Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de via het Certyneo-platform verzamelde gegevens is het bedrijf Certyneo, met vestiging op 14 rue Beffroy, 92200 Neuilly-sur-Seine, Frankrijk, ingeschreven in het Handelsregister van Nanterre onder nummer 105 648 703. Voor vragen over uw persoonlijke gegevens kunt u contact met ons opnemen via privacy@certyneo.com.

2. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen de gegevens die u ons rechtstreeks verstrekt (naam, voornaam, e-mail, gehasht wachtwoord, functie, bedrijf, telefoonnummer), de documenten die u uploadt voor ondertekening, evenals de technische metadata die nodig zijn voor de werking van de Dienst (IP-adres, user-agent, tijdstempel, sessie-ID's).

3. Doeleinden van de verwerking

Uw gegevens worden verwerkt om: (i) de Dienst voor elektronische handtekening te leveren en uit te baten, (ii) de bewijswaarde van afgegeven handtekeningen te garanderen, (iii) uw abonnement te factureren, (iv) de beveiliging van het platform te verzekeren en fraude te voorkomen, (v) u communicatie over de Dienst te sturen, en (vi) onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te leven.

4. Rechtsgrond

De uitgevoerde verwerkingen berusten op de uitvoering van het contract dat ons bindt (artikel 6.1.b AVG), op de naleving van wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c), en op ons gerechtvaardigd belang om onze Dienst te beveiligen (artikel 6.1.f). Er wordt geen enkele verwerking voor commerciële prospectiedoeleinden uitgevoerd zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

5. Ontvangers

Uw gegevens zijn toegankelijk voor onze strikt bevoegde technische en supportteams, evenals voor onze huidige onderaannemers: hoster (IONOS, Europese Unie), transactionele e-maildienst (Resend) en sms-OTP-dienst (Twilio Verify). Al onze onderaannemers zijn contractueel gebonden en bieden voldoende beveiligingsgaranties. De actuele lijst is op aanvraag beschikbaar via privacy@certyneo.com.

De volledige en actuele lijst van onze onderaannemers, met het doel en de gegevenscategorieën van elk, wordt gepubliceerd op de pagina Onderaannemers.

6. Hosting en lokalisatie

Uw gegevens worden uitsluitend gehost op servers gelegen binnen de Europese Unie. Er worden geen persoonsgegevens buiten de EU overgedragen zonder passende garanties (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

7. Bewaartermijn

De gegevens van uw account worden bewaard zolang u gebruiker van de Dienst bent. De ondertekende documenten en hun auditbewijs worden 10 jaar na de ondertekening bewaard, conform de vereisten van de eIDAS-verordening en het Franse Burgerlijk Wetboek. Technische gegevens (logs) worden maximum 12 maanden bewaard.

8. Uw rechten

Conform de AVG beschikt u over een recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar met betrekking tot uw gegevens. U kunt deze rechten uitoefenen vanuit uw dashboard of door ons te schrijven naar privacy@certyneo.com. U beschikt ook over het recht om een klacht in te dienen bij de CNIL (de Franse toezichthouder voor persoonsgegevens, www.cnil.fr).

Om uw account en gegevens te verwijderen, volgt u de stappen op de pagina Accountverwijdering.

8.bis Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Certyneo vertrouwt op een extern DPO via het bureau DPO-Consulting. U kunt deze bereiken op dpo@certyneo.com voor vragen over uw persoonsgegevens, en een klacht indienen bij de CNIL (3, place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Parijs Cedex 07) als uw verzoek zonder antwoord blijft. Een melding bij de CNIL in het DPO-register is gedaan als onderdeel van ons GDPR-nalevingskader.

9. Beveiliging

Wij implementeren de volgende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: TLS 1.3-versleuteling van alle communicatie (Caddy 2 + Let's Encrypt), scrypt-hashing met salt en timing-safe vergelijking voor gebruikerswachtwoorden, Twilio Verify OTP voor eenmalig gebruik voor geavanceerde handtekeningen, tokens voor e-mailverificatie en wachtwoordherstel voor eenmalig gebruik met korte geldigheid (1 uur), rate limiting per plan op gevoelige endpoints, getimestampte logging van elke stap in de levenscyclus van een envelop (audit log), objectopslag met versioning ingeschakeld op ondertekende documenten, beperkte toegang tot gegevens door beheerders. De gedetailleerde lijst van onze beveiligingspraktijken is beschikbaar op de pagina /security.

10. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor de werking van de Dienst (sessiebeheer, taalvoorkeuren, CSRF-bescherming). Er worden geen cookies van derden voor audiencemeting of reclame geplaatst zonder uw expliciete toestemming.

10.bis Gegevens afkomstig van Google API's (Limited Use)

Wanneer u uw Google-account aan Certyneo koppelt, respecteert het gebruik en de overdracht door Certyneo van informatie die van Google API's is ontvangen, de Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de vereisten voor Limited Use. Concreet: de Google Drive-bestanden die u aan ons aanwijst en de Gmail-bijlagen die u importeert, dienen alleen voor de handtekeningfunctionaliteit die u hebt aangevraagd. Ze worden niet verkocht, niet overgedragen aan derden voor advertentiedoeleinden, niet gebruikt voor gerichte advertenties en niet door mensen gelezen — tenzij u hier expliciet mee akkoord gaat, om veiligheidsredenen, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of voor strikt noodzakelijke interne bewerkingen op geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens. Certyneo vraagt nooit toegang tot uw volledige Drive of uw Gmail-postvak: de gebruikte bereiken geven alleen toegang tot de bestanden die u aanwijst en tot het bericht dat u hebt geopend.

11. Wijzigingen

Dit beleid kan evolueren om wijzigingen van onze Dienst of de toepasselijke regelgeving te weerspiegelen. Elke substantiële wijziging wordt u per e-mail meegedeeld. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan deze pagina.