Chữ ký điện tử cho nhân sự: hướng dẫn

Tại sao Nhân sự chuyển sang chữ ký điện tử

Tại sao Nhân sự chuyển sang chữ ký điện tử

Bộ phận nhân sự quản lý hàng tá tài liệu hợp đồng mỗi tháng: hợp đồng vĩnh viễn, hợp đồng có thời hạn, sửa đổi, hứa hẹn tuyển dụng, thỏa thuận làm việc từ xa, chấm dứt thông thường. Mỗi chu kỳ giấy mất 3-10 ngày làm việc. Trong chữ ký điện tử, chu kỳ tương tự giảm xuống còn vài giờ.

• Ngoài việc tiết kiệm thời gian, bộ phận nhân sự sẽ tìm thấy:
• khả năng truy xuất nguồn gốc vượt trội cho các cuộc kiểm tra thanh tra lao động/URSSAF
• trải nghiệm ứng viên được hiện đại hóa (không quét/in tại nhà)
• giảm lỗi (ký phiên bản sai)

tập trung các tệp cá nhân trong HRIS

• Nhân sự được ký thường xuyên tài liệuHợp đồng lao động
• CDI, CDD, chương trình vừa học vừa làm
• Lời hứa tuyển dụng
• Sửa đổi (lương, chức vụ, thời gian làm việc, làm việc từ xa)
• Thỏa thuận với công ty và chi nhánh
• Thỏa thuận với công ty và chi nhánh
• Chấm dứt hợp đồng thông thường
• Kế hoạch khuyến khích, tham gia

Quy định nội bộ (bản tóm tắt)

Báo cáo chi phíMức chữ ký khuyến nghịĐối với các tài liệu nhân sự,chữ ký nâng cao (AES)là tiêu chuẩn. Nó cung cấp nhận dạng hai yếu tố (email + SMS OTP) để đảm bảo bằng chứng trong trường hợp kiện tụng tại tòa án công nghiệp — xem

giá trị pháp lý ⬥⬥⬥.

Một chữ ký đơn giản có thể đủ cho một số tài liệu nội bộ có mức đặt cược thấp nhất định (chứng chỉ, bộ sưu tập).

• Lợi ích có thể đo lường đượcGiảm thời gian hội nhập ⬥⬥⬥: ứng viên được nhận vào buổi sáng có thể ký hợp đồng vào buổi chiều
• Giảm thời gian hội nhập ⬥⬥⬥: ứng viên được nhận vào buổi sáng có thể ký hợp đồng vào buổi chiềuGiảm tỷ lệ vắng mặt ⬥⬥⬥: không còn hợp đồng nào bị “bỏ quên” trên bàn bếp
• Lợi ích hành chính ⬥⬥⬥: Ít hơn 2 đến 3 giờ cho mỗi tệp (nhắc nhở, quét, phân loại)Tuân thủ ⬥⬥⬥: dấu vết kiểm tra có thể được thực thi trong trường hợp có tranh chấp
• Tích hợp với HRIS của bạnNền tảng hiện đại giao tiếp với HRIS hiện tại (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) thông qua API hoặc Zapier. Các sửa đổi có thể được tạo tự động từ một mẫu, gửi cho nhân viên và tài liệu đã ký sẽ tự động được lưu vào hồ sơ cá nhân.

Những sai sót cần tránh

Chọn chữ ký đơn giản cho hợp đồng lao động: bằng chứng yếu

Không lưu giữ dấu vết kiểm toán 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng

• Quên đề cập đến quyền được biết trước thông tin (có tài liệu bắt buộc phải đính kèm)
• In hệ thống hợp đồng đã ký (mất giá trị chứng minh)
• Trường hợp cụ thể: tăng tốc quá trình triển khai
• Một doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm 80 nhân viên đã công nghiệp hóa quá trình triển khai bằng chữ ký điện tử. Lộ trình mới:

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm 80 nhân viên đã công nghiệp hóa quá trình triển khai bằng chữ ký điện tử. Lộ trình mới:

Ứng viên được chấp nhận qua email → tự động tạo CDI từ mẫu

1. Gửi AES bằng SMS OTP → ký trong vòng một giờ
2. Tự động phân loại trong tệp PayFit
3. Gửi tài liệu chào mừng (điều lệ CNTT, quy định nội bộ) để thu thập AES nhóm
4. Kết quả: thời gian chuẩn bị giới thiệu chia cho 4, 0 hợp đồng bị mất, các tệp URSSAF được cập nhật.

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo cung cấp gói nhân sự với các mẫu được định cấu hình sẵn cho các hợp đồng hiện tại (CDI, CDD, vừa học vừa làm, sửa đổi), chữ ký nâng cao theo mặc định, tích hợp gốc với HRIS chính và bao gồm lưu trữ 10 năm.

Người quản lý nhân sự có thể theo dõi trạng thái của từng hợp đồng theo thời gian thực từ bảng điều khiển chuyên dụng và xuất dấu vết kiểm tra để kiểm soát.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Ký hợp đồng lao động bằng SES được không?

Về mặt kỹ thuật thì có, nhưng bằng chứng còn yếu. AES được khuyến nghị cho tất cả các hợp đồng lao động.

Về mặt kỹ thuật thì có, nhưng bằng chứng còn yếu. AES được khuyến nghị cho tất cả các hợp đồng lao động.

Sửa đổi có thể được ký bên ngoài cơ sở không?

Vâng, đó thậm chí còn là một trong những lợi thế chính.

Chúng ta có nên giữ bản giấy không?

Không. PDF có chữ ký PAdES có cùng giá trị. Hãy cẩn thận để giữ dấu vết kiểm toán.

Có nên tham khảo IRP không?

Không, chữ ký điện tử không phải là biện pháp tập thể theo nghĩa của Bộ luật Lao động.

Hoạt động trên phạm vi quốc tế?

Có ở EU (công nhận lẫn nhau). Bên ngoài EU, hãy kiểm tra luật pháp địa phương.

Kết luận

Nhân sự áp dụng chữ ký điện tử sẽ đạt được tốc độ, sự tuân thủ và trải nghiệm của ứng viên. Đây là một trong những ROI rõ ràng nhất của chuyển đổi kỹ thuật số trong kinh doanh.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.