Elektronische handtekening voor HR- en personeelsdiensten
Digitaliseer arbeidsovereenkomsten, amendementen, aanbiedingsbrieven, eindafrekeningen en bedrijfsovereenkomsten. Certyneo is compatibel met uw SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make of webhooks en garandeert naleving van artikel L1221-1 van het Arbeidsrecht, de eIDAS-verordening en de RGPD. Archivering 10 jaar inbegrepen, automatisch audit trail.
Wat zijn de HR-gebruiksscenario's van elektronische handtekeningen?
Alle handtekeningen in de levenscyclus van een medewerker, van de aanstellingsbelofte tot de ontbindingsovereenkomst, kunnen met Certyneo worden gedigitaliseerd. Hieronder de zeven meest voorkomende gevallen bij onze HR-klanten.
Arbeidsovereenkomst (onbepaalde/bepaalde tijd)
Onbepaalde tijd, bepaalde tijd, leercontracten of beroepsopleiding: verstuur het door de werkgever ondertekende contract naar de kandidaat, die binnen 2 minuten vanaf de telefoon tekent. Conform artikel L1221-1 van het Franse Arbeidswetboek (Code du travail).
Addendum bij het contract
Functiewijziging, loonsverhoging, overgang naar deeltijd, telewerk: digitaliseer de volledige cyclus van addenda met seriële ondertekening door werknemer en werkgever.
Aanstellingsbelofte
Juridisch borgen van de aanstellingsbelofte (eenzijdig of wederkerig) vóór de ondertekening van het contract. Met de geavanceerde elektronische handtekening (AES) kan de kandidaat formeel worden geïdentificeerd.
Vaststellingsovereenkomst
Uitnodiging, gespreksverslag en uitgebreide overeenkomst op afstand ondertekend, met een audit trail met tijdstempel. Het TéléRC-formulier blijft met de hand ondertekend.
Ondernemings-cao
Collectieve overeenkomsten ondertekend door de representatieve vakbondsorganisaties: verstuur, verzamel de handtekeningen parallel of serieel en archiveer 10 jaar.
NDA & geheimhoudingsverklaring
Geheimhoudingsovereenkomst voor nieuwe aanwervingen, stagiairs, dienstverleners. Gratis sjabloon beschikbaar in onze bibliotheek.
Stage-overeenkomst
Tripartiete overeenkomst (onderneming, onderwijsinstelling, stagiair): instelbare ondertekenvolgorde, automatische herinneringen, DUE geïntegreerd aan het einde van de cyclus.
Waarom Certyneo kiezen voor HR-teams?
Zes concrete redenen waarom HR-afdelingen voor Certyneo kiezen voor hun elektronische handtekeningen.
Onboarding in 24 uur
Tussen het aanbod en de ondertekening van het contract rekent u op enkele uren in plaats van meerdere dagen postheen-en-weer. De kandidaat tekent vanaf de telefoon, zonder printer.
Compliance arbeidsrecht
De elektronische handtekening van een arbeidscontract wordt erkend door de artikelen 1366 en 1367 van het Franse Burgerlijk Wetboek, die aan elektronisch geschrift dezelfde bewijskracht toekennen als aan papieren geschrift. Onze geavanceerde handtekeningen (AES) voldoen aan eIDAS en artikel 1367 van het Franse Burgerlijk Wetboek.
10 jaar archivering inbegrepen
Alle HR-contracten worden 10 jaar gearchiveerd met een getimestampte audit trail geïntegreerd in de pdf. De duur komt overeen met de bewaarplichten voor sociale documenten (DSN, AT/MP).
Workflows met meerdere ondertekenaars
Werkgever, HR, manager, werknemer: configureer de handtekeningsvolgorde in serie of parallel. Automatische herinneringen per e-mail, met het gekozen interval voor elk verzenden (standaard elke 3 dagen).
Herbruikbare sjablonen
Maak uw contractsjablonen (onbepaalde/bepaalde tijd, stage) met dynamische velden (naam, salaris, datum) en genereer documenten in bulk vanuit uw HRIS-export.
Verzorgde kandidaatervaring
Ondertekenparcours in het Nederlands, toegankelijk volgens WCAG AA, sobere e-mails zonder invasieve tracking. Het werkgeversmerk wordt gerespecteerd.
Welke SIRH-integraties zijn beschikbaar?
Certyneo maakt verbinding met uw SIRH op twee manieren. Lucca beschikt over een native connector, alleen-lezen: uw werknemers worden voorgesteld als ondertekenaars en hun gegevens vullen uw sjablonen vooraf in. Voor andere SIRH-systemen dekken de REST API, webhooks en Zapier/Make-connectors de onderstaande scenario's. Een native connector voor uw systeem? Neem contact met ons op om een partnerschap te bespreken.
Lucca, PayFit, Cegid
Veelgebruikte Franse SIRH-systemen op de MKB-markt. Lucca beschikt over een native Certyneo-connector, alleen-lezen: uw werknemers verschijnen in de suggesties voor ondertekenaars en hun gegevens vullen uw sjablonen vooraf in. Voor PayFit, Cegid en andere systemen verbindt u Certyneo via Zapier of Make (triggers "envelop ondertekend" en "document verzonden"), of via onze REST API voor een aangepaste pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH voor grote accounts: integratie via Make of Zapier voor complexe onboarding-workflows (meerdere handtekeningen, hiërarchische goedkeuringen). Voor een native connector kan ons integratiesteam naar aanleiding van uw volume een partnerschap onderzoeken.
