Anotovať PDF online: zvýrazňovať, komentovať, kresliť

Anotovať PDF online bezplatne: krátka odpoveď

Ak chcete anotovať PDF online bez inštalácie čohokoľvek, otvorte súbor v čítačke vyššie, zvolte nástroj Anotovať, potom vyberte časť textu na zvýraznenie alebo kresľujte priamo na stránku. Keď sú vaše anotácie na mieste, kliknite na Použiť, znova si prehliadnite dokument a potom uložte anotovaný PDF. Táto operácia je bezplatná, nevyžaduje si žiadny účet a prebieha úplne vo vašom prehliadači: súbor sa neposiela na žiadny server.

Tento sprievodca podrobne opisuje, čo presne znamená anotácia PDF, osem dostupných nástrojov a správne použitie každého z nich, prípady, ktoré spôsobujú problémy (naskenovaný dokument, chránený súbor, čítanie na tablete) a čo robiť s dokumentom po anotácii. Ak hľadáte konkrétny postup, špecializované sprievodcovia poskytujú viac informácií: zvýrazniť PDF online, pridať komentár k PDF, spoločne prehliadnuť a opraviť PDF alebo anotovať PDF na iPade alebo tablete.

Anotovať PDF: o čom presne hovoríme?

PDF je navrhnuté tak, aby bolo fixné: jeho rozloženie je rovnaké na všetkých obrazovkách a všetkých tlačiarňach. Anotovanie tohto dokumentu teda nespočíva v jeho prepísaní, ale v umiestnení vrstvy vizuálnych poznámok: zvýraznenie, čiara, poznámka, pečiatka. Pôvodný text zostáva intaktný pod ním.

Štandard PDF (ISO 32000) má na to určené vyhradené objekty, tzv. anotácie. Každá má typ (zvýraznenie, podčiarknutie, prečiarknutý text, kresba, štvorec, textové pole, poznámka, pečiatka), pozíciu na stránke, farbu a prípadne textový obsah. Tento štandardný formát je ten, ktorý Certyneo Reader zapisuje do vášho súboru.

Praktický dôsledok: vaše anotácie nie sú obrázok nalepený na stránku. Adobe Acrobat, Náhľad na Mace, čítačky integrované v prehliadačoch a väčšina aplikácií PDF ich uznávajú ako skutočné anotácie. Váš príjemca ich môže zobrazovať, zoznamovať, odpovedať na ne vo svojom vlastnom softvéri alebo ich mazať jeden po druhom.

Nástroje na anotáciu a kedy používať jednotlivé

Nástroj Anotácia spája osem gestov. Prvé tri fungujú na vybranom texte; nasledujúcich päť sa umiestňuje voľne na stránku. Všetky ponúkajú päť farieb: žltú, zelenú, modrú, červenú a čiernu.

Zvýrazniť, podčiarknuť, prečiarknuť

Vyberte časť tak, ako by ste to urobili na webovej stránke: zvýraznenie, podčiarknutie alebo prečiarknutý text nasleduje presne zvolené riadky, dokonca aj na viacerých riadkoch. Zvýraznenie slúži na určenie toho podstatného, podčiarknutie na signalizáciu bodu na overenie, prečiarknutý text na návrh vymazania. Tieto tri nástroje vyžadujú voliteľný text: náš sprievodca pre zvýraznenie textu v PDF vysvetľuje, čo robiť, keď výber nefunguje.

Kreslenie voľnou rukou

Kreslenie sa môže voľne sledovať myšou, prstom alebo stylusom: obklopiť číslo, prepojit dva odseky, pridať šípku alebo zloženú zátvorku. Je to najvýraznejší nástroj, ale aj najmenej presný: vyhraďte si ho na vizuálne indikácie a nechajte písomné poznámky na nástrojoch s textom.

Zarámovanie oblasti

Rámec nakreslí obdĺžnik okolo tabuľky, podpisu, loga alebo akéhokoľvek prvku, ktorý nie je voliteľný text. Priťahuje pozornosť bez toho, aby čokoľvek skryl.

Textové pole a pripnutý komentár

Textové pole zapíše vašu poznámku priamo na stránku, viditeľnú všetkým a vytlačenú s ňou. Pripnutý komentár položí malú ikonu: jeho obsah sa zobrazí, keď čitateľ klikne naň alebo otvorí panel komentárov svojho softvéru. Prvý je vhodný na krátke pokyny, ktoré musia vyskočiť v oči, druhý na dlhšie vysvetlenia, ktoré nesmú zahltiť stránku. Ak si chcete vybrať medzi oboma a napísať užitočné poznámky, prečítajte si náš sprievodca pre komentárovanie PDF.

