Entreprise
Elektronisk signatur til HR: guiden
Kontrakter, ændringer, ansættelsesløfter, virksomhedsaftaler: hvordan HR industrialiserer elektroniske signaturer.
7 min
Human Resources
Elektronisk signatur til HR og personaleafdelinger
Digitaliser ansættelseskontrakter, tillæg, ansættelsestilbud, frivillige fratrædelsesaftaler og virksomhedsaftaler. Certyneo integreres med dit HRIS (Lucca, PayFit, Workday) og sikrer overholdelse af artikel L1221-1 i den franske arbejdslov, eIDAS-forordningen og GDPR. 10 års arkivering inkluderet, automatisk revisionsspor.
HR-anvendelser
Alle signaturer i medarbejderens livscyklus, fra ansættelsestilbuddet til fratrædelsesaftalen, kan digitaliseres med Certyneo. Her er de syv hyppigste tilfælde hos vores HR-kunder.
Ansættelseskontrakt (CDI, CDD)
Fastansættelse, tidsbegrænsede kontrakter, læreplads- eller professionaliseringskontrakter: send kontrakten underskrevet af arbejdsgiveren til kandidaten, som underskriver på 2 minutter fra sin telefon. Overholder artikel L1221-1 i den franske arbejdslov.
Tillæg til kontrakten
Stillingsskifte, lønforhøjelse, overgang til deltid, hjemmearbejde: digitaliser hele tillægscyklussen med medarbejderens og arbejdsgiverens underskrifter i rækkefølge.
Ansættelsestilbud
Sikr juridisk ansættelsestilbuddet (ensidigt eller gensidigt) før underskrivelsen af selve kontrakten. Avanceret elektronisk signatur (AES) gør det muligt formelt at identificere kandidaten.
Frivillig fratrædelsesaftale
Fratrædelsesaftale underskrevet på afstand af begge parter, hvor den 15-dages fortrydelsesfrist overholdes, og automatisk revisionsspor klar til indsendelse til Dreets.
Virksomhedsaftale
Kollektive aftaler underskrevet af repræsentative fagforeninger: send, indsaml signaturer parallelt eller sekventielt, og arkiver i 10 år.
NDA og fortrolighedsforpligtelser
Fortrolighedsaftaler for nye medarbejdere, praktikanter og underleverandører. Gratis skabelon tilgængelig i vores bibliotek.
Praktikaftale
Trepartsaftale (virksomhed, uddannelsessted, praktikant): konfigurerbar signaturrækkefølge, automatiske påmindelser, DUE-registrering ved afslutningen af cyklussen.
Hvorfor Certyneo til HR
Seks konkrete grunde til, at HR-afdelinger vælger Certyneo til deres elektroniske signaturer.
Onboarding på 24 timer
Mellem ansættelsestilbud og underskrivelse af kontrakten skal du regne med et par timer i stedet for flere dages postgang frem og tilbage. Kandidaten underskriver fra sin telefon uden printer.
Overholdelse af arbejdsloven
Elektronisk signatur af en ansættelseskontrakt er anerkendt siden afgørelsen fra den franske højesteret (Cour de cassation) af 7. oktober 2015. Vores avancerede signaturer (AES) overholder eIDAS og artikel 1367 i den franske civillov (Code civil).
10 års arkivering inkluderet
Alle HR-kontrakter arkiveres i 10 år med tidsstemplet revisionsspor integreret i PDF'en. Perioden svarer til opbevaringsforpligtelserne for sociale dokumenter (DSN, AT/MP).
Workflows med flere underskrivere
Arbejdsgiver, HR, leder, medarbejder: konfigurer signaturrækkefølgen sekventielt eller parallelt. Automatiske påmindelser på D+1, D+3, D+7 kan konfigureres pr. afsendelse.
Genbrugelige skabeloner
Opret dine kontraktskabeloner (CDI, CDD, praktik) med dynamiske felter (navn, løn, dato) og generer dokumenter i masse ud fra din HRIS-eksport.
Poleret kandidatoplevelse
Underskriverforløb på dansk, WCAG AA-tilgængeligt, diskrete e-mails uden invasiv tracking. Arbejdsgiverbranding respekteres.
HRIS-integrationer
Certyneo forbindes til dit HRIS via REST API, webhooks og Zapier/Make-konnektorer. De tre mest efterspurgte integrationer hos vores HR-kunder er listet nedenfor — andre er tilgængelige på anmodning.
Lucca
Førende fransk HRIS på SMV-markedet: eksporter dine kontrakter via Lucca API og udløs derefter afsendelsen fra Certyneo, eller brug vores Zapier-konnektor.
PayFit
Lønadministration og onboarding: synkronisering via vores REST API for at skubbe underskrevne kontrakter direkte ind i medarbejderprofilen.
Workday
HRIS til store virksomheder: integration via Make eller Zapier til komplekse onboarding-workflows (flere signaturer, hierarkiske godkendelser).
Har du brug for en skræddersyet integration? Kontakt vores team — Certyneo API er offentligt dokumenteret på vores API-dokumentation.
Overholdelse af arbejdslov, eIDAS og GDPR
Digitaliseringen af HR-dokumenter er reguleret af flere love. Certyneo dækker hele de juridiske rammer, både franske og europæiske.
Arbejdsloven — artikel L1221-1
Ansættelseskontrakten indgås i den form, parterne beslutter at vedtage. Elektronisk signatur er derfor fuldt ud tilladt, forudsat at den sikrer identifikation af underskriveren og dokumentets integritet — hvilket den avancerede signatur (AES) garanterer.
Civillov — artikel 1367
Generel anerkendelse af elektronisk signatur som ligestillet med håndskrevet signatur, så længe den bruger en pålidelig identifikationsprocedure, der sikrer dens forbindelse med dokumentet.
eIDAS-forordningen (EU) nr. 910/2014
Certyneos HR-signaturer er baseret på det avancerede niveau (AES): unik forbindelse til underskriveren, identifikation via dobbelt OTP-kanal (e-mail + SMS), detektion af enhver efterfølgende ændring af dokumentet.
GDPR og social opbevaring
Opbevaringsperioder afstemt efter sociale forpligtelser: 5 år (kontrakt) eller 10 år (DUE, AT/MP, personaleregistre). Standard DPA tilgængelig ved tilmelding, ajourført fortegnelse over behandlingsaktiviteter.
Ofte stillede spørgsmål fra HR-teams
Er elektronisk signatur af en ansættelseskontrakt lovlig i Frankrig?
Ja, uden begrænsninger. Artikel L1221-1 i arbejdsloven giver parterne frihed til at vælge kontraktens form. Den franske højesteret har bekræftet gyldigheden af elektronisk signatur til ansættelseskontrakter (Cass. soc., 7. oktober 2015). Avanceret signatur (AES) anbefales for at sikre stærk identifikation af medarbejderen.
Hvilket signaturniveau skal vælges til en ansættelseskontrakt?
Avanceret signatur (AES) er den anbefalede standard. Den inkluderer identifikation af underskriveren (OTP SMS + e-mail), en unik forbindelse til det underskrevne dokument og detektion af enhver efterfølgende ændring. Den simple signatur er tilstrækkelig til interne dokumenter uden kontraktlig indsats (memo, kvittering).
Hvordan håndteres fortrydelsesfristen for en frivillig fratrædelsesaftale?
Certyneo tidsstempler præcist datoen for begge parters underskrivelse af aftalen. Den 15 kalenderdages fortrydelsesfrist løber fra denne dato, og du kan eksportere det tidsstemplede bevis til indsendelse til Dreets. Ingen manuel behandling er nødvendig.
Kan Certyneo integreres med vores HRIS (Lucca, PayFit, Workday)?
Ja. Certyneo tilbyder en komplet REST API, en webhook for hver hændelse (underskrevet, afvist, udløbet kuvert) og Zapier- og Make-konnektorer, der dækker over 4000 tredjepartsapplikationer, herunder de vigtigste HRIS. Integrationsteamet kan hjælpe dig med en skræddersyet opsætning.
Hvor længe opbevares underskrevne kontrakter?
Vores planer inkluderer 10 års arkivering som standard, hvilket svarer til de strengeste sociale opbevaringsperioder (personaleregistre, AT/MP-dokumenter). Kontrakter kan downloades når som helst fra dit dashboard med revisionsspor integreret i PDF'en.
Skal kandidater oprette en Certyneo-konto for at underskrive?
Nej. Underskriveren modtager et sikkert link via e-mail og underskriver direkte fra sin browser uden installation eller kontooprettelse. Ved avancerede signaturer indtaster de en OTP-kode modtaget via SMS for at bekræfte deres identitet.
Er elektronisk signatur gyldig i tilfælde af arbejdsretslig tvist?
Ja. Bevisværdien af avanceret signatur er anerkendt af fransk og europæisk retspraksis. I tilfælde af tvist fremlægger du den underskrevne PDF sammen med revisionssporet (tidsstempling, IP, grov geolokalisering, OTP-validering), hvilket udgør et solidt bevisknippe for arbejdsretten.
Kan man underskrive flere kontrakter i masse ud fra en HRIS-eksport?
Ja. Funktionen "skabeloner" giver dig mulighed for at oprette en kontraktskabelon med dynamiske felter (navn, løn, stilling, startdato). Du importerer derefter en CSV fra dit HRIS, og Certyneo genererer og sender alle kuverterne i en batch på få sekunder.