Số hóa và ký phiếu lương trực tuyến

Khung pháp lý

Điều L3243-2 — Luật Macron

Mức độ chữ ký

AES eIDAS được khuyến nghị

Lưu trữ theo quy định pháp luật

50 năm hoặc 75 tuổi của nhân viên

Phiếu lương số hóa là gì?

Phiếu lương số hóa là phiên bản điện tử của phiếu lương, được cung cấp cho nhân viên trong kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Từ Luật Macron ngày 6 tháng 8 năm 2015 (Điều 54) và Sắc lệnh ngày 16 tháng 12 năm 2016, nhà sử dụng có thể cung cấp phiếu lương dưới dạng điện tử mà không cần sự đồng ý trước của nhân viên, với điều kiện thông báo cho nhân viên ít nhất một tháng trước và tuân thủ các điều kiện lưu trữ (50 năm hoặc cho đến 75 tuổi của nhân viên — thời gian bao gồm khả năng tái cấu trúc sự nghiệp cho hưu trí). Nhân viên có thể phản đối bất cứ lúc nào và yêu cầu trở lại định dạng giấy.

Tại sao nên số hóa phiếu lương?

Hủy giấy hóa một bảng lương trong 4 bước

Từ tạo bảng lương đến cung cấp trong kho tiền mặt, trong vòng dưới 5 phút.

1. 1. Thông báo cho nhân viên

   Gửi thư hoặc email thông báo cho nhân viên ít nhất 1 tháng trước khi cung cấp bảng lương điện tử lần đầu. Chỉ rõ điều kiện truy cập vào kho tiền mặt, thời hạn lưu giữ và quyền phản đối. Mẫu có sẵn trong Certyneo.

2. 2. Nhập các bảng lương

   Tải lên lô bảng lương (PDF) từ phần mềm tính lương của bạn. Certyneo tích hợp với các SaaS tính lương chính (Silae, Sage, PayFit, v.v.). Phát hiện tự động nhân viên nhận.

3. 3. Ký điện tử (nhà tuyển dụng)

   Chữ ký nâng cao (AES) của bảng lương bởi nhà tuyển dụng hoặc ủy quyền tính lương. Dấu thời gian đủ điều kiện cung cấp. Phù hợp với Điều L3243-2 và Sắc lệnh 2016-1762.

4. 4. Cung cấp trong kho tiền mặt

   Mỗi nhân viên nhận thông báo email + truy cập bảng lương của họ thông qua kho tiền mặt kỹ thuật số cá nhân. Lưu giữ 50 năm tự động, xuất PDF bất kỳ lúc nào.

Câu hỏi thường gặp

Có cần sự đồng ý của nhân viên để hủy giấy hóa bảng lương của họ không?

Không — kể từ luật Macron (1 tháng 1 năm 2017), nhà tuyển dụng có thể cung cấp bảng lương ở dạng điện tử mà không cần sự đồng ý trước của nhân viên, với điều kiện thông báo cho họ ít nhất một tháng trước bằng bất kỳ phương tiện nào (thư, email, thông báo). Nhân viên có thể phản đối bất kỳ lúc nào và yêu cầu quay lại định dạng giấy trong thời gian soonest.

Phải lưu giữ các bảng lương được hủy giấy hóa trong bao lâu?

50 năm kể từ ngày bảng lương, HOẶC cho đến 75 tuổi của nhân viên (Điều D3243-8 Bộ luật Lao động). Thời hạn này bao gồm việc có thể tái tạo lịch sử công việc cho hưu trí. Certyneo tự động lưu trữ mỗi bảng lương trong thời hạn này trong một kho tiền mặt kỹ thuật số phù hợp.

Nhân viên truy cập bảng lương của họ như thế nào?

Mỗi nhân viên có kho tiền mặt kỹ thuật số cá nhân có thể truy cập bằng tên đăng nhập + mật khẩu hoặc OTP SMS. Họ có thể xem, tải xuống và in bảng lương của mình bất kỳ lúc nào, kể cả sau khi rời khỏi công ty. Kho tiền mặt tương thích với việc chuyển sang tài khoản hoạt động cá nhân (CPA) trong tương lai.

Nhân viên có thể từ chối hủy giấy hóa không?

Có — bất kỳ lúc nào. Nhân viên thông báo từ chối cho nhà tuyển dụng (thư, email, thư đơn). Nhà tuyển dụng phải quay lại định dạng giấy "trong thời gian soonest" (tiền lệ: tối đa 3 tháng). Không cần lý do và không có hình phạt.

Những ghi chú bắt buộc nào trên bảng lương?

Danh tính nhà tuyển dụng và nhân viên, kỳ tính lương, thời hạn làm việc, lương cơ sở, phụ cấp, khấu trừ, đóng góp xã hội chi tiết (kể từ bảng lương đơn giản 2018), thu nhập ròng tính thuế, ròng phải trả, ngày phép lương, tỷ lệ khấu trừ ở nguồn. Không có sự khác biệt với bảng lương giấy — chỉ hỗ trợ thay đổi.

Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty đóng cửa hoặc bị mua lại?

Kho tiền mặt kỹ thuật số vẫn có thể truy cập được bởi nhân viên ngay cả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thanh lý công ty. Certyneo đảm bảo tính di động của dữ liệu sang nhà cung cấp lưu trữ mới trong trường hợp thay đổi nhà cung cấp dịch vụ, phù hợp với Sắc lệnh 2016-1762.

Mức độ chữ ký nào cho nhà tuyển dụng?

Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị cho nhà tuyển dụng hoặc ủy quyền tính lương: xác minh danh tính bằng OTP SMS, chứng chỉ duy nhất, dấu thời gian đủ điều kiện. Phù hợp với Điều 26 của Quy định eIDAS và tương thích với các yêu cầu toàn vẹn của Sắc lệnh 2016-1762.

Bảng lương được hủy giấy hóa có thể đối chứng ở tòa án lao động không?

Có — chữ ký điện tử nâng cao (AES) cung cấp cho bảng lương sức thuyết phục giống như bảng lương giấy (Điều 1366 Bộ luật Dân sự). Trong trường hợp tranh chấp về sự tồn tại hoặc nội dung của bảng lương, nhà tuyển dụng xuất trình dấu vết kiểm toán Certyneo chứng minh ngày cung cấp, danh tính nhân viên nhận và toàn vẹn của tài liệu.

Cũng đọc

• Chữ ký điện tử cho các phòng kế toán
• Từ điển — chữ ký nâng cao (AES)
• Từ điển — Quy định eIDAS
• Giá Certyneo