Entreprise
Chữ ký điện tử cho nhân sự: hướng dẫn
Hợp đồng, sửa đổi, hứa hẹn việc làm, thỏa thuận công ty: HR đang công nghiệp hóa chữ ký điện tử như thế nào.
7 min
Nhân sự
Chữ ký điện tử cho bộ phận nhân sự
Số hóa hợp đồng lao động, phụ lục, lời mời làm việc, thỏa thuận chấm dứt và thỏa ước doanh nghiệp. Certyneo tích hợp với SIRH của Quý khách (Lucca, PayFit, Workday) và đảm bảo tuân thủ Điều L1221-1 Bộ luật Lao động Pháp, quy định eIDAS và GDPR. Bao gồm lưu trữ 10 năm, audit trail tự động.
Tình huống sử dụng nhân sự
Mọi chữ ký trong vòng đời nhân viên, từ lời mời làm việc đến thỏa thuận chấm dứt, đều có thể được số hóa với Certyneo. Dưới đây là bảy tình huống phổ biến nhất ở khách hàng nhân sự của chúng tôi.
Hợp đồng lao động (CDI, CDD)
CDI, CDD, hợp đồng học việc hoặc đào tạo nghề: gửi hợp đồng đã được chủ sử dụng lao động ký cho ứng viên, người này ký trong 2 phút từ điện thoại của họ. Tuân thủ Điều L1221-1 Bộ luật Lao động Pháp.
Phụ lục hợp đồng
Thay đổi chức vụ, tăng lương, chuyển sang bán thời gian, làm việc từ xa: số hóa toàn bộ chu trình phụ lục với chữ ký của nhân viên và chủ sử dụng lao động theo thứ tự.
Lời mời làm việc
Đảm bảo pháp lý cho lời mời làm việc (đơn phương hoặc song phương) trước khi ký hợp đồng. Chữ ký điện tử nâng cao (AES) cho phép nhận dạng chính thức ứng viên.
Thỏa thuận chấm dứt
Thỏa thuận chấm dứt ký từ xa bởi cả hai bên, với thời hạn rút lui 15 ngày được tôn trọng và audit trail tự động để nộp cho Dreets.
Thỏa ước doanh nghiệp
Thỏa ước tập thể được ký bởi các tổ chức công đoàn đại diện: gửi, thu thập chữ ký song song hoặc theo thứ tự và lưu trữ 10 năm.
NDA & cam kết bảo mật
Thỏa thuận không tiết lộ cho các nhân viên mới, thực tập sinh, nhà cung cấp. Mẫu miễn phí có sẵn trong thư viện của chúng tôi.
Thỏa thuận thực tập
Thỏa thuận ba bên (doanh nghiệp, cơ sở đào tạo, thực tập sinh): thứ tự ký có thể cấu hình, nhắc nhở tự động, DUE tích hợp ở cuối chu trình.
Tại sao Certyneo cho nhân sự
Sáu lý do cụ thể tại sao các bộ phận nhân sự chọn Certyneo cho chữ ký điện tử của họ.
Onboarding trong 24 giờ
Giữa lời mời làm việc và chữ ký hợp đồng, tính bằng vài giờ thay vì nhiều ngày gửi thư. Ứng viên ký từ điện thoại của họ, không cần máy in.
Tuân thủ Bộ luật Lao động
Chữ ký điện tử cho hợp đồng lao động đã được công nhận từ phán quyết Tòa Phá án ngày 7 tháng 10 năm 2015. Chữ ký nâng cao (AES) của chúng tôi tuân thủ eIDAS và Điều 1367 Bộ luật Dân sự Pháp.
Bao gồm lưu trữ 10 năm
Tất cả hợp đồng nhân sự được lưu trữ 10 năm với audit trail có dấu thời gian tích hợp trong PDF. Thời hạn tương ứng với nghĩa vụ lưu giữ tài liệu xã hội (DSN, AT/MP).
Quy trình nhiều người ký
Chủ sử dụng lao động, nhân sự, quản lý, nhân viên: cấu hình thứ tự ký theo chuỗi hoặc song song. Nhắc nhở tự động vào ngày thứ 1, thứ 3, thứ 7 có thể tùy chỉnh cho mỗi lần gửi.
Mẫu tái sử dụng
Tạo các mẫu hợp đồng (CDI, CDD, thực tập) với trường động (tên, lương, ngày) và tạo tài liệu hàng loạt từ xuất dữ liệu SIRH của Quý khách.
Trải nghiệm ứng viên chỉn chu
Hành trình người ký bằng tiếng Pháp, truy cập WCAG AA, email đơn giản không có theo dõi xâm lấn. Hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng được tôn trọng.
Tích hợp SIRH
Certyneo kết nối với SIRH của Quý khách qua API REST, webhook và các connector Zapier/Make. Ba tích hợp được yêu cầu nhiều nhất từ khách hàng nhân sự được liệt kê dưới đây — các tích hợp khác có sẵn theo yêu cầu.
Lucca
SIRH Pháp dẫn đầu thị trường SME: xuất hợp đồng qua API Lucca rồi kích hoạt gửi từ Certyneo, hoặc sử dụng connector Zapier của chúng tôi.
PayFit
Quản lý bảng lương và onboarding: đồng bộ qua API REST của chúng tôi để đẩy hợp đồng đã ký trực tiếp vào hồ sơ nhân viên.
