Konvertovať Excel do PDF online, zadarmo a bez nahrávania

Ako konvertovať Excel do PDF online, krok za krokom

Konverzia súboru Excel do PDF slúži na odoslanie tabuľky, ktorú nikto omylom nezmení a ktorú si každý otvorí, s tabuľkovým procesorom aj bez neho. V Certyneo Reader sa zošit načíta a zalomí vo vašom prehliadači, priamo vo vašom zariadení: nikdy sa neodosiela na server. Tu je celý postup, od zošita po PDF pripravené na odoslanie.

1. Otvorte zošit v Exceli a uložte ho. Tento krok je dôležitejší, než sa zdá: konverzia tlačí hodnoty, ktoré Excel pre každý vzorec uložil, neprepočítava ich.
2. Skontrolujte, čo sa má zobraziť: skryte pracovné hárky, riadky alebo stĺpce a nastavte oblasť tlače, ak chcete odovzdať len časť hárka.
3. Presuňte súbor .xlsx alebo .xlsm do čítačky v hornej časti tejto stránky, potiahnutím myšou alebo zo svojich priečinkov, do 150 MB.
4. PDF sa otvorí v čítačke. Prelistujte ho: každý hárok sa začína svojím názvom, hlavička strany pripomína hárok a päta uvádza číslovanie strán.
5. Uložte PDF, alebo ho najprv upravte: odstráňte nepotrebnú stránku, pridajte vodotlač, chráňte súbor heslom.

Ak vám výsledok nevyhovuje, opravte zošit v Exceli, uložte ho a znova skonvertujte: trvá to len chvíľu a počet konverzií nie je obmedzený.

Prečo previesť tabuľku Excel do PDF

Zošit Excel je pracovný nástroj: jeho vzorce, karty a stĺpce s medzivýpočtami sa často týkajú len vás. PDF je jeho verzia na zverejnenie.

• Zafixovať čísla: rozpočet, nacenená ponuka či vyúčtovanie výdavkov poslané v PDF už nemožno zmeniť nešťastným preklepom.
• Ukázať len výsledok: skryté hárky a stĺpce sa netlačia, vaše medzivýpočty zostanú u vás.
• Otvoriť sa dá všade: príjemca nepotrebuje Excel ani iný tabuľkový procesor, na otvorenie súboru stačí telefón.
• Priložiť tabuľku k žiadosti: mnohé portály, verejné súťaže a žiadosti o financovanie prijímajú len PDF.
• Archivovať stav k určitému dátumu: inventár, mesačný prehľad alebo prezenčnú listinu tak, ako vyzerali v čase odoslania.

Na opačný postup, teda na získanie čísel z výpisu či faktúry prijatej v PDF do tabuľkového procesora, náš návod vysvetľuje, ako konvertovať PDF do Excelu s použiteľnými sumami.

Čo konverzia Excelu do PDF zachová

Nástroj nerobí snímku obrazovky hárka: načíta každú bunku, jej obsah a formátovanie a potom zostaví čitateľné stránky. Toto nájdete v PDF a toto v ňom nebude.

Text v PDF je skutočný text: dá sa vyhľadávať, označiť a kopírovať. Príjemca tak v dlhej tabuľke nájde meno alebo sumu pomocou vyhľadávania vo svojej čítačke PDF.

Ako sa veľká tabuľka Excel rozdelí na stránky

Hlavným problémom pri konverzii tabuľky Excel do PDF je šírka. Na obrazovke hárok nemá okraj; na stránke A4 áno. Nástroj používa pravidlá navrhnuté tak, aby každé číslo zostalo čitateľné.

