Sähköinen allekirjoitus HR:lle: työsopimukset ja asiakirjat

Oikeudellinen perusta: sähköinen allekirjoitus työoikeudessa

Työoikeuskoodin artikla L.1221-1 sallii työsopimuksen tekemisen sähköisen välityksen kautta. Vaaditun allekirjoitustason määrää sopimuksen tyyppi: SES tai AES useimmille toistaiseksi voimassa olevien ja määräaikaisten sopimusten osalta, ja vahvistettu todistustehokkuus (AES) on suositeltava sopimuksellisille irtisanomisille ja edustusvaltakirjoille.

• Toistaiseksi voimassa oleva / määräaikainen sopimus: AES-allekirjoitus suositeltu (OTP SMS/sähköposti)
• Muutos: sama taso kuin alkuperäinen sopimus
• Sopimuksellinen irtisanominen: AES suositeltu OTP:llä
• Väliaikainen sopimus: tarkista sovellettavat CCN:t

HR-asiakirjat, jotka voidaan allekirjoittaa sähköisesti

Tyypillinen HR-työnkulku Certneyolla

1. 1

   Luo sopimuksesi malli

   Tuo Word- tai PDF-malli. Määritä täytettävät kentät (nimi, asema, palkka) ja allekirjoitus-alueet.

2. 2

   Täytä hakijan tiedot

   Tulevaisuuden työntekijän nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Certyneo lähettää automaattisesti todennuspalvelun OTP:n.

3. 3

   Lähetä sopimus

   Työntekijä saa sähköpostin turvallisella linkillä. Hän voi tarkastella ja allekirjoittaa dokumentin mistä tahansa laitteesta.

4. 4

   Arkistoi automaattisesti

   Allekirjoitettu PDF-tiedosto audit trail -lokin kanssa arkistoidaan 10 vuodeksi. Voidaan viedä milloin tahansa hallintapaneelista.

Usein kysytyt kysymykset — Sähköinen allekirjoitus ja HR

Onko sähköisesti allekirjoitettu työsopimus pätevä?

Kyllä. Ranskan työlainsäädännön artikla L.1221-1 sallia nimenomaisesti työsopimuksen tekemisen sähköisesti. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) OTP:n kanssa on suositeltava sen todistusarvon vuoksi.

Mikä eIDAS-allekirjoitustaso soveltuu määräaikaiselle sopimukselle?

Laki ei määritä vähimmäistasoa, mutta asianajajat ja juristi suosittelevat AES:ää (eIDAS Advanced Signature) OTP SMS:llä työsopimuksille. Certyneo sisältää AES:n jo Personal-suunnitelmasta (9 €/kk) alkaen.

Pitääkö työntekijän luoda tili allekirjoittamiseksi?

Ei. Työntekijä saa sähköpostilinkin, tarkastelee sopimusta ja allekirjoittaa muutamalla klikkauksella ilman tilin luomista. Todentaminen tapahtuu OTP:llä, joka lähetetään hänen sähköpostiin tai puhelimeen.

Miten arkistoi allekirjoitetut sopimukset?

Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen allekirjoitetun sopimuksen 10 vuodeksi aikaleiman sisältävän audit trail -lokin kanssa. PDF-tiedostot voidaan ladata milloin tahansa hallintapaneelista yksittäin tai joukkomäärityksellä.