Konverter Excel til PDF online, gratis og uden upload

Konverter Excel til PDF online, trin for trin

Når du konverterer en Excel-fil til PDF, kan du sende en tabel, som ingen kan ændre ved en fejl, og som alle kan åbne, med eller uden regneark. Med Certyneo Reader læses og sættes projektmappen op i din browser på din enhed: den sendes aldrig til en server. Her er hele fremgangsmåden, fra projektmappen til en PDF, der er klar til at blive sendt.

1. Åbn projektmappen i Excel, og gem den. Dette trin betyder mere, end man skulle tro: konverteringen udskriver de værdier, Excel har gemt for hver formel, den genberegner dem ikke.
2. Tjek, hvad der skal med: skjul arbejdsark, -rækker eller -kolonner, og definer et udskriftsområde, hvis du kun vil sende en del af et ark.
3. Slip .xlsx- eller .xlsm-filen i læseren øverst på denne side, med træk og slip eller fra dine mapper, op til 150 MB.
4. PDF-filen åbnes i læseren. Bladr igennem den: hvert ark begynder med sit navn, sidehovedet gentager arket, og sidefoden viser sidetallet.
5. Gem PDF-filen, eller tilpas den først: fjern en overflødig side, tilføj et vandmærke, beskyt filen med adgangskode.

Passer resultatet dig ikke, så ret projektmappen i Excel, gem den, og konverter den igen: det tager kun et øjeblik, og der er ingen grænse for antallet af konverteringer.

Hvorfor lave en Excel-tabel om til PDF

En Excel-projektmappe er et arbejdsredskab: dens formler, faner og kolonner med mellemregninger vedkommer ofte kun dig. PDF-filen er den version, der kan offentliggøres.

• Lås tallene fast: et budget, et prissat tilbud eller en udgiftsopgørelse sendt som PDF kan ikke længere ændres ved en uheldig indtastning.
• Vis kun resultatet: skjulte ark og kolonner udskrives ikke, dine mellemregninger bliver hos dig.
• Kan læses overalt: modtageren behøver hverken Excel eller et regneark, en telefon er nok til at åbne filen.
• Vedhæft en tabel til en ansøgning: mange portaler, udbud og finansieringsansøgninger accepterer kun PDF-filer.
• Arkivér en status på en bestemt dato: en optælling, et månedligt dashboard eller en fremmødeliste, som de var, da de blev sendt.

Til den modsatte vej, altså at få tallene fra et kontoudtog eller en faktura modtaget som PDF ind i et regneark, forklarer vores vejledning, hvordan du konverterer en PDF til Excel med beløb, du kan regne med.

Hvad konverteringen fra Excel til PDF tager med

Værktøjet tager ikke et skærmbillede af arket: det læser hver celle, dens indhold og formatering, og sætter derefter læsbare sider op. Her er, hvad du finder i PDF-filen, og hvad der ikke kommer med.

Teksten i PDF-filen er rigtig tekst: den kan søges i, markeres og kopieres. En modtager kan altså finde et navn eller et beløb i en lang tabel med søgefunktionen i sin PDF-læser.

Sådan deles en stor Excel-tabel op i sider

Den største udfordring, når man konverterer en Excel-tabel til PDF, er bredden. På skærmen har et ark ingen kant; på en A4-side har det. Værktøjet bruger regler, der er lavet for at holde hvert tal læseligt.

• A4-format, stående for en smal tabel og automatisk liggende, så snart tabellen er bred.
• Tekststørrelse tilpasset tabellens bredde, så kolonnerne kan være der uden at gå ud over læsbarheden.
• Ud over 25 kolonner deles arket op i på hinanden følgende kolonneblokke, der udskrives efter hinanden, i stedet for at blive formindsket til ulæselig størrelse.
• Overskriftsrækken gentages øverst på hver side: det er første række, hvis den er fed, eller rækken med etiketter over tallene.
• En række deles aldrig mellem to sider: en række med flere tekstlinjer flyttes samlet til næste side.
• Hvert ark begynder med sit navn; sidehovedet gentager arket, og sidefoden viser sidetallet i formen side / sider.

Hvad gør man, hvis tabellen har mere end 25 kolonner

Opdelingen i blokke bevarer alt, men tvinger læseren til at bladre mellem sider for at følge en række. Vil du undgå det, så begræns antallet af kolonner, du sender: skjul kolonner med mellemregninger, eller definer et udskriftsområde, der kun omfatter de nyttige kolonner. For en meget stor tabel, der skal bearbejdes videre, kan du også overveje at sende selve projektmappen sammen med PDF-filen.

For at overskriftsrækken genkendes og gentages korrekt, så sæt kolonneetiketterne med fed i første række. Det er en enkel vane, der gør PDF-filen meget lettere at læse fra side to.

Datoer, tal og formler: det skal du vide, før du konverterer en xlsx til PDF

Formlerne genberegnes ikke

En Excel-fil gemmer for hver formel den sidste værdi, der blev beregnet, da filen blev gemt. Konverteringen udskriver denne værdi, præcis som en udskrift ville gøre. Har du ændret et datum uden at gemme bagefter, viser PDF-filen det tidligere resultat, altså det fra sidste gang, der blev gemt. Løsningen er altid den samme: åbn projektmappen i Excel, lad beregningen køre, gem, og konverter derefter.