• Formát A4, na výšku pri úzkej tabuľke, pri širokej tabuľke automaticky na šírku.
• Veľkosť textu prispôsobená šírke tabuľky, aby sa stĺpce zmestili bez ujmy na čitateľnosti.
• Pri viac ako 25 stĺpcoch sa hárok rozdelí na po sebe idúce bloky stĺpcov, vytlačené jeden za druhým, namiesto zmenšenia na nečitateľnú veľkosť.
• Riadok hlavičky sa opakuje hore na každej stránke: je to prvý riadok, ak je tučný, alebo riadok s popismi nad číslami.
• Riadok tabuľky sa nikdy nerozdelí medzi dve stránky: riadok s viacerými riadkami textu sa celý presunie na ďalšiu stránku.
• Každý hárok sa začína svojím názvom; hlavička strany pripomína hárok a päta uvádza číslovanie v tvare strana / strany.

Čo robiť, ak má vaša tabuľka viac ako 25 stĺpcov

Rozdelenie na bloky zachová všetko, no čitateľ musí pri sledovaní riadku prechádzať z jednej stránky na druhú. Ak sa tomu chcete vyhnúť, znížte počet odovzdávaných stĺpcov: skryte stĺpce s medzivýpočtami alebo nastavte oblasť tlače len na potrebné stĺpce. Pri veľmi veľkej tabuľke, s ktorou sa bude ďalej pracovať, zvážte aj odoslanie samotného zošita spolu s PDF.

Aby sa riadok hlavičky správne rozpoznal a opakoval, dajte popisy stĺpcov v prvom riadku tučným písmom. Je to jednoduchý zvyk, vďaka ktorému sa PDF od druhej stránky číta oveľa ľahšie.

Dátumy, čísla a vzorce: čo vedieť pred konverziou xlsx do PDF

Vzorce sa neprepočítavajú

Súbor Excel si pre každý vzorec uchováva poslednú hodnotu vypočítanú pri uložení. Konverzia vytlačí túto hodnotu, presne ako pri tlači. Ak ste zmenili údaj a potom súbor neuložili, PDF zobrazí predchádzajúci výsledok, z posledného uloženia. Riešenie je vždy rovnaké: otvoriť zošit v Exceli, nechať prebehnúť výpočet, uložiť a potom konvertovať.

Formáty sa riadia jazykom čítačky

Dátumy, percentá, desatinné miesta a oddeľovače tisícov sa zapíšu v jazyku rozhrania čítačky, ako by to urobil Excel nainštalovaný v tomto jazyku: v slovenčine desatinná čiarka a medzera medzi tisícmi, poradie deň, mesiac, rok a PRAVDA namiesto TRUE pri logickej hodnote. Ak konvertujete tabuľku pre anglicky hovoriaceho čitateľa, pred konverziou prepnite čítačku do angličtiny.

A čo súbor CSV?

Súbor .csv nemá formátovanie ani hárky: je to text oddelený čiarkami alebo bodkočiarkami. Konvertuje sa ako text s pevnou šírkou znakov, ktorého stĺpce zostanú zarovnané. Ak chcete skutočnú tabuľku s opakovanou hlavičkou a formátmi čísel, otvorte ho v Exceli a pred konverziou ho uložte ako .xlsx.

Obmedzenia konverzie Excelu do PDF a ako ich obísť

Nástroj tlačí bunky. Nič, čo nie je bunka alebo čo závisí od zobrazovacieho výpočtu typického pre Excel, sa neprenesie. Je dobré to vedieť pred odoslaním dokumentu.

• Grafy a obrázky umiestnené na hárku: v PDF chýbajú. V Exceli uložte graf ako obrázok a po konverzii tento obrázok pridajte do PDF, ako je vysvetlené nižšie.
• Podmienené formátovanie: farby vypočítané podľa hodnoty, napríklad záporná suma načerveno, sa nezobrazia. Ak je informácia dôležitá, pridajte samostatný stĺpec alebo pevnú farbu písma.
• Tenké orámovanie: neprenáša sa. Dobrou alternatívou na vedenie oka je jednofarebná výplň každého druhého riadku.
• Komentáre a poznámky v bunkách: neprenášajú sa. Užitočné poznámky prepíšte do samostatného stĺpca.
• Starý formát .xls: odmietnutý. Otvorte ho v Exceli alebo inom tabuľkovom procesore a uložte ako .xlsx.

