Kommentér en PDF online: fremhæv, kommenter, tegn

Annotér en PDF online gratis: det korte svar

For at annotere en PDF online uden at installere noget, skal du åbne filen i læseren ovenfor, vælge værktøjet Annotér, derefter vælge et afsnit til at fremhæve eller tegne direkte på siden. Når dine annotationer er på plads, skal du klikke på Anvend, gennemlæse dokumentet og derefter gemme den annoterede PDF. Operationen er gratis, kræver ingen konto og foregår helt i din browser: filen sendes ikke til nogen server.

Denne vejledning beskriver præcist hvad PDF-annotation dækker, de otte tilgængelige værktøjer og den korrekte brug af hver enkelt, tilfælde som udgør problemer (scannet dokument, beskyttet fil, læsning på tablet) og hvad du skal gøre med dokumentet efter annotering. Hvis du leder efter en bestemt handling, går de dedikerede vejledninger dybere: fremhæv en PDF online, tilføj en kommentar til en PDF, gennemlæs og ret en PDF med flere eller annotér en PDF på iPad eller tablet.

Annotere en PDF: hvad taler vi præcis om?

En PDF-fil er designet til at være fastlåst: dens layout er det samme på alle skærme og alle printere. At annotere dette dokument består derfor ikke i at omskrive det, men i at lægge et lag af visuelle bemærkninger over det: en fremhævning, en streg, en note, et stempel. Den oprindelige tekst forbliver intakt under.

PDF-standarden (ISO 32000) har dedikerede objekter til dette, kaldet annotationer. Hver har en type (fremhævning, understregnng, gennemstreget tekst, tegning, kvadrat, tekstfelt, note, stempel), en position på siden, en farve og eventuelt tekstindhold. Det er dette standardformat, som Certyneo Reader skriver i din fil.

Praktisk konsekvens: dineAnnotationer er ikke et billede limet på siden. Adobe Acrobat, Preview på Mac, læsere integreret i browsere og de fleste PDF-applikationer genkender dem som rigtige annotationer. Din modtager kan vise dem, liste dem, svare på dem i sin egen software eller slette dem enkeltvis.

Annotationsværktøjer og hvornår du skal bruge hvert enkelt

Annotér-værktøjet grupperer otte bevægelser. De tre første handler på et tekstudvalg; de fem følgende placeres frit på siden. Alle tilbyder fem farver: gul, grøn, blå, rød og sort.

Fremhæv, understreg, gennemstreg

Vælg en passage som du ville gøre på en webside: fremhævningen, understregningen eller det gennemstregede tekst følger nøjagtigt de valgte linjer, selv på flere linjer. Fremhævning bruges til at identificere det væsentlige, understregning til at signalere et punkt, der skal kontrolleres, gennemstreget tekst til at foreslå en sletning. Disse tre værktøjer har brug for valgbar tekst: vores vejledning til at fremhæve tekst i en PDF forklarer hvad du skal gøre, når valg ikke fungerer.

Tegn i hånd

Tegningen tegner frit med musen, fingeren eller stylus'en: omring et tal, forbind to afsnit, tilføj en pil eller en brace. Det er det mest udtryksfulde værktøj, men også det mindst præcise: reservér det til visuelle indikationer og hold skriftlige bemærkninger til tekstværktøjer.

Indrammer et område

Rammen tegner et rektangel omkring en tabel, en underskrift, et logo eller ethvert element, der ikke er valgbar tekst. Det fanger øjet uden at skjule noget.

Tekstfelt og fastgjort kommentar

Tekstfeltet skriver din bemærkning direkte på siden, synlig for alle og trykt sammen med den. Den fastgjorte kommentar placerer et lille ikon: dens indhold vises, når læseren klikker på det, eller åbner kommentarpanelet i sin software. Den første er velegnet til korte instruktioner, der skal springe i øjnene, den anden til længere forklaringer, der ikke må fylde siden op. For at vælge mellem de to og skrive nyttige bemærkninger, læs vores vejledning til at kommentere en PDF.

Billedstempel

Stemplet placerer et PNG- eller JPG-billede på siden: logo, virksomhedssegl, bemærkning som "Set" eller "Betalt" forberedt på forhånd. En skannet underskrift påsat på denne måde forbliver et simpelt billede uden bevisværdi: for at forpligte nogen skal du bruge en elektronisk underskrift.