Andere SIRH & HR-tools
HRIS-, ATS- en salaristools (BambooHR, HubSpot, Personio, enz.): maak gebruik van onze real-time webhooks en Zapier/Make-connectoren, die het merendeel van de toepassingen van derden dekken. API REST gedocumenteerd op /docs.
Een native connector bestaat nu voor Lucca: Lucca-integratie ontdekken. Het stelt uw werknemers voor als ondertekenaars en vult uw sjablonen vooraf in, alleen-lezen.
Behoefte aan een maatwerkintegratie? Neem contact op met ons team — de Certyneo API is publiek gedocumenteerd op onze API-documentatie.
Hoe voldoe je aan de Arbeidscodex, eIDAS en de GDPR?
De digitalisering van HR-documenten wordt geregeld door verschillende teksten. Certyneo dekt het volledige juridisch kader, Frans en Europees.
Code du travail — Artikel L1221-1
Het arbeidscontract wordt aangegaan in de vorm die partijen besluiten aan te nemen. De elektronische handtekening is dus perfect toelaatbaar, mits deze de identificatie van de ondertekenaar en de integriteit van het document garandeert — wat de geavanceerde handtekening (AES) verzekert.
Frans Burgerlijk Wetboek — Artikel 1367
Algemene erkenning van de elektronische handtekening als gelijkwaardig aan de handgeschreven handtekening wanneer deze gebruik maakt van een betrouwbaar identificatieprocédé dat de link met de akte waarborgt.
eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014
De HR-handtekeningen van Certyneo berusten op het geavanceerde niveau (AES): unieke link met de ondertekenaar, identificatie via een OTP-code per sms, detectie van elke wijziging achteraf van het document.
AVG & sociale bewaring
Bewaartermijnen afgestemd op de sociale verplichtingen: 5 jaar (contract) of 10 jaar (DUE, AT/MP, personeelsregisters). Standaard-DPA beschikbaar bij de registratie, actueel verwerkingsregister.
Veelgestelde vragen van HR-teams
Is de elektronische handtekening van een arbeidscontract legaal in Frankrijk?
Ja, zonder beperking. Artikel L1221-1 van het Franse Arbeidswetboek (Code du travail) laat partijen vrij in de vorm van het contract. Artikel 1366 van het Franse Burgerlijk Wetboek kent aan elektronisch geschrift dezelfde bewijskracht toe als aan papieren geschrift, en artikel 1367 erkent de elektronische handtekening die de ondertekenaar identificeert. De geavanceerde handtekening (AES) wordt aanbevolen om een sterke identificatie van de werknemer te garanderen.
Welk ondertekenniveau moet ik kiezen voor een arbeidscontract?
De geavanceerde handtekening (AES) is de aanbevolen standaard. Ze omvat een identificatie van de ondertekenaar (sms- + e-mail-OTP), een unieke link met het ondertekende document en de detectie van elke latere wijziging. De eenvoudige handtekening volstaat voor interne documenten zonder contractueel belang (dienstnota, ontvangstbevestiging).
Hoe beheer ik de herroepingstermijn van een vaststellingsovereenkomst?
De bedenktermijn van 15 kalenderdagen loopt vanaf de dag na de handgeschreven ondertekening van het TéléRC-formulier. Certyneo voorziet de online ondertekende documenten rond deze stap (uitnodiging, gespreksverslag) van een tijdstempel: zo bewijst u dat het gesprek aan de ondertekening voorafging. De homologatieaanvraag wordt na afloop van de termijn via TéléRC ingediend.
Kan Certyneo worden geïntegreerd in onze SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Ja. Lucca beschikt over een native Certyneo-connector, alleen-lezen: uw werknemers worden voorgesteld als ondertekenaars en hun gegevens vullen uw sjablonen vooraf in; er wordt niets in Lucca weggeschreven. Voor PayFit, Workday, Cegid en andere systemen bestaat nog geen native connector: Certyneo biedt een volledige REST API, een webhook voor elke gebeurtenis (envelop ondertekend, geweigerd, verlopen) en Zapier- en Make-connectors die meer dan 4000 toepassingen van derden dekken, waaronder de meeste SIRH-systemen op de markt. Een native connector voor uw SIRH-systeem? Neem contact op met ons integratieteam om een partnerschap te bespreken.
Hoelang worden de ondertekende contracten bewaard?
Onze plannen omvatten standaard 10 jaar archivering, wat overeenkomt met de strengste sociale bewaartermijnen (personeelsregisters, AT/MP-documenten). De contracten blijven op elk moment downloadbaar vanuit uw dashboard, met audit trail geïntegreerd in de pdf.
Moeten kandidaten een Certyneo-account aanmaken om te tekenen?
Nee. De ondertekenaar ontvangt een beveiligde link per e-mail en ondertekent rechtstreeks vanuit zijn browser, zonder installatie of accountaanmaak. Voor geavanceerde handtekeningen voert hij een per sms ontvangen OTP-code in om zijn identiteit te bevestigen.
Is de elektronische handtekening opposabel bij een arbeidsrechtelijk geschil?
Ja. De bewijswaarde van de geavanceerde handtekening wordt erkend door de Franse en Europese jurisprudentie. Bij een geschil presenteert u de ondertekende pdf samen met de audit trail (tijdstempel, IP, grove geolocatie, OTP-validatie), wat een solide bewijsbundel vormt voor de arbeidsrechtbank.
Kunnen we meerdere contracten in bulk tekenen vanuit een HRIS-export?
Ja. Met de functie "sjablonen" maakt u een contractsjabloon met dynamische velden (naam, salaris, functie, aanwervingsdatum). Vervolgens importeert u een CSV vanuit uw HRIS en Certyneo genereert en verzendt alle enveloppen in batch in enkele seconden.