电子公证截止日期的档案保存和追踪
以具有证明力的形式在整个法定期限内保存您事务所的私署文书，并追踪附随的截止日期——撤销期限、委托权续期、条约到期。每份存档文书都可随时查阅，附带完整的审计跟踪（签署人身份、时间戳、文件哈希），无需在接受审查或处理纠纷时手动重建历史记录。
- 法律框架
- 法律档案保存 · 证明力
- 签名水平
- 建议使用AES eIDAS
- 法律档案
- 包括10年
为什么具有证明力的档案保存对公证事务所很重要？
公证事务所的私署文书——报酬条款、继承管理委托、客户间协议——必须按适用的诉讼时效期限保存（一般民事和商业文书的通常期限为10年），并在公证最高委员会审查或与客户发生纠纷时保持可对抗性。具有证明力的档案保存不仅限于存储已签署的PDF：它还保存完整的审计跟踪——签署人的经过验证的身份、时间戳、文件指纹——在文书的真实性受到质疑时证明其可靠性。某些文书另外附带特定的截止日期（委托的撤销期限、保密承诺的期限、条款的续期），必须能够追踪，而无需手动审阅每份文件。
为什么要电子签署？
包括10年档案保存
每份私署文书连同其审计跟踪保存10年（普通法诉讼时效期限），无需额外步骤，对于需要更长期保存的财产文件可选择延长。
完整且可导出的审计跟踪
签署人身份通过OTP短信验证，RFC 3161时间戳，SHA-256文件指纹。证明PDF可一键导出，供公证最高委员会审查或处理纠纷。
按文书追踪截止日期
撤销期限、委托权续期、条约到期：每份文书保存必要的信息以便查找其截止日期，无需从头重新审阅文件。
档案保存中保护职业保密
传输采用TLS 1.3加密，静态采用AES-256加密，按事务所严格隔离数据，100%欧盟托管（IONOS），无欧盟外的分包——包括长期存档的文书。
4步流程
从准备到法律存档，不到5分钟。
1. 签署私人契约
该契约以高级签名 (AES) 签署，并通过每个客户的 OTP 短信进行身份验证。
2. 具有证明价值的自动存档
最终契约及其完整审计跟踪会自动存档，无需律师事务所进行额外操作。
3. 跟踪相关截止日期
您可以随时从其文件夹中直接查看与该契约相关的截止日期（撤销期限、续期、承诺期限）。
4. 在控制或纠纷情况下导出
证明 PDF 和完整审计跟踪可一键导出，供继承律师、最高公证人委员会或任何司法机构使用。
常见问题
- 公证人应该保存其私人契约多长时间？
- 最少 10 年，这是适用于民事和商业契约的普通法规定期限。对于与继承或财产文件夹相关的契约，建议保存更长时间。Certyneo 存档 10 年（含），并可延期。
- 什么是具有证明价值的存档？
- 这是对签署文件及其完整审计跟踪的保存——签署人经验证的身份、时间戳、文件指纹——这允许在发生争议时证明该契约的可靠性，而不仅仅是存储它。
- 如何跟踪公证委托的撤销期限？
- 适用于某些委托的撤销期限保持与已存档契约相关联，可从其文件夹中查阅，无需重新查看与客户的往来历史。
- 如果已存档的契约被客户质疑，会发生什么？
- 证明 PDF 和完整审计跟踪（通过 OTP 短信验证的身份、RFC 3161 时间戳、SHA-256 哈希）可一键导出，在所有民事和商业司法机构以及最高公证人委员会面前具有约束力，以备纪律纠纷之需。
- 电子存档是否尊重公证职业保密？
- 是的——传输中采用 TLS 1.3 加密，静止时采用 AES-256 加密，按律师事务所严格隔离数据，100% 欧盟托管 (IONOS)，无欧盟外分包，DPA 符合 RGPD，涵盖公证职业保密的具体条款。
- 是否可以为继承律师导出已存档的契约？
- 可以，每份契约及其审计跟踪可随时从其文件夹中导出，以便在律师事务所接管或客户转让时传送给同行。
- 截止日期追踪是否也适用于多签署人文件？
- 是的——对于涉及多个继承人或共同所有人的文件，截止日期仍然附加到文件本身，与签署人数量无关。
- 具有证明价值的存档是否也涉及电子公证文件？
- 否——电子公证文件（民法典第1369条，法令2005-973）按照公证职业特有的机制保存，超出Certyneo的范围。此存档涉及研究所的私人签署文件。