Annotér en PDF uden Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader i sin gratis version tillader fremhævning og kommentarer, men du skal installere det, og mere avancerede funktioner er reserveret til abonnementet. Der findes flere alternativer, hver med sine begrænsninger.

• PDF-læsere integreret i nyere browsere (Microsoft Edge, Firefox) tilbyder nogle få værktøjer til fremhævning, tegning eller tekst, hvis liste varierer fra browser til browser og version til version.
• Preview på Mac og annotationsværktøjet i Filer-appen på iPhone og iPad er komplet, men eksklusivt for Apple-økosystemet.
• Mange onlineannotationssites begynder med at uploade din fil til deres servere, nogle gange med en grænse for sider eller filer pr. dag, og anmoder om en konto for at gemme resultatet.
• Certyneo Reader fungerer i enhver moderne browser, på både computer og mobil, uden konto eller begrænsninger, og behandler filen lokalt.

Uanset hvilket værktøj du vælger, skal du kontrollere ét punkt før du forpligter dig: annotationed skal være skrevet i PDF-standardformat. Nogle værktøjer flader alt ud som billede på sparetidspunktet; din modtager kan så hverken vælge teksten eller fjerne en kommentar.

Annotere en scannet PDF: OCR-trinnet

Et scannet eller fotograferet dokument er for PDF-læseren kun et billede: det indeholder ingen tekst. Du kan tegne på det, placere en ramme, tekstzone, kommentar eller stempel på det, men det er umuligt at vælge en sætning for at fremhæve eller gennemstryge den.

Løsningen består i at gøre scanningen søgbar via OCR før du annoterer den. Tegngenkendelse tilføjer under billedet et usynligt tekstlag, justeret til ordene. Når dette trin er afsluttet, fungerer valget og fremhævelsesværktøjerne følger dokumentets linjer. Søgning efter et ord i PDF-filen bliver mulig samtidig.

Tip: hvis en PDF ser ud til at indeholde tekst, men valget springer fra blok til blok, er det ofte et dokument, der er sat op i kolonner. Vælg kolonne for kolonne, startende fra sætningens begyndelse.

Annotere, redigere, overstrege: tre forskellige bevægelser

Disse tre operationer forveksles ofte, selvom de hverken har samme virkning eller samme risici.

• Annotere tilføjer bemærkninger over indholdet uden at ændre det. Den originale tekst forbliver læselig og kan kopieres, og hver kommentar kan fjernes.
• Redigere ændrer selve indholdet: korrigere en dato, en stavefejl eller et beløb direkte på linjen. Det er formålet med værktøjet til at redigere teksten i en PDF, som skriver linjen om med en skrifttype af samme dimensioner.
• Overstrege fjerner en information permanent: den maskerede tekst fjernes fra filen, ikke bare dækket. Til et CPR-nummer, et IBAN eller et navn, der skal anonymiseres, skal du bruge værktøjet til at overstrege en PDF.

Den klassiske fælde består i at tegne et sort rektangel over en følsom oplysning og tro, at den er slettet. En ramme eller tegning forbliver en kommentar: teksten under den findes stadig, og hvem som helst kan kopiere den eller fjerne kommentaren. For at skjule en oplysning skal du overstrege den; for at signalere det, skal du annotere det.

Gennemlæse et dokument sammen

Annotation er det fælles sprog for korrekturlæsning: en rapport, et notat, en mockup eller en kontrakt cirkuleres i PDF, hver person tilføjer sine bemærkninger, og forfatteren tager dem op i killedokumentet. For at få denne proces til at fungere skal du fastsætte konventioner før du starter: en farve pr. korrekturlæser, gennemstreget tekst for sletninger, understreg for punkter, der skal verificeres, tekstzone for foreslåede erstatninger.

Når flere korrekturlæsere hver arbejder på deres kopi, bliver det svært at vide, hvad der er ændret fra en version til den næste. Værktøjet til at sammenligne to versioner af en PDF fremhæver tilføjede og slettede linjer. Vores fuldstændige metode til at gennemlæse og rette en PDF sammen beskriver konventionerne, korrekturlæsningsprocessen og det særlige tilfælde af kontrakten før underskrift.