Workday
SIRH tập đoàn lớn: tích hợp qua Make hoặc Zapier cho các quy trình onboarding phức tạp (nhiều chữ ký, phê duyệt theo cấp).
Cần tích hợp tùy chỉnh? Liên hệ đội ngũ của chúng tôi — API Certyneo được công khai tài liệu hóa tại tài liệu API của chúng tôi.
Tuân thủ Bộ luật Lao động, eIDAS và GDPR
Việc số hóa tài liệu nhân sự được quản lý bởi nhiều văn bản. Certyneo bao quát toàn bộ khuôn khổ pháp lý Pháp và châu Âu.
Bộ luật Lao động — Điều L1221-1
Hợp đồng lao động được ký kết theo hình thức mà các bên quyết định áp dụng. Do đó, chữ ký điện tử hoàn toàn được chấp nhận, với điều kiện đảm bảo nhận dạng người ký và tính toàn vẹn của tài liệu — điều mà chữ ký nâng cao (AES) đảm bảo.
Bộ luật Dân sự — Điều 1367
Công nhận chung chữ ký điện tử tương đương với chữ ký viết tay khi sử dụng quy trình nhận dạng đáng tin cậy đảm bảo liên kết với văn bản.
Quy định eIDAS (EU) số 910/2014
Chữ ký nhân sự Certyneo dựa trên mức độ nâng cao (AES): liên kết duy nhất với người ký, nhận dạng bằng OTP hai kênh (email + SMS), phát hiện mọi sửa đổi sau này đối với tài liệu.
GDPR & lưu giữ xã hội
Thời hạn lưu giữ phù hợp với nghĩa vụ xã hội: 5 năm (hợp đồng) hoặc 10 năm (DUE, AT/MP, sổ nhân sự). DPA chuẩn có sẵn khi đăng ký, danh mục xử lý được cập nhật.
Câu hỏi thường gặp của các nhóm nhân sự
Chữ ký điện tử của hợp đồng lao động có hợp pháp tại Pháp không?
Có, không hạn chế. Điều L1221-1 Bộ luật Lao động Pháp cho phép các bên tự do quyết định hình thức hợp đồng. Tòa Phá án đã xác nhận tính hợp lệ của chữ ký điện tử đối với hợp đồng lao động (Cass. soc., ngày 7 tháng 10 năm 2015). Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị để đảm bảo nhận dạng mạnh mẽ nhân viên.
Nên chọn mức chữ ký nào cho hợp đồng lao động?
Chữ ký nâng cao (AES) là tiêu chuẩn được khuyến nghị. Nó bao gồm nhận dạng người ký (OTP SMS + email), liên kết duy nhất với tài liệu đã ký, và phát hiện mọi sửa đổi sau này. Chữ ký đơn giản đủ cho các tài liệu nội bộ không có rủi ro hợp đồng (thông báo, xác nhận nhận).
Làm thế nào để quản lý thời hạn rút lui của thỏa thuận chấm dứt?
Certyneo đóng dấu thời gian chính xác ngày ký thỏa thuận bởi cả hai bên. Thời hạn rút lui 15 ngày lịch chạy từ ngày này và Quý khách có thể xuất bằng chứng có dấu thời gian để nộp cho Dreets. Không cần thao tác thủ công.
Có thể tích hợp Certyneo với SIRH của chúng tôi (Lucca, PayFit, Workday) không?
Có. Certyneo cung cấp API REST đầy đủ, webhook cho mỗi sự kiện (phong bì đã ký, bị từ chối, hết hạn) và các connector Zapier và Make bao phủ hơn 4000 ứng dụng bên thứ ba, bao gồm các SIRH chính. Đội tích hợp có thể hỗ trợ Quý khách thiết lập tùy chỉnh.
Hợp đồng đã ký được lưu giữ trong bao lâu?
Các gói của chúng tôi bao gồm lưu trữ 10 năm mặc định, tương ứng với thời hạn lưu giữ xã hội nghiêm ngặt nhất (sổ nhân sự, tài liệu AT/MP). Hợp đồng vẫn có thể tải xuống bất cứ lúc nào từ bảng điều khiển của Quý khách, với audit trail tích hợp trong PDF.
Ứng viên có cần tạo tài khoản Certyneo để ký không?
Không. Người ký nhận liên kết bảo mật qua email và ký trực tiếp từ trình duyệt của họ, không cần cài đặt hoặc tạo tài khoản. Đối với chữ ký nâng cao, họ nhập mã OTP nhận qua SMS để xác nhận danh tính.
Chữ ký điện tử có thể bị tranh chấp trong vụ việc tòa lao động không?
Có. Giá trị chứng cứ của chữ ký nâng cao được công nhận bởi án lệ Pháp và châu Âu. Trong trường hợp tranh chấp, Quý khách trình bày PDF đã ký cùng với audit trail (dấu thời gian, IP, định vị sơ bộ, xác thực OTP), tạo thành chuỗi bằng chứng vững chắc cho tòa lao động.
Có thể ký nhiều hợp đồng hàng loạt từ xuất SIRH không?
Có. Tính năng "mẫu" cho phép Quý khách tạo mẫu hợp đồng với các trường động (tên, lương, chức vụ, ngày tuyển dụng). Sau đó, Quý khách nhập CSV từ SIRH và Certyneo tạo và gửi tất cả phong bì hàng loạt trong vài giây.