Det digitala valvet, enkelt förklarat
Ett digitalt valv är inte bara ett lagringsutrymme: det är en bevarandelösning som garanterar dina dokuments integritet, datum och ursprung över tid. Den här guiden förklarar hur det fungerar, dess bevisvärde, regelverket (NF Z42-020, eIDAS) och de fall där det blir oumbärligt.
Vad är ett digitalt valv?
Ett digitalt valv är en tjänst för säker förvaring som bevarar dina elektroniska dokument på ett tillförlitligt och varaktigt sätt. Till skillnad från en hårddisk eller vanlig molnlagring garanterar det att varje dokument förblir oförvanskat, tidsstämplat och möjligt att hämta ut under hela bevarandetiden.
I Frankrike omfattas det av ett tydligt regelverk: standarden NF Z42-020 definierar funktionerna hos en ”komponent för digitalt valv”. Dess uppgift är att ge ett tekniskt bevis för varje handlings datum och integritet, en nödvändig förutsättning för dess bevisvärde vid en tvist.
Digitalt valv eller elektronisk arkivering: vad är skillnaden?
De två begreppen ligger nära varandra men är inte samma sak. Det digitala valvet (standarden NF Z42-020) är en komponent: det förseglar och bevarar enskilda dokument med bevis för integritet och tidpunkt. Det elektroniska arkivsystemet, SAE (standarden NF Z42-013), är en bredare organisatorisk och teknisk helhet som hanterar arkivets hela livscykel: inleverans, klassificeringsstruktur, gallring eller slutligt bevarande samt spårbarhet.
I praktiken är ett digitalt valv ofta den byggsten för bevarande med bevisvärde som utgör kärnan i ett arkiveringsprojekt. Läs mer i vår guide till elektronisk arkivering och i ordlistans artikel om elektronisk arkivering.
Bevisvärdet: det som gör skillnaden
Bevisvärdet är ett dokuments förmåga att tjäna som bevis. Det vilar på fyra tekniska garantier som ges i samma stund som dokumentet deponeras.
Hashvärde för integritet
Ett hashvärde (SHA-256) beräknas när dokumentet tas emot: varje senare ändring, om så bara av ett enda tecken, går att upptäcka.
Tidsstämpel enligt RFC 3161
En RFC 3161-tidsstämpeltoken, utgiven av en tredjepartscertifieringsmyndighet, intygar datumet för varje dokument.
Oföränderlighet (WORM)
Dokumentet låses genom engångsskrivning: det kan varken ändras eller raderas innan bevarandetiden har löpt ut.
Garanterad återlämning
Du kan hämta ut dina dokument när som helst, utan att vara beroende av ett proprietärt format.
Regelverket: NF Z42-020, NF Z42-013 och eIDAS
Tre referenser bär upp bevarande med bevisvärde. Standarden NF Z42-020 anger funktionerna hos en komponent för digitalt valv; standarden NF Z42-013 (som har tagits upp i ISO 14641) reglerar det elektroniska arkivsystemet i dess helhet.
På europeisk nivå definierar eIDAS-förordningen de kvalificerade betrodda tjänsterna, däribland kvalificerad elektronisk tidsstämpling, som ger en säker tidpunkt som kan göras gällande mot tredje man. Revideringen eIDAS 2.0 utvidgar ramverket till den europeiska digitala identitetsplånboken. Tillsammans ligger dessa rättsakter till grund för de bevarade dokumentens juridiska värde.
NF Z42-020-standarden i praktiken
Standarden NF Z42-020 beskriver de förväntade funktionerna för en « digital valvkomponent » (CCFN) : vad den måste göra från ett dokuments inlämning till dess återlämnande eller radering. Den fokuserar på denna bevarandkomponent, inte på hela informationssystemet — det är NF Z42-013 som täcker det elektroniska arkiveringssystemet i sin helhet.
I praktiken är det denna standard som används som referens när en anbudgivning eller en intern arkiveringspolicy kräver en valv « enligt normer ». Att veta vad den täcker gör det möjligt att läsa ett leverantörsvar utan att förlita sig enbart på kommersiell terminologi.
De fem funktionerna för en digital valvkomponent
- Inlämning och förseggling — dokumentet registreras och förseglat genom ett fingeravtryck, som fixerar dess innehåll vid tidpunkten för inlämningen.
- Integritenskontroll — fingeravtrycket omberäknas på begäran : någon ändring, även av en enda byte, blir synlig.
- Spårbarhet för operationer — inlämning, granskning, återlämnande och radering journalfördes på ett oförändrat sätt.
- Återlämnande — innehavaren återhämtar sina dokument och motsvarande bevis i ett användarformat, utan beroende av tjänsteleverantören.
- Kontrollerad radering — ett dokument försvinner bara när dess bevarandeperiod löper ut, och operationen lämnar ett spår.
« Kompatibel NF Z42-020 » och « certifierad NF 203 » betyder inte samma sak
Standarden är en teknisk referensram : en utvecklare kan implementera dess funktioner och deklarera det själv. NF 203 CCFN-certifieringen å sin sida utfärdas av en tredjepartsorganisation efter granskning, och det är det som tjänstespecifikationerna syftar på när de kräver ett « certifierat » valv. Certyneo Vault implementerar de funktioner som beskrivs av standarden — förseggling, RFC 3161-tidsstämpel, oföränderlighet, journalföring och återlämnande — och gör inte anspråk på NF 203-certifiering. När du möter en leverantör som tillkännager det, be alltid om certifikatnumret i stället för en överensstämmelsepåstående.
När ska man använda ett digitalt valv?
