Arkivering av elektroniska fakturor: laglid, skyldigheter och bevisvärde
Hur länge ska man bevara en elektronisk faktura? Vilka regler garanterar dess bevisvärde? Här ges en fullständig överblick över gällande juridiska skyldigheter.
9 min
Bevisvärde · NF Z42-013 · ISO 14641
Elektronisk arkivering av signatur: garantera bevisvärde över tid
Det är inte tillräckligt att skriva under ett dokument elektroniskt: det krävs också att man kan bevisa om 5, 10 eller 20 år att signaturen är äkta och att dokumentet inte har ändrats. Detta är den elektroniska arkiveringens roll som har bevisvärde, och inte att förväxla med en enkel säkerhetskopiering i molnet.
Vad är bevisbelagd arkivering?
Elektroniskt dokumentarkiv med bevisvärde är lagring av digitalt undertecknade dokument under långvarig period under förhållanden som garanterar deras integritet, läsbarhet och rättslig överträdelse över tid.
Det bygger på tre oupplösliga grundpelare: integritet: arkiverat dokument kan inte ändras och alla ändringar kan upptäckas garanteras genom krypterings-hashning av filen vid arkiveringen och regelbunden kontroll av detta sammanfogande. hållbarhet: dokumentet förblir läsbart i årtionden, oavsett programvaruutveckling, vilket kräver standardiserade format (PDF/A för innehållet, PAdES B-LTA för signaturen) och regelbunden migration av media. spårbarhet: varje åtgärd på arkiverat dokument (förvaring, sökning, kommunikation, förstörelse) registreras i en tidstämplad och oförfalskbar händelsebok.
Lagstadgade lagringstider: vem som ska arkivera och hur länge
I Frankrike är den tid under vilken ett undertecknat dokument ska kunna bestridas bestämd i lag beroende på dess art.
Affärskontrakt och fakturor 10 år
Kommersiella avtal och fakturor sparas i tio år (handelslagen, artikel L123-22). Detta är den vanligaste referensperioden inom B2B: det undertecknade dokumentet måste vara kontrollerbart under hela denna period, inklusive giltigheten av signeringscertifikatet.
Arbets- och HR-kontrakt 5 år
Ett undertecknat anställningsavtal gäller minst 5 år efter att arbetstagaren har lämnat arbetslivet, och vissa lönelement kan vara upp till 50 år.
Skattebevis 6 år
Skatteunderlag bevaras i sex år (Bok för skatteförfaranden, artikel L102 B).
Notarierade handlingar 75 år
Notariates är underkastade en lagringsperiod på 75 år (notariatslagen). Under sådana perioder är det endast arkivering med formatmigration och tidsstämpelförnyelse (PAdES B-LTA) som upprätthåller den verifierbara signaturen över certifikatets livslängd.
Medicinska dokument 20 år
För de som har tillgång till hälsodata är bevisarkiveringen dubbelt så stor som HDS-certifiering, som ger en ram för säkerhet och sekretess för lagring.
Den rättsliga ramen för bevisarkivet
Det finns fyra referensregler för att strukturera elektronisk evidensarkiv i Frankrike och Europa.
NF Z42-013 (AFNOR)
Den franska standarden för elektronisk bevisarkivering definierar tekniska och organisatoriska åtgärder för att garantera integriteten, hållbarheten och spårbarheten av arkiverade dokument.
ISO 14641 (internationell)
Den internationella standarden NF Z42-013 anger kraven för utformning och drift av ett elektroniskt arkivsystem som garanterar dokumentets tillförlitlighet och integritet under hela deras livscykel, vilket är erkänt utanför den franska ramen.
SIAF & tredje part arkivering
För offentlig sektor och vissa reglerade verksamheter krävs godkännande av den franska arkivmyndigheten (SIAF) eller hjälp av en certifierad tredje part som förvarar dokument på uppdrag av en kund och som har ett avtal om bevisvärde.
Kvalificerad arkivering eIDAS 2.0
Genom eIDAS 2.0 införs en ny kvalificerad tillförlitlig tjänst för elektronisk arkivering.En kvalificerad arkivering har ett förtroendeförtroende och ett fullständigt erkännande i hela EU som den tidsstämpel eller stämpel som tidigare var kvalificerad.
Bevisarkiv, säkerhetskopiering, digitalt säkerhetskåp: vilka skillnader finns det?
Alla tre lösningar sparar filer, men bara en garanterar bevisvärde över tid.
