CLM 指南
合同义务的跟踪
已签署的合同并非已完成的合同：它产生义务、里程碑和有时跨越多年的截止日期。没有结构化的跟踪，这些承诺会丢失并成为风险。本指南详细说明如何在签署后管理合同的执行。
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为什么签后跟踪是一个重大问题
合同的价值在于其执行，而非签署。需要遵守的可交付成果、需要维持的服务级别、保证、报告条款、保密义务、付款截止日期：如果不跟踪这些承诺，组织将面临处罚、诉讼或信任丧失的风险。然而，这些义务通常埋藏在合同正文中，分散在多个部门之间，没有明确指定的负责人。义务跟踪包括提取这些承诺、分配它们、设定期限并主动监控它们。
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- 识别和提取每份合同的义务，包括隐含的报告或保证条款。
- 为每项义务分配一名负责人，以避免部门之间的灰色地带。
- 在里程碑和截止日期之前设置提醒，留有足够的时间采取行动。
- 保留执行证据：可交付成果、收据、往来记录，以便在诉讼时自我保护。
签署后应跟踪哪些承诺？
付款截止日期、发票和计费里程碑。
服务水平协议 (SLA)、绩效指标和相关罚款。
可交付成果、项目里程碑和服务上线日期。
保密义务、竞业禁止和定期报告义务。
保证、维护和有限期限的责任条款。
通知期、续期日期和重新谈判窗口。
实施义务跟踪
- 1
绘制义务地图
在签署时，我们汇总每一方的承诺并进行分类：性质、到期日期、负责人、关键性。这个映射将静态合同转变为具体的行动计划。
- 2
分配和制定时间表
每项义务都分配一个所有者和到期日期。里程碑被记录在共享日历中，确保没有任何承诺依赖于单个人的记忆。
- 3
提前预警
自动通知会在每个截止日期之前提醒负责人，具有适当的提前期。终止预告不应该在到期前夕才被发现。
- 4
跟踪执行
每项履行的义务都有文件记录：交付的可交付成果、完成的付款、提交的报告。这种可追溯性构成了宝贵的证据，并为合同的审计跟踪提供了信息。
常见问题
- 什么叫合同义务？
- 这是合同中一方承担的承诺：交付商品、提供服务、付款、提供担保、遵守保密条款等。每项义务都有到期日期、负责人和违反时的后果。
- 如何识别合同中的所有义务？
- 可以通过阅读手动提取，但对于大量文件来说既费时又容易出错。由人工智能辅助的分析可以大大加快对义务、报告和担保条款的识别，然后由律师验证。
- 在到期日期前应该提供多长的预警期？
- 这取决于义务的性质。对于简单的可交付成果，几天就足够了。对于终止预告或重新谈判，通常需要几周甚至几个月，以便有时间做出决定和采取行动。
- 义务跟踪是否可以替代续期跟踪？
- 不能，它们是互补的。续期跟踪关注合同终止和自动续期，而义务跟踪涵盖整个执行期间的所有承诺。
- 如何证明义务已经履行？
- 通过不断保存支持文件：可交付成果、收据确认、沟通记录、时间戳。集中的合同库会自动将这些证据关联到相关合同。
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