在线公证案卷管理：电子签名和跟踪
在单一空间内集中管理您公证处每个客户案卷的私人签署文书签名和跟踪——继承、买卖、租赁管理、共有——而不是分散在电子邮件和纸质文件夹中。每个案卷汇集其签署人、已签署的文书、其审计跟踪和期限，而非分散在各处。符合公证人身份（第45-2590号法令）和eIDAS法规——推荐使用高级签名，历史记录按案卷保存。
- 法律框架
- 公证人身份 · 案卷跟踪
- 签名水平
- 建议使用AES eIDAS
- 法律档案
- 包括10年
为什么要集中跟踪您的客户案卷？
一家公证事务所始终并行处理数十份档案——继承、销售、共有、管理授权——每份档案都涉及多份私签文件和多个签署人（继承人、共有人、委托人）。没有专门工具时，跟进工作依靠分散的电子邮件往来和纸质文件夹进行，实际上存在丢失待签文件或即将到期期限的真实风险。按档案集中电子签名可以一键找回所有已签文件、其审计跟踪和每个签署人的身份，并跟踪每项事务的进展，无需手动重构历史记录。
为什么要电子签署？
每个客户档案一个空间
每项事务（继承、销售、共有、管理授权）将其私签文件、签署人和审计跟踪集中在同一位置，而不是分散在邮箱和文件夹中。
一眼掌握进展情况
每份文件的状态立即可见：待签名、已签名、已催促。告别手动催促电子邮件，不再需要查询某个继承人或共有人的进展状况。
每个档案多个签署人
继承、共有、分割：每个共同委托人收到一个带有OTP短信的个人链接。根据档案情况进行顺序或并行签名，无需在每份文件之间重新录入信息。
按事务保存的历史记录和审计跟踪
档案中的每份文件都与其证明PDF一起归档（通过OTP短信验证身份、时间戳、SHA-256哈希值）。可一键导出供后继同事或诉讼之用。
4步流程
从准备到法律存档，不到5分钟。
1. 创建客户档案
为档案命名（客户名称、事务类型），并准备要签署的第一份私签文件（费用协议、授权书、客户间协议）。
2. 添加档案签署人
公证人+涉及事务的客户。对于继承或共有情况，添加所有共同委托人；每人收到一条个人安全链接。
3. 跟踪文件进展
档案中的每份文件显示其状态（待处理、已签名、已催促）。一键查看完整的事务历史，无需重新构建电子邮件往来。
4. 归档并导出档案
已签名的文件及其审计跟踪在整个法定存档期间保持与档案的关联。可导出以传递给后继同事。
常见问题
- 可以在同一个客户档案下归并多份文件吗？
- 可以。每个档案（继承、销售、共有、管理授权）将其所有私签文件、签署人和审计跟踪集中在同一位置，而不是单独处理每份文件。
- 如何跟踪有多个继承人的档案进展？
- 每位继承人或共有人的签署状态一目了然（待签署、已签署、已催促）。每个人都会收到一个安全的个人链接，并在其手机号码上收到OTP短信。
- 案件跟踪是否可以替代公证业务软件？
- 不是——Certyneo集中管理电子签署和律师事务所私人契约行为的跟踪；它不替代完整的公证管理软件，也不涉及公证文书的起草，这些超出了其范围。
- 是否可以催促尚未签署其文书的签署人？
- 可以，可直接从案件中发送催促，无需回顾电子邮件交换历史。
- 所有文书签署后，案件历史是否会被保留？
- 是的，每份文书始终与其案件关联，带有完整的审计跟踪（通过OTP短信验证身份、时间戳、SHA-256哈希），在整个法定存档期间保留，可随时查阅。
- 如何将案件转交给接任的同行？
- 已签署的文书及其审计跟踪可从案件中导出，以便在接管律师事务所或转让客户时转交给同行。
- 公证案件文书应采用什么签署级别？
- 建议对律师事务所的私人契约行为采用高级签署（AES）——在法律上可接受（《民法典》第1367条），每份文书都配有相关证明文件。
- 公证事务所的案件跟踪成本是多少？
- 永久免费计划允许在多个案件上进行测试，有每月信封配额。付费计划根据事务所处理的案件量进行调整。