| Dimension | Arkiv av bevis | Enkel säkerhet | Digitalt säkerhetskåp |
|---|---|---|---|
| Syfte | Att garantera att ett dokument som undertecknats inom en viss tid kan åberopas. | Återställa data vid fel eller förlust. | Lagra och dela dokument på ett säkert och personligt sätt. |
| Integritet garanterad | Ja hashning vid arkivering + periodisk kontroll av kondensat. | Nej en säkerhetskopierad fil kan ersättas utan spår. | Delvis kryptering och åtkomstkontroll, men utan bevis för integritet som kan bestridas. |
| Skyddshorisont | 10, 20, 75 år med formatmigration och tidsstämpelförnyelse. | Kort och medellång sikt, beroende på policy för att behålla säkerheterna. | Så länge prenumerationen är aktiv, utan garanti för att formatet håller. |
| Bevisvärdhet i domstol | Förstärkt överensstämmer med NF Z42-013 / ISO 14641, kan invändas i händelse av tvister. | Ingen säkerhet har självständig bevisvärde. | Variabel beror på leverantörens kontraktsgarantier. |
| Format & hållbarhet | PDF/A + PAdES B-LTA, standardiserade format som är avsedda för långsiktig användning. | Originalformat som kan bli oläsligt. | Originalformat utan hållbarhetsbegränsning. |
| Genomförande | Integrerad i signaturplattformen ingen infrastruktur att hantera. | Billigt, men olämpligt för bevisbruk. | Användarprenumeration, individuellt inriktad. |
eIDAS 2.0 : kvalificerad elektronisk arkivering (artikel 45f)
Förordningen eIDAS 2.0 (förordning (EU) 2024/1183) introducerar en ny dedikerad förtroendetjänst: kvalificerad elektronisk arkivering. Artikel 45f fastställer principen — dokument som arkiveras av en kvalificerad tjänst åtnjuter en presumtion om integritet och ursprung under hela bevaringsperioden. I praktiken behöver ett dokument som är signerat och sedan arkiverat hos en kvalificerad leverantör inte längre bevisa att det inte har ändrats: det är den part som bestrider detta som måste bevisa motsatsen.
Denna presumtion gäller i hela EU och harmoniserar olika nationella praktiker (NF Z42-013 i Frankrike, TR-ESOR i Tyskland). Genomförandebeslut som specificerar tekniska krav förväntas före 2026-2027; under tiden förblir PAdES B-LTA-arkivering med kvalificerad tidsstämpel den bästa erkända praxis för att bevara bevisvärdet för ett undertecknat dokument.
Lagliga bevaringstider i EU
Bevaringstiden beror på dokumentet och landet. Några vägledningar:
- •Frankrike: kommersiella kontrakt och fakturor — 10 år (C. com. art. L123-22); anställningskontrakt — 5 år efter anställds avgång
- •Tyskland: bokföring och bokslutsdokument — 10 år (HGB §257, AO §147)
- •Spanien: kommersiell dokumentation — 6 år (Código de Comercio art. 30)
- •Italien: bokföringsanteckningar och kommersiell korrespondens — 10 år (Codice civile art. 2220)
- •Överallt i EU: skattedokument följer sina egna tidsfrister (6 år i Frankrike, LPF art. L102 B) — kontrollera den tillämpliga texten för din sektor
Frågor Elektroniskt arkivering
- Vad är skillnaden mellan arkivering och säkerhetskopiering?
- En säkerhetskopiering används för att återställa data efter ett fel: det finns ingen garanti för att en säkerhetskopierad fil inte har ändrats eller att den kommer att vara läsbar efter tio år.
- Har elektronisk arkivering någon rättslig betydelse?
- Ett dokument som är elektroniskt undertecknat och arkiverat enligt NF Z42-013 eller ISO 14641 har samma bevisvärde som ett pappersoriginal (civilkodex, 1366 och 1379).
- Hur länge ska ett undertecknat dokument förvaras?
- Bevarningstiden beror på dokumentets art: 10 år för handelsavtal och fakturor (Handelslagen art. L123-22), 5 år för anställningsavtal, 6 år för skattedokument (LPF art. L102 B), 20 år för medicinska dokument, upp till 75 år för notariatshandlingar. Arkiveringen måste omfatta hela denna tidsperiod, inklusive möjligheten att verifiera signaturen.
- Vad är NF Z42-013?
- NF Z42-013 är en fransk standard (AFNOR) som definierar tekniska och organisatoriska åtgärder för ett elektroniskt dokumentarkiv med bevisvärde.
- Vad är PADES B-LTA?
- PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) är ETSI:s standard för undertecknande av PDF-filer. B-LTA (Long-Term Archival) -profilen innehåller all information som behövs för att verifiera undertecknandet av senare år även efter att certifikatet har löpt ut genom att inrätta återkallelse data och förnya tidsstämpeln.
- Är arkivering inkluderad i Certyneo?
- Ja. Alla dokument som undertecknas på Certyneo arkiveras i PAdES B-LT-format, med RFC 3161-tidsstämpel och 10 års lagring ingår i alla abonnemang. PAdES B-LTA-profilen, avsedd för lagring längre än 10 år, finns tillgänglig i Business-planen. Händelsejournalen och granskningsloggen kan visas och hämtas när som helst.
- Vad är det för nytta med kvalificerad arkivering av eIDAS 2.0?
- eIDAS 2.0 skapar en kvalificerad, tillförlitlig tjänst för elektronisk arkivering. En arkivering som görs av en kvalificerad leverantör har en presumtion om integritet och erkännande i hela EU, på samma sätt som en kvalificerad tidsstämpel eller ett elektronisk stämpel.
- Vad är kvalificerad elektronisk arkivering (eIDAS 2.0)?
- Det är den nya betrodda tjänsten som införs genom eIDAS 2.0-förordningen (artikel 45f): en kvalificerad tjänsteleverantör arkiverar dokument med en juridisk presumtion om integritet och ursprung, erkänd i hela EU. Det kompletterar kvalificerad signatur — QES bevisar vem som undertecknade, kvalificerad arkivering bevisar att dokumentet inte har förändrats sedan dess.
För att gå vidare
Arkiverade bevissignaturer, som standard
På Certyneo är varje dokument som du skriver på tidstämplat, förseglat i PAdES-format och arkiverat i 10 år utan konfiguration.