Pečiatka s obrázkom

Pečiatka položí obrázok PNG alebo JPG na stránku: logo, firemný pečat, poznámka "Videné" alebo "Zaplatené" pripravené dopredu. Takto umiestnená naskenovaná podpis zostáva jednoduchým obrázkom bez hodnoty dôkazu: na záväznosť niekoho je potrebný elektrónický podpis.

Anotácia PDF bez Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader v bezplatnej verzii umožňuje zvýraznenie a komentáry, ale je potrebné ho nainštalovať a pokročilejšie funkcie sú vyhradené pre predplatné. Existuje niekoľko alternatív, každá so svojimi obmedzeniami.

• Čítačky PDF integrované v nedávnych prehliadačoch (Microsoft Edge, Firefox) ponúkajú niekoľko nástrojov na zvýraznenie, kreslenie alebo text, ktorých zoznam sa líši od prehliadača k prehliadaču a od verzie k verzii.
• Náhľad na Macu a nástroj na anotáciu aplikácie Súbory na iPhone a iPad sú kompletné, ale špecifické pre ekosystém Apple.
• Mnohé online nástroje na anotáciu začínajú nahrávaním vášho súboru na svoje servery, niekedy s limitom počtu strán alebo súborov za deň, a vyžadujú si konto na uloženie výsledku.
• Certyneo Reader funguje v akomkoľvek modernom prehliadači, na počítači aj na mobilnom zariadení, bez konta a bez limitov, a spracováva súbor lokálne.

Bez ohľadu na zvolený nástroj skontrolujte jeden bod pred zaviazaním sa : anotácie musia byť napísané v štandardnom formáte PDF. Niektoré nástroje všetko sploštia na obrázok v momente uloženia ; váš príjemca potom už nemôže ani vybrať text, ani odstrániť poznámku.

Anotovanie naskenovaného PDF : krok OCR

Skenovaný alebo fotografovaný dokument je pre čítačku PDF len obrázok: neobsahuje žiadny text. Môžete doňho kresliť, vkladať rámček, textové pole, komentár alebo pečiatku, ale nemôžete vybrať vetu, aby ste ju zvýraznili alebo preškrtli.

Riešením je urobiť skeny preškritelné pomocou OCR pred ich anotáciou. Rozpoznávanie znakov pridáva pod obrázok neviditeľnú textovú vrstvu, zarovnanú na slová. Po dokončení tohto kroku funguje výber a nástroje na zvýraznenie nasledujú riadky dokumentu. Vyhľadávanie slova v PDF sa stáva možným.

Tip: ak PDF vyzerá, že obsahuje text, ale výber skáče z jedného bloku na druhý, často ide o dokument rozložený do stĺpcov. Vyberte stĺpec po stĺpci, počnúc začiatkom vety.

Anotácia, úprava, zatajenie: tri rôzne gesty

Tieto tri operácie sa často zamieňajú, hoci nemajú ani rovnaký účinok ani rovnaké riziká.

• Anotácia pridáva poznámky nad obsah, bez jeho zmeny. Pôvodný text zostáva čitateľný a kopírovateľný a každú anotáciu je možné odstrániť.
• Úprava zmení samotný obsah: opravi dátum, chybu alebo sumu priamo v riadku. To je úloha nástroja na úpravu textu v PDF, ktorý napíše riadok v písme s rovnakými rozmermi.
• Zatajenie navždy odstráni informáciu: zamaskovaný text sa vymaže zo súboru, nie len prekryje. Pre číslo sociálneho poistenia, IBAN alebo meno na anonymizáciu použite nástroj na zatajenie PDF.

Klasická pasca spočíva v nakreslení čierneho obdĺžnika na citlivých údajoch s myšlienkou, že ste ich vymazali. Rámček alebo kresba ostáva anotáciou: text pod ňou stále existuje a ktokoľvek ho môže kopírovať alebo odstrániť anotáciu. Ak chcete informáciu skryť, zatajte ju; ak ju chcete označiť, anotujte ju.

Spoločná kontrola dokumentu

Anotácia je univerzálnym jazykom korektúry: správa, memorandum, rozloženie alebo zmluva cirkulujú v PDF, každý k ním pridá svoje poznámky a autor ich začlení do zdrojového dokumentu. Aby tento obvod fungoval, stanovte dohovory pred začatím: jedna farba na korektor, prečiarknutý text na vymazania, podčiarknutý text na body na overenie, textové pole na navrhované nahradenia.

Keď viacero korektor pracuje každý na svojej kópii, je ťažké vedieť, čo sa zmenilo z jednej verzie na druhú. Nástroj na porovnanie dvoch verzií PDF zvýrazní pridané a vymazané riadky. Naša úplná metóda na spoločnú kontrolu a opravu PDF podrobne vysvetľuje dohovory, obvod korektúry a špecifický prípad zmluvy pred podpisom.