Formaterne følger læserens sprog

Datoer, procenter, decimaler og tusindtalsseparatorer skrives på læserens grænsefladesprog, som Excel installeret på det sprog ville gøre: decimalkomma og punktum mellem tusinder på dansk, rækkefølgen dag, måned, år, og SAND i stedet for TRUE for en logisk værdi. Konverterer du en tabel til en engelsksproget læser, så skift læseren til engelsk før konverteringen.

Og en CSV-fil?

En .csv-fil har hverken formatering eller ark: det er tekst adskilt af kommaer eller semikolon. Den konverteres som tekst med fast tegnbredde, hvor kolonnerne forbliver på linje. Vil du have en rigtig tabel med gentaget overskrift og talformater, så åbn filen i Excel, og gem den som .xlsx før konverteringen.

Begrænsninger ved konvertering fra Excel til PDF, og hvordan du kommer uden om dem

Værktøjet udskriver celler. Alt, der ikke er en celle, eller som afhænger af en visningsberegning, der er særlig for Excel, kommer ikke med. Det er godt at vide, før du sender dokumentet.

• Diagrammer og billeder placeret på arket: mangler i PDF-filen. Gem diagrammet som billede i Excel, og tilføj derefter billedet til PDF-filen efter konverteringen, som forklaret nedenfor.
• Betinget formatering: farver, der beregnes ud fra værdien, som et negativt beløb i rødt, vises ikke. Er oplysningen vigtig, så tilføj en tydelig kolonne eller en fast skriftfarve.
• Tynde kanter: kommer ikke med. Ensfarvet fyld i hver anden række er et godt alternativ til at lede øjet.
• Kommentarer og noter i celler: kommer ikke med. Kopiér nyttige bemærkninger over i en særskilt kolonne.
• Gammelt .xls-format: afvises. Åbn filen i Excel eller et andet regneark, og gem den som .xlsx.

Vil du have et diagram med igen, så konverter projektmappen, og brug derefter værktøjet til at indsætte en side i en PDF: det tager direkte imod et PNG- eller JPG-billede, placeret før første side, efter en valgfri side eller til sidst. Foretrækker du at forberede billedet separat, kan du også lave et JPG- eller PNG-billede om til PDF og derefter sætte det sammen med resten.

Skal dokumentet gengive visningen i Excel nøjagtigt, inklusive diagrammer og betinget formatering, så eksportér det fra Excel selv via Filer, Gem som, og vælg filtypen PDF.

Hvilken metode skal man vælge for at konvertere en Excel-fil til PDF

Flere veje fører til samme resultat. De adskiller sig ved, hvor projektmappen behandles, hvad der kommer med, og hvilket program der kræves.

Den mest mærkbare forskel ligger i layoutet. Fra Excel ender en bred tabel ofte delt over flere sider, hvis man ikke har indstillet retningen og udskriftstitlerne. Her er liggende format og gentagelse af overskriften automatisk.

Den anden ligger i fortroligheden: en lønliste, et regnskab eller en kundefil, der konverteres i din browser, passerer ingen server, hvilket fjerner risikoen for læk hos en leverandør.

Efter konverteringen: gør mindre, mærk, beskyt, underskriv

PDF-filen åbnes i den gratis PDF-læser online, hvor værktøjerne kan bruges efter hinanden på samme dokument. Et typisk forløb for en finansiel tabel ser sådan ud.

1. Fjern de sider, der ikke skal med, for eksempel et ark med forudsætninger: slet de overflødige sider fra PDF-filen ved at skrive deres numre.
2. Mærk dokumentet: tilføj vandmærket »FORTROLIGT« på hver side til en intern tabel eller et budgetoverslag.
3. Vedhæft den til en større sag: saml flere PDF-filer i én fil, for eksempel den prissatte tabel, rapporten og bilagene.
4. Beskyt den: lås PDF-filen med en adgangskode, før du sender den med e-mail.
5. Få den godkendt: til et tilbud eller en godkendt opgørelse kan du sende PDF-filen til elektronisk underskrift.

Så længe du ikke har gemt, kan hvert trin fortrydes med knappen Fortryd.

Flere spørgsmål om konvertering fra Excel til PDF

Hvordan konverterer jeg kun ét ark fra en projektmappe til PDF?

Skjul de andre ark i Excel, gem, og konverter derefter: skjulte ark udelades. Du kan også konvertere hele projektmappen og bagefter fjerne siderne fra de ark, du ikke skal bruge.

Kan man konvertere en Excel-fil til PDF fra en telefon?

Ja. Værktøjet virker i nyere browsere på Android, iPhone og iPad. Vælg .xlsx-filen blandt dine filer eller en gemt vedhæftet fil, og gem derefter den færdige PDF. Skal en formel rettes, skal du dog tilbage til et regneark.

Kan en stor projektmappe med flere tusinde rækker klares?

Ja. Store ark behandles effektivt inden for grænsen på 150 MB pr. fil. PDF-filen får blot så mange sider, som der skal til, med overskriften gentaget på hver af dem.

Hvordan sætter jeg en Excel-tabel og en Word-rapport sammen i én PDF?

Start med at konvertere Word-dokumentet til PDF, og indsæt derefter projektmappen på det ønskede sted med værktøjet til at indsætte sider, som også tager imod en .xlsx-fil. Du får én samlet PDF, klar til at blive nummereret og sendt.