Ak chcete graf vrátiť späť, skonvertujte zošit a potom použite nástroj na vloženie stránky do PDF: priamo prijme obrázok PNG alebo JPG a umiestni ho pred prvú stránku, za ľubovoľnú stránku alebo na koniec. Ak radšej pripravíte obrázok zvlášť, môžete aj previesť obrázok JPG alebo PNG do PDF a potom ho pripojiť k zvyšku.

Ak musí dokument presne zodpovedať zobrazeniu v Exceli, vrátane grafov a podmieneného formátovania, exportujte ho priamo z Excelu cez Súbor, Uložiť ako a typ PDF.

Aký spôsob zvoliť na konverziu súboru Excel do PDF

K rovnakému výsledku vedie viac ciest. Líšia sa tým, kde sa zošit spracúva, čo sa prenesie a aký program potrebujete.

Najcitlivejší rozdiel je v rozložení. Pri exporte z Excelu sa široká tabuľka často rozdelí na viac strán, ak ste nenastavili orientáciu a tlačové nadpisy. Tu sú orientácia na šírku aj opakovanie hlavičky automatické.

Druhý rozdiel je v dôvernosti: zoznam platov, súvaha či zoznam zákazníkov skonvertovaný vo vašom prehliadači neprechádza žiadnym serverom, čím odpadá riziko úniku u poskytovateľa služby.

Po konverzii: zmenšiť, označiť, chrániť, podpísať

PDF sa otvorí v bezplatnej online čítačke PDF, kde na seba nástroje nadväzujú na tom istom dokumente. Typický postup pri finančnej tabuľke vyzerá takto.

1. Odstráňte stránky, ktoré sa nemajú odoslať, napríklad hárok s predpokladmi: odstráňte nepotrebné stránky z PDF zadaním ich čísel.
2. Označte dokument: pridajte na každú stránku vodotlač „DÔVERNÉ“ pri internej tabuľke či rozpočte.
3. Pripojte ho k rozsiahlejšiemu spisu: spojte viac PDF do jedného súboru, napríklad tabuľku s číslami, správu a prílohy.
4. Chráňte ho: zamknite PDF heslom pred odoslaním e-mailom.
5. Dajte ho schváliť: pri cenovej ponuke či schválenom výkaze pošlite PDF na elektronický podpis.

Kým dokument neuložíte, každý krok vrátite tlačidlom Späť.

Ďalšie otázky o konverzii Excelu do PDF

Ako konvertovať do PDF len jeden hárok zošita?

Ostatné hárky v Exceli skryte, uložte a konvertujte: skryté hárky sa vynechajú. Môžete tiež skonvertovať celý zošit a potom odstrániť stránky nepotrebných hárkov.

Dá sa súbor Excel konvertovať do PDF z telefónu?

Áno. Nástroj funguje v novších prehliadačoch na Androide, iPhone a iPade. Vyberte súbor .xlsx zo svojich súborov alebo uloženej prílohy a potom uložte vytvorené PDF. Na opravu vzorca však potrebujete tabuľkový procesor.

Zvládne nástroj veľký zošit s niekoľkými tisíckami riadkov?

Áno. Veľké hárky sa spracúvajú efektívne, do limitu 150 MB na súbor. PDF bude mať jednoducho toľko strán, koľko treba, s hlavičkou zopakovanou na každej.

Ako pripojiť tabuľku Excel k správe vo Worde v jednom PDF?

Najprv skonvertujte dokument Word do PDF a potom vložte zošit na želané miesto nástrojom na vkladanie stránok, ktorý prijme aj súbor .xlsx. Získate jedno PDF pripravené na očíslovanie a odoslanie.