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集中式合同资料库
在您的组织中，查找三年前签署的合同需要多长时间？当协议分散在服务器、邮箱和文件柜中时，合同信息变得无法利用。集中式资料库将您的所有合同集中在一个唯一、可搜索、安全的空间中。
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为什么要集中管理合同
分散的合同资产是有风险的资产。没有统一的资料库，没有人真正了解有多少份在途合同、它们的截止日期或财务承诺。查找条款、准备审计或响应监管要求会成为一项复杂工作。集中式资料库通过将每份合同、其版本和附件集中在同一位置来解决这个问题，并通过结构化元数据——当事人、日期、金额、合同类型——来丰富这些内容，使整体可搜索和可控。这是义务监督、续期管理和分析的基础。
从理论到实践，了解 Certyneo 电子签名解决方案 及其 专为您的行业定制的服务 — 符合 eIDAS 标准，无需安装。
- 一个唯一的空间，其中每份合同及其附件都被集中和版本控制。
- 结构化的元数据——当事人、日期、金额、类别——用于筛选和即时查找。
- 一种强大的搜索功能，可在元数据和文档内容中进行搜索。
- 受控的访问权限和具有法律效力的保存，托管在欧盟内。
好的合同库应包含的内容
已签署的合同及其后续修订。
谈判版本和修改历史记录。
附件、采购订单和相关的通用条款。
关键元数据：当事人、日期、金额、截止日期、类别。
执行证明和义务履行凭证。
审计跟踪和电子签名证书。
构建可用的合同库
- 1
整合现有资源
我们将分散在不同位置的合同库导入到一个统一的空间中。即使一开始只进行了部分整合，也能立即提供对合同资产的首次综合视图。
- 2
丰富元数据
每份合同都由结构化属性（当事人、日期、金额、类型）来描述。这些元数据将简单的文件堆转变为可查询和可过滤的数据库。
- 3
使所有内容可搜索
搜索功能同时涉及元数据和文档内容。查找所有包含特定条款的合同只需几秒钟。
- 4
保护和管理
访问权限按配置文件定义，保存保证了法律效力，审计跟踪记录每次查询。该库成为可靠的真实信息源。
常见问题
- 合同库和数字保险箱之间有什么区别？
- 数字保险箱以法律效力保存文档。合同库更进一步：它按元数据组织这些文档，使其可搜索，并将其与截止日期和义务相关联。当库提供具有法律效力的保存时，这两个概念就相结合了。
- 什么是合同元数据？
- 这些是描述合同的属性，但不是合同文本本身：当事人、签署日期和到期日期、金额、类别、内部负责人。它们允许过滤、排序和管理合同组合。
- 能否在合同文本内部搜索？
- 可以。一个好的存储库会索引文档内容，这样可以找到所有包含特定条款或确切表述的合同，不仅仅限于元数据。
- 如何整合已经分散的合同库？
- 分阶段进行：导入现有合同，然后逐步丰富元数据。人工智能分析可以加快在合同整合过程中自动提取日期、当事人和金额的速度。
- 合同存储在哪里？
- 通过主权解决方案，合同存储在欧盟内，具有受控的访问权限，并符合证明力价值和数据保护要求。
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