Annotere en PDF på iPad, tablet eller telefon

Værktøjet fungerer i din tablets eller telefons browser uden at installere en app. På en touchskærm følger tegningen fingeren eller stylus-pennen, og tekstvalg sker ved et langt tryk, som på enhver webside.

På en stor skærm gør landskabstilstand og zoom tekstvalget mere præcist. Den annoterede fil gemmes i mappen Downloads på enheden. Vores vejledning til at annotere en PDF på iPad eller på en Android-tablet giver trin-for-trin-instruktioner og nyttige indstillinger for skrivning med stylus.

Fortrolighed: hvorfor annotation sker på din enhed

De dokumenter, man annoterer, er sjældent harmløse: kontrakter, lønsedler, medicinske journaler, eksamenskopier, juridiske sagsakter. At overdrage dem til en onlinetjeneste, der lagrer dem, selv midlertidigt, rejser et reelt fortrolighedsspørgsmål og nogle gange også et spørgsmål om GDPR-overholdelse.

Certyneo Reader læser og ændrer PDF direkte i din browser. Filen bliver aldrig uploadet: Certyneo modtager den ikke, gemmer den ikke og kan ikke se den. Lukning af fanen sletter dokumentet fra hukommelsen. Det er også det, der gør det muligt at annotere store filer, op til 150 MB, uden uploadtid.

En PDF-fil beskyttet med en adgangskode åbnes ved at indtaste denne adgangskode, som kun verificeres på din enhed. Hvis det annoterede dokument skal sendes tilbage krypteret, skal du bruge værktøjet til at beskytte en PDF med adgangskode før du sender det.

Anvend, ret, gem: trinvis fremgangsmåde

Så længe du ikke har klikket på Anvend, venter dine annotationer: de vises på siden, men er ikke skrevet i filen endnu. Værktøjslinjens tæller angiver deres antal.

1. For at fjerne en ventende annotation skal du vælge værktøjet Fjern og derefter klikke på den. Knappen Kassér alt sletter alle ventende annotationer på én gang.
2. Klik på Anvend: alle annotationer skrives i en enkelt operation til PDF-filen, og siden indlæses på ny.
3. Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, vender kommandoen Fortryd sidste ændring tilbage til den tidligere tilstand, så længe filen ikke er gemt.
4. Klik på Gem for at downloade den annoterede PDF-fil. Så længe dette ikke er gjort, advarer læseren dig, før du forlader siden.

Dine annotationer føjes til dem, som dokumentet allerede indeholdt, uden at slette dem. Hvis du ønsker at slette en allerede gemt annotation, skal du åbne filen i en læser, der viser kommentarer, såsom Adobe Acrobat Reader eller Forhåndsvisning: hver standardannotation kan der vælges og slettes.

Efter annotation: dele, sammenligne, få underskrevet

En annoteret PDF er sjældent slutmålet. Alt efter situationen består næste trin i at sende den tilbage til dens forfatter for integration af bemærkninger, at komprimere den for at sende via e-mail, eller at gennemse den en sidste gang i PDF-læseren online før distribution.

Når dokumentet er en kontrakt, tilbud eller indkøbsordre, er sidste trin ofte underskrift. Når bemærkningerne er integreret, og den endelige version er fastsat, kan du underskrive en PDF online med en elektronisk signatur: dine undertegnere signerer fra deres telefon, og det underskrevne dokument bliver forseglet, hvilket forhindrer enhver senere ændring uden at det ses.

Bedste praksis for læsbare annotationer

• En ide pr. annotation: en kommentar, der blander tre bemærkninger, behandles sjældent helt.
• En farvekode annonceret fra starten, for eksempel gul for vigtig information, rød for en fejl, grøn for en godkendelse.
• Bemærkninger, der foreslår en løsning i stedet for blot en konstatering: "erstat 30 dage med 45 dage" i stedet for "frist skal gennemses".
• Fremhævning med mådehold: et helt afsnit fremhævet signalerer ikke længere noget.
• Et eksplicit filnavn ved gemning, med dato og dine initialer, så alle ved, hvilken version de har i hænderne.
• En sidste gennemgang af den annoterede PDF før afsendelse, især for at kontrollere, at ingen interne bemærkninger er beregnet til at blive i kundens kopi.