Behovet uppstår så snart ett dokument måste bevaras så att det kan göras gällande mot tredje man, under en lagstadgad eller avtalad tid. Valvet kompletterar därmed arbetet med elektronisk signatur eller digitalisering av HR. Några vanliga exempel:
- Lönespecifikationer — arbetsgivaren ska erbjuda den anställde ett säkert förvaringsutrymme (den franska arbetslagen, Code du travail).
- Signerade avtal — bevara ett elektroniskt avtal med bevisvärde under hela avtalstiden.
- Fakturor — arkivering med bevisvärde, som den franska reformen om elektronisk fakturering kräver.
- Personliga dokument — examensbevis, handlingar och intyg som förvaras säkert och är tillgängliga livet ut.
Säkerhet och GDPR-efterlevnad
I ett seriöst digitalt valv krypteras varje dokument i vila med en nyckel som är unik för valvet. Nyckelhanteringen bygger helst på en hårdvarusäkerhetsmodul (HSM), som skyddar de kryptografiska hemligheterna mot varje försök till extrahering.
Bevarande av personliga dokument omfattas av GDPR: uppgiftsminimering, motiverad lagringstid, rätt till tillgång och till att få ut sina dokument. Ett valv som uppfyller kraven loggar all åtkomst och garanterar att bara innehavaren, eller en behörig person, kan läsa eller hämta ut handlingarna.
Digitalt valv eller molnlagring?
Molnlagring (Drive, Dropbox…) är byggd för delning och synkronisering: filerna kan ändras och raderas fritt, utan något bevis för hur de såg ut vid en viss tidpunkt.
Ett digitalt valv gör tvärtom: det förseglar, tidsstämplar och gör varje dokument oföränderligt. Det förra svarar mot ett behov av bekvämlighet; det senare mot ett behov av bevisning och regelefterlevnad. Du kan dessutom när som helst kontrollera integriteten hos ett signerat dokument.
Hur länge ska man spara sina dokument?
Bevarandetiden beror på dokumentets art och på dina rättsliga skyldigheter. Med ett digitalt valv kan du för varje handling ange hur länge den ska förbli oföränderlig och därefter, vid behov, en kontrollerad gallring. Några vanliga riktmärken i Frankrike:
| Dokument | Vägledande bevarandetid |
|---|---|
| Lönespecifikation (anställd) | till pensioneringen, därefter + 3 år (livet ut rekommenderas) |
| Faktura (kund eller leverantör) | 10 år |
| Kommersiellt avtal | 5 år efter att avtalet har upphört |
| Skattedokument | Minst 6 år |
| Personliga handlingar och examensbevis | livet ut |
Redo att bevara dina dokument med bevisvärde?
Certyneo Vault: det digitala valvet för privatpersoner och företag.
Se även våra priser och erbjudandet Certyneo Vault.
Vanliga frågor
Är ett digitalt valv obligatoriskt?
Det är inte alltid obligatoriskt, men blir det i praktiken i flera fall: digitala lönespecifikationer, arkivering av fakturor (den franska e-faktureringsreformen) och bevarande av avtal med bevisvärde.
Vad är skillnaden mot elektronisk signatur?
Den elektroniska signaturen skapar ett bindande dokument; det digitala valvet bevarar det sedan oförvanskat och så att det kan göras gällande mot tredje man. De två kompletterar varandra.
Är mina dokument krypterade?
Ja, hos Certyneo är varje dokument krypterat i vila med en nyckel som är unik för ditt valv.
Hur länge bevaras ett dokument?
Bevarandetiden kan ställas in efter dina rättsliga skyldigheter; standardvärdet är 10 år.
Är ett digitalt valv juridiskt giltigt?
Ja. Tack vare hashvärdet för integritet och tidsstämplingen enligt RFC 3161 har ett dokument som bevaras i ett digitalt valv som följer standarden bevisvärde: det kan läggas fram som bevis, och både dess datum och dess integritet kan kontrolleras av en utomstående part.
Vad är skillnaden mellan ett digitalt valv och ett elektroniskt arkivsystem (SAE)?
Det digitala valvet (NF Z42-020) är den komponent som förseglar och bevarar ett dokument med bevisvärde. Det elektroniska arkivsystemet, SAE (NF Z42-013), är det kompletta arkiveringssystem som styr dokumentens hela livscykel. Det förra är ofta en byggsten i det senare.
Vad är standarden NF Z42-020?
Det är den franska standard som definierar vilka funktioner en komponent för digitalt valv ska ha: deponering med hashvärde, tidsstämpling, oföränderlig lagring (WORM), spårbarhet och garanterad återlämning.
Hur hämtar jag ut mina dokument?
Återlämningen är garanterad när som helst, i ett öppet format och utan beroende av något proprietärt verktyg, med filen och tillhörande bevis (hashvärde, tidsstämpeltoken).
Vad är skillnaden mellan standarden NF Z42-020 och certifieringen NF 203?
NF Z42-020 är den tekniska referensramen; certifieringen NF 203 CCFN utfärdas av en tredje part som granskar en produkt i enlighet med denna referensram. En utgivare kan därför överensstämma med standarden utan att vara certifierad. Om dina krav förutsätter certifiering, begär certifikatnumret.
Måste ett digitalt valv vara certifierat?
Ingen text föreskriver det på ett allmänt sätt. Certifiering blir ett kriterium när det visas i ett anbudsförfarande eller i en intern arkiveringspolicy. I övriga fall är det viktigt vad för beviskedja som faktiskt implementeras: fingeravtryck, tidsstämpel, oföränderlighet och åtkomstlogg.
