Sähköinen allekirjoitus HR:lle: työsopimukset ja asiakirjat
Työsopimuksien sähköinen allekirjoitus on tunnustettu laillisesti Ranskassa vuoden 2017 Macron-asetuksesta lähtien (muutettu artikla L.1221-1 työoikeuskoodista). Tämä opas selittää, kuinka sitä käytetään oikein työsopimuksissa, muutoksissa, sopimuksellisissa irtisanomisissa ja muissa HR-asiakirjoissa.
Oikeudellinen perusta: sähköinen allekirjoitus työoikeudessa
Työoikeuskoodin artikla L.1221-1 sallii työsopimuksen tekemisen sähköisen välityksen kautta. Vaaditun allekirjoitustason määrää sopimuksen tyyppi: SES tai AES useimmille toistaiseksi voimassa olevien ja määräaikaisten sopimusten osalta, ja vahvistettu todistustehokkuus (AES) on suositeltava sopimuksellisille irtisanomisille ja edustusvaltakirjoille.
- Toistaiseksi voimassa oleva / määräaikainen sopimus: AES-allekirjoitus suositeltu (OTP SMS/sähköposti)
- Muutos: sama taso kuin alkuperäinen sopimus
- Sopimuksellinen irtisanominen: AES suositeltu OTP:llä
- Väliaikainen sopimus: tarkista sovellettavat CCN:t
HR-asiakirjat, jotka voidaan allekirjoittaa sähköisesti
Tyypillinen HR-työnkulku Certneyolla
- 1
Luo sopimuksesi malli
Tuo Word- tai PDF-malli. Määritä täytettävät kentät (nimi, asema, palkka) ja allekirjoitus-alueet.
- 2
Täytä hakijan tiedot
Tulevaisuuden työntekijän nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Certyneo lähettää automaattisesti todennuspalvelun OTP:n.
- 3
Lähetä sopimus
Työntekijä saa sähköpostin turvallisella linkillä. Hän voi tarkastella ja allekirjoittaa dokumentin mistä tahansa laitteesta.
- 4
Arkistoi automaattisesti
Allekirjoitettu PDF-tiedosto audit trail -lokin kanssa arkistoidaan 10 vuodeksi. Voidaan viedä milloin tahansa hallintapaneelista.
Usein kysytyt kysymykset — Sähköinen allekirjoitus ja HR
- Onko sähköisesti allekirjoitettu työsopimus pätevä?
- Kyllä. Ranskan työlainsäädännön artikla L.1221-1 sallia nimenomaisesti työsopimuksen tekemisen sähköisesti. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) OTP:n kanssa on suositeltava sen todistusarvon vuoksi.
- Mikä eIDAS-allekirjoitustaso soveltuu määräaikaiselle sopimukselle?
- Laki ei täsmennä vähimmäistasoa, mutta juridiset ammattilaiset suosittelevat AES:ää (eIDAS Advanced Signature) OTP SMS:n kanssa työsopimuksissa. Certyneo sisältää AES:n henkilökohtaisesta suunnitelmasta alkaen (9 €/kk).
- Pitääkö työntekijän luoda tili allekirjoittamiseksi?
- Ei. Työntekijä saa sähköpostilinkin, tarkastelee sopimusta ja allekirjoittaa muutamalla klikkauksella ilman tilin luomista. Todentaminen tapahtuu OTP:llä, joka lähetetään hänen sähköpostiin tai puhelimeen.
- Miten arkistoi allekirjoitetut sopimukset?
- Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen allekirjoitetun sopimuksen 10 vuodeksi aikaleiman sisältävän audit trail -lokin kanssa. PDF-tiedostot voidaan ladata milloin tahansa hallintapaneelista yksittäin tai joukkomäärityksellä.