CLM指南
合同续期管理
在没有有意识决策的情况下自动续期的合同很少是正确的合同。未预期的默认续期、超期预告、遗忘的订阅：这些漏洞成本高昂，往往不被察觉。本指南说明了如何重新掌控合同续期。
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合同续期的利益相关问题
合同的续期应始终是一项选择的结果：因为服务令人满意而续期、因为市场已演变而重新谈判、或因为需求已改变而终止。在实践中，由于缺乏监督，许多合同会自动续期，组织在没有做出决策的情况下就被纳入新的周期。相反，预告的不当预期可能会导致失去战略性客户合同。续期管理包括使每个截止日期足够早地可见，以便能够基于充分信息做出决策。
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- 列出所有合同的终止日期、续期日期和预告日期。
- 区分默认续期的合同和高被动续期风险的合同。
- 在预告前提前触发警报，留出充足时间进行评估。
- 记录决策：续期、重新谈判或终止，并追踪相应的行动。
应密切监控哪些合同？
年度续期的软件订阅和SaaS合同。
默认续期的供应商合同和框架协议。
预告期长的商业租赁和房产合同。
固定截止日期的保险和维护合同。
战略性客户合同，其续签确保了营业额的安全。
固定期限的许可证、伙伴关系和分销合同。
重新掌控续签管理
- 1
列举截止日期
我们集中管理每份合同的关键日期：期限结束、续签方式、期限和预告窗口。这项清单往往能揭示那些意料之外的承诺。
- 2
评估风险
每份合同根据其续签方式和财务影响进行分类。自动续签且金额较大的合同值得最密切的监督。
- 3
在预告期前发出警报
在预告窗口开启前，通知会提醒负责人。目标是在续签自动生效之前做出决定。
- 4
决策并记录
在每个截止日期，明确作出决定——续签、重新谈判或终止——然后进行记录。可追溯性保护组织并为未来续签分析提供依据。
常见问题
- 什么是自动续签？
- 这是一项条款，如果任何一方都没有在约定的预告期内终止合同，该合同会自动延长至新的期限。在没有跟踪的情况下，它常常导致被动续签。
- 如何避免不想要的续签？
- 从签署之初就确定预告日期，并提前足够的时间设置提醒。这样留出了充分的时间来决策，必要时可以按时发送终止通知。
- 什么是合同漏洞？
- 这是由于合同管理不善而导致的价值损失：续签无用服务、预告期已过、折扣未应用、客户合同因未能提前预见其截止日期而丧失。这些漏洞累积起来影响重大。
- 管理续签是否需要专门工具？
- 少数几份合同可以用电子表格管理，但很快就会变得难以管理和容易出错。一个具有自动警报功能的集中式数据库确保不会遗漏任何截止日期，无论合同数量有多少。
- 续签是否是重新谈判的机会？
- 是的，这甚至是一个关键时刻。预先考虑截止日期可以让您在重新谈判时处于有利地位，而不是被迫接受初始条件的续约。
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