Anotácia PDF na iPad, tablete alebo telefóne

Nástroj funguje v prehliadači vašej tablety alebo telefónu bez potreby inštalácie aplikácie. Na dotykovej obrazovke sa kresba riadi prstom alebo stylusom a výber textu sa vykonáva dlhým stlačením, ako na akejkoľvek webovej stránke.

Na veľkej obrazovke režim na šírku a zväčšenie spresnenie výberu. Anotovaný súbor sa uloží v priečinku stiahnutí vášho zariadenia. Naša príručka na anotáciu PDF na iPad alebo Android tablete poskytuje podrobný postup a užitočné nastavenia na písanie stylom.

Dôvernosť: prečo sa anotácia vykonáva na vašom zariadení

Dokumenty, ktoré sa anotujú, sú zriedka banálne: zmluvy, výplatnice, zdravotné záznamy, kópie skúšok, dokumenty právneho spisu. Ich zverovanie online službe, ktorá ich skladuje, dokonca dočasne, predstavuje skutočnú otázku dôvernosti a niekedy súladu s RGPD.

Certyneo Reader číta a upravuje PDF priamo vo vašom prehliadači. Súbor sa nikdy neodošle: Certyneo ho neprijme, neuchováva a nemôže ho prehliadať. Zatvorenie karty vymaže dokument z pamäte. To je tiež dôvod, prečo je možné anotovať veľké súbory až do 150 MB bez času na odoslanie.

PDF chránený heslom sa otvorí zadaním tohto hesla, overené len na vašom zariadení. Ak má anotovaný dokument odísť šifrovaný, použite nástroj na ochranu PDF heslom pred jeho odoslaním.

Uplatnenie, opravu, uloženie: krok za krokom

Pokiaľ ste neklikli na Použiť, vaše anotácie zostávajú čakajúce: zobrazujú sa na stránke, ale ešte nie sú zapísané do súboru. Počítadlo na paneli nástrojov udáva ich počet.

1. Ak chcete odstrániť čakajúcu anotáciu, vyberte nástroj Odstrániť a potom naň kliknite. Tlačidlo Zrušiť všetko naraz vymaže všetky čakajúce anotácie.
2. Kliknite na Použiť: všetky anotácie sa zapíšu jednou operáciou do PDF a stránka sa znova načíta.
3. Ak výsledok nevyhovuje, príkaz Späť na poslednú zmenu sa vráti do predchádzajúceho stavu, pokiaľ súbor nie je uložený.
4. Kliknite na Uložiť a stiahnite si anotovaný PDF. Pokiaľ to neurobíte, čítačka vás upozorní pred opustením stránky.

Vaše anotácie sa pridajú k tým, ktoré dokument už obsahoval, bez toho, aby ste ich vymazali. Ak chcete odstrániť už uloženú anotáciu, otvorte súbor v čítačke, ktorá obsahuje zoznam komentárov, ako je Adobe Acrobat Reader alebo Náhľad: každá štandardná anotácia sa tam dá vybrať a odstrániť.

Po anotácii: zdieľanie, porovnávanie, podpisovanie

Anotovaný PDF je zriedka konečný výsledok. Podľa prípadného scenára ďalší krok spočíva v jeho vrátení jeho autorovi na integráciu pripomienok, jeho komprimácii na odoslanie e-mailom alebo jeho poslednom prečítaní v online čítačke PDF pred distribúciou.

Keď je dokument zmluva, ponuka alebo objednávka, posledný krok je často podpis. Po integrácii pripomienok a stanoveníí konečnej verzie môžete podpísať PDF online pomocou elektronického podpisu: vaši signatári podpisujú zo svojho telefónu a podpísaný dokument je zapečatený, čo bráni akejkoľvek následnej zmene bez toho, aby bolo vidieť.

Osvedčené postupy pre čitateľné anotácie

• Jedna myšlienka na anotáciu: komentár, ktorý spája tri poznámky, je zriedka spracovaný v celom rozsahu.
• Farebný kód oznámený hneď na začiatku, napríklad žltá pre kľúčovú informáciu, červená pre chybu, zelená pre overenie.
• Poznámky, ktoré ponúkajú riešenie namiesto jednoduchého konštatovania: "nahraďte 30 dní 45 dňami" namiesto "lehota na preskúmanie".
• Zvýraznenie s striedmosťou: úplne zvýraznený odsek už nič neznamená.
• Jasný názov súboru pri ukladaní s dátumom a vašimi iniciálami, aby každý vedel, akú verziu má v rukách.
• Posledné prečítanie anotovaného PDF pred jeho odoslaním, obzvlášť na overenie, že žiadna vnútorná poznámka nie je určená na zostanie v kópii pre klienta.