDF, το οποίο επανακόβει τη γραμμή σε γραμματοσειρά με τις ίδιες διαστάσεις.
• Ο αποχρωματισμός αφαιρεί μόνιμα μια πληροφορία: το κρυμμένο κείμενο αφαιρείται από το αρχείο, όχι απλώς καλύπτεται. Για ένα νούμερο κοινωνικής ασφάλισης, ένα IBAN ή ένα όνομα που θα ανωνυμοποιηθεί, χρησιμοποιήστε το εργαλείο για αποχρωματισμό ενός PDF.

Η κλασική παγίδα είναι να σχεδιάσετε ένα μαύρο ορθογώνιο πάνω σε ευαίσθητα δεδομένα νομίζοντας ότι τα έχετε διαγράψει. Ένα πλαίσιο ή ένα σχέδιο παραμένει σχόλιο: το κείμενο κάτω υπάρχει ακόμα, και οποιοσδήποτε μπορεί να το αντιγράψει ή να αφαιρέσει το σχόλιο. Για να κρύψετε μια πληροφορία, αποχρωματίστε την· για να την σημειώσετε, σχολιάστε την.

Αναθεώρηση ενός εγγράφου με πολλούς

Ο σχολιασμός είναι η κοινή γλώσσα της αναθεώρησης: μια έκθεση, μια σημείωση, ένα μοντέλο ή ένα συμβόλαιο κυκλοφορεί σε PDF, καθένας προσθέτει τις παρατηρήσεις του, και ο συγγραφέας τις επαναλαμβάνει στο αρχικό έγγραφο. Για να λειτουργήσει αυτό το κύκλωμα, θέστε συμφωνίες πριν ξεκινήσετε: ένα χρώμα ανά αναθεωρητή, διατρητό κείμενο για διαγραφές, υπογράμμιση για σημεία προς επαλήθευση, ζώνη κειμένου για προτεινόμενες αντικαταστάσεις.

Όταν πολλοί αναθεωρητές εργάζονται ο καθένας στο δικό του αντίγραφο, γίνεται δύσκολο να γνωρίζουμε τι άλλαξε από τη μια έκδοση στην άλλη. Το εργαλείο για σύγκριση δύο εκδόσεων ενός PDF επισημαίνει τις προστιθέμενες και διαγραφθείσες γραμμές. Η πλήρης μέθοδός μας για αναθεώρηση και διόρθωση ενός PDF με πολλούς λεπτομερεύει τις συμφωνίες, το κύκλωμα αναθεώρησης και την ειδική περίπτωση του συμβολαίου πριν την υπογραφή.

Σχολιασμός ενός PDF σε iPad, tablet ή τηλέφωνο

Το εργαλείο λειτουργεί στον περιηγητή του tablet ή του τηλεφώνου σας, χωρίς εφαρμογή να εγκαθίστανται. Σε μια οθόνη αφής, το σχέδιο ακολουθεί το δάκτυλο ή το στυλό, και η επιλογή κειμένου γίνεται με μεγάλη πατημένη, όπως σε οποιαδήποτε ιστοσελίδα.

Σε μεγάλη οθόνη, η κατακόρυφη λειτουργία και το ζουμ καθιστούν την επιλογή πιο ακριβή. Το σχολιασμένο αρχείο αποθηκεύεται στον φάκελο λήψεων της συσκευής. Ο οδηγός μας για σχολιασμό ενός PDF σε iPad ή σε ταμπλέτα Android δίνει τα βήματα ακολουθίας και τις χρήσιμες ρυθμίσεις για γραφή με στυλό.

Εμπιστευτικότητα: γιατί το σχολιασμό γίνεται στη συσκευή σας

Τα έγγραφα που σχολιάζονται σπάνια είναι ασήμαντα: συμβάσεις, δελτία μισθού, ιατρικοί φάκελοι, αντίγραφα εξετάσεων, έγγραφα νομικού φακέλου. Η ανάθεσή τους σε μια διαδικτυακή υπηρεσία που τα αποθηκεύει, ακόμη και προσωρινά, θέτει ένα πραγματικό ζήτημα εμπιστευτικότητας και μερικές φορές συμμόρφωσης με το RGPD.

Ο Certyneo Reader διαβάζει και τροποποιεί το PDF απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Το αρχείο δεν φορτώνεται ποτέ: ο Certyneo δεν το λαμβάνει, δεν το διατηρεί και δεν μπορεί να το συμβουλευθεί. Η κλείσιμο της καρτέλας διαγράφει το έγγραφο από τη μνήμη. Αυτό είναι επίσης αυτό που επιτρέπει τη σχολιασμό μεγάλων αρχείων, έως 150 MB, χωρίς χρόνο αποστολής.

