Entreprise
Elektronisk signatur til HR: guiden
Kontrakter, ændringer, ansættelsesløfter, virksomhedsaftaler: hvordan HR industrialiserer elektroniske signaturer.
7 min
Menneskeressourcer
Elektronisk signatur til HR og personaleafdelinger
Digitalisér arbejdskontrakter, tillægsaftaler, ansættelsestilbud, slutopgørelser og virksomhedsaftaler. Certyneo er kompatibelt med dit SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid osv.) via Zapier, Make eller webhooks og garanterer overholdelse af artikel L1221-1 i arbejdsloven, eIDAS-forordningen og GDPR. 10 års arkivering inkluderet, automatisk audit trail.
Hvad er use cases for elektronisk signatur inden for HR?
Alle signaturer i medarbejderens livscyklus, fra ansættelsestilbuddet til fratrædelsesaftalen, kan digitaliseres med Certyneo. Her er de syv hyppigste tilfælde hos vores HR-kunder.
Ansættelseskontrakt (CDI, CDD)
Fastansættelse, tidsbegrænsede kontrakter, læreplads- eller professionaliseringskontrakter: send kontrakten underskrevet af arbejdsgiveren til kandidaten, som underskriver på 2 minutter fra sin telefon. Overholder artikel L1221-1 i den franske arbejdslov.
Tillæg til kontrakten
Stillingsskifte, lønforhøjelse, overgang til deltid, hjemmearbejde: digitaliser hele tillægscyklussen med medarbejderens og arbejdsgiverens underskrifter i rækkefølge.
Ansættelsestilbud
Sikr juridisk ansættelsestilbuddet (ensidigt eller gensidigt) før underskrivelsen af selve kontrakten. Avanceret elektronisk signatur (AES) gør det muligt formelt at identificere kandidaten.
Frivillig fratrædelsesaftale
Indkaldelse, samtalereferat og detaljeret aftale underskrevet på afstand med et tidsstemplet revisionsspor. TéléRC-blanketten underskrives fortsat i hånden.
Virksomhedsaftale
Kollektive aftaler underskrevet af repræsentative fagforeninger: send, indsaml signaturer parallelt eller sekventielt, og arkiver i 10 år.
NDA og fortrolighedsforpligtelser
Fortrolighedsaftaler for nye medarbejdere, praktikanter og underleverandører. Gratis skabelon tilgængelig i vores bibliotek.
Praktikaftale
Trepartsaftale (virksomhed, uddannelsessted, praktikant): konfigurerbar signaturrækkefølge, automatiske påmindelser, DUE-registrering ved afslutningen af cyklussen.
Hvorfor vælge Certyneo til HR-teams?
Seks konkrete grunde til, at HR-afdelinger vælger Certyneo til deres elektroniske signaturer.
Onboarding på 24 timer
Mellem ansættelsestilbud og underskrivelse af kontrakten skal du regne med et par timer i stedet for flere dages postgang frem og tilbage. Kandidaten underskriver fra sin telefon uden printer.
Overholdelse af arbejdsloven
Elektronisk signatur af en ansættelseskontrakt er anerkendt af artikel 1366 og 1367 i den franske civillov (Code civil), som giver elektronisk skrift samme beviskraft som papirskrift. Vores avancerede signaturer (AES) overholder eIDAS og artikel 1367 i den franske civillov.
10 års arkivering inkluderet
Alle HR-kontrakter arkiveres i 10 år med tidsstemplet revisionsspor integreret i PDF'en. Perioden svarer til opbevaringsforpligtelserne for sociale dokumenter (DSN, AT/MP).
Workflows med flere underskrivere
Arbejdsgiver, HR, leder, medarbejder: konfigurer signeringsrækkefølgen i serie eller parallelt. Automatiske påmindelser via e-mail med det interval, du vælger for hver afsendelse (som standard hver 3. dag).
Genbrugelige skabeloner
Opret dine kontraktskabeloner (CDI, CDD, praktik) med dynamiske felter (navn, løn, dato) og generer dokumenter i masse ud fra din HRIS-eksport.
Poleret kandidatoplevelse
Underskriverforløb på dansk, WCAG AA-tilgængeligt, diskrete e-mails uden invasiv tracking. Arbejdsgiverbranding respekteres.
Hvilke SIRH-integrationer er tilgængelige?
Certyneo forbinder sig til dit SIRH på to måder. Lucca har en native connector, skrivebeskyttet: dine medarbejdere foreslås som underskrivere og deres data udfylder dine skabeloner på forhånd. For andre SIRH'er dækker REST API'en, webhooks og Zapier/Make-connectorerne scenarierne nedenfor. En native connector på dit system? Kontakt os for at drøfte et partnerskab.
Lucca, PayFit, Cegid
Almindelige franske SIRH'er på SMV-markedet. Lucca har en native Certyneo-connector, skrivebeskyttet: dine medarbejdere vises i forslag til underskrivere og deres data udfylder dine skabeloner på forhånd. For PayFit, Cegid og andre forbinder du Certyneo via Zapier eller Make (triggere "konvolut underskrevet" og "dokument sendt") eller via vores REST API til en tilpasset pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
Enterprise SIRH: integration via Make eller Zapier til komplekse onboarding-workflows (flere signaturer, hierarkiske godkendelser). For en native connector kan vores integrationsteam undersøge et partnerskab baseret på dit volumen.
Andre SIRH og HR-værktøjer
HRIS-, ATS- og lønudbetalingsværktøjer (BambooHR, HubSpot, Personio osv.): brug vores realtidswebhooks og Zapier/Make-connectorer, som dækker langt de fleste tredjepartsapplikationer. REST API dokumenteret på /docs.