Ένα PDF προστατευμένο από κωδικό πρόσβασης ανοίγει εισάγοντας αυτόν τον κωδικό πρόσβασης, επαληθευμένο μόνο στη συσκευή σας. Εάν το σχολιασμένο έγγραφο πρέπει να επιστρέψει κρυπτογραφημένο, χρησιμοποιήστε το εργαλείο για προστασία ενός PDF με κωδικό πρόσβασης πριν το στείλετε.

Εφαρμογή, διόρθωση, αποθήκευση: η λειτουργία βήμα προς βήμα

Όσο δεν κάνετε κλικ στην Εφαρμογή, τα σχόλιά σας παραμένουν σε εκκρεμότητα: εμφανίζονται στη σελίδα αλλά δεν έχουν ακόμη γραφεί στο αρχείο. Ο μετρητής της γραμμής εργαλείων δείχνει τον αριθμό τους.

1. Για να αφαιρέσετε ένα σχόλιο σε εκκρεμότητα, επιλέξτε το εργαλείο Αφαίρεση και κάντε κλικ σε αυτό. Το κουμπί Εγκατάλειψη όλων διαγράφει ταυτόχρονα όλα τα σχόλια σε εκκρεμότητα.
2. Κάντε κλικ στην Εφαρμογή: όλα τα σχόλια γράφονται σε μία μόνο λειτουργία στο PDF και η σελίδα ανανεώνεται.
3. Εάν το αποτέλεσμα δεν είναι ικανοποιητικό, η εντολή Αναίρεση της τελευταίας τροποποίησης επιστρέφει στην προηγούμενη κατάσταση, εφόσον το αρχείο δεν είναι αποθηκευμένο.
4. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση για λήψη του σχολιασμένου PDF. Όσο δεν γίνει αυτό, ο αναγνώστης σας προειδοποιεί πριν φύγετε από τη σελίδα.

Τα σχόλιά σας προστίθενται σε αυτά που περιείχε ήδη το έγγραφο, χωρίς να τα διαγράψετε. Εάν θέλετε να διαγράψετε ένα σχόλιο που έχει ήδη αποθηκευθεί, ανοίξτε το αρχείο σε έναν αναγνώστη που παραθέτει τα σχόλια, όπως Adobe Acrobat Reader ή Aperçu: κάθε τυπικό σχόλιο μπορεί να επιλεγεί και να διαγραφεί.

Μετά το σχολιασμό: κοινή χρήση, σύγκριση, υπογραφή

Ένα σχολιασμένο PDF σπάνια είναι ένα τέλος. Ανάλογα με την περίπτωση, το επόμενο βήμα συνίσταται στην αποστολή του πίσω στον συγγραφέα του για ενσωμάτωση των παρατηρήσεων, στη συμπίεση του για αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στην ανάγνωσή του μία τελευταία φορά στο διαδικτυακό πρόγραμμα ανάγνωσης PDF πριν τη διανομή.

Όταν το έγγραφο είναι συμβόλαιο, προσφορά ή παραγγελία, το τελευταίο βήμα είναι συχνά η υπογραφή. Μόλις ενσωματωθούν οι παρατηρήσεις και το τελικό έκδοση οριστικοποιηθεί, μπορείτε να υπογράψετε ένα PDF διαδικτυακά με ηλεκτρονική υπογραφή: οι υπογράφοντές σας υπογράφουν από το τηλέφωνό τους και το υπογεγραμμένο έγγραφο σφραγίζεται, το οποίο αποτρέπει οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση χωρίς να είναι ορατή.

Βέλτιστες πρακτικές για ευανάγνωστα σχόλια

• Μια ιδέα ανά σχόλιο: ένα σχόλιο που ανακατεύει τρεις παρατηρήσεις σπάνια επεξεργάζεται εξ ολοκλήρου.
• Ένας κωδικός χρώματος που ανακοινώνεται από την αρχή, για παράδειγμα το κίτρινο για τις κύριες πληροφορίες, το κόκκινο για σφάλμα, το πράσινο για επικύρωση.
• Παρατηρήσεις που προτείνουν λύση παρά απλή διαπίστωση: «αντικατάσταση 30 ημερών με 45 ημέρες» παρά «χρόνος για επανεξέταση».
• Η επισήμανση με φειδώ: ένα σύνολο παραγράφου που επισημαίνεται δεν σηματοδοτεί πλέον τίποτα.
• Ένα σαφές όνομα αρχείου κατά την αποθήκευση, με την ημερομηνία και τα αρχικά σας, ώστε ο καθένας να γνωρίζει ποια έκδοση έχει στα χέρια του.
• Μια τελευταία αναθεώρηση του σχολιασμένου PDF πριν το αποστείλετε, ιδίως για να επαληθεύσετε ότι κανένα εσωτερικό σχόλιο δεν προορίζεται να παραμείνει στο αντίγραφο του πελάτη.