En native connector findes nu for Lucca: oplev Lucca-integrationen. Den foreslår dine medarbejdere som underskrivere og udfylder dine skabeloner på forhånd, skrivebeskyttet.
Har du brug for en skræddersyet integration? Kontakt vores team — Certyneo API er offentligt dokumenteret på vores API-dokumentation.
Hvordan overholder man arbejdsloven, eIDAS og GDPR?
Digitaliseringen af HR-dokumenter er reguleret af flere love. Certyneo dækker hele de juridiske rammer, både franske og europæiske.
Arbejdsloven — artikel L1221-1
Ansættelseskontrakten indgås i den form, parterne beslutter at vedtage. Elektronisk signatur er derfor fuldt ud tilladt, forudsat at den sikrer identifikation af underskriveren og dokumentets integritet — hvilket den avancerede signatur (AES) garanterer.
Civillov — artikel 1367
Generel anerkendelse af elektronisk signatur som ligestillet med håndskrevet signatur, så længe den bruger en pålidelig identifikationsprocedure, der sikrer dens forbindelse med dokumentet.
eIDAS-forordningen (EU) nr. 910/2014
Certyneos HR-signaturer bygger på det avancerede niveau (AES): entydig tilknytning til underskriveren, identifikation med en OTP-kode sendt via SMS, registrering af enhver senere ændring af dokumentet.
GDPR og social opbevaring
Opbevaringsperioder afstemt efter sociale forpligtelser: 5 år (kontrakt) eller 10 år (DUE, AT/MP, personaleregistre). Standard DPA tilgængelig ved tilmelding, ajourført fortegnelse over behandlingsaktiviteter.
Guide til elektronisk signatur·eIDAS-guide·Certyneo sikkerhed·Gratis kontraktskabeloner·Vejledning til elektronisk underskrift inden for HR·Certyneo mod DocuSign·Aftalt ophør (rupture conventionnelle): hvad der kan underskrives online·Underskriv et online-arbejdskontrakt·Underskriv en CDI-godkendelse online·Underskriv et ansættelsesforpligtelse online·Underskrivning af lønningsbevis på nettet·Underskriv et ESF-mandat online·Underskriv et telenormeringscharter online·Massiv afsendelse af lønnotifikationer
Ofte stillede spørgsmål fra HR-teams
Er elektronisk signatur af en ansættelseskontrakt lovlig i Frankrig?
Ja, uden begrænsninger. Artikel L1221-1 i den franske arbejdslov giver parterne frihed til at vælge kontraktens form. Artikel 1366 i den franske civillov (Code civil) giver elektronisk skrift samme beviskraft som papirskrift, og artikel 1367 anerkender den elektroniske signatur, der identificerer underskriveren. Avanceret signatur (AES) anbefales for at sikre stærk identifikation af medarbejderen.
Hvilket signaturniveau skal vælges til en ansættelseskontrakt?
Avanceret signatur (AES) er den anbefalede standard. Den inkluderer identifikation af underskriveren (OTP SMS + e-mail), en unik forbindelse til det underskrevne dokument og detektion af enhver efterfølgende ændring. Den simple signatur er tilstrækkelig til interne dokumenter uden kontraktlig indsats (memo, kvittering).
Hvordan håndteres fortrydelsesfristen for en frivillig fratrædelsesaftale?
Fortrydelsesfristen på 15 kalenderdage løber fra dagen efter den håndskrevne underskrift af TéléRC-blanketten. Certyneo tidsstempler de dokumenter, der underskrives online omkring dette trin (indkaldelse, samtalereferat): så beviser du, at samtalen fandt sted før underskrivelsen. Ansøgningen om godkendelse indsendes via TéléRC, når fristen er udløbet.
Kan man integrere Certyneo til vores SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid osv.)?
Ja. Lucca har en native Certyneo-connector, skrivebeskyttet: dine medarbejdere foreslås som underskrivere og deres data udfylder dine skabeloner på forhånd; intet skrives tilbage til Lucca. For PayFit, Workday, Cegid og andre findes der endnu ingen native connector: Certyneo udsætter et komplet REST API, en webhook for hver begivenhed (konvolut underskrevet, afvist, udløbet) og Zapier- og Make-connectorer, der dækker over 4000 tredjepartsapplikationer, herunder de fleste SIRH'er på markedet. En native connector på dit SIRH? Kontakt vores integrationsteam for at drøfte et partnerskab.
Hvor længe opbevares underskrevne kontrakter?
Vores planer inkluderer 10 års arkivering som standard, hvilket svarer til de strengeste sociale opbevaringsperioder (personaleregistre, AT/MP-dokumenter). Kontrakter kan downloades når som helst fra dit dashboard med revisionsspor integreret i PDF'en.
Skal kandidater oprette en Certyneo-konto for at underskrive?
Nej. Underskriveren modtager et sikkert link via e-mail og underskriver direkte fra sin browser uden installation eller kontooprettelse. Ved avancerede signaturer indtaster de en OTP-kode modtaget via SMS for at bekræfte deres identitet.
Er elektronisk signatur gyldig i tilfælde af arbejdsretslig tvist?
Ja. Bevisværdien af avanceret signatur er anerkendt af fransk og europæisk retspraksis. I tilfælde af tvist fremlægger du den underskrevne PDF sammen med revisionssporet (tidsstempling, IP, grov geolokalisering, OTP-validering), hvilket udgør et solidt bevisknippe for arbejdsretten.
Kan man underskrive flere kontrakter i masse ud fra en HRIS-eksport?
Ja. Funktionen "skabeloner" giver dig mulighed for at oprette en kontraktskabelon med dynamiske felter (navn, løn, stilling, startdato). Du importerer derefter en CSV fra dit HRIS, og Certyneo genererer og sender alle kuverterne i en batch